如何在 Notion 中创建和使用甘特图

无论您是独自工作还是作为更大团队的一部分,甘特图都是管理复杂项目的绝佳方式。 许多项目管理工具都提供使用甘特图的机会,Notion 就是其中之一。

如果您以前从未了解过如何在 Notion 中使用甘特图,那么了解如何使用甘特图可能会让您感到畏惧。 但如果您正在寻找教程,那么您来对地方了,因为这就是我们今天将向您展示的内容。

什么是甘特图?

在我们开始了解如何使用甘特图之前,有必要先了解一下它们是什么。 甘特图是可用于衡量大型项目进度的框架。 尽管您经常会看到它们在较大的组织中使用,但如果您是自由职业者或学生,您也可以使用甘特图。 它们也非常适合远程操作的团队。

甘特图通常包含项目中每项任务的概要,例如重新设计网站或发起营销活动。 然后,您可以查看预计完成日期的时间范围以及进度百分比。 与许多其他项目管理方法一样,您也可以将任务委派给其他人。

如果您是远程团队的一员,您可以查看这些顶级项目管理工具来进行远程协作。

如何在 Notion 中创建和使用甘特图

虽然您可以在 Notion 中从头开始创建甘特图,但使用预先设计的模板要容易得多,尤其是如果您是初学者。 Notion 有一个免费的甘特图模板,您可以下载该模板并在您喜欢的工作区中使用,这就是我们将在本教程中使用的模板。

获取模板的方法如下:

  • 前往 Notion 中的 Gnatt 模板页面 并选择从此模板开始。
  • 选择要在其中复制模板的工作区。
  • 等待 Notion 复制模板并开始根据您的喜好进行自定义。
  • 现在您已经获得了模板,让我们继续在 Notion 中自定义和使用甘特图。

    1. 输入项目名称

    在开始更复杂的自定义方面之前,您应该首先输入项目名称。 这样做非常简单:

  • 转到项目选项卡。
  • 将光标悬停在要更改的项目上,然后选择“打开”。
  • 在顶部文本框中输入项目的新名称。
  • 或者,您可以单击表中要更改的名称,然后根据需要进行自定义。 重复任一过程,直到更改了所有项目名称以满足您自己的要求。

    2. 定制每个项目的细节

    一旦您更改了概念甘特图中每个项目的名称,您就可以开始自定义更多细节。 您可以更改以下各项:

    • 在每个窗口中添加子任务。
    • 更新您的状态和进度。
    • 时间线

    为了使您更容易遵循该过程,我们将其分为以下不同的部分。

    在每个窗口中添加子任务

    更改项目名称后,添加子任务可能是最好的起点。 具体做法如下:

  • 打开您要自定义的任务。 您可以通过转到“项目”部分或单击时间刻度视图中的选项卡来完成此操作。
  • 您可能会注意到 Notion 中已经列出了预设数量的任务。 单击其中的每一个可自定义名称、任务管理器和状态。 如果需要,您还可以添加评论。
  • 要从头开始添加新任务,请单击 + 按钮。 然后,选择要链接的页面,或通过在搜索栏中输入“创建”并点击“在任务中新建”来创建新页面。
  • 要删除任务,请将光标悬停在该特定任务上后选择 – 图标。
  • 添加新任务后,您可以像使用预设版本一样自定义所有内容。

    更新任务的状态

    如果您想要更新 Notion 甘特图模板中的任务,请打开与您的项目或子任务相关的卡片。 在这里,您会找到一个名为“状态”的部分; 展开下拉菜单并选择您当前的项目状态。

    您可能会注意到“进度”选项卡中的百分比部分。 您可以通过完成项目中的子任务来更新此内容。

    如果您是 Notion 新手,请考虑查看本指南,了解您可以在 Notion 中执行的有用操作。

    时间线

    如果您需要更改每个任务的时间刻度,可以使用“时间刻度”部分。 当日历出现时,选择新的开始和结束日期。

    您还可以通过拖放所需的任务来在甘特图时间轴上移动项目。

    3. 改变视图

    如果您想更改甘特图中的视图,您有几个选择。 在右侧,您将看到一个带有指定时间刻度的下拉菜单; 可以是月、年、季度或类似的内容。

    从菜单中选择您喜欢的时间跨度。 您还可以使用“今日”选项卡跳至当天。

    另一种选择是按优先级更改任务视图。 为此,请选择屏幕左侧的按优先级。 或者,选择“所有项目”以获取所有内容的完整概述。

    请注意,如果需要,您可以自定义所有这些名称。 如果您刚刚开始使用,您可能还想查看 Notion 项目和任务模板的快速入门指南。

    4. 查看和委派任务

    如果您将甘特图用于单独项目,则不需要此部分。 但是,如果您设计的概念甘特图是作为更大团队的一部分工作,那么了解如何委派任务就很重要。

  • 向下滚动到任务。
  • 单击“已分配”选项卡。
  • 输入您想要委派任务的人员的姓名。
  • 或者,您也可以按照以下说明操作:

  • 打开一个任务。
  • 转到子任务。
  • 在“已分配”部分中选择您想要将任务委派给的人员。
  • 如果您后来认为甘特图不是管理项目的最佳方式,请不要担心。 存在几种甘特图的项目管理替代方案。

    在 Notion 中创建有效的甘特图

    尽管甘特图乍一看可能令人困惑,但它们也是管理项目的有效方法。 了解如何在 Notion 中使用甘特图是一个有用的起点,您可能会发现您的团队因此提高了工作效率。

    即使您仅将这些图表用于单个项目,您也可能会发现更容易跟踪您的大任务。 您可以将甘特图用于多种项目类型,它们对于长期项目尤其方便。