鉴于我们并非每天24小时都在工作，设置自动回复功能，以便告知那些试图联系您的人，是一个明智之举。
在Outlook中，“外出”功能允许您设置自动回复，当您无法立即回复电子邮件时使用。这有助于即时通知发件人您目前无法提供服务。
您可能出于多种原因使用此功能，比如当您请病假、休假，或是因其他原因不能在办公室工作时。
如果这个功能听起来对您有帮助，那么让我们学习一下如何在Outlook上设置自动回复。
有多种方法可以完成这项操作，具体步骤取决于您使用的设备，请根据您的情况选择以下其中一种方法。
使用自动回复选项
这可能是最直接的方法，以下是具体步骤：
第一步：登录您的Outlook账户。
第二步：在左上角的选项中，点击显示“文件”的位置。
第三步：点击自动回复（外出）。
第四步：选择“发送自动回复”按钮。
第五步：在文本框中，您可以输入您的消息，此消息将会显示给尝试与您联系的人。
以适合各种情况的方式撰写消息非常重要，因为您永远不知道会收到谁的邮件。
第六步：您可以选择立即发送自动回复，或者设定时间来发送。为此，选择“仅在此时间范围内发送”，然后设置您期望的时间和日期。
第七步：您可以选择创建两条不同的消息。一条供您组织内部的人员使用，另一条供组织外部的人员使用。
完成以上步骤后，点击“确定”，您就完成了设置。
使用规则和模板
并非每个Outlook账户都支持自动回复（外出）。如果您没有在账户中看到此选项，则可能意味着您没有这项功能。
幸运的是，还有另一种设置自动回复的方法，即使用规则和模板。
以下是具体步骤：
第一步：首先，我们必须创建一个模板。为此，请在Outlook上新建一封邮件。填写所有必要的信息，比如主题和邮件正文。
请记住，邮件正文将作为自动回复发送给向您发送邮件的人。
第二步：完成后，从“文件”选项卡中点击“另存为”。在“另存为”对话框中，您需要为模板命名，并从“保存类型”下拉菜单中选择“Outlook模板(*.oft)”。最后，点击“保存”。
第三步：现在，是时候使用我们的模板，并创建自动回复规则了。在您的Outlook账户中，点击“信息”，然后点击“规则和警报”。
第四步：当“规则和警报”对话框打开后，点击“新建规则…”按钮。
第五步：从选项中选择“对我收到的邮件应用规则”选项，然后点击“下一步”，为自动回复创建一个新规则。
第六步：现在，您将看到有关自动回复的条件。您可以保持第一步和第二步的框不变，因为我们需要回复收到的每条消息。之后，点击“下一步”。
第七步：当弹出消息询问您是否要将此规则应用于所有消息时，点击“是”。
第八步：会出现这样一个屏幕。从选项中，在第一步中选择“使用特定模板回复”，然后在第二步中点击显示“特定模板”的位置。这将打开另一个框，让您选择之前创建的模板。
在“选择回复模板”弹出窗口中，在查找范围下，选择“文件系统中的用户模板”。
第九步：点击浏览按钮，选择您电脑上的模板并将其打开。
第十步：在此步骤中，系统会询问您是否需要应用任何例外情况。勾选您想要应用的例外，然后点击“下一步”。
最后，为您的规则命名，并点击“完成”以完成整个过程。现在，只要有人在您不在时发送电子邮件给您，您所创建的模板消息就会被自动发送作为回复。
在电脑上
在您的电脑上设置自动回复的步骤与在浏览器上几乎相同。以下是步骤：
第一步：在您的Windows电脑上打开Outlook。
第二步：转到文件 > 自动回复。如果您使用的是Outlook 2007，则必须转到“工具”>“外出助手”。
第三步：在“自动回复”框中，选择“发送自动回复”。
第四步：当消息框打开后，点击您想要将自动回复发送给组织内部人员还是组织外部人员。接下来，开始输入您的消息。
完成后，点击“确定”以完成该过程。
在iPhone应用程序上
在iPhone上设置自动回复非常快捷。请按照以下步骤操作：
第一步：打开Outlook应用程序，转到“设置”>“邮件”。
第二步：选择特定的Outlook账户。
第三步：如果自动回复默认未开启，请开启它。
您还可以选择是将消息发送给所有人，还是仅发送给组织内部的人员。完成后，点击复选标记，您就完成了设置。
另请阅读：如何在Outlook中添加日历
在安卓应用上
与iPhone上的过程类似，以下是在Outlook安卓应用程序上设置自动回复的步骤。
第一步：打开应用程序，并点击“设置”图标。
第二步：选择特定的Outlook账户。
第三步：点击“自动回复”。
第四步：开启“自动回复”选项。
启用后，您将看到添加消息的选项，并可以选择是否要将消息发送给所有人，还是仅发送给选定的人等。
根据您的需要选择适当的选项，最后点击复选标记图标。
最后的话
即使您不在办公室，并试图好好享受时光，您也可能仍然会考虑到那些试图联系您的人。
使用Outlook上的自动回复（外出）功能，您可以安心地知道，人们将会在第一时间收到您不在的通知。
接下来，可以看看这些应用程序，来清理您的电子邮件收件箱。