帮助您的办公室实现无纸化的简要指南 [7 Tools]

近年来,商业和工作场所文化发生了转变。 雇主越来越多地推广无纸化办公软件,以方便快速、方便、更轻松地获取信息。

有了这种类型的办公室,员工可以按照他们的日程安排工作,并且信息更容易在整个组织中分发。

随着环境问题的增加,企业越来越依赖无纸化办公室。 根据美国办公产品供应商协会 (NAOP) 进行的一项研究,平均每年,办公室工作人员会产生超过 2,000 磅的垃圾。

企业要么加大回收力度,要么减少产生的废物量。

如果您的公司正在寻找一种可持续的方法来减少废物输出,您可能会考虑采用无纸化办公模式。 它消除了使用无纸化办公软件对信件、报告和发票等传统文档的需求。

可以消除复印和整理纸叠,从而节省管理人员的时间。 此外,企业可以通过无纸化办公室节省打印费用。

在您的办公室实现无纸化似乎令人生畏,但并没有您想象的那么困难。 在本指南中,我们将解释无纸化的基础知识并提供入门提示。

以下步骤将帮助您组织办公室并提高效率,让您的工作生活更轻松。

以纸为中心的办公室对环境的影响

纸是一种用途广泛的材料,已经使用了几个世纪。 它可用于各种用途,从书写和印刷到包装和绝缘。 随着纸张使用的日益普及,必须意识到废物对环境的影响。

由于其高生产和消费率,它对环境产生了重大影响。 事实上,根据联合国环境规划署(UNEP)的数据,造纸业是世界上对环境破坏最大的三大行业之一。

当数字平台成为新常态时,以纸张为中心的办公室会加剧环境破坏。

什么是无纸化办公?

无纸化办公室是一种流行的商业趋势,员工不需要随身携带任何文书工作。 有了无纸化办公室,过去在办公室完成的所有文书工作现在都可以通过电子方式完成。

这减少了纸张的使用,并允许员工在世界任何地方工作。 无纸化办公室之所以重要有几个原因,而且在未来几年可能会变得更加流行。

无纸化办公的好处

技术在不断发展,这已不是什么秘密。 我们不得不在办公室里乱扔纸以保持井井有条的日子已经一去不复返了。

现代无纸化办公软件可以在几秒钟内轻松找到最大文档中的查询。 这就是为什么办公室正在向使用当今先进的无纸化办公软件(包括数字文件和电子记录)的无纸化办公室迈进。

以下是您应该考虑采用无纸化办公室的一些好处:

改善沟通

与过去员工必须等待数小时才能将文件送达邮箱的情况不同,现在他们可以通过数字系统在需要时立即访问信息。 这意味着更快地响应客户请求并改善员工与管理层之间的沟通。

降低能源成本

纸张需要大量能源来生产和运输,并且随着时间的推移而增加。 通过无纸化,您可以通过使用电子文档而不是物理文档来减少办公室的能源消耗。 这可以将您的能源费用减少一半或更多。

省时间

当一切都数字化时,无需将信息从一个文档复制和粘贴到另一个文档。

您可以在舒适的办公桌上轻松访问所需的任何信息,而无需花费额外的时间进行搜索。 这可以节省时间,减少不必要的压力和压力,并有助于确保您永远不会错过关键的最后期限。

减少浪费

减少浪费的很大一部分是限制进入垃圾桶的东西。 通过无纸化,您可以避免打印无数张被扔进回收站的纸张。

相反,将所有信息以数字方式存储在您的计算机或数字文件中。 这意味着更少的浪费和更少的去回收中心的次数。

如何在工作场所实施无纸化办公理念?

管理您在当今数字世界中积累的所有纸张可能很困难。 但是,当您实施无纸化环境时,它不仅可以提高您的业务效率,还有助于解决回收和存储等问题。 以下是一些如何为您的企业实现无纸化的方法:

#1。 使用云存储平台

向无纸化办公室的过渡正变得越来越流行,但这并非没有挑战。 最大的挑战之一是许多员工仍然依靠纸质文件来完成工作。

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这意味着他们无论身在何处都需要访问这些文档,如果他们远离办公桌或计算机崩溃,这可能会成为问题。

解决此问题的一种方法是使用云存储平台。 这些平台允许员工以电子方式存储他们的文档并从任何设备访问它们。 这消除了他们携带大量纸质文件的需要,并且更容易跟踪他们需要的一切。

使用这些平台的另一个好处是它们可以帮助您省钱。 如果您以电子方式存储文档,则无需为它们在硬盘上的空间付费。 如果您要存储许多文档,这一点尤其重要。

总体而言,使用云存储平台是提高无纸化办公室效率的好方法。 它们为员工提供了一种简单的方式来访问他们的文件,从而最大限度地减少他们寻找文件的时间。

#2。 实施电子通讯工具

电子通讯工具在当今的工作场所变得越来越普遍,这已不是什么秘密。 各级办公室工作人员都在使用这些工具,例如电子邮件、Microsoft Office 365 或 Slack,以提高效率并减少纸张浪费。

使用这些工具最显着的好处之一是它们可以帮助消除不必要的文书工作。 这节省了时间和精力,并降低了人为错误的风险。

此外,电子通讯工具还可以帮助提高办公室的效率和生产力。 通过允许员工实时共享文件和协作项目,这些工具可以将效率提高多达 50%。

成功实施这些工具的公司显着提高了员工的生产力和满意度。

#3。 对员工进行电子软件培训

随着企业向无纸化工作场所迈进,员工必须接受适当的培训以避免潜在的事故。 通过让员工培训如何在没有文件的情况下工作,您可以确保他们可以处理任何需要以电子方式存储的文件或文档。

这不仅可以节省您的业务时间和金钱,还可以帮助您的团队在无纸化环境中工作时保持高效和安全。

#4。 创建电子工作区

无纸化办公室正变得越来越流行,不仅因为它们更环保,还因为它们更有利于员工的工作效率。

创建适合您需求的电子工作空间可确保办公室中的每个人都高效并专注于他们的工作。

无纸化办公软件让无纸化变得更容易

手动执行创建无纸化工作空间所涉及的每个步骤可能会令人恼火。

此外,管理如此复杂的不同应用程序的联系是一项任务。 以下是一些量身定制的无纸化办公软件,让办公室无需太多培训或资源分配即可轻松过渡到数字化方式。

立即签署

许多人在签署文件时都熟悉传统的纸质方法。 但是,此过程有时可能很耗时,并且无法保证所有签名都是准确的。

值得庆幸的是,一个名为 Sign Now 的新在线工具使在线签署文档的无纸化流程变得更加容易。

Sign Now 允许用户使用他们的计算机或移动设备创建数字签名。 完成签名后,您可以将其保存到文件中或与他人共享。 此外,Sign Now 提供有用的提示和说明,以确保您的签名准确且清晰。

该服务是免费的,可以从任何可以访问互联网的计算机上访问。 可以在世界任何地方签署文件,无需打印或传真文件。

输入论文的详细信息,选择签名类型,然后提交表格。 该服务将自动创建文档的数字副本并将其发送到您的电子邮件地址。

此外,此工具可用于各种目的,例如在线签署文件、生成协议和谈判合同。 简而言之,如果您正在寻找一种简单的方法来签署您的法律文书,那么 Sign Now 值得一试。

Pdf 填充物

如果您是一位忙碌的专业人士,需要管理许多文档,您一定会喜欢 PDF 填充器。 此在线工具可让您快速轻松地编辑、创建和管理文档。

填写字段,单击提交,您的更改将自动保存。 此外,如果您需要打印副本或与其他人共享,PDF 填充程序也可以帮助您做到这一点。

它是一种多功能工具,可用于将您的静态 PDF 转换为发送者和接收者的交互式体验。

PDF Filler 具有多种功能,使其成为需要快速更新或管理文件的人们的理想选择。 此外,它也非常适合需要在线自动创建和填写 PDF 文档的人。

查看压缩 PDF 的最佳工具 [Online + Software].

桌面时间

管理一个人的工作和个人时间很困难,但如果您正在寻找一个应用程序来帮助您,那么 DeskTime 是一个完美的工具。

使用此应用程序,您可以借助自动时间跟踪器轻松跟踪需要您注意的所有内容。 无论是工作时间还是昨晚睡了多长时间,这个应用程序都有所有的花里胡哨,让您可以轻松管理您的日程安排。

DeskTime 是成功管理您的日程安排和在线业务的终极应用程序。 该应用程序提供了多种功能,使其成为时间管理和组织的完美工具。

该应用程序是免费下载的,并且没有应用程序内购买。 它也可以用来跟踪你自己的时间和别人的时间。

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您还可以使用此应用程序来管理您的在线业务活动,包括跟踪您的销售数据和社交媒体更新。 这款终极时间跟踪器是任何想要提高效率和生产力的人的完美工具。

下载- 网页 | 安卓 | IOS

十郎

法律合同的复杂性令人生畏,但像 Juro 这样的数字解决方案非常适合此类案件。 它是一个法律合同自动化工具,可以帮助您的团队简化法律合同的创建、签署和跟踪。

通过自动化日常合同任务,您可以节省时间并确保合同创建的准确性。 它还提供了一个用户界面,使团队中的每个人都可以轻松使用。

这使所有相关人员都可以更顺畅地访问该过程。 此外,Juro 与多个流行的法律软件程序集成,因此您可以从一个地方轻松管理和跟踪您的合同。

使用 Juro 的好处包括自动化合同创建过程、监控和跟踪合规性以及自动化合同谈判和履行。

它还提供了一系列功能来帮助企业提高其法律合同的效率和有效性。 因此,如果您正在寻找一种方法来自动化您的合同创建过程,那么 Juro 就是您的最佳选择。

文件中心

随着您拥有的数字文件数量不断增加,您很容易被必须管理的数据量所淹没。 但是解决这个问题的一种方法是使用像 Filecenter 这样的工具。

借助此工具,您可以快速组织文档并管理所有数字文件,使其易于查找。

Filecenter 是一个基于云的文件管理系统,可以轻松地从任何设备或位置访问、共享和协作处理文件。 您可以从任何具有 Internet 连接的计算机上访问此工具。

您不需要任何特殊的软件或硬件即可使用 FileCenter。 只需打开网站并开始搜索您需要的文件。 您还可以使用此工具在云上共享文件夹或存储大文件。

如果您正在寻找一种简化工作流程并帮助您保持井井有条的简单方法,那么 Filecenter 是完美的解决方案。

M 文件

如果您像大多数知识工作者一样,那么您总是在寻找提高工作效率的方法。 但是随着新信息和项目的不断涌入,可能很难跟上。 这就是 M-Files 的用武之地。

这个元数据驱动的文档管理平台旨在帮助员工释放他们的生产力潜力。 M-Files 平台通过为所有文档提供集中位置,让您可以从任何设备或计算机轻松访问和协作处理文件。

此外,M-Files 平台提供强大的搜索功能,让您可以快速轻松地准确找到您要查找的内容。

M-Files 的一大优点是它们可以帮助企业增加利润。 查看和创建 M 文件可确保您的所有重要业务数据都井井有条且易于访问。

这使您可以更轻松地跟踪您的进度并掌握财务状况。 M-Files 的另一个巨大好处是它们是私有的。 您的业​​务数据不公开供其他人查看。 这可以保护您的商业声誉和宝贵的商业机密。

云里

Cloudli 强大的基于 IP 的虚拟化传真解决方案让您可以虚拟化您的操作,同时保证关键数据的安全。

他们的解决方案使您能够快速轻松地在云中创建、管理和部署虚拟机,而无需担心支持它们所需的基础架构。

借助 Cloudli 的传真/IP 解决方案,您可以在全球范围内安全地发送和接收传真,而无需专用的传真线路或机器。

Cloudli 为需要虚拟化运营的企业提供了多项优势。 首先,它允许您在单个服务器上运行多个应用程序,从而有助于整合您的基础架构并提高效率。

这可以节省您的时间和金钱,因为您不再需要为每个应用程序购买单独的服务器。 它还通过使您能够虚拟化服务器来保护您的数据。

如果一台服务器出现故障,其他服务器将继续运行。 最后,Cloudli 可以通过自动化服务器和客户端之间的通信来帮助降低成本。

结论

无纸化办公室越来越受欢迎,不仅因为它对环境的好处,还因为它们可以为您节省很多钱。

在本指南中,我们讨论了帮助您的办公室实现无纸化的方法。 我们还提到了最好的无纸化软件,可帮助您的办公室轻松实现无纸化。

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