Outlook 允许用户为发送或接收的电子邮件设置截止日期。一旦超过此期限,电子邮件的显示方式会发生变化,并且用户可以使用 Outlook 内置的功能来自动管理这些过期的邮件。
需要注意的是,截止日期功能仅适用于电子邮件,不适用于日历事件或任务,因为后者本身有自己的时间管理机制。
如何在电子邮件中设置截止日期
如果您希望为发送的邮件添加截止日期,首先需要打开该邮件的“属性”窗口。具体操作是:打开电子邮件,然后点击“消息”>“标签”。
这将打开邮件的“属性”窗口。您也可以通过点击“选项”>“更多选项”,或者“文件”>“属性”来访问此窗口。找到“过期时间”复选框并勾选,然后选择具体的日期和时间。
点击“关闭”返回邮件编辑界面。此时,邮件本身不会有任何明显的过期日期标识,您可以像往常一样发送邮件。
为收到的邮件添加截止日期,步骤类似:打开邮件,然后点击“消息”>“标签”(或“文件”>“属性”)。
这将打开邮件的“属性”窗口。与发送邮件相比,接收邮件的属性选项较少,但您仍然可以设置截止日期和时间。
截止日期有什么作用?
现在,您已经在电子邮件中设置了截止日期。 那么,这样做有什么好处呢?
Outlook 利用截止日期来帮助用户专注于更重要的事项。通常情况下,过期的邮件不如未过期的重要,因此 Outlook 会自动以不同的格式显示过期的邮件。
如果您了解 Outlook 中的条件格式设置,那么您可能已经注意到“过期项目”的格式规则。
此规则会将所有超过截止日期的邮件以灰色字体和删除线文本显示。
通过这种方式,用户可以清晰地识别出已过期的邮件,从而优先处理更重要的邮件。如果您发送的邮件设置了截止日期,这种格式也会应用到收件人的 Outlook 中。然而,其他邮件客户端(如 Thunderbird)或 Web 应用程序(如 Gmail 或 Yahoo! 邮件)会忽略此日期,不做任何处理。
此外,您还可以在邮件列表中添加一列来显示每封邮件的截止日期。右键单击要添加列的文件夹中的列标题,然后点击“字段选择器”。
在下拉列表中选择“日期/时间字段”,然后选择“过期”选项。
将“过期”项拖放到您的文件夹中,以将其添加到列中。
当您打开过期的邮件时,Outlook 会在邮件顶部显示一条通知。
您仍然可以回复或转发过期的邮件,但是如果您尝试转发,Outlook 会首先显示一条警告。
点击“是”发送邮件,或点击“否”取消。
使用截止日期管理您的邮件
Outlook 的一些内置工具也会利用截止日期。如果您在 Outlook 中设置了自动存档,您可能已经注意到了“删除过期项目(仅限电子邮件文件夹)”选项。
如果启用此选项,自动存档功能将删除或移动(具体取决于其他设置)所有超过截止日期的邮件。这是自动清除过期邮件,防止它们使您的邮箱混乱的有效方法。
如果您不希望删除或移动过期的邮件,但也不希望在 Outlook 中看到它们,您可以设置 Outlook 的同步规则来阻止它们从 Exchange 邮件服务器下载。
在设置同步过滤器时,点击“高级”选项卡,然后点击“字段”按钮。
从菜单中选择“日期/时间字段” > “过期”。 此字段在“所有邮件字段”和“所有帖子字段”选项中也可用。
将“条件”设置为“在或之前”,将“值”设置为“昨天”,然后点击“添加到列表”。
此设置会过滤所有过期的邮件,如果邮件在昨天或更早之前过期,则不会与 Outlook 同步,也不会出现在您的邮箱中。 如果您想在 Outlook Web 应用程序中查看这些邮件,它们仍然可用。
虽然无法设置规则来自动为传入邮件添加截止日期,或者创建快速步骤来一键应用截止日期,但是您可以为所有发出的邮件自动添加截止日期。点击“文件” > “选项” > “邮件”,向下滚动到“发送消息”部分,然后启用“将电子邮件标记为在此天数后过期”选项。
输入您希望邮件过期的天数,然后点击“确定”。这将会自动为您发送的所有电子邮件添加截止日期。
截止日期是管理邮件优先级和邮箱的实用方法。它可以帮助用户突出显示仍然重要的邮件,并允许使用 Outlook 工具来删除或隐藏不再需要的邮件。这是一个防止邮箱失控的有效工具,值得您加以利用。