如何快速轻松地使用密码保护 PDF

了解如何使用密码保护 PDF 文件,从而让您无后顾之忧地处理来自企业或个人来源的机密文件。

黑客总是想方设法让企业和个人陷入陷阱,通过访问他们的敏感数据并利用它们获取金钱利益。

根据 Statista 的数据,2022 年第三季度全球发生了 1500 万起数据泄露事件,与同年第二季度相比激增了 167%。

这些巨大的数据泄露中有很大一部分来自 PDF 文档。 一个重要的原因是企业和个人不愿意使用密码保护 PDF 或不知道如何使用密码。

如果您担心 PDF 文件中的业务或个人数据的机密性并正在寻找补救措施,那么您来对地方了! 继续阅读以了解可能的 PDF 文档漏洞、PDF 密码保护用例以及帮助您使用密码保护 PDF 的工具。

私人商业文件的漏洞

如果您将未受保护的 PDF 用于商业用途,请停止在客户、客户和员工之间传播专业 PDF 文档。 当您的企业 PDF 文件打开时,任何人都可以访问其内容并以您可能不同意的有利方式使用它。

此外,黑客并不总是能直接从您的公司访问您的敏感业务数据。 与您共享业务 PDF 的第三方可能成为黑客攻击的受害者,随后您的组织也可能成为受害者。

商业 PDF 揭示了敏感和有用的信息,黑客可能会使用这些信息来访问您组织的服务器。

例如,您在客户/客户/供应商之间传播未受保护的 PDF。 黑客将瞄准并访问以 PDF 格式存储公司文档的个人的电子邮件或云存储。

通过开放访问,坏人将知道您如何格式化您的业务文件。 他们会创建一个假文件,将恶意可执行 (.exe) 文件添加到 PDF 中,然后将其发送回您的公司,模仿客户的回复。

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您的员工如果没有接受过广泛的网络安全培训,可能不会怀疑该文档并将其与可执行文件一起打开。 这可能会在您组织的服务器中安装勒索软件,将您的业务数据置于黑客手中。

PDF 密码保护有何帮助?

#1。 防止未经授权的复制

不知道打开 PDF 的密码的人无法访问该文档。 它可以帮助您保护敏感信息免遭不必要的复制粘贴。

当您与客户/供应商/员工共享受密码保护的 PDF 文件时,您知道您可以信任他们。 如果他们不遵守隐私政策,您就会知道它来自与您共享 PDF 的一组特定人员。

#2。 停止非法访问敏感数据

如果您将无密码 PDF 存储在公司服务器上,而未查看该文件的员工可以访问它,那么您可能会遇到大麻烦。 或者,某些客户可能会不小心将您的 PDF 文件转发给您未授权的第三方。

在这种情况下,如果您对 PDF 进行了密码保护,则您可能不会成为数据泄露的受害者。

#3。 打印保护

由于其保持数据完整性和格式的能力,大多数人在需要文档的硬拷贝时更喜欢从 PDF 文件打印。 此功能还增加了未经适当许可打印后公开分发的机会。

所以,为PDF文件设置密码,不仅是为了防止他人复制,也是为了防止他人打印文件。 许多应用程序甚至为您提供了停止 PDF 文件打印功能的选项。

如果您想保护您的 PDF 文档免遭未经授权的访问,请将它们用于此目的。

#4。 避免数据更改

PDF 文件提供无与伦比的内容完整性,这意味着其中包含的数据保持准确和不变。 但是,您需要使用强密码锁定它以保持一致性和文档有效性。 当您在该文档中包含评论和签名时,这一点变得尤为重要。

此外,在没有密码保护的情况下分发包含可填写字段嵌入形式的 PDF 文件是一个很大的禁忌。 为此类文档添加编辑保护将防止用户在处理这些文档时意外或故意进行更改。

#5。 提供基于角色的访问

许多公司允许他们的员工浏览基于云的内部文件存储,以找到他们需要的业务。 然而,一些敏感的内部文件可能总是存储在一个公共档案中。 企业需要保护这些文件不被未经授权的人访问,即使他们是组织的一部分。

就 PDF 访问而言,这并不是使用密码的唯一原因。 您的内部网络可能会遇到一些想要窃取文档的入侵者。 在数据泄露期间,密码可作为一种有效的访问控制措施来保护您的关键数据。

#6。 防止私人文档预览

此外,受密码保护的 PDF 文件会阻止人们预览其内容。 您可能认为这不是启用密码的关键原因,但在某些情况下,预览可能会对您的个人和业务造成损害。

例如,您在组织的共享计算机或云平台中有一些包含关键任务数据的 PDF 文件。 如果没有权限查看数据的同事可以预览文件内容,则可能会出现无法预料的问题。

#7。 确保行业合规

大多数处理用户数据的行业都需要遵守一些规则和规定。 政府法规、法律和基于行业的标准已到位,以确保敏感文档的隐私和安全,防止公众和/或未经授权的访问。

对于医疗行业,HIPAA 规定控制医疗机构应如何处理患者的病历。 法律行业是另一个需要保护客户机密的行业。

此外,在欧洲开展业务的公司必须遵守 GDPR 的规则。 使用密码保护,组织可以确保最大程度地遵守所有行业法规。

#8。 停止不需要的分享

尽管 PDF 文件因其可共享性而广受欢迎,但如果您不希望您的 PDF 文件与其他人共享,则相同的功能可能会对您造成伤害。 与某人共享 PDF 文件意味着他们可以与更多人共享。 但是,这可以通过密码保护文件来防止。

许多应用程序和平台允许您通过限制用户可以打开文件的设备数量来防止进一步共享 PDF 文件。 还有一个工具可以添加到期日期。 之后,人们将无法打开或共享文件。

#9。 防止网页缓存

除了以上几点,用密码保护 PDF 文件的另一个原因是禁用本地缓存。 当有人使用 Web 浏览器查看或更改 PDF 文件时,他们可能会无意中在其设备上保存该文档的副本。

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大多数时候,网页缓存在用户的硬盘驱动器上,以备日后用于离线访问和文件恢复。 使用密码保护 PDF 文件可以防止这种情况发生并保护您的文档。

#10。 避免盗版和保护知识产权

PDF 文件是一种出色且无与伦比的跨平台文件格式,可用于向订阅者分发电子出版物。 为此,必须采取必要的措施来防止从分发的副本中产生未经授权的文件。

在保护小批量或非正式出版物免遭盗版方面,密码保护非常有用。 如果您所在的企业通过 PDF 文档分发白皮书、行业报告或案例研究,则密码可以保护您的知识数据免遭窃。

更不用说出版业和电影业等创意企业需要保护他们未出版的手稿和剧本,以防止盗版和泄露。

如何使用密码保护 PDF 文件

Adobe Acrobat Reader 应用程序是使用密码保护企业或个人使用的 PDF 的最方便且经济实惠的方式。 在 Adob​​e Acrobat Reader 上按照以下步骤操作:

  • 在 Adob​​e Acrobat Reader 上打开您想要密码保护的 PDF 文档。
  • 在所有工具侧栏上,选择查看所有工具。

  • 它将打开可用工具的全屏菜单。 选择保护 PDF。 目前,此功能仅适用于 Adob​​e Acrobat Reader 的许可版本。

  • 在“保护 PDF”菜单中,选择“使用密码保护”。

  • 现在,键入一个新密码并通过重新键入来验证它。
  • 单击确定以密码保护 PDF。

您还可以设置权限密码以启用对 PDF 文档的基于角色的访问。 例如,只有打开 PDF 密码的员工不能复制、编辑、修改或删除 PDF。

相反,如果您与员工共享了权限密码,他们可以对 PDF 文件进行各种更改。

一些 PDF 编辑器应用程序,如 Foxit,添加了 MS Word 插件。 此插件还允许您从 Word 应用程序创建 PDF。 此外,该插件允许您使用编辑器应用程序的密码保护功能来加密 PDF 以提高安全性。

MS Office 的“使用密码加密”功能

Microsoft Word 2013 和此应用程序的更高版本使您能够在从 Word 文件创建 PDF 文件时对其进行密码保护。

该过程非常简单,并在简单的步骤中提到:

  • 打开 Word 文件后,按 Alt+F 和 Alt+E。
  • 创建 PDF/XPS 文档屏幕将打开。
  • 单击创建 PDF/XPS。
  • 选择发布按钮上方的选项。
  • 在随后出现的上下文菜单中,选择使用密码加密。
  • 输入密码并验证它。
  • 单击发布以从 Word 文件获取受密码保护的 PDF 文件。
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在 Mac 上使用预览应用程序

macOS 上的预览应用程序是 Mac 计算机的默认 PDF 和图像查看器。 它还允许 Mac 用户编辑 PDF 和图像文件。 此外,您可以使用它的默认 PDF 编辑器为文档文件添加密码保护。 您将在应用程序的“导出”菜单中找到该选项。

使用 Adob​​e Acrobat 密码保护 PDF

密码保护 PDF 是 Adob​​e 的在线工具,可帮助使用强密码在线加密 PDF。 您只需访问上述网络应用程序并从您的计算机中选择一个文件,即可使用密码限制对 PDF 的访问。

上传未受保护的 PDF 文件后,您将看到一个可视化界面,用于输入和确认密码。 单击保存密码将使用密码加密文档。 完成后,您会看到一个下载按钮,可以在笔记本电脑或台式机上获取 PDF。

PDF 2 Go.com:保护 PDF

从 PDF 2 保护 PDF Go.com 提供了一个高级界面,用于密码保护 PDF 和分配基于角色的访问。 此外,您还可以从 Dropbox 和 Google Drive 等云存储中导入 PDF。

导入文件后,输入密码以打开文档并确认。 然后,选择要添加的限制,例如防止打印、防止复制和防止修改。 如果选择限制,则必须添加单独的密码进行权限控制。

airSlate 的 pdfFiller

airSlate 的 pdfFiller 为注册帐户提供 PDF 密码保护功能。 您需要使用电子邮件注册才能访问 pdfFiller 网络应用程序。 您可以上传 PDF 并通过单击每个文件上的 kebab 菜单图标并设置密码来选择“保护”选项。

您还可以通过激活 pdfFiller 上的加密文档文件夹来创建受密码保护的 PDF 文件夹。

最后的话

如今,大多数企业和相关个人都使用密码保护 PDF,以防止黑客获取您的个人信息。 无论您是与雇主共享 PDF 简历还是向客户发送 PDF 工作范围文件,您都必须对这些文件进行密码保护。

大多数 PDF 编辑器都有严格的加密工具,可以直接从您的笔记本电脑、PC 或智能手机使用密码保护您的 PDF 文件。 此外,还有云应用程序。 您可以使用上述工具来保护您的 PDF 免受窥探。

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