如何在 Outlook 中设置自动回复

由于我们并非一天 24 小时都在工作,因此设置自动回复以通知试图与您联系的人是明智的。

Outlook 上的“外出”功能允许您设置自动回复,以在您无法立即回复电子邮件时使用。 这有助于立即通知发件人您不可用。

您可以出于各种原因使用此功能,例如当您请病假或休假或出于任何原因无法在办公室工作时。

如果这听起来像是可以派上用场的东西,让我们学习如何在 Outlook 上设置此自动回复功能。

有多种方法可以执行此操作,步骤取决于您使用的设备,因此请遵循以下适合您的方法之一。

使用自动回复选项

这可能是最直接的方法; 这是步骤。

第 1 步:登录您的 Outlook 帐户。

第 2 步:从左上角的选项中,单击显示“文件”的位置。

第 3 步:点击自动回复(外出)。

第 4 步:选择“发送自动回复”按钮。

第 5 步:在文本框中,您可以输入您的消息,该消息将显示给试图联系您的人。

以适合每种情况的方式输入消息很重要,因为您永远不知道谁会向您发送电子邮件。

第 6 步:您可以选择立即发送自动回复或设置时间将其发送给该人。 为此,请选择“仅在此时间范围内发送”,然后设置您的首选时间和日期。

第 7 步:您可以选择创建两条不同的消息。 一份供您组织内的人员使用,另一份供组织外的人员使用。

完成所有这些后,点击“确定”,您就完成了。

使用规则和模板

并非每个 Outlook 帐户都支持自动回复(外出)。 如果您没有在您的帐户中看到它,则可能意味着您没有该功能。

幸运的是,还有另一种设置自动回复的方法,那就是使用规则和模板。

以下是它的步骤:

第1步:首先,我们必须创建一个模板。 为此,请在 Outlook 上创建一封新邮件。 填写所有详细信息,例如主题和邮件正文。

请记住,邮件正文将是作为对向您发送电子邮件的人的回复而自动发送的邮件。

第 2 步:完成后,从“文件”选项卡中单击“另存为”。 在“另存为”对话框中,您需要为模板命名并从“另存为类型”下拉菜单中选择“Outlook 模板 (*.oft)”。 最后,点击保存。

第 3 步:现在,是时候使用我们的模板并创建自动回复规则了。 在您的 Outlook 帐户上,单击“信息”,然后单击“规则和警报”。

第 4 步:当“规则和警报”对话框打开时,单击“新建规则…”按钮。

第 5 步:从选项中选择“对我收到的邮件应用规则”选项,然后单击“下一步”为自动回复创建新规则。

第 6 步:现在,您将看到有关自动回复的条件。 您可以保留第 1 步和第 2 步框不变,因为我们要回复收到的每条消息。 之后,单击“下一步”。

第 7 步:当弹出消息询问您是否要将此规则应用于所有消息时,单击“是”。

第8步:出现这样的屏幕。 从选项中,在第 1 步中选择“使用特定模板回复”,然后在第 2 步中单击显示“特定模板”的位置。这将打开另一个框,允许您选择之前创建的模板。

在“选择回复模板”弹出窗口中,在查找范围下,选择“文件系统中的用户模板”。

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第 9 步:单击浏览按钮并选择位于您计算机上的模板并将其打开。

第 10 步:在此步骤中,系统将询问您是否要应用任何例外情况。 勾选你想申请的,然后点击下一步。

最后,为您的规则命名并单击“完成”以完成该过程。 现在,只要有人在您不在时给您发送电子邮件,您创建的模板中的消息将自动作为回复发送。

在电脑上

在您的 PC 上设置自动回复的步骤与在您的浏览器上几乎相同。 以下是它的步骤:

第 1 步:在 Windows PC 上打开 Outlook。

第 2 步:转到文件 > 自动回复。 如果您有 Outlook 2007,则必须转到“工具”>“外出助手”。

第 3 步:从“自动回复”框中,选择“发送自动回复”。

第 4 步:消息框打开后,单击您希望自动回复给您组织内的人还是组织外的人。 接下来,开始输入消息。

完成后,单击“确定”以完成该过程。

在 iPhone 应用程序上

在 iPhone 上设置自动回复非常快捷。 请按照以下步骤操作:

第 1 步:打开 Outlook 应用程序并转到“设置”>“邮件”。

第 2 步:选择特定的 Outlook 帐户。

第 3 步:如果默认情况下未打开自动回复,请打开它。

您还可以选择是要将消息发送给所有人还是仅发送给组织内的人员。 完成后,点击复选标记,您就完成了。

另请阅读:如何在 Outlook 中添加日历

在安卓应用上

与 iPhone 上的过程类似,以下是在 Outlook Android 应用程序上设置自动回复的步骤。

第 1 步:打开应用程序并点击“设置”图标。

第 2 步:选择特定的 Outlook 帐户。

第 3 步:点击自动回复。

第 4 步:打开“自动回复”选项。

启用它后,您会看到添加消息的选项,选择是要将其发送给所有人还是仅发送给选定的人等。

根据您的要求选择适当的选项,然后最后点击复选标记图标。

最后的话

即使当您不在办公室试图为自己度过美好时光时,您的脑海中也可能会浮现关于试图与您联系的人的想法。

使用 Outlook 上的自动回复(外出)功能,您会很轻松地知道人们会立即收到您不在时的通知。

接下来,检查这些应用程序以清理您的电子邮件收件箱。