在 Google 云端硬盘上共享文件是让客户或合作者访问文档的便捷方式,无需他们下载文件。如果你希望只允许他们临时访问,你可以在共享时设定自动过期日期。下面是具体的操作方法。
请注意:要使用此功能,作为文档所有者,你需要拥有一个付费的 G Suite 账户。与你共享文档的人员无需付费账户即可查看文档。
如何在 Google 云端硬盘文件中设定过期时间
打开你的 Google 云端硬盘,确保你已登录你的 G Suite 账户。找到你想要共享的文件,右键点击,在出现的菜单中选择“共享”。
输入你希望与之共享文件的人员的电子邮件地址,然后点击“发送”按钮。如果你发送邀请到 Gmail 账户,这些用户会自动加入到可以访问文件的人员名单中。如果发送到其他类型的电子邮件地址,每位用户将收到包含文件链接的邮件。
现在,再次右键点击该文件,并再次选择“共享”。
在弹出的共享设置窗口中,点击“高级”链接。
在每个用户的联系信息旁,你会看到一个计时器图标。点击它来设置过期日期。
在此处,点击“访问权限过期”下拉菜单,选择 7 天、30 天,或者设定一个自定义的过期日期。
选择“自定义日期”选项会弹出一个日历,供你选择更精确的日期。
如果你想为其他人设置过期日期,只需点击他们名字旁边的计时器图标。你必须为每个用户单独设置过期时间。
最后,点击“保存更改”按钮来完成你对所有用户的编辑。
需要注意一个事项:默认情况下,与你共享文件的人可以下载、打印或复制文件。如果他们这样做了,即使在你设置的过期日期之后,他们仍然可以访问这些副本。你可以将他们的权限设置为仅查看,并启用“禁止评论者和查看者下载、打印和复制”选项来防止这种情况发生,但这会阻止他们编辑文档。
然而,如果你的部分用户只需要临时访问权限来查看或评论文档,此功能仍然非常有用。