Outlook 允许用户为新邮件、回复和转发设置默认签名。更棒的是,您可以为新邮件和回复/转发配置不同的默认签名。 此外,您还可以创建多个签名,并根据需要随时应用于不同的邮件。以下是具体操作方法。
邮件签名是一种便捷的方式,用于展示您的身份、职业以及联系方式。 在许多公司中,使用签名是强制要求,并且在您加入公司时可能已经为您预先设置好。
然而,Outlook 本身并不提供现成的默认签名功能。 因此,如果您的公司没有为您设置,或者您是在家用计算机上使用 Outlook,那么您需要自行创建签名。 要开始,请点击“文件”>“选项”>“邮件”,然后点击“签名”按钮。
这将打开“签名和信纸”窗口,您可以在此添加、编辑和删除签名。 若要添加新签名,请点击“新建”。
为您的新签名命名,然后点击“确定”。
您的新签名会出现在签名列表中,您可以在“编辑签名”区域添加您的签名内容。
您可以使用多种格式化工具,包括插入图片、超链接和来自联系人的名片等功能。
您可以利用这些工具添加各种信息。对于正式签名,您至少应该包括以下内容:
- 您的全名
- 您的电话号码(座机和手机)
- 您的电子邮件地址
- 贵公司的网站
如果您是为自己创建签名,则签名内容取决于您的个人偏好。如果您是为公司电子邮件地址设置签名,最好咨询一下是否有必须包含的特定内容。
在您按照您喜欢的方式设置好签名后,就该将其设置为默认值了。首先,选择正确的邮箱(如果您在 Outlook 中设置了多个邮箱),然后选择“新邮件”的签名和“回复/转发”的签名。
您也可以选择不使用默认签名。如果您希望邮件不带任何签名,请在下拉菜单中选择“(无)”。
您可以在合理范围内创建任意数量的签名。我们已经成功创建了 15 个不同的签名,没有遇到任何问题。虽然有传闻说您可以使用的最大签名数为 128 个,但我们无法找到相关证实,而且大多数人不太可能达到这个上限。
当您创建新邮件或回复/转发现有邮件时,Outlook 会自动应用您选择的默认签名。但是,您也可以通过点击“消息”>“签名”,然后选择所需的签名来更改签名。
选择新签名将替换默认签名。如果您的默认设置为“(无)”,Outlook 会将您选择的签名添加到电子邮件的底部。