在标准的电子邮件撰写界面中,你会看到诸如“收件人”、“发件人”和“主题”等栏位。此外,可能还会有两个额外的栏位:抄送 (CC) 和密送 (BCC)。这两个栏位并非强制填写,这意味着你可以不填它们就发送邮件。通常,它们在默认的用户界面中是被隐藏的。
关于抄送和密送的详解
“抄送”和“密送”栏位都用于添加一个或多个电子邮件地址。当你发送邮件时,所有在“收件人”、“抄送”和“密送”栏位中的人员都将收到该邮件。
CC 代表“抄送”(Carbon Copy),而 BCC 代表“密件抄送”(Blind Carbon Copy)。“抄送”这个术语源自现实世界中的复写纸,这是一种涂有墨水的纸,放在两张纸之间。当你在上面的纸上书写时,墨水会同步复制到下面的纸上。
需要注意的是,抄送和密送不会发送单独的邮件。所有收件人都会收到相同的邮件,并且所有回复都会在同一个邮件线程中进行。
抄送 (CC) 和密送 (BCC) 的差异
在抄送栏位中输入的电子邮件地址对邮件的其他所有接收者都是可见的。如果你在邮件中抄送某人,那么在“收件人”栏位中的收件人可以看到“抄送”栏位中添加的所有人。
而密送栏位中输入的电子邮件地址对其他任何收件人都是不可见的。它们是“盲”的,或者说是隐藏的。如果你想向某人发送邮件,但又想在不让其他收件人知道的情况下让其他人了解情况,那么密送栏位就能派上用场。
电子邮件礼仪:何时使用抄送
关于何时使用抄送和密送并没有严格的规定。但是,在实际使用中,你应当遵守一定的电子邮件礼仪。否则,可能会在工作中给自己带来不必要的麻烦。
以下是一些建议使用抄送栏位的情况:
- 你想让某人知晓某事,但并不需要他们的回复。
- 你认为该邮件的内容对于某人而言在未来可能是有用的。
- 需要让双方的管理者都了解情况。
- 当你在不同的部门或团队工作时,需要让你的主管或经理了解跨部门的工作分配情况。
以下是一些不建议使用抄送的情况:
- 不必要地让主管了解每一个细节。
- 将邮件用作工作记录。
- 仅仅为了证明自己的观点。
关于抄送的矛盾使用:
不应不必要地使用抄送,并且不应将不相关的人员包含在邮件中。然而,如果你的同事可能需要主管的督促才能完成工作,那么将主管抄送也未尝不可。
如果你的经理需要证明你确实在工作,那么也可以使用抄送功能。
电子邮件礼仪:何时使用密送
使用密送基本上意味着你正在“秘密地”告诉某人。使用时需谨慎。当你将人员添加到密送栏位时,没有人知道还有谁收到了邮件。这可以被视为秘密录音或允许某人秘密旁听会议。
密送应谨慎使用。有时你确实需要使用它,并且在需要使用时通常很明显。除此以外,不建议随便密送他人。尽可能使用抄送栏位。
总结
密送栏位是隐藏的,这意味着没有人会知道你使用了它。抄送栏位则不是隐藏的,其使用情况是公开可见的。邮件接收者会知道他们是被添加到了抄送栏位还是密送栏位。请务必确保你密送的人不会使用“全部回复”按钮。