如何使用 Excel 创建简单发票

无论您是为多家公司工作的自由职业者,还是计划向其客户提供信用额度的企业,您都需要一张发票。 在 Excel 中创建自定义发票并不困难。 您将准备好提交发票并立即收到付款。

使用发票模板

在 Excel 中创建简单的发票相对简单。 创建几个表,设置一些规则,添加一些信息,然后就可以开始了。 或者,有许多网站提供 免费发票模板 由实际会计师创建。 您可以改用这些,甚至下载一个作为您自己制作的灵感。

Excel 还提供了自己的发票模板库,供您使用。 要访问这些模板,请打开 Excel 并单击“文件”选项卡。

在这里,选择“新建”并在搜索栏中输入“发票”。

按 Enter 键,将出现一组发票模板。

浏览可用模板以找到您喜欢的模板。

从头开始在 Excel 中创建简单发票

要在 Excel 中制作简单的发票,我们首先需要了解需要哪些信息。 为简单起见,我们将仅使用接收付款所需的信息创建发票。 这是我们需要的:

卖家信息
名称
地址
电话号码

买家信息
公司名
地址

发票日期
发票号码
项目描述(所售服务或产品)
项目价格(单个产品或服务)
到期总金额
付款方式

让我们开始吧。

首先,打开一个空白的 Excel 工作表。 我们要做的第一件事是摆脱网格线,给我们一个干净的 Excel 表来工作。为此,转到“查看”选项卡并取消选中“显示”中的“网格线” “ 部分。

现在让我们调整一些列和行的大小。 这将为我们提供额外的空间来存储一些较长的信息,例如项目描述。 要调整行或列的大小,请单击并拖动。

默认情况下,行设置为 20 像素的高度,列设置为 64 像素的宽度。 以下是我们建议您设置行和列以进行优化设置的方法。

行:

第 1 行:45 像素

列:

A列:385像素
B 列:175 像素
C列:125像素

第 1 行将有您的姓名和“发票”字样。 我们希望接收者能够立即看到该信息,因此我们留出一点额外空间来增加该信息的字体大小,以确保它能够引起接收者的注意。

A 列包含发票中的大部分重要(并且可能很冗长)信息。 这包括买卖双方信息、物品描述和付款方式。 B 列包含所列项目的具体日期,因此不需要太多空间。 最后,C 列将包括发票编号、发票日期、列出的每个项目的单独价格以及应付总额。 此信息的长度也很短,因此不需要太多空间。

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继续将您的行和单元格调整为建议的规格,让我们开始插入我们的信息!

在 A 列第 1 行中,继续输入您的姓名。 给它一个更大的字体大小(大约 18pt 字体)并将文本加粗以使其突出。

在 B 列第 1 行中,键入“发票”以立即清楚文档是什么。 我们建议使用全部大写的 28pt 字体。 如果你愿意,可以随意给它一个更浅的颜色。

在 A 列的第 4、5 和 6 行中,我们将输入我们的地址和电话号码。

在 B 列的第 4 行和第 5 行中,使用粗体文本键入“DATE:”和“INVOICE:”并将文本向右对齐。 C 列的第 4 行和第 5 行是您输入实际日期和发票编号的地方。

最后,对于基本信息的最后一部分,我们将在 A 列第 8 行输入文本“Bill To:”(粗体)。在第 9、10 和 11 行的下方,我们将输入收件人信息。

现在我们需要制作一个表格来列出我们的商品、履行日期和具体金额。 以下是我们将如何设置它:

首先,我们将合并第 14 行中的 A 列和 B 列。这将作为我们列出的项目(A 列,第 15-30 行)和我们的履行日期(B 列,第 15-30 行)的标题。 合并第 14 行中的 A 列和 B 列后,为单元格添加边框。 您可以转到“主页”选项卡的“字体”部分,选择边框图标,然后选择所需的边框类型。 现在,我们将使用“所有边界”。

对单元格 C14 执行相同的操作。 如果你愿意,可以随意遮蔽你的细胞。 我们会做一个浅灰色。 要使用颜色填充单元格,请选择单元格,选择“主页”选项卡的“字体”部分中“填充颜色”图标旁边的箭头,然后从下拉菜单中选择您的颜色。

在第一个突出显示的单元格中,键入“DESCRIPTION”并将文本居中对齐。 对于 C14,键入“AMOUNT”并居中对齐。 两者的文本都加粗。 现在您将拥有表格标题。

我们想确保我们有一张足够大的桌子来列出我们所有的物品。 在此示例中,我们将使用 16 行。 根据需要给予或索取。

转到表格所在位置的底部,并为该行中的前两个单元格设置下边框。

现在突出显示单元格 C15-29 并给它们所有左右边框。

现在,选择单元格 C30 并为其设置左、右和下边框。 最后,我们将在表格中添加“总和”部分。 突出显示单元格 C31 并为其设置整个单元格的边框。 你也可以给它一种颜色,让它脱颖而出。 请务必在旁边的单元格中用“TOTAL”标记它。

这完成了我们桌子的框架。 现在让我们设置一些规则并添加一个公式来包装它。

我们知道我们的履行日期将在 B 列第 15-30 行。 继续并选择这些单元格。 选择所有这些后,单击“主页”选项卡的“数字”部分中的“格式数字”框。

选择后,将出现一个下拉菜单。 选择“短日期”选项。 现在,如果您在其中任何一个单元格中输入诸如 12/26 之类的数字,它会自动将其重新格式化为短日期版本。

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同样,如果您突出显示单元格 C15-30,这是我们的项目金额所在的位置,并选择“货币”选项,然后在这些单元格中输入金额,它将重新格式化以反映该金额。

要自动添加所有单独的金额并将其反映在我们创建的“总和”单元格中,请选择单元格(本例中为 C31)并输入以下公式:

=SUM(C15:C30)

现在,如果您在单个金额单元格中输入(或删除)任何数字,它将自动反映在总和单元格中。

从长远来看,这将使您的工作更有效率。

继续,在 A34 中输入文本“付款方式:”。

您放在旁边的信息是您和收件人之间的信息。 最常见的付款方式是现金、支票和电汇。 有时您可能会被要求接受汇票。 一些公司甚至更喜欢直接存款或使用 PayPal。

现在画龙点睛,别忘了感谢您的客户或客户!

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