与外部用户聊天而不添加为访客

微软 Teams 允许用户与团队内的其他成员进行一对一的私人对话,或者在群组或频道内与多人交流。无论你选择哪种方式进行沟通,你能够联系的对象仅限于你所在组织内部的人员。

为了让 Teams 用户能够与组织外部的人员进行交流,微软 Teams 提供了两种不同的机制:访客访问和外部访问。这两种模式都必须由 Teams 的管理员或所有者在 Microsoft Teams 管理中心内启用。

Microsoft Teams:与外部用户通讯

外部用户的定义是指其电子邮件地址所在的域名与 Microsoft Teams 配置的组织域名不同的用户。

举个例子,如果你的组织在域名 myteamsdomain.com 上配置了电子邮件服务,那么只有拥有该域名电子邮件地址的用户才能被添加到 Teams 中。所有其他的电子邮件域名都被视为“外部”域名,而拥有这些外部域名电子邮件的用户则被视为外部用户。

如何在 Microsoft Teams 中启用外部访问

要启用 Microsoft Teams 的外部访问功能,你需要具备以下条件:

访问一个具有 Teams 管理员权限的账户。
你想要添加的用户所使用的域名。

我们将以 “gmail.com” 为例,允许你将任何拥有 Gmail 邮箱地址的用户添加为 Microsoft Teams 的外部用户。

具体操作步骤如下:

1. 登录 Microsoft 团队管理中心。
2. 在左侧导航栏中,找到并点击“组织范围的设置” > “外部访问”。
3. 点击“添加域”。
4. 输入你想要添加的外部域名。
5. 点击“完成”。

添加外部用户进行聊天

现在,你已经可以向 Microsoft Teams 中添加外部用户了。如果你在桌面端打开了 Microsoft Teams 应用,建议先退出并重新启动它。

接下来,按照以下步骤操作:

1. 打开 Microsoft Teams 应用。
2. 转到“聊天”选项卡。
3. 点击“新对话”按钮。
4. 输入你想要与其聊天的用户的电子邮件地址。
5. 选择“外部搜索”。
6. 发送消息。

注意:用户必须注册 Microsoft Teams 账户。他们可以注册免费账户,但必须拥有 Microsoft Teams 账户才能与你进行聊天。发送消息后,对方将会收到与你聊天的邀请。

Microsoft Teams:外部用户与访客用户的区别

与访客用户相比,外部用户在 Microsoft Teams 中的权限受到更多限制。

访客用户可以:

加入会议。
查看团队中的频道。
通过频道发送消息。
与其他团队成员进行互动交流。

而外部用户仅可以:

与已将他们添加为好友的 Microsoft Teams 用户进行聊天。
只能参与一对一的私人聊天。
无法加入会议,也无法查看团队频道。

结论

相比于访客访问,外部访问提供的功能要少得多。管理员可以通过启用此功能,让团队成员能够更方便地与组织外部的人员进行交流。 当然,管理员也可以选择关闭此功能。 如果管理员选择了关闭,你将无法使用外部访问。当你使用公司 Microsoft Teams 账户登录时,你将无法与外部用户进行对话。