数据透视表是 Excel 中一个非常强大的内置报表工具。它通常被用来汇总和计算总数,但实际上,你也可以利用它来计算数值之间的百分比变化。更棒的是,这个操作非常简单。
你可以运用这项技巧来处理各种各样的任务,几乎任何需要比较数值变化的情况都可以使用。在本文中,我们将通过一个简单的例子来演示如何计算和展示每月总销售额的百分比变化。
这是我们即将使用的工作表数据。
这是一个典型的销售数据展示,其中包括订单日期、客户名称、销售代表、总销售额以及其他相关信息。
为了实现我们的目标,我们首先将数据区域格式化为 Excel 表格,然后创建一个数据透视表来进行百分比变化计算并展示结果。
将数据区域转换为表格
如果你的数据区域尚未被格式化为表格,我们强烈建议你这样做。与工作表中的普通单元格区域相比,存储在表格中的数据具有诸多优势,尤其是在使用数据透视表时 (了解更多关于使用表格的优点)。
要将数据区域格式化为表格,请选中该区域,然后点击“插入”>“表格”。
检查选中的范围是否正确,并确保第一行包含标题,然后点击“确定”。
现在,该数据区域已被格式化为表格。为表格命名可以方便在创建数据透视表、图表和公式时引用。
点击表格工具下的“设计”选项卡,然后在功能区左侧的框中输入一个名称。这里,我们将表格命名为“Sales”。
你也可以在这里更改表格的样式,如果需要的话。
创建数据透视表以显示百分比变化
现在,让我们开始创建数据透视表。在新的工作表中,点击“插入”>“数据透视表”。
这时会弹出一个“创建数据透视表”窗口。Excel 会自动检测你的表格。当然,你也可以选择其他表格或区域作为数据透视表的数据源。
将日期分组为月份
接下来,将日期字段拖放到数据透视表的“行”区域。在这个例子中,日期字段名为“Order Date”。
从 Excel 2016 版本开始,日期值会自动按年份、季度和月份进行分组。
如果你的 Excel 版本没有自动分组,或者你想修改分组方式,可以右键单击包含日期值的单元格,然后选择“组合”命令。
选择你想要的分组方式。在这个例子中,我们只选择了年份和月份。
现在,年份和月份成为了我们可以用来分析的字段。月份仍然被标记为“Order Date”。
将值字段添加到数据透视表
将“Year”字段从“行”区域移动到“筛选器”区域。这使得用户可以按年份筛选数据透视表,避免信息过于杂乱。
将包含需要计算的值(本例中为“总销售额”)的字段两次拖放到“值”区域。
目前来看,数据透视表可能还不够清晰,但很快就会发生改变。
两个值字段都默认为求和,并且当前没有格式。
我们希望保留第一列的值作为总数。但是,这些数字需要进行格式化。
右键单击第一列中的数字,然后从快捷菜单中选择“数字格式”。
在“设置单元格格式”对话框中,选择“会计”格式,并保留 0 位小数。
现在,数据透视表看起来像这样:
创建百分比变化列
右键单击第二列中的值,指向“显示方式”,然后点击“差异百分比”。
选择“(上一个)”作为基准项。这意味着当前月份的值将始终与前一个月份的值(即“订单日期”字段)进行比较。
现在,数据透视表同时显示了数值和百分比变化。
点击包含行标签的单元格,然后输入“月份”作为该列的标题。接下来,点击第二个值列的标题单元格并输入“变化”。
添加一些变化箭头
为了使这个数据透视表更加完善,我们可以添加一些绿色和红色箭头来更直观地显示百分比变化。
这样我们可以更清楚地看到变化是积极的还是消极的。
点击第二列中的任意一个值,然后点击“开始”>“条件格式”>“新建规则”。在弹出的“新建格式规则”窗口中,按照以下步骤操作:
选择“为选定区域的 ‘变化’值单元格设置格式”。
从“格式样式”列表中选择“图标集”。
从图标样式列表中选择红色、琥珀色和绿色三角形。
在“类型”列中,将列表选项从“百分比”更改为“数字”。这将把值列更改为 0。这正是我们想要的。
点击“确定”,条件格式就会应用到数据透视表。
数据透视表是一个非常强大的工具,也是显示数值随时间变化百分比的最简单方法之一。