使用 Smartsheet 自动化流程、管理项目和跟踪任务

对于现代项目管理、任务监控、流程自动化以及工作场所或远程办公室的协作,Smartsheet 是您唯一需要的工具。

对于在线运营渴望增长并希望快速扩大规模的企业来说,动态项目和任务管理工具是必要的。 但是,他们使用多种工具,因为大多数任务管理软件都专注于特定功能。

Smartsheet 是一种一体化解决方案,可节省时间和金钱。 阅读这篇对 Smartsheet 的简明评论,直到最后。 您将了解基本功能以及它们如何在实际中使用。

什么是智能表?

顾名思义,Smartsheet 是一种现代化的电子表格工具。 但是,它不仅仅用于数字业务数据处理。 您还可以管理项目、跟踪任务和自动化业务流程。

作为无代码数字解决方案平台,它在商业兄弟会中也很受欢迎。 您的团队无需编写任何代码即可开发文档审批、内容审批、任务分配等自动化工作流解决方案。

超过 90% 的财富 100 强公司使用 Smartsheet 来促进协作、自动化工作流程、轻松的项目管理、内容管理和动态工作。

该工具适用于任何业务,从一个项目到多个项目的组合。 根据您的工作量,您可以选择您的 Smartsheet 计划并在需要时扩大规模。

您可以在哪里使用 Smartsheet?

无论是在线工作还是离线工作,Smartsheet 都适用于各种业务。 在下面查找流行用例列表:

  • 专业的服务
  • 电信
  • 非营利组织
  • 软件和产品开发
  • 制造业务
  • 销售和营销机构
  • IT 支持和运营
  • 技术咨询业务
  • 金融服务
  • 中小企业
  • 联邦政府
  • 人力资源解决方案
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Smartsheet的核心能力

Smartsheet 具有许多功能,可以将平凡的工作转变为令人兴奋的工作。 其核心功能包括预构建的解决方案、高级插件和核心功能。 以下是您经常需要的一些关键功能:

  • 任务、项目和工作应用程序的活动历史记录
  • 将文件附加到项目和任务
  • 工作流程自动化
  • 日历管理
  • 第三方应用连接器
  • 仪表板
  • 关键路径法
  • 电子签名
  • 电子表格公式
  • 通知和提醒
  • 工作见解
  • 甘特图
  • 数据保留控制
  • 文档生成器
  • 离线和在线表格

Smartsheet:项目和任务的一站式解决方案

Smartsheet 具有管理从简单到复杂项目所需的所有工具和功能。 因此,您不需要其他业务软件来处理相同的任务。 此外,您可以将现有业务应用程序与 Smartsheet 连接起来,并通过一个集中式工具控制所有数据和任务。

在下面找到使 Smartsheet 成为任何业务运营和流程的真正一站式解决方案的特性和功能:

工作结构的基础知识

Smartsheet 的核心是一种高级电子表格工具。 因此。 它具有与标准电子表格应用程序类似的功能。 除了标准功能之外,还有自动化、自定义应用程序、共享、发布等高级功能。

这个想法是允许用户根据他们的业务需求自定义应用程序。 一些关键的基本功能是:

1. 表和行

表格是您在 Smartsheet 上所做的一切的基础。 无论您需要创建项目、WorkApp、自动化工作流、报告等,您都需要一张工作表。 当您从“创建”菜单中选择不同的选项时,Smartsheet 会自动制作和格式化工作表。 在工作表中,您会找到数据输入行。

2. 栏目

列可让您组织行数据。 您可以根据项目需要添加自定义列。 项目管理表默认带有任务名称、开始、完成、持续时间、前任、分配给、评论、完成百分比和状态列。

3. 公式

Smartsheet 附带标准电子表格公式,如 SUM、AVG、COUNT、MIN、MAX 等。您将在“所有函数”列表中找到更复杂的公式。

项目管理和甘特图

Smartsheet 中的项目管理很方便,因为它使用电子表格作为项目的基础数据源。 您可以从 Smartsheet 的创建菜单中创建一个新项目。

当您在“创建”菜单中选择“项目”时,Smartsheet 会在您选择的项目名称下创建一个新工作表。

新的项目表是自动格式化的,因此您可以输入项目数据,例如任务名称、持续时间、开始、完成、前任、分配给、完成百分比和状态。

您可以单击右侧工具栏上的工作表摘要按钮为项目添加摘要。 总之,您可以使用文本/数字、联系人列表、日期、下拉列表、复选框和符号。

输入一些任务及其开始和结束日期后,您可以为您的项目创建甘特图。 在工作表的上部工具栏中,您应该看到网格视图。

单击它并切换到甘特视图以获取自动甘特图。

自动化工作流程

如果您的业务流程包含许多手动和重复性任务,您可以使用自动化工作流有效地自动化这些任务。 在带有模板的 Smartsheet 上创建自动化工作流程非常简单。 您可以在无数情况下使用这种自动化,一些关键示例是:

  • 通知团队成员您已为他们分配了任务。
  • 通知利益相关者到期任务日期已更改。
  • 通知利益相关者和合作者关键日期即将到来,例如小组会议。
  • 通过从项目团队成员那里获取每周任务状态来更新项目时间表。
  • 让 Smartsheet 根据特定操作(例如关闭任务或更新任务状态)自动编辑工作表。

您可以从项目表创建自动化工作流程。 在任何工作表的左上角查找“自动化”按钮。 单击它,然后选择从模板创建工作流。

共享与协作

安全地处理协作项目是 Smartsheet 的最佳功能之一。 共享和协作工具为您的项目、任务、仪表板、报告和工作应用程序带来企业级协作和数据安全性。

1. 权限

当您与某人共享 Smartsheet 内容时,您可以根据他们的角色分配不同的权限。 Smartsheet 当前允许五个权限级别:管理员、所有者、编辑者、评论者和查看者。

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2.表格

您可以从工作表视图创建表单以收集项目数据。 Smartsheet 用户使用表单来整合数据,例如:

  • 员工反馈
  • 客户的反馈意见
  • 产品订单
  • 任务指令
  • 项目建议
  • 工单创建和数据收集

3. 工作区

工作区的功能类似于 Smartsheet 上的共享云存储。 您可以将 Smartsheet 内容(如工作表、报告、仪表板、WorkApp 等)放在 Workspaces 上。 然后,配置访问权限并与协作者共享工作区。 再次将内容添加到同一工作区后,协作者将获得自动访问权限。

报告

Smartsheet Reports 使您能够与合作者和利益相关者共享高级项目或任务数据。 您可以在一个报告中合并多个工作表、任务或项目,或创建单独的报告。

当您过滤掉工作表数据并显示受众需要知道的特定数据时,报告会很有帮助。 因此,您可以将报告用于:

  • 展示待处理的项目或任务
  • 展示销量
  • 以数字报告营销成就
  • 提交财务报告
  • 通知资源利用
  • 报告库存状态

您可以从 Smartsheet 的“创建”菜单创建独立报告或项目链接报告。 方法如下:

  • 从创建菜单中选择报告。
  • 选择行报告或工作表摘要报告。
  • 行报告有助于从卡片、甘特图、日历和工作表网格创建报告。
  • 如果您需要在各种项目工作表的摘要上创建一个帐户,则工作表摘要报告是有效的。
  • 选择新创建的报告链接开始添加数据。
  • Smartsheet 界面将引导您完成第一时间。

仪表板

仪表板使您能够与协作者共享引人入胜且直观的报告,而无需共享复杂的工作表。

企业可以通过多种方式使用 Smartsheet 仪表板,例如:

  • 项目团队的项目完成指标
  • 人力资源团队的员工绩效仪表板
  • 财务流程的财务成就板
  • 销售团队实现的销售额与目标

要创建仪表板:

  • 从 Smartsheet Browse 中选择任何项目。
  • 单击创建,然后选择仪表板/门户。

  • 输入名称并单击“确定”。
  • 仪表板将出现在项目下方。
  • 单击它以访问编辑屏幕。
  • 现在,选择 Add Widget 以将数据添加到 Dashboard。
  • 您可以从 Metric、Chart、Shortcut、Report、Image 等中进行选择。
  • 选择小部件后,您将获得添加数据选项。

  • 单击它并从“选择数据”屏幕中选择表格或工作表摘要数据。

文档生成器

处理大量合同和自定义文档的企业可以从此 Smartsheet 功能中受益。 您可以立即将 Smartsheet 项目或任务中的工作表数据更新为可填写的 PDF 表单。

  • 选择工作表的行,然后右键单击并选择行操作。
  • 在出现的新上下文菜单中,您将找到生成文档。

  • 单击该按钮以转到 Document Builder 映射页面。
  • 每个项目映射一次可填写的 PDF 文档,并随时创建文档。

1. DocuSign 签名

如果文档需要协作者的签名,您可以使用 DocuSign 模板。

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2.自定义电子邮件

此子功能可让您直接从任何项目或任务表向协作者发送个性化电子邮件以获取电子签名。

3. 追踪状态

映射文档生成器时,插入添加跟踪列元素以跟踪文档审批状态。 当 Smartsheet 检测到 DocuSign 中的更改时,它将更新工作表中的状态。

工作应用

这些应用程序可让您为仪表板、报告、工作表、表单、Google 文档、Tableau 仪表板等 Smartsheets 的内容创建独立的 Web 应用程序。WorkApps 带有专用 URL,以便您可以通过文本或电子邮件发送 URL 以进行有效协作。 此外,您可以在 WorkApps 中设置自定义访问控制。

1. 创建一个 WorkApp

  • 在您的 Smartsheet 主页中,单击创建并选择 WorkApp。
  • 您可以从头开始,也可以选择 WorkApp 模板。
  • 单击 WorkApp 屏幕上的 Untitled App 部分以输入名称。
  • 构建器将引导您完成 WorkApp。

2.向WorkApp添加内容

  • 如果您是内容所有者或 Smartsheet 管理员,您可以将内容添加到 WorkApps。
  • 单击左侧面板上的 WorkApp 按钮转到 WorkApps 主页。
  • 单击目标 WorkApp,然后选择编辑应用程序。
  • 从左侧工具栏的页面部分,选择添加页面。

  • 单击 Smartsheet 内容并找到内容以将其添加到 WorkApp。

3. 预览 WorkApp

将角色和内容添加到 WorkApp 后,您可以按角色预览它,以查看应用程序上线后的外观。 单击 WorkApp 屏幕左上角的 Preview 按钮,然后选择像 Project Team 这样的角色。 您可以单击发布以从预览模式完成应用程序,或选择退出预览以开始在 WorkApp 上工作。

第三方应用连接器

许多 Smartsheet 连接器(ODBC 协议)位于解决方案中心的附加组件部分。 但是,以下是中型和大型企业使用的流行的:

1. Jira 连接器

它使您能够直接从 Smartsheet 应用程序处理 Jira 问题和工单。 您必须订阅 Business、Enterprise 或 Smartsheet Advanced 才能获得此连接器。 连接器支持自托管和云 Jira 套装。 Smartsheet 管理员可以允许用户级配置文件更新工单、监控进度和跟踪 Jira 的工作流程。

2. Salesforce 连接器

Salesforce Connector for Smartsheet Advance 订阅使销售、产品和订购团队能够从 Salesforce 应用程序获取实时数据。 您可以自动化 Salesforce 流程,例如管道审查、批量更新、预测、从销售到服务的移交等等。

3. Microsoft Dynamics 365 连接器

Microsoft Dynamics 365 同步可用于 Smartsheet Advance。 它可以帮助面向客户的企业在 Smartsheet 上直接与销售、产品和订购团队协作。 连接一次您的 Microsoft Dynamics 365 实例并从 Smartsheet 执行所有常规任务。

结论

每当您选择项目和任务管理软件时,您都必须寻找一体化解决方案。 否则,您会发现您和您的团队正忙于管理多个业务工具而不是项目,并且失去了生产力。

Smartsheet 就是这样一种工具,它提供了动态业务所需的所有功能。 试用该工具并将上述功能应用到您的业务中。 看看您是否可以见证团队之间更好的生产力、自动化和合作。

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