在日常工作或生活中，我们常常会遇到需要发送提醒邮件的情况，这几乎是不可避免的。
随着电子邮件营销的兴起，各品牌都会向客户发送大量邮件，导致收件箱中未读邮件的比例相当高。
事实上，根据 Mailbird 的一项调查，35%的电子邮件在收件箱中都处于未读状态。换句话说，超过三分之一的邮件没有被及时打开。这时，你既可以将重要的信息埋没在不断增长的收件箱中，也可以选择发送一封温馨的提醒邮件。
什么是温馨提醒邮件？
顾名思义，温馨提醒邮件是一种以礼貌的方式，再次告知收件人发送邮件的初衷。
发送提醒邮件的原因多种多样，可能是你没有收到回复，也可能是收件人忘记打开邮件。无论如何，我们的目的不是显得过于迫切，而是避免错过最初发送邮件想要达成的目标。
虽然这看起来很简单，但仍有一些细节需要注意，例如主题行应该如何写，邮件正文应该有多长等。
接下来，我们将详细探讨这些问题。
写给老板的邮件
这种情况非常普遍，因为经理或老板通常工作繁忙。
提醒的内容可以是之前讨论过的某个项目、报销请求、工资相关事宜等等。
主题行示例：
1. 关于{任务}，需要您的意见
2. 等待您对{任务}的回复
3. 温馨提醒：关于{任务}的内容
邮件正文示例：
嗨，伊森，
这是我之前发送的关于{任务}邮件的后续提醒。我正在等待您的指示，以便推动项目进展。如果您需要我提供任何帮助，请随时告诉我。
此致，
比阿特丽斯
主题行和邮件正文可以有多种变化，但核心思想是保持简洁明了，直奔主题。即使有多个方面需要注意，也可以将其列成列表，而不是写成连篇的段落；这样可以帮助收件人轻松了解需要做什么。
逾期付款
对于任何企业来说，按时收到付款都至关重要。但不幸的是，在按时付款方面，许多人都未能做到。
由于这是一个对双方都敏感的话题，因此，采取既“坚定”又“温和”的方式至关重要。既要让对方了解情况的严重性，又要确保业务能继续进行，同时避免关系恶化。
主题行示例：
1. 发票 {编号} 已逾期
2. 紧急：发票 {编号} 待支付
3. 待办事项：发票 {编号} 仍未付款
邮件正文示例：
1. 发票 {编号} 付款已逾期
2. 紧急：发票 {编号} 待付款
3. 待办事项：发票 {编号} 仍未支付
那么，何时发送付款提醒呢？
这取决于多种因素，例如双方业务关系的持续时间、客户是否经常拖欠付款，以及你是否想继续与这个客户合作。根据这些因素，可以调整邮件的语气和发送时间。
在大多数情况下，到期日后的下一个工作日是发送付款提醒的最佳时机。不过，我通常不建议等待超过一周。
反馈请求
学习是一项终身事业，对于初学者尤其重要。 我记得在2020年，我曾在Reddit上向一位自由撰稿人寻求对我作品的反馈。我对那天帮助我的陌生人感激不尽，他们的反馈对我影响深远。
但是，如果你的反馈请求没有得到回复该怎么办呢？ 对方可能是你的老师、前辈，或者是你所在领域非常尊敬的人。
主题行示例：
1. 等待您对{事项}的宝贵反馈
2. 反馈请求提醒
3. 提醒：需要专家意见
邮件正文示例：
嗨，迈克尔，
希望你一切都好。
这是我之前请求您对此事提供反馈的邮件的后续提醒。我确信您在{主题}方面的专业技能将使我受益匪浅。
我期待您的宝贵回复。
此致，
内森
此外，专家可能是一位知名人士，每天都会收到很多类似的请求。在这种情况下，特别是如果你们之间不是私人关系，你还可以添加一句玩笑话，例如“我愿意为您的努力付费”，这样可以使对方觉得值得付出时间和精力。
我知道对一个不认识的人说这样的话可能会让你感到尴尬，但我曾遇到过一位对提供“免费反馈”持怀疑态度的“知名作家”。
毋庸置疑，我后来转向其他作家（在Reddit上），他们给我的反馈比我所要求的或能够感谢的还要多。
因此，你的情况也可能如此，这完全没问题。这些专家非常忙碌，提供报酬可以引起他们的注意，尤其当你不想寻求其他专业人士的帮助时。
租金提醒
这对于房东来说非常重要。你可以选择语气强硬，但这可能会导致法律问题，因此不可取。
相反，应该采取专业且自信的态度。
主题行示例：
1. 紧急：逾期租金
2. 未付租金提醒
3. 待办事项：{月份}未付租金
邮件正文示例：
嗨，乔治，
希望你今天过得愉快。
我注意到{房屋地址}的{月份}租金仍未支付。我理解有时候会出现一些困难。
尽管如此，我还是想了解一下预计付款日期，并希望您能按照租赁协议及时支付租金。
感谢您的关注，并期待您的及时回复。
此致，
汉娜
活动提醒
为了保证活动成功，活动经理承受着巨大压力。人员统计对于任何活动都至关重要。因此，活动管理者有必要提前确认参会情况，以便将空余座位提供给他人。
这些提醒邮件应该措辞清晰，具有影响力且友善，并要求回复，否则将取消座位。
主题行示例：
1. 请确认是否参加{活动}
2. 提醒：不要错过{活动}
3. 我们在等待您对 {活动} 的回复
邮件正文示例：
嗨，弗洛伦斯，
我们非常高兴您能参加我们即将于{活动日期}举办的{活动}。您可以通过回复此邮件确认您的出席。
请注意，如果您在{时间，日期}之前没有回复，我们将把您的位置转给其他人。
我们希望您能理解，并期待很快见到您。
此致，
奥利弗
虽然我使用了较为严肃的语气，但你可以根据具体情况调整语气。
会议提醒
对于许多企业，特别是远程办公的企业来说，缺席会议是一个“严重”的问题。我不会深入探讨会议是否富有成效，但不可否认的是，健康的合作至少需要几次会议。
尽管电脑和智能手机上有各种各样的提醒，但我们许多人还是会“完全忘记了这回事”。
因此，以下是一个会议提醒邮件模板，可以确保会议顺利进行。
主题行示例：
1. 请注意：即将于{时间/日期/地点}举行会议
2. 重要：会议提醒
3. 请注意：即将召开的会议
邮件正文示例：
嗨，托马斯，
快速提醒您，会议将于{时间/日期}在{地点}举行。请仔细阅读会议议程，并记下您想讨论的任何具体内容。我们非常感谢您的光临和积极参与。
此致，
朱莉娅
职位申请提醒
求职申请是回复率最低的申请之一。原因可能是收到的申请数量庞大，而且大多数雇主都懒得发送正式的拒绝邮件。
无论如何，这可能会让求职者感到困惑。因此，发送一两次提醒并没有什么坏处。
主题行示例：
1. 回复：关于{职位名称}的申请 – 后续进展如何？
2. {职位名称}的申请有进展吗？
3. 我是否适合{职位名称}？
邮件正文示例：
嗨，史蒂芬，
这是一封关于我的{职位名称}申请状态的快速后续邮件。请问有任何更新吗？或者您需要我提供任何帮助吗？
此致，
凯瑟琳
截止日期提醒
我们在各个业务领域都会遇到截止日期，因此温馨提醒邮件在这里有很大的用武之地。
主题行示例：
1. 截止日期提醒：{项目}将在{天数}内到期
2. 紧急提醒：{项目}的截止日期临近
3. {项目}：距截止日期还剩{天数}
邮件正文示例：
嗨，露西，
快速提醒您，我们正处于{项目}的截止日期倒计时阶段，截止日期为{到期日}。请确保一切进展顺利，如有任何需要，请随时与我联系。
此致，
梅根
使用人工智能工具撰写邮件
电子邮件的优点在于它们不像出版物那样会被标记为人工智能内容。电子邮件是用来传达信息的，最重要的是你是否能清晰地表达你的观点。
这就是人工智能工具（如ChatGPT、Bard 或 Bing）能够提供帮助的原因。
虽然 ChatGPT 是免费增值服务，但 Bing 和 Bard 则是 100% 免费的。
ChatGPT
这些工具是对话式人工智能引擎。你可以像与助手交谈一样与它们互动，以微调输出结果。
然而，就像任何人工智能工具一样，输出结果有时可能会出现偏差。总而言之，这些工具确实能提供帮助，但不能完全取代人工干预。
温柔地发送这些提醒邮件！
提醒邮件非常有用，能够达到预期的目的。我经常收到关于与 techblik.com 潜在合作的邮件。作为一名在管理方面没有发言权的作者，我通常会将这些邮件转发给外联人员。
然而，我有时也会忘记一些事情，而有效的往往是温馨的提醒（有时是多次提醒）。
因此，请继续向你的潜在客户发送这些提醒邮件，因为它们确实有效。
这是我们的温馨提醒邮件指南，其中包含一些可以帮助你入门的模板。如果你遇到困难，我们讨论的工具可以让你轻松发送邮件。
附注：对人工智能（AI）小镇 ChatGPT 的话题感兴趣吗？这是 techblik.com 的 ChatGPT 存储库，可帮助你充分利用其潜力。