如何在 Google 表格中创建下拉列表

在多人协作处理共享的 Google 表格时,有时可能会出现他人输入错误数据或破坏公式的情况。为了确保每个人都输入您期望的数据,一种有效的方法是使用下拉验证列表来限定他们的输入选项。

创建下拉列表的方法

下拉列表是确保在表单、应用或电子表格中输入的数据符合您预期的一种理想方式。 此外,它还简化了数据输入的过程,用户可以直接从预定义的列表中选择,从而加快输入速度。

首先,您需要打开您的 Google 表格 文件,并选择您希望应用下拉列表的单元格。

接下来,点击“数据”菜单,然后选择“数据验证”选项。

在“条件”下拉菜单中,您可以选择“范围列表”或“项目列表”:

范围列表: 从同一工作表或不同工作表中的其他单元格选择数据值。例如,如果要使用工作表 2 中 B1 到 B9 单元格的值,您可以输入 Sheet2!B1:B9,或直接从工作表中选择任何单元格以引用。这样,这些单元格中的数据将显示在下拉列表中。
项目列表: 您可以手动输入预定义的数据项列表。这些可以是文本或数字,您需要自己输入每个值,并用逗号分隔(注意不要有空格)。 此选项不允许您直接从其他单元格导入数据。

在这里,我们选择“项目列表”选项,并输入几个数字选项。

输入要在下拉列表中显示的数据后,请确保勾选“在单元格中显示下拉列表”选项,否则这些值将不会出现在选定的单元格中。

您还可以设置当用户尝试输入不在列表中的值时发生的行为。“显示警告”选项允许用户输入无效数据,但在工作表中标记出来(稍后我们将看到如何操作)。 “拒绝输入”选项则会阻止用户输入任何不在您列表中的内容。

最后,您可以勾选“显示验证帮助文本”选项,以便用户了解他们可以在单元格中选择什么内容。 勾选后,输入您希望显示的任何提示文本。

完成后,点击“保存”。

如何使用新创建的下拉列表

设置完成后,任何使用该工作表的人都可以点击单元格中的下拉箭头,并从列表中选择一个值。

如果启用了“显示验证帮助文本”选项,则当用户选择其中一个已验证的单元格时,会弹出相应的提示文本。

如果用户输入的值与列表中的任何内容都不匹配,且您启用了“显示警告”选项,则该单元格会被标记为无效数据。

将鼠标悬停在该单元格上,会显示它被标记的原因。

相反,如果选择了“拒绝输入”选项,当用户尝试输入不在列表中的任何内容时,他们会收到一个类似的警告信息。

若要删除或修改下拉列表中的任何项目,请返回到 “数据” > “数据验证”,对您创建的列表进行编辑。要完全删除列表,只需点击底部的“删除验证”按钮即可。