提升企业通讯效率：UCaaS平台详解
采用高效的统一通信即服务（UCaaS）平台，不仅能为企业带来即时效益，更能为未来数年的技术发展奠定坚实基础。
现今，UCaaS解决方案的需求日益增长，它们为身处激烈竞争环境中的现代企业提供了高度的灵活性、便捷性、可扩展性、成本优化以及其他诸多优势。
特别是在关键时刻，例如最近的疫情期间，UCaaS的重要性尤为凸显，它使得员工能够远程高效工作。
为远程工作人员配备先进的工具和资源，有助于提升工作效率、简化工作流程并最终取得成功。
本文将深入探讨UCaaS，并介绍一系列最佳的UCaaS平台，帮助您优化企业内部的通信。
何为UCaaS？
统一通信即服务 (UCaaS) 是一种基于云的企业通信交付模式。它允许各种规模的企业，从大型企业到中小企业，通过云端访问和使用统一通信服务。
UCaaS是“即服务”(XaaS) 概念下的一个分支，与软件即服务 (SaaS)、平台即服务 (PaaS) 和基础设施即服务 (IaaS) 等并列。它也是数字化转型的重要组成部分，旨在推动全球各行业对云服务的采用。UCaaS主要支持六大通信功能：
- 企业电话系统
- 统一消息平台
- 移动办公能力
- 即时消息传递，以及团队和个人在线状态显示
- 音频、视频和网络会议等会议解决方案
- 支持通信的流程，如工作流协作、通信平台和联络中心等
由于其云端部署的特性，各种规模的企业都可以轻松采用UCaaS。 它提供了易于扩展、便捷设置、成本节约等一系列优势。
UCaaS的工作原理
基于云的UCaaS基础设施由服务提供商负责交付、拥有、运营和维护。 因此，用户无需自行配置或搭建任何基础设施即可开始使用。其主要特点包括：
- 多租户架构，即在共享的统一通信基础设施（如数据中心、计算资源、机架、通用设备、网络和刀片服务器）上隔离不同的用户租户
- 一个自助服务门户，用于配置、管理、监控使用情况和性能
- 服务采用许可模式，按月或按订阅收取费用
UCaaS简化了企业整体的通信服务和解决方案。它提供了聊天、短信、视频会议、联络中心等多种功能。所有这些都通过互联网实现，因此无需额外的VoIP硬件即可为客户提供服务。UCaaS服务提供商将处理所有后端配置、电话功能和安全维护。
为更好地理解UCaaS的工作原理，有必要了解支持UCaaS语音功能的VolP（互联网语音协议）。VoIP将声音转换为数据包，并通过云端传输到电话服务提供商。此外，语音邮件通知和电话号码的运作依赖于通用会话发起协议 (SIP)。
UCaaS充分利用了VoIP的优势，消除了其复杂性。这使得团队可以轻松地拨打电话，每个人都可以在移动设备和计算机上安装的应用程序上进行远程工作。
此外，UCaaS数据中心具有抵御恶劣天气、电压波动和断电的能力，从而确保业务连续性和可扩展性。如果企业自行构建UCaaS平台，管理起来会非常困难且成本高昂。
同时，UC服务可以通过简单的协作、消息传递和视频应用程序来使用。这一切的设计都旨在降低复杂性，并在您的组织内为您提供流畅、统一的通信体验，无论员工是在本地还是远程办公。
UCaaS组件详解
UCaaS包含各种通信工具，涵盖从音频会议和电话到文件共享、电子邮件交换和视频会议等各种功能。
因此，一个优秀的UCaaS平台必须提供所有这些功能，并拥有直观的界面，以便用户轻松导航，提高工作效率。它还必须提供集成的联络中心、嵌入式通信、聊天、视频和语音功能。
UCaaS的关键组件包括：
电话或电话系统
UCaaS平台配备了高质量的电话系统，具备呼叫转移、路由、录音、身份隐藏、自动助理、语音邮件、呼叫管理等基本功能。它利用云PBX和VoIP技术，使企业可以通过互联网拨打和接听电话。更先进的解决方案还可运用人工智能来提高效率和获取丰富的数据洞察。
视频会议
视频会议对于现代企业的发展至关重要，尤其是在新冠疫情之后。员工可能身处各地，无论参与者从何处加入，这种沟通方式对于讨论重要事务或召开会议都非常高效。
UCaaS解决方案可以提供多人和一对一的音频/视频通话，以支持办公室会议、网络研讨会、演示和聊天等活动。 这有助于促进协作，而不受地理位置的限制。
电子邮件和即时消息
即时消息使团队成员可以轻松地进行实时在线聊天。这对于快速简报、提醒和日常沟通非常有用。它也非常适合提供客户支持，因为它方便、高效且不具侵入性。
同样，电子邮件对企业而言仍然有用且高效。它是最专业的沟通方式，效率也很高。您可以使用电子邮件和其他沟通渠道来简化工作流程，并为员工和客户提供他们首选的沟通方式。
协作工具
UCaaS平台包含各种协作工具，以增强团队合作和沟通。它提供快速日程安排、屏幕共享、文件共享、录制、辅导以及项目、客户和员工管理等功能。
云端和客户端
UCaaS基于云端，这意味着每个UCaaS平台和服务都由服务提供商在其数据中心的云端或互联网上托管。这使用户可以通过任何设备从任何地方访问这些服务并进行远程办公。
UCaaS对企业和远程工作者的益处
如上所述，UCaaS为企业和用户（包括远程工作者）带来了诸多好处。以下列举了一些主要优势：
可扩展性
UCaaS允许您根据业务需求轻松扩展或缩减软件和资源。您还可以即时添加或删除用户，无需提前计划。与本地解决方案相比，这在本地解决方案中很难实现。您将不得不在技术堆栈上投入大量资金并对其进行改造以支持这种可扩展性。但是，使用UCaaS，只需单击按钮即可完成。
灵活性和可访问性
任何人都可以从任何地方轻松访问UCaaS解决方案。这为在家工作或员工希望的任何其他地方工作提供了灵活性，非常适合远程工作者。由于UCaaS应用程序和解决方案部署在互联网或云端，因此您可以从任何设备（包括智能手机、笔记本电脑、台式机或平板电脑）访问所有通信工具。
节约成本
UCaaS以订阅模式提供给用户。您只需在固定期限内支付一定的金额，就可以访问所有的通信功能和工具，无需安装任何昂贵的硬件或软件，也无需投入维护费用。
您只需投资于您的系统和高质量的带宽来访问UCaaS解决方案。此外，您选择的计划将定义所有服务和功能，并确保您免受不可预测的通信费用或波动的影响。这有助于您管理业务支出，同时提高投资回报率。
使用UCaaS，您可以通过固定的月费节省无限通话费用，而无需支付任何前期费用。您无需为内置的高级UCaaS功能付费，因为它们都包含在您选择的订阅中。此外，您无需在IT人员上花费进行监控和维护，因为一切都由服务提供商处理。
节省时间
当您经营企业时，每一秒都很重要。好的机会随时可能出现。因此，您需要时刻做好准备。
但是，如果您花费大量时间和资源从头开始构建所有内容，然后在维护、安全性、合规性和功能等方面进行维护，该怎么办？
您的核心业务和职能可能会受到影响，尤其是在您缺乏劳动力或预算的情况下。
相反，选择UCaaS将为您提供服务，消除所有令人头疼的管理和维护问题；您可以将所有内容留给服务提供商。
协作和生产力
在云端交付的强大的通信工具可以帮助您的所有员工，特别是远程工作人员，进行有效协作。它促进了一种健康的工作文化，每个人都保持联系，分享见解，并保持步调一致，无论员工来自同一部门还是不同部门。
此外，UCaaS通过云解决方案以及员工与客户之间的有效沟通和协作，让信息触手可及，从而帮助提高员工的工作效率。
根据思科的数据，75%的用户在企业中多个站点工作时体验到使用UCaaS提高了工作效率。
除了以上所有内容外，使用UCaaS平台还提供其他好处，包括：
- 语音解决方案的内置冗余，提高了可靠性
- 易于管理和使用报表
- 使用现有工具简化员工和用户体验
- 通过UCaaS提供商进行故障排除的单点联系
- 安全性和合规性，如HIPAA、PCI-DSS、SOC等。
一些重要的UCaaS术语
远程办公
远程办公是现代商业环境中常用的术语，它指的是员工在办公室等传统工作场所之外完成分配的任务，无论是简单还是复杂的任务。人们可以使用电话、视频会议等电信工具进行连接，并在世界任何地方进行协作，只要他们拥有稳定的互联网连接。
虚拟办公室
虚拟办公室是个人远程完成任务的环境。它具备他们用来访问所有资源、网站、办公文件和其他工具的设备（智能手机、iOS设备、台式机等）。它可能类似于您在办公室的办公桌，您可以将其设计得既专业又现代。您可以使用舒适的椅子坐下、工作、放松和重复工作，同时使用桌子和其他您在工作时需要的必要物品。
协作工作空间
协作工作空间是指一种侧重于组织内员工之间协作的工作环境。其目的是降低复杂性、缩小沟通差距并营造健康的工作环境。在协作工作空间中，员工会感受到对组织的归属感，并被鼓励尽最大努力，无论是在办公室还是远程工作。
因此，如果您正在寻找最佳的UCaaS平台，这里有一些建议供您参考。
Vonage
只需一个应用程序即可获得统一通信——Vonage提供消息、语音、社交、传真和视频服务。它提供50多种功能和其他集成解决方案，具有可扩展性和全球影响力，更高的连接性和生产力，99.999%的正常运行时间和服务质量（QoS）。
主要特征：
- Vonage会议，一个用于整个组织的直观的视频协作工具
- 用于管理电话系统的管理员门户
- 移动和桌面应用程序，使您的工具和团队保持联系
- 使用SMS、Facebook Messenger和MMS更快地捕获和解决问题的业务收件箱
- 人工智能虚拟助手，可提供支持语音的客户自助服务
- 应用中心整合高价值应用，提升生产力和用户体验
- 来电显示屏蔽
- 忙灯字段，以识别正在使用的电话
- 通话公告，找出呼叫原因并召开电话会议
Vonage易于设置、快速扩展且易于采用。 此外，它使员工几乎可以随时随地与客户和彼此互动。
Zoom
使用单一解决方案统一您的会议、聊天和语音——Zoom，它提供了通信灵活性并简化了协作。
主要特征：
- 会议：安全高清音频和视频、内置协作解决方案和日历集成
- 聊天：与客户即时联系，并简化其他员工、安排和进行电话和临时会议、跟踪任务和共享文件
- 电话：使用Zoom电话，将通话转换为视频，并通过笔记本电脑、手机、台式机和平板电脑使用云VoIP通话
- 视频网络研讨会：Zoom网络研讨会最多可容纳5万人，包括100多名视频和音频质量一流的视频小组成员，以及自定义设置、直播和注册的选项
- Zoom Rooms：远程或办公室协作的会议室
- 安全性：256位AES-GCM加密和其他会议安全功能
- 支持平台：macOS、Windows、Linux、Android OS、iOS
使用Zoom，您可以获得清晰的通话、加密和安全的云通信、快速消息传递和简化的技术堆栈。
Nextiva
Nextiva在一个平台上将电话系统与业务应用程序、自动化和人工智能连接起来，从而帮助您更好地运营业务，并简化通信。
主要特征：
- 自动化执行重复的沟通活动，如自动回复、发送电子邮件、进行调查等，以节省时间
- 分析以获得深入的业务和客户情报
- 强大的内置工具，以推动服务团队和销售
- 带呼叫路由的云PBX
- 高清电话
- 屏幕共享
- CRM集成
- 高级功能，包括通话记录、录音、排队、转接、呼叫转移、身份识别、等待音乐、自动话务员等。
Nextiva使您能够在电话、电子邮件、视频、文本和社交媒体等多种通信平台上与客户和员工进行互动。
Microsoft Teams
使用流行的平台Microsoft Teams与工作、家庭和学校中的人建立联系。
主要特征：
- 它支持从台式机和笔记本电脑到智能手机和平板电脑的所有设备
- 文件、通话、聊天和会议的数据加密
- 文件共享、轮询和任务自动化
- 云存储
- 网络研讨会托管、注册、客户预约等
- 报告工具
- 与Outlook、Word、PowerPoint、Excel、OneDrive、SharePoint等工具集成
Teams将您与同事、朋友和家人联系起来，并在任何地方访问共享资源，以通过通话、共享视频和聊天来学习和创新。
Dialpad
与您的客户和员工交谈、会面和发送消息——Dialpad，它提供了一个美观的工作空间，帮助您建立有意义的关系。 无论您的团队和客户身在何处，它都可随身携带，实现统一通信。
它提供了出色的功能和集成，并不断创新以带来更好的解决方案。
主要特征：
- 人工智能驱动的视频会议、销售外展和联络中心
- 通过免费和本地号码扩展到70多个国家/地区
- 几乎100%的正常运行时间SLA
- 在所有客户电话中收集CSAT的选项
- 内置语音识别和自然语言处理（NLP）
- 74+集成可用
- 免费试用14天
无论您的业务类型和规模如何，您都可以依靠这个企业级平台来满足您的所有通信需求。
GoTo
使用简单的解决方案与您的同事、客户和重要人士保持联系——GoTo。这种基于云的电话系统是安全的，专为远程和灵活的工作而设计。
主要特征：
- 易于配置的可视化拖放编辑器
- 云PBX和国际电话
- 呼叫路由、高清视频会议、自动助理、电话树目录等
- 移植当前号码或添加免费号码
- 可定制的拨号计划和呼叫路由
- 简化的联络中心工作流程
- 99.999%的正常运行时间、分布式云架构和低带宽使用率
GoTo支持所有设备，并且可以轻松地在桌面应用程序、桌面电话或移动应用程序之间切换。
结论：为何UCaaS对未来至关重要？
投资于正确的UCaaS平台将在您的组织内提供更好的沟通——在您的员工和客户之间。它还将提供更好的可扩展性、可靠性、灵活性和投资回报率。
根据IDC 2012年报告，UCaaS市场在2020年达到472亿美元。 鉴于其多年的增长和使用量增加，预计未来仍将持续增长。 因此，选择最佳的UCaaS平台并充分利用其为您的业务带来的益处。