如何编写 (SoW) 工作范围 [+3 Templates]

工作范围文档可帮助您避免项目中的猜测和沟通不畅,并在与外部客户合作时保持项目正常进行。

今天的企业在完成一个项目之前会与多方合作。 对于这样的协同工作,企业需要一份专业的文件。 因此,如果合作的外部方未按照约定的规格交付项目可交付成果,他们可以稍后参考。

一个这样的商业文件是工作范围。 每当您从别人那里接手项目或与第三方合作时,您都需要它。

继续阅读以学习以清晰易懂的语言编写工作范围文档。 您还将探索一些在线资源,这些资源提供不同类型的工作范围模板和基于表单的构建器。

介绍

工作范围,又名 SoW 文件,是一份描述项目基础工作详细信息的文件。 许多人还认为这是他们自己与项目的其他利益相关者(包括代理商、服务提供商和分包商)之间的书面合同。

该文件通常解释项目的每个任务或阶段是如何完成的、可交付成果、预期结果、付款时间表和流程。 使用它,自由职业者或团队可以清楚简洁地提及利益相关者对项目的期望。

万一发生误解,这是各方的首选。 从中,每个人都知道他们需要做什么才能使项目对双方都有效。 SoW 文件也是一种有效沟通的绝佳方式——缺乏这种方式可能会导致项目和客户-利益相关者关系失败。

基本组件

根据您的项目类型和行业,文档会有所不同。 但是,这些是您需要包含在几乎所有 SoW 中以提高透明度的常见元素。

关键信息

在每个 SoW 文档中,您必须包含项目的基本细节,以便读者可以立即了解它的全部内容。 包括项目名称、作者姓名、客户名称、日期和其他重要信息。

项目目标

在 SoW 中添加简短的项目描述总是有帮助的。 确保包括项目背景、目标、问题陈述和相关人员,但要简明扼要。

商品和服务的描述列表

现在,来到本文档最关键的部分——您将在项目框架内交付或执行的商品和服务。

最好将可交付成果分解成更小的块,并将它们列为任务和子任务。 无论是自由职业项目还是团队项目,请在表格中列出任务以及预计完成日期并联系人员。

项目交付

可能并非所有 SoW 文档都需要这样做,但提及项目结束后客户将获得什么是有益的。 因此,他们会知道对您和您的团队有什么期望。

项目时间

时间在所有项目中都起着至关重要的作用; 因此,您必须包括完成时间。 提及何时开始工作以及何时完成。 此外,不要忘记提及您在此过程中希望实现的任何里程碑或成就。

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超出范围的列表

SoW 文档的另一个可选组件将把它提升到一个新的水平。 在此部分中,包括您不会包含在项目中但客户可能希望您这样做的任何内容。 这将使事情变得清晰,并帮助您避免任何误解。

变更协议

当您在开始项目之前创建 SoW 时,稍后可能会出现对您在本文档中提到的项目范围进行更改的必要性。 出于这个原因,您需要添加一个协议,通过它您将能够对其进行更改。

付款条件

所有付费项目都应包含一个部分,您必须在其中描述项目费用和付款方式。 如果项目需要您投资商品、劳动力、基础设施或任何其他间接费用,请将其包括在本节中。 此外,在您的 SoW 文档中提及付款时间表、里程碑付款和其他详细信息。

条款和条件

您必须在此部分中包含项目的所有条款和条件。 在这里,您还可以解释 SoW 中使用的术语以及您之前未阐明的任何条件。

验收

最后,添加此部分,这会将其变成具有法律效力的合同。 在这里,包括客户的签名并为其他利益相关者的签名提供空间。

用例

客户与外包方之间的任何项目委托交易都应通过 SoW 文件进行。 在下面找到 word 文档及其模板范围的一些真实用例:

#1。 建筑工程

由于企业和个人建筑的建筑工作会产生许多费用、风险和时间投资,因此您必须使用大多数建筑施工公司使用的标准 SoW 文件。

下面的模板是一个标准化的 SoW 文件,包括所有重要的组成部分,如项目定义、客户和项目信息、架构师选择过程、项目时间表、批准要求、总体目标等。

下载:免费的建筑作品模板 MS Word/Google Docs

#2。 室内外装修

各种家居装饰机构和承包商使用此 SoW 文档来完成个人或企业项目翻新交易。 如果您是该领域的新手并且不知道如何创建模板,则可以使用模板。

以下 SoW 文档模板是根据美国总承包商对商业或住宅建筑翻新的需求起草的。 它包含装修工程的所有“范围内”内容。 但是,您可以根据正在进行的项目添加或删除一些。

下载:免费 MS Word/Google Docs 的装修工程模板

#3。 住宅和商业园林绿化项目

园林绿化项目包括大量的湿工作以及专业的炫耀。 SoW 文件是您展示您的创造力和设计品味的机会,以便委托方获得另一个聘请您的代理机构的坚实基础。

这个美化工作 SoW 模板由图像块组成,您可以在其中放置品牌徽标、品牌调色板、图标和工作示例。 有一个额外的空白页,您可以使用它来编写更多内容。 对于每个页面,您可以更改美化图像示例。

下载:免费的 MS Word/Google Docs 美化 SoW 模板

#4。 社交媒体市场营销

帮助企业进行社交媒体广告和营销活动是有利可图的。 各种自由职业者和数字营销机构都参与其中。 如果您也在这个领域,那么从长远来看,SoW 文档可以为您提供帮助。

在下面找到一个有条理、清晰、专业的社交媒体营销 SoW 模板,代理商和自由职业者可以将其用于商业用途。 它包含必备的 SoW 文档组件,如客户详细信息、项目描述、活动详细信息、关键可交付成果、活动表等。

下载:免费的社交媒体营销 SoW 模板 MS Word/Google Docs

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#5。 政府合同

对于您可能从联邦、州、市和县获得的合同工程,SoW 文件是非常必要的。 此外,您会发现政府合同工作范围文件在内容和范围上最为详尽。

在这里,您可以找到政府合同项目的 SoW 模板示例。 它允许您添加机构徽标和其他 SoW 内容,如组织名称、项目名称、作者详细信息、项目背景和目标、项目描述、时间表/进度表、供应商成本提案等。

您可能需要根据您感兴趣的政府合同项目添加或排除内容。在提交最终草案之前,请仔细阅读项目对 SoW 文档格式的要求。

下载:免费的政府合同 SoW 模板 MS Word/Google Docs

编写 SOW 文档的操作 ✔

  • 包括有关工作、付款、资源、截止日期、里程碑等的明确细节。
  • 添加视觉元素,例如您期望的最终产品或服务的图片、图形、图表、表格等。
  • 如果文档包含商业术语,请确保您和签署方在委托项目之前定义这些术语。
  • 如果它是一个长期项目,包含许多取决于时间的复杂可交付成果,请包括每月或每季度审查 SoW 的时间表。
  • 该文件还应包含项目成功的定义。 当您完成项目时,客户可以轻松地审查成功的定义,并且不会有任何不必要的审查和返工的余地。
  • 保持 SoW 清晰、简洁和简短。 不要使用不必要的填充物来加长文档。
  • 您必须通过与外部和内部利益相关者合作来起草该文件。 例如,内部利益相关者将是您的项目团队,外部利益相关者将是客户和第三方供应商。
  • 提及项目未附带的密切相关服务,例如网站开发后的托管、应用程序开发后的应用程序发布等,除非客户为该服务付费。

现在,让我们进入注意事项,编写工作范围 (SOW) 文档。

不要写 SOW 文件 ❌

  • 在创建您的项目时,请毫不犹豫地使用相关项目的 SoW 文档模板和示例。 它将节省时间和精力。
  • 不要在文件中包含分包商、供应商和其他第三方可以利用的模糊和模棱两可的内容,并给您造成经济损失。
  • 不要仓促起草工作范围文件。 与您的合作者坐在一起,通过包括所有定义、里程碑、限制、预算等来精心计划文档。
  • 不要忘记清楚地概述项目中“超出范围”和“范围内”的可交付成果。
  • 如果项目需要一定的专业培训时间,请不要忘记将其与费用一起包含在文件中。
  • 一些 SoW 文档缺少有关客户应如何审核可交付成果以便他们可以宣布项目完成的分步工作流程。 确保您不会犯此错误。 包括根据调试条款将项目定义为完整的预先批准的步骤。
  • 长期项目可能需要转移、范围变更、可交付成果变更等。不要忘记在 SoW 文档中提及此类可能性。

此外,检查 SOW 文档的免费模板资源。

免费模板资源

智能表

在 Smartsheet 上,用户可以找到各种免费的工作范围模板供个人使用。 在这里,可以使用 Adob​​e PDF、Microsoft Word、Microsoft Excel、Google Docs 和 Google Sheets 中的模板。

数字营销、商业建筑、软件开发、室内设计、网页设计和改造是一些流行的行业,您可以在这些行业中使用该平台的这些模板。

模板存档

Template Archive 是另一个网站,您可以在其中找到创建工作范围文档的免费资源。 模板具有多种设计和格式,您可以根据自己的品牌或项目进行选择。 此外,您可以轻松下载和编辑这些文件,以制作出独一无二的 SoW 文件。

表单快速

FormSwift 允许您以两种方式为下一个项目提案创建工作范围文档。 首先,从其网站下载 Microsoft Word 或 Adob​​e PDF 格式的通用模板。 然后,您可以填写空白以创建自定义 SoW 文档。

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其次,您可以通过引导式 SoW 构建器,在其中键入相关详细信息,构建器会继续创建文档。 在此平台上在线创建文档大约需要 20 分钟。

最后的话

因此,现在您了解了工作文档的范围、它的组成部分,以及创建您的客户会喜欢的专业 SoW 文档的注意事项。 此外,您还发现了一些可以使用 SoW 文档的用例。

为了进一步帮助您,本文概述了一些在线工作范围文档生成器和模板库。 您可以使用上述任何平台在线创建 SoW 文档,方法是遵循分步指南或下载和自定义模板。

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