你一定很熟悉电子邮件页脚处的电子邮件签名。本文将指导你如何为自己打造一份专业的电子邮件签名。
无论你是职场新人还是经验丰富的专业人士，电子邮件签名对于你的沟通策略都至关重要。不要仅仅把它看作是电子邮件底部的简单署名，而应把它看作是展示你专业素养和留下深刻印象的机会。
本指南将教你如何撰写既引人注目又内容丰富的电子邮件签名。此外，我们还将分享一些资源，你可以从中创建自己的电子邮件签名或获取签名模板。
什么是电子邮件签名？
当你收到电子邮件时，你肯定注意到邮件末尾会出现一个包含文本、图片和链接的区域。这就是所谓的电子邮件签名。它通常包括电子邮件发送者的姓名和联系方式，也可能包括职称、网站链接、照片、免责声明等信息。
电子邮件签名的主要目的是让收件人相信他们正在与真人而不是机器人交流。通过使用精心设计的专业电子邮件签名，你可以明确自己和公司的身份。因此，电子邮件签名也可以被视为一种电子名片。
为什么你需要一个好的电子邮件签名？
如果你还在疑惑为什么需要一个好的电子邮件签名，这里有一些原因可以解答你的疑问：
个人原因
#1. 确保留下积极的第一印象
良好的第一印象在任何专业或社交场合都至关重要。精心设计的电子邮件签名能够有效地向收件人展现你的良好形象。
#2. 节省宝贵时间
当你为所有外发邮件设置电子邮件签名后，你就不必每次编写邮件都重复添加问候语和个人签名，从而节省了宝贵的时间。
#3. 提升个人品牌
你可以在电子邮件签名中添加个人徽标和标语来宣传你的个人品牌。如果你是自由职业者或刚开始创业，在签名中加入品牌信息能够让你的品牌在熟人中更加熟悉。
#4. 让你更容易被记住
你想让别人记住你吗？为你的电子邮件添加一个令人难忘且独特的电子邮件签名。在邮件末尾使用恰当的签名，可以确保收件人记住你。
#5. 展现你的个性
有时，你可能没有足够的空间在电子邮件中展现你的个性。但你可以利用电子邮件签名来展示你的独特之处，通过选择与你个性相符的样式、颜色和字体来实现。
职业原因
#1. 展示你的专业性
当你以专业人士的身份与外界交流时，你的每句话，包括电子邮件签名，都应该体现出你的专业性。一个设计精良的电子邮件签名能够让收件人更容易信任你并愿意与你合作。
#2. 建立信誉
一个好的电子邮件签名在建立你与他人的可信度方面起着至关重要的作用。因此，在与客户、同事或潜在雇主沟通时，专业的电子邮件签名是必不可少的。
#3. 方便他人与你联系
电子邮件签名包含你的联系方式，例如电话号码和电子邮件地址，让对方可以轻松与你取得联系。
#4. 在社交媒体上获得新的关注者
你还可以添加指向公司社交媒体账号的链接，例如 Facebook、LinkedIn、Twitter 和 Instagram。这样可以提升你在社交媒体上的知名度，并为公司页面吸引新的关注者。
#5. 促进品牌一致性
电子邮件签名还有助于加强公司品牌形象和视觉识别。通过确保公司每个人都使用相同风格的电子邮件签名，可以提升品牌形象。
创建电子邮件签名的分步指南
在 Gmail 上
Gmail 用户可以通过以下步骤在电子邮件中添加签名：
- 打开你的 Gmail 收件箱。
- 点击右上角的“设置”（齿轮图标），然后选择“查看所有设置”。
- 在“常规”选项卡中，向下滚动找到“签名”选项。
- 点击“创建新”按钮。
- 在点击“创建”按钮之前为签名添加一个名称。
- 现在，光标会出现在你需要添加电子邮件签名的方框中。
- 在这里，你可以选择字体样式、字体大小、文本颜色、粗体、斜体、下划线、对齐方式和项目符号等。
- Gmail 签名还支持超链接和图片。
- 你也可以对签名设置进行必要的调整。
- 向下滚动，点击“保存更改”按钮。
- 签名即可使用。
在 Outlook 上
要向你的 Outlook 邮件添加签名，你需要执行以下步骤：
- 打开 Outlook 收件箱，然后点击“文件”菜单。
- 从左侧选择“选项”。
- 在“Outlook 选项”窗口中选择“邮件”选项卡。
- 在右侧面板中，点击“签名…”
- “签名和信纸”窗口将打开，其中包含“电子邮件签名”选项卡。
- 从“电子邮件帐户”的下拉菜单中选择你的 Outlook 电子邮件。
- 点击“新建”按钮。为签名添加名称后，点击“确定”。
- 在“编辑签名”框中编写和自定义你的签名。
- 你可以选择字体样式、大小、粗体、斜体、下划线、对齐方式、链接等。
- 它还允许你从名片导入信息。
- 点击“保存”按钮。
- 选择用于新邮件和回复/转发的签名。
- 点击“确定”按钮，签名即可使用。
在雅虎邮箱
如果你想在雅虎邮箱账户中创建电子邮件签名，你需要执行以下步骤：
- 登录到你的雅虎邮箱账户。
- 在收件箱中，点击右上角的“设置”，然后选择“更多设置”。
- 从左侧面板中选择“编写电子邮件”。
- 在“签名”部分下，点击你要添加签名的电子邮件 ID 旁边的滑块按钮。
- 启用该选项后，会出现一个方框，你可以在其中添加电子邮件签名。
- 你可以使用表情符号、粗体、斜体、对齐、缩进、项目符号和删除线对其进行自定义。
- 它还允许你选择字体样式和大小，并添加超链接。
- 完成后退出设置。 你发送的下一封电子邮件将带有你刚刚创建的签名。
电子邮件签名最佳实践
✅ 电子邮件签名的经验法则是保持简洁，仅包含必要信息。
✅ 在创建专业电子邮件签名时，请使用干净、清晰、专业的字体，例如 Arial 或 Times New Roman。建议避免在专业场合使用花哨的字体，但你可以将它们用于个人邮件。
✅ 除非你有个人和专业用途的单独电子邮件，否则最好不要使用多个电子邮件签名。这样，你可以在与不同受众互动时使用合适的签名。
✅ 使用适当的字体、格式、间距和图像，使其具有视觉吸引力。
✅ 即使你想让签名更吸引人，也应该坚持使用一种或两种颜色。过多的颜色可能会分散注意力。
✅ 电子邮件签名应包括你的头像照片、公司徽标、网站 URL 和社交媒体资料链接。
✅ 创建一个可以在任何设备（包括智能手机和平板电脑）上轻松阅读的电子邮件签名。
✅ 在电子邮件中使用新的电子邮件签名之前，请在不同的设备和电子邮件客户端上进行测试，以确保签名元素的外观和功能正常。
✅ 如果公司所有员工都打算使用电子邮件签名，他们应该使用与品牌标识一致的统一格式。
✅ 始终在电子邮件签名中使用最新的信息，例如电子邮件地址、电话号码、网站链接等。
✅ 不要包含你的个人信息，如家庭住址和个人联系电话，以避免安全风险。
✅ 你可以在电子邮件签名中添加哪些信息可能会受到限制，具体取决于你所在的行业和职位。你应该咨询你的法律团队以确保合规性。
#1. HubSpot
HubSpot 提供免费的电子邮件签名生成器，让你创建自己的电子邮件签名。它提供了六个模板可供选择，你可以根据自己的职业和品牌标识进行定制。
在这里，你可以添加你的姓名、职位、公司名称、联系方式等。你甚至可以添加指向社交媒体帐户的链接，例如 LinkedIn、Facebook、Twitter 和 Instagram。如果需要，你还可以添加自定义字段到你的电子邮件签名中。
HubSpot 还提供主题颜色、文本颜色、链接颜色、字体类型和字体大小等自定义选项，以及上传头像、公司徽标和创建自定义 CTA 的功能。
#2. Newoldstamp
Newoldstamp 是一个生成自定义签名的平台。这款基于网络的工具非常适合你和你的团队创建符合品牌要求的电子邮件签名。
在这个平台中，你将获得一个带有可自定义模板的完整品牌签名生成器页面。你可以添加自己的设计，并在电子邮件签名中使用你选择的颜色和字体。
此外，还有一个供公司使用的集中式仪表板。Newoldstamp 还提供分析和横幅管理系统。这些签名可以与 Google Workspace、MS Exchange 和 Microsoft 365 集成。
#3. WiseStamp
如果你正在寻找一个为个人或组织创建电子邮件签名的平台，你可以选择 WiseStamp。它可以设计专业的电子邮件签名，将你的电子邮件转化为引人注目的营销工具。
该平台生成的电子邮件签名适用于 Gmail（个人或 Workspace）、Outlook（桌面和 Web）、Apple Mail 和 Yahoo。这个易于使用的电子邮件签名设计器让你选择合适的字体、颜色、布局、形状和其他元素。
它还提供了添加丰富功能（包括免责声明、视频、按钮、横幅等）的选项。如果你正在为你的公司创建签名，可以使用它来生成统一的企业级电子邮件签名。
常用的电子邮件签名模板资源
#1. Microsoft 365 电子邮件签名模板库
那些正在寻找具有专业外观的 Outlook 电子邮件签名的人可以选择 Microsoft 365 电子邮件签名库。该资源库包含 20 个电子邮件签名模板，你可以使用照片、网站链接、公司徽标和社交资料轻松自定义这些模板。
通过使用这些 100% 完全可自定义的模板，你可以为你的 Outlook 电子邮件添加专业风格。你可以通过字体、图形、照片、视频、动画和过渡来发挥创意。
这些模板在 MS Word 中可用，你可以轻松编辑它们以实现个性化。创建电子邮件签名后，你可以快速共享和发布这些签名。
#2. Mail Signatures
如果你需要支持暗模式的免费电子邮件签名模板，Mail Signatures 是一个不错的选择。该网站允许你下载现成的签名模板，供企业和个人使用。你甚至不需要具备 HTML 知识来创建或自定义电子邮件签名。
该内置的签名生成器还允许你自定义模板。在此处生成的签名可用于 Outlook、Office 365、Apple Mail、Thunderbird、Gmail、Exchange Server 等。此外，你还可以自定义字体样式和三种字体颜色。
电子邮件签名的常用示例
绿色能源公司的电子邮件签名
图片来源：邮件签名
这个示例非常适合在环保公司工作的任何人。横幅提出了一个反问，间接要求收件人通过不打印电子邮件来节约用纸。这里使用的主要字体颜色是绿色，这是自然和森林的象征。
汽车公司的电子邮件签名
图片来源：邮件签名
在此电子邮件签名中，汽车公司获得的奖项以一个醒目的大横幅展示。头像照片确保发件人的信息不会被横幅所掩盖。此签名的主要颜色是栗色，但它可以根据贵公司的品牌颜色进行调整。
总结
电子邮件签名是与他人建立专业联系的有效方式。它还可以方便收件人与你沟通和联系。现在你已经了解了如何创建专业的电子邮件签名，可以按照此处提到的步骤将其添加到你喜欢的电子邮件客户端。
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