Smartsheet：现代项目管理的综合工具
在当今快节奏的商业环境中，对于寻求增长和快速扩张的企业来说，动态的项目和任务管理工具至关重要。然而，许多组织发现自己依赖于各种专门的软件，每种软件都专注于特定的功能。这可能会导致效率低下和工作流程中断。
Smartsheet 提供了一个全面的解决方案，旨在简化运营并节省时间和金钱。本文深入探讨了 Smartsheet 的核心功能及其在实际应用中的价值。
Smartsheet 的本质
Smartsheet 是一款多功能的电子表格工具，远不止是传统的数字数据处理工具。它提供了一个统一的平台，用于高效地管理项目、跟踪任务并自动化业务流程。作为一个无需编写代码的解决方案，Smartsheet 使团队能够轻松地创建自动化的工作流，包括文档审批、内容审批和任务分配等，无需任何编码知识。它在各行各业中广受欢迎，超过 90% 的财富 100 强企业都在利用 Smartsheet 来促进协作、自动化流程、简化项目管理并实现动态工作。
无论是小型项目还是复杂的企业运营，Smartsheet 都能满足不同规模的需求。其灵活的定价计划使企业能够根据其特定的工作量需求进行扩展。
Smartsheet 的广泛应用
Smartsheet 适用于各种行业，以下是一些主要的应用领域：
- 专业服务
- 电信
- 非营利组织
- 软件和产品开发
- 制造业
- 销售和营销机构
- IT支持和运营
- 技术咨询
- 金融服务
- 中小企业
- 联邦政府
- 人力资源解决方案
Smartsheet 的核心功能
Smartsheet 的核心能力包括预构建的解决方案、高级附加组件和基本功能。以下是一些主要功能，它们有助于简化工作并提高效率：
- 项目和任务活动历史记录
- 文件附件
- 工作流程自动化
- 日历管理
- 第三方应用程序集成
- 仪表板
- 关键路径法
- 电子签名
- 电子表格公式
- 通知和提醒
- 工作洞察
- 甘特图
- 数据保留控制
- 文档生成
- 离线和在线表格
Smartsheet：您的项目和任务管理中心
Smartsheet 为您提供管理各种规模项目所需的一切功能。它可以充当一个独立的解决方案，或与您现有的应用程序集成，形成一个集中的平台，用于控制数据和任务。
以下是 Smartsheet 成为企业运营和流程真正的一站式解决方案的关键要素：
工作结构基础
Smartsheet 建立在强大的电子表格工具的基础上，它提供了类似电子表格应用程序的功能，并扩展了自动化、自定义和共享等高级功能。用户可以根据自己的需求自定义应用程序。
以下是 Smartsheet 的主要基本功能：
1. 工作表和行
工作表是 Smartsheet 的核心，它充当所有活动的中心枢纽。无论是创建项目、WorkApp 还是自动化工作流程，都基于工作表。Smartsheet 会自动创建并格式化工作表，当您从“创建”菜单中选择不同选项时，您会在其中找到数据输入行。
2. 列
列允许用户组织行数据。您可以根据需要添加自定义列。对于项目管理表，通常包含“任务名称”、“开始”、“完成”、“持续时间”、“前置任务”、“分配给”、“评论”、“完成百分比”和“状态”列。
3. 公式
Smartsheet 提供了标准电子表格公式，例如 SUM、AVG、COUNT、MIN 和 MAX。此外，“所有函数”列表提供了更复杂的公式。
项目管理和甘特图
Smartsheet 基于电子表格的数据结构，简化了项目管理。 您可以通过“创建”菜单启动新项目，这将自动创建一个新的项目工作表。
项目表将自动进行格式化，允许您输入任务名称、持续时间、开始和完成日期、前置任务、分配给、完成百分比和状态等数据。
您可以使用工作表摘要按钮添加项目摘要。可用的数据类型包括文本/数字、联系人列表、日期、下拉列表、复选框和符号。
输入任务数据后，您可以轻松创建甘特图。切换到甘特视图将自动生成一个直观的项目时间轴。
自动化工作流程
通过 Smartsheet 的自动化工作流程，您可以消除业务流程中的手动任务。通过使用模板可以轻松创建自动化，其应用场景包括：
- 通知团队成员任务分配情况
- 通知相关人员到期日期的更改
- 提醒关键日期，例如小组会议
- 从项目团队成员那里收集每周任务状态
- 自动编辑工作表，例如在任务关闭或状态更新时
要创建自动化工作流程，请访问任何工作表左上角的“自动化”按钮。然后，您可以选择从模板创建工作流。
共享与协作
Smartsheet 旨在通过企业级的协作工具和安全措施来增强团队合作。它提供共享和协作功能，用于项目、任务、仪表板、报告和工作应用程序。
1. 权限
在 Smartsheet 中共享内容时，您可以根据角色分配不同的权限。 目前，有五个访问级别：管理员、所有者、编辑者、评论者和查看者。
2. 表单
您可以从工作表视图创建表单来收集项目数据。Smartsheet 用户可以使用表单来收集各种信息，包括：
- 员工反馈
- 客户反馈
- 产品订单
- 任务说明
- 项目建议
- 工作订单创建和数据收集
3. 工作区
工作区充当 Smartsheet 中的共享云存储。用户可以将工作表、报告、仪表板和 WorkApp 等内容组织到工作区中，并控制访问权限。向同一工作区添加内容后，协作者将自动获得访问权限。
报告
Smartsheet 报告使您能够与合作者和利益相关者共享项目和任务数据。您可以汇总来自多个工作表、任务和项目的数据，也可以创建单独的报告。
报告通过允许您过滤工作表数据来突出重要信息。报告的用途包括：
- 突出显示待处理的项目和任务
- 展示销售数字
- 报告营销成果
- 提交财务报告
- 资源利用率报告
- 库存报告
您可以从 Smartsheet 的“创建”菜单创建独立报告或项目链接报告，步骤如下：
- 选择创建菜单下的报告。
- 选择行报告或工作表摘要报告。
- 行报告用于从卡片、甘特图、日历和工作表网格创建报告。
- 工作表摘要报告可以总结各种项目工作表。
- 开始添加数据。
- Smartsheet 界面将引导您完成整个过程。
仪表板
仪表板使您可以共享简洁、直观的报告，而无需共享复杂的工作表。企业可以使用 Smartsheet 仪表板来完成以下任务：
- 项目团队的指标
- 人力资源团队的员工绩效
- 财务流程的业绩
- 销售团队的销售目标
要创建仪表板，请按照以下步骤操作：
- 在 Smartsheet 浏览中选择一个项目。
- 选择创建，然后选择仪表板/门户。
- 输入名称，然后点击确定。
- 仪表板将出现在项目下方。
- 点击即可访问编辑页面。
- 点击添加小部件。
- 您可以从度量、图表、快捷方式、报告、图像等中进行选择。
- 选择后，您可以添加数据。
- 选择表格或工作表摘要数据。
文档生成器
使用大量合同和自定义文档的企业可以使用 Smartsheet 的文档生成功能。您可以将工作表数据快速转换为可填写的 PDF 表单。
- 选择工作表中的行。
- 右键单击并选择行操作，然后在上下文菜单中选择生成文档。
- 在映射页面上，您可以映射可填写的 PDF。
- 映射 PDF 后，您可以随时创建文档。
1. DocuSign 签名
如果文档需要签名，您可以使用 DocuSign 模板。
2. 自定义电子邮件
此功能允许您直接从项目或任务工作表中发送个性化电子邮件以获取电子签名。
3. 跟踪状态
在映射文档生成器时，请添加跟踪状态列，以便当 Smartsheet 检测到 DocuSign 的更改时，可以跟踪和更新审批状态。
WorkApps
WorkApps 允许您为仪表板、报告、工作表、表单以及其他 Smartsheet 内容创建独立的 Web 应用程序。WorkApps 具有专用 URL，可以通过文本或电子邮件共享。用户还可以在 WorkApps 中设置自定义访问控制。
1. 创建 WorkApp
- 点击主页上的创建，然后选择 WorkApp。
- 您可以从头开始，也可以使用 WorkApp 模板。
- 输入名称。
- 构建器将引导您完成 WorkApp 的设置。
2. 向 WorkApp 添加内容
- 要添加内容，您必须是内容所有者或 Smartsheet 管理员。
- 选择编辑应用程序。
- 在页面部分选择添加页面。
- 选择 Smartsheet 内容。
3. 预览 WorkApp
创建 WorkApp 后，您可以按角色预览它，以确保应用程序如预期般运行。完成预览后，选择“发布”或“退出预览”以继续工作。
第三方应用程序连接器
Smartsheet 为各种应用程序提供了广泛的连接器。以下是一些最常用的大中型企业连接器：
1. Jira 连接器
此连接器允许您直接在 Smartsheet 中处理 Jira 问题和工单。它需要 Business、Enterprise 或 Smartsheet Advanced 订阅。连接器支持自托管和云 Jira 套件。管理员可以允许用户更新工单、监控进度并跟踪 Jira 中的工作流程。
2. Salesforce 连接器
Salesforce Connector for Smartsheet Advance 订阅使团队能够从 Salesforce 获取实时数据，从而促进流程自动化和数据管理。
3. Microsoft Dynamics 365 连接器
Microsoft Dynamics 365 同步，可在 Smartsheet Advance 中使用，使企业能够直接在 Smartsheet 上与销售和订购团队协作。您只需连接一次 Microsoft Dynamics 365 实例，即可从 Smartsheet 执行日常任务。
结论
选择项目管理软件时，必须优先考虑一体化的解决方案，以避免在多个工具之间切换而导致的生产力损失。Smartsheet 满足这一需求，它为动态企业提供了丰富的功能。
尝试 Smartsheet，并体验其对提高团队生产力、自动化和协作的影响。 此外，您可能还会对实施 SAFe 以改善企业管理感兴趣。