关于优先级矩阵的详细指南 [4 Templates]

确定工作的优先级似乎很简单。 只需完成您的客户说紧急的那一项。 但是,这不是任务优先级和业务项目的专业方式。 强调某些任务背后有很多科学依据。 这门科学被称为项目优先矩阵。

要发展您的业务并超越竞争对手,您需要的不仅仅是出色的概念、熟练的团队和先进的工具。 无论是应用程序的开发还是消费品的生产,您都需要高质量地执行任务。

只有当您的团队纪律严明,并遵循科学的任务分配、完成和继续执行另一项任务的方式时,您才能获得出色的执行质量。 优先级矩阵就是这样一种工具,它可以通过更快地计划执行有价值的任务来简化项目任务并在更短的时间内完成更多工作。

继续阅读有关项目优先级矩阵、收益、用例和优先级矩阵模板的文章。

什么是优先矩阵?

优先级矩阵是一种项目任务分析工具,主要与其他业务流程管理工具配合使用。 它还与六西格码技术一起使用,用于使用某些标准评估选择并决定业务人员应该关注的地方。

无论项目是一项简单的任务还是一项需要数年时间的复杂任务,您都可以在这两种情况下使用该工具。 此外,它不仅仅是企业的任务优先级工具。 自由职业者、独立企业家和专业人士也可以出于工作或个人原因使用此工具。

有时,项目利益相关者在决定应优先考虑哪个任务时可能会遇到瓶颈。 为了解决这些问题,优先矩阵作为选择具有正确价值和紧迫性的正确任务的科学基础。

根据项目的复杂性和评估标准,优先级矩阵可以采用不同的形式。 例如,有些像 2X2 网格象限一样简单,其中“价值”与“成本”相对应。 相反,当您将优先级矩阵与六西格码方法相结合时,有些可能在设计和执行方面非常复杂。

六西格码优先矩阵

使用优先矩阵工具的 6 Sigma 管理方法是不完整的。 由于六西格码是关于差距分析、持续过程改进和消除浪费的,因此优先矩阵非常适合这种管理方法。

在这个过程中,优先级矩阵比较多个数据集,至少两个,并使用加权标准对任务进行排序以强调重点。 由于 6 Sigma 优先矩阵评估多个数据集,因此最终工具不仅仅是 2X2 象限。

它包括:

  • 输出变量作为图表顶部的列标题
  • 输入变量作为左侧面板上的行
  • 表格最右侧的加权分数、百分比、排名和状态
  • 以及列标题底部的计算加权分数

当您使用项目任务优先级的绝对六西格码方法时,您可以在逻辑上做出适当的决策。 此外,在使用六西格码时,所有利益相关者都可以达成共识。

根据领先的商业顾问、战略开发人员和作家 Lynne Hambleton 的说法,六西格码优先级矩阵可以是三种不同的类型。 作者在她的文章中提到了以下内容 六西格码增长方法、工具和最佳实践的宝库 书:

#1。 当得分较高的变量更重要时,必须选择共识标准。 它考虑所有团队成员的输入,以生成基于共识的具有数字分数的模型。

#2。 组合矩阵更像是一个因果图以及优先矩阵。 该方法计算所有变量对另一个变量的影响。

#3。 Full Analytical Criteria 是最复杂的 Sig Sigma 优先级工具,主要由项目组合经理用来评估多个项目及其对业务收入模型和客户关系的影响。

优先矩阵的好处

#1。 使用优先矩阵工具可以更轻松地根据任务的重要性和价值来组织大量任务。 由于记住大型项目的所有任务并不容易,如果不使用此工具,将重要项目与次要项目分开可能会成为猜测。

#2。 与其他软件不同,此工具是可定制的。 在项目期间,整个团队可以坐在一起并根据任务添加更多变量或删除一些变量。 因此,您会发现许多不同类型的优先级矩阵。

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#3。 您可以将现有项目的优先级矩阵用于新项目。 只需创建此工具的模板并在项目更改时更新权重、标准、变量、任务等。

#4。 这个工具很容易被所有队友理解,即使是那些不精通技术的人。 只需输入待办事项列表、分数和标准。 该工具将完成其余的工作。

#5。 该工具以客观性为中心,因此企业可能会失去手工工作带来的个性包袱。

#6。 使用此工具,项目经理和所有者可以有效地将他们的任务委派给下属,并最大限度地利用分配的劳动力。

何时使用优先矩阵

在以下情况下,您可以信任此工具:

  • 对涉及需要评估这些项目的多个变量的复杂任务、票证或问题进行优先级排序。
  • 评估输入数据以对错误、工单、任务、项目等进行排名,以分配排名。
  • 以简化的方式安排业务或个人项目任务,目标是及时完成。
  • 起草一份单页文件,将项目的重点领域可视化。
  • 在不破坏项目进度的情况下将任务适当地委派给团队成员。
  • 促进项目团队内部的协作工作。

如果您想知道此工具对谁有用:

  • 由负责办公室任务和家务的家庭人员工作。
  • 自由职业者和承包商需要评估他们的项目并相应地完成任务。
  • 微型、小型、中型和大型企业根据商业价值评估项目。
  • 监督多个项目和项目团队的项目经理。

如何使用优先矩阵

如果你想有效地使用这个工具,你必须全面了解优先矩阵象限:

象限 1

  • 高价值的任务需要较少的努力,但影响比其他任务高。
  • 这个矩形的任务是紧急和关键的,所以尽早完成。

象限 2

  • 重大项目需要更多的努力,由此产生的影响也很大。
  • 大多数情况下,这些任务没有截止日期。
  • 您应该为这些项目设置合理的里程碑,并定期实现里程碑。

象限 3

  • 这些通常是省力和低影响的任务。
  • 只要有可能,将这些任务委派给您的下属或同事。

象限 4

  • 这些任务不会对业务投资回报 (ROI) 增加太多,但需要付出很大的努力。
  • 您应该比其他象限晚完成这些任务。
  • 您可能还想改进您的业务流程以完全消除此类任务。

一旦您了解了象限,就该使用优先矩阵了:

#1。 从矩阵中选择项目或任务,因为它根据变量和选定的标准进行加权。

#2。 从矩阵中选择的项目将自动对您的业务具有真正的价值。 但是,请重新检查以避免财务损失。

#3。 根据任务排名从优先级矩阵中选择下一个任务。 该工具可轻松用作项目调度应用程序。

#4。 尝试使用软件或优先矩阵模板来维护优先矩阵文件。 您的利益相关者可以快速查看您的工作重点。 此外,您将来可以重复使用该模板。

优先矩阵的最佳实践

#1。 通过项目所有者、经理、团队成员和最终用户的适当头脑风暴会议选择任务或问题排名标准。

#2。 使用层次分析法 (AHP) 在利益相关者之间形成清晰而强烈的共识。 然后设置每个人都可以信任的加权标准。

#3。 评分过程应该是高度协作的。 您可以使用在线表格和白板等不同工具,就优先矩阵的主观判断达成共识。

现在是时候看看一些可以帮助您处理优先级矩阵的工具和模板了:

智能表

智能表 是一种全球知名的工作空间和项目管理工具,各种规模的企业都可以灵活且成功地使用它。 如果您的工作场所已经订阅了这个基于云的应用程序,您可以轻松地使用其项目管理解决方案中心来创建一个易于使用的产品优先级委员会。

进入 Smartsheet 应用程序的解决方案中心后,您将找到各种项目板,如财务和会计、客户和客户、人力资源等。在产品开发组内,您应该找到所需的优先级矩阵。

如果您没有使用 Smartsheet 的任何订阅或不想试用其试用计划,则无需担心。 Smartsheet 还提供了一些基本的优先级矩阵,任何人都可以出于任何他们认为合适的原因下载和使用。 只需访问此官方 智能表模板 图书馆门户。 您将获得 2 到 3 个可以以 Excel、PDF 或 Word 文件格式下载的模板。

米罗优先矩阵

米罗 是另一种值得信赖且可靠的解决方案,可将多个业务应用程序集中在一个地方,例如白板、混合工作区、远程会议、流程图绘制、项目规划等。此外,它是各种时间和项目管理模板的高质量存储库比如思维导图、看板、服务蓝图、优先矩阵等。

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访问其模板库后,搜索“优先级”,您将发现可操作的优先级矩阵模板,如 2X2、3X3 和 RICE(范围、影响、信心和努力)优先级方法模板。

您需要在 Miro 画板中自定义这些模板。 与 Smartsheet 不同,您不能简单地下载模板以在 Excel 工作簿中使用。 相反,您可以将开发板导出为各种可共享格式,例如 JPEG、PDF、CSV 和 JIRA 兼容文件。

这还不是全部! Miro 因在项目规划和头脑风暴方面的在线协作而备受赞誉。 因此,您可以在 Miro 优先矩阵模板上获得大量连接工具,例如投票、演示模式、实时笔记记录、聊天、视频聊天和在线板共享。

艾森豪威尔矩阵模板:印象笔记

印象笔记 是领先的笔记应用程序之一,它还具有文档同步、文档扫描、组织日历时间表、简化任务等功能。与迄今为止提到的其他工具一致,Evernote 还提供了许多用于商务、家庭、个人生活和工作目的。 一个这样的模板是艾森豪威尔矩阵。

艾森豪威尔矩阵与优先级矩阵类似,长期以来一直用于业务流程中,以确定最重要的任务的优先级。 它只是一个 2X2 象限,您可以根据职责的等级或重要性和紧迫性对职责进行排名。

例如,左侧列包括两个堆叠的列标题:紧急 + 重要,在其下方,紧急 + 不重要。 现在,右侧列也有两个垂直列标题堆叠在另一个上:重要 + 不紧急和不重要 + 不紧急。

您可以通过试用或付费订阅在 Evernote 应用上自定义模板。

Google Workspace 优先级矩阵

如果您的组织代码或企业应用使用政策将您限制在 Google Workspace 生态系统中,您必须尝试 优先矩阵,由prioritymatrix.com 开发。 它是一个专用的 Google Workspace Marketplace 应用程序,使用 Google 的资源开发,例如 Google Cloud 应用程序引擎等。

其直观的用户界面 (UI) 提供了一个优先级框架。 您还可以通过协作项目视图传达团队优先级。 它的一些显着特点是:

  • 任务委派
  • 任务管理
  • 管理多个项目
  • 与 Gmail、Google Drive、Google Docs 等集成。
  • 通过高级过滤进行任务排序

简而言之,该工具可帮助您和您的团队专注于正确的任务。 但是,它是一个基于订阅的应用程序。 免费试用结束后,您必须购买订阅许可证才能继续使用该工具。

到目前为止,您已经了解到优先级矩阵是一种流行的用于决策的时间管理工具。 许多简单和复杂的项目都利用这个工具来科学地决定哪些任务需要立即关注,哪些可以留待以后执行。

这种技术背后的概念和科学是坚实的。 它促使您的团队最大限度地使任务与您的项目目标保持一致。 为了证明这一点,该工具使用加权评分对任务进行排名。 但是由于以下原因,优先矩阵的使用可能会不足:

  • 学习应用该工具的适当标准
  • 通过与客户讨论正确权衡这些标准
  • 实时协同工作和一起工作的习惯
  • 创建可以在大多数项目中使用的完美模板

借助本文中解释的概念和免费的优先级矩阵工具,您可以更轻松地尝试在单独或团队项目中实现这一点。

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