Google Workspace：构建安全、高效和协作的工作环境的理想工具
在当今快节奏的商业环境中，无论工作模式如何，孤立工作都难以取得成功。 Google Workspace（原名 G Suite）为您提供了一个实时协作的平台，打破地域限制，连接团队成员。
Google Workspace 并非单一应用，而是一组应用程序的集合，具体包含哪些取决于您的订阅级别。 其中包括：
Gmail、Sheets、Cloud Search、Meet、Slides、Jamboard、Chat、Forms、Admin、Calendar、Sites、Endpoint、Drive、Keep、Vault、Docs、App Script 和 Work Insights。
这些应用程序看似简单，或许也能在市面上找到替代品。 然而，它们紧密结合在一起，构成了一个强大的协作系统，能够帮助您的企业高效运转，并提升团队的凝聚力。
下面，我们将首先介绍其中一些有助于协作的独立应用程序，然后深入探讨内置的安全和管理工具。
电子邮件服务
几乎从我们接触计算机开始，我们就一直使用 Gmail（免费版本）。 但 Gmail 的商业用途对于许多用户而言仍然是陌生的。
发送电子邮件仅仅是 Gmail 的冰山一角。它与其他 Google 服务（如 Google Meet 和 Chat）的深度整合，使得 Gmail 的功能远超其表面。
例如，您可以直接从 Gmail 切换到聊天和视频会议，将所有对话整合在一个地方，并选择保留或删除历史记录。
此外，Smart Compose 功能可以极大地简化电子邮件编写过程。 借助人工智能技术，您可以在撰写电子邮件时获得建议，从而提高效率。 此外，您还可以启用个性化设置，随着时间的推移，系统会越来越了解您的写作风格，从而使建议更加准确。
Gmail 的另一大优势是其卓越的垃圾邮件过滤功能。 凭借机器学习技术，Gmail 可以拦截 99.9% 以上的垃圾邮件。 这对于个人安全固然重要，对于商业通信而言，其重要性更甚。
然而，对于商业实体而言，使用 @yourbrandname.com 的电子邮件地址远比使用通用的 @gmail.com 地址更为专业。
为了解决这个问题，您可以使用自定义域名，让 Gmail 代表您的企业进行通信。 Google Workspace 还支持从 Microsoft Outlook 等传统电子邮件服务商轻松过渡。
Workspace Gmail 还具备一些电子邮件营销功能。 您可以利用预先设计的布局，添加您的个性化元素，并使用多发送功能一次性向大量受众传播消息。
Google Chat 和 Spaces
在这里，您可以与同事交流、共享文档、安排会议，无需使用任何第三方企业消息传递应用程序（如 Slack），即可高效完成工作。
这项服务分为两个部分：Chat 和 Spaces。
您可以将 Google Chat 理解为任何即时通讯应用程序，例如 Slack 或 WhatsApp。 您可以使用 Google 帐户与内部或外部人员进行对话。
此外，Chat 还支持群组对话功能。
而 Spaces 则更适合项目协作。 例如，Spaces 的聊天和共享部分类似于 Slack 频道，您可以在其中添加人员、共享文件等。
此外，您还可以向团队成员分配任务并跟踪其进度。
Google Workspace 中有两种类型的 Spaces。 第一种是受限的，只有被添加的成员才能参与。 另一种则面向整个组织，任何拥有链接的人都可以加入。
免费版本和付费版本之间的差异在于对应用集成的支持。 数百个应用（如 Twitter、Asana、Zapier 等）无需离开当前界面即可使用。
值得一提的是，谷歌已经运用自然语言处理技术在 Chat 和 Spaces 中创建摘要。 这将在顶部生成整个对话的简短版本，方便快速浏览。
Google Meet
Google Meet 是 Workspace 的原生视频会议工具，可以替代任何第三方应用程序（如 Zoom）。
Google 已经宣布将在未来的更新中增加自动会议转录和摘要功能。 这将确保会议更加高效，并使每一次对话在后期阶段仍然具有参考价值。
资源： Google
此外，视频传输将受益于即将推出的肖像恢复功能，有助于改善低光照环境、劣质网络摄像头或不稳定的网络等条件。
类似地，人像灯等功能可以让您在在线会议中获得专业级的形象。
虽然这主要是关于视频的，但诸如去混响之类的功能可以过滤掉回声，为每个人提供最佳的听觉体验，而不受空间声学的影响。
虽然 Meet 可以容纳大量参与者，但有时对于大型组织来说仍然不够。 在这种情况下，Meet 包含多达 10,000 名与会者的直播功能。 此外，在即将推出的更新中，观看直播的每个人都可以参与问答或投票，从而提高包容性。
虽然 Google Meet 主要是一款免费的视频会议软件，但一些高级功能是为付费订阅者保留的。
这些额外的好处包括更长的会议时长（最多 24 小时）、更多参与者（最多 500 人）、举手、分组讨论、投票、电话加入等。
此外，智能降噪、考勤跟踪和通话记录使 Workspace Meet 成为一个独具竞争力的产品。
此外，您可以创建一个单独的预订页面，方便客户预约最合适的讨论时间。 每当有人预订时间时，系统都会更新，并显示剩余的空闲时间段。
通过 Google Meet 召开的会议具有企业级的安全性。 所有数据在传输过程中都会被加密，与参与者共享屏幕是安全的，无需担心被窥探。 此外，在后续更新中，用户将可以自行管理加密密钥，并可以选择端到端加密会议。
Google 文档、表格和幻灯片
这些工具是您和您的团队日常工作中将使用最多的。
这些工具允许最多 100 人根据其权限级别同时查看、编辑或评论单个文件。
这些工具与 Meet 的深度集成，将协作提升到一个新的高度。 因此，人们不仅可以共同处理文档，还可以在此过程中进行实时沟通。
这减少了大量的来回沟通，有助于实时调整，从而在最短的时间内创造最佳的效果。
此外，画中画模式可让您在关注工作进展的同时执行多项任务，并在需要采取行动时直接点击。
虽然大部分功能对免费用户开放，但 Google Workspace 有一些显著的优势。
首先，即使在最基本的层级，存储空间也会翻倍，对于更高级的订阅以及人数较多的团队（超过五人），存储空间是无限的。 对于少于 5 人的团队，分配给每个用户的存储空间最高可达 1 TB，远远超过免费版本的容量（15 GB）。
此外，只需单击一下即可与整个组织共享文档，并使其易于搜索。
Google Workspace Docs 的另一个独特功能是自动摘要。 虽然总是可以手动执行此操作，但如果需要，自动化可以通过可选编辑使其更加方便。
在安全方面，Google 计划采用 Gmail 中相同的恶意软件和网络钓鱼防护机制，覆盖 Docs、Slides 和 Sheets。
这将确保您收到任何可能危及您个人或公司安全的链接或尝试的警报。
Google 日历
日历似乎是最不起眼的工具，但它可以帮助您完美地安排日程，确保您的会议时间不会与其他人的忙碌时段重叠。
Google 日历 的最佳应用场景是整合每个人的日历，以便查看预期可用时间。 此外，您可以创建和共享日历，指示接收者可以与其自己的日历合并的特定事件。
此外，在日历中设置的所有会议都会在所有设备上同步，避免任何潜在的冲突。
Google Jamboard
Google Jamboard 是一个数字白板，可以帮助您激发创新思维。 它们作为一个共享空间，人们可以在其中绘图、擦除、添加图像等。
Jamboard 的创建者可以允许其他人作为查看者（可选择设置到期日）或编辑者。
Jamboard 的内容也可以推送到您可以从 Google 单独购买的物理数字白板上。
然而，之前我们讨论过的 Jamboard 的所有功能都可供每个拥有 Google 帐户的用户使用。 Workspace 用户的优势在于可以一键共享给整个组织。
Google Cloud Search
Google Cloud Search 是 Google Workspace 用户独享的功能。 该工具将 Google 搜索的强大功能引入您的业务。
简而言之，您可以立即从整个企业文档存储库（如文档、幻灯片、电子表格等）中进行搜索。
最重要的是，它可以实现访问控制的文档发现。 这意味着您的员工只能在云搜索中看到他们被授予访问权限的文档。
除了单独使用之外，云搜索还与 Gmail、Docs、Drive 等 Google Workspace 应用程序紧密集成。
其他
由于本节重点讨论工作场所协作，因此我们将剩余的 Workspace 应用程序放在这里。
Google Vault
Google Vault 可帮助您保留所有 Workspace 应用程序的用户特定数据，以便在该用户离开您的组织时，您不会丢失对任何内容的访问权限。
您可以使用 Vault 存储 Gmail 消息、云端硬盘文件、聊天消息（启用历史记录）、Google Meet 录音和相关文件、协作平台、Workspace Google Voice 数据等。
但是，Vault 只保留您指示的数据。 此外，任何与已删除用户相关的数据在 Vault 中都不可用。 因此，谷歌建议暂停用户而不是删除他们。
Vault 还具有基于角色的数据访问功能。
最后，Vault 将所有员工的每一项活动记录在一个地方，您可以将其导出用于法律或其他目的。
Google 协作平台
虽然 WordPress 被认为是创建网站最简单的方法， Google 协作平台 是更快速实现网站创建的最佳选择。
虽然您可以将其用于重要的商业网站，但在您想要展示特定项目或构建活动网站时，它会大放异彩。
它完全是拖放式的操作，无需任何编码。
协作平台还支持使用自定义域名，为网站赋予专属标识。 或者，您可以使用 Google 提供的通用网址免费发布它。
您还可以在使用此工具创建的任何 Web 项目上进行协作。 最后，通过协作平台设计的所有网站都可以跨设备和分辨率进行响应。
端点
Endpoint 可帮助您管理员工的设备，以防设备被盗，从而保护敏感的公司数据。
有了这个，您可以强制使用强密码，并在紧急情况下选择设备或帐户擦除。 端点是一种跨平台工具，可保护您在 Windows、Mac、Linux、Android、iOS 和 ChromeOS 上的业务信息。
此外，您可以使用它通过 Google Play 或 Apple 的 App Store 提供特定的业务应用程序。
应用脚本
App Script 是 Google 的低代码应用平台，您可以使用 HTML、CSS 和 JavaScript 来扩展 Workspace 的功能。
其目标很简单：自动化最简单的日常任务，帮助您专注于重要的事情。
它预装了 Workspace API，并与 100 多个 Google 服务进行了原生集成。
Google 工作洞察
这是一种衡量贵公司采用 Google Workspace 的方式。
您可以查看各个 Google 应用的使用情况，并将其与旧版本进行比较。 Insights 还可以配置为向您显示团队或小组级别或整个组织的数据。
但是，这不仅限于采用情况。 相反，您还可以查看 Workspace 应用程序的协作数据。 这为您提供了与文档共享、共同编辑、会议等相关的数据，表明这些工具对工作文化的实时影响。
尽管如此，这些数据不会侵犯员工的基本隐私，因为这些数据是作为十人或更多人的团队的汇总数据收集的。 虽然，管理员可以为大型组织增加此限制。
最后，管理员可以导出报告以进行进一步分析和管理决策。
总结
以上是 Google Workspace 能够帮助您高效协作和工作的一些方式。
但这还不是全部。 您还可以访问 Google Workspace Marketplace 以进一步提高工作效率。
PS：您还可以使用这些工具将 Google Workspace 调整到不同的级别。 此外，请查看此 Google Workspace 个人指南，了解它如何将您的企业转变为个体经营者。