隨著科技的日新月異，以及各種工具的普及，影子IT在當今全球企業中變得越來越普遍。
試想一下：當你努力遵守所有規章制度時，組織內部卻有一個平行的技術世界正在悄然發展。這就是所謂的影子IT。
它指的是員工在未經授權的情況下使用各種工具來完成工作，這雖然可能提高他們的生產力和效率，但也存在數據洩露、合規性挑戰以及操作複雜性等漏洞和風險。
因此，在將這些行動付諸實踐時，如何在引入新想法和確保安全之間取得平衡至關重要。
本文將深入探討影子IT，包括其發生的原因、潛在風險，以及如何檢測和降低風險，以確保安全。
讓我們開始吧！
什麼是影子IT？
影子IT指的是組織內的部門或員工在未經IT部門知情或批准的情況下，使用技術、工具和軟體解決方案。
簡單來說，這就像使用公司未經批准的應用程式或程式來執行與公司相關的任務。影子IT可能源於個別員工或部門對現有IT系統的不滿。他們可能覺得某些工具更方便或更有助於完成工作。
舉例來說，假設您正在使用一個檔案共享應用程式來協同處理項目，因為它更方便，即使公司已有一個批准的平台用於此目的。這就是影子IT的實際應用。
儘管它看起來無害或可以提高生產力，但使用這些工具可能會產生嚴重的後果。由於它們未經IT團隊驗證，因此可能存在漏洞或缺乏足夠的安全措施。這可能導致數據洩露、潛在的洩密或其他網路攻擊。
因此，了解影子IT、查明組織中是否有人正在使用影子IT，並儘早緩解這種情況，對於維護組織內的安全數位環境至關重要。
影子IT背後的原因
員工和部門採用影子IT的原因有很多，雖然乍看之下似乎情有可原，但可能對組織的IT基礎設施和數據安全產生嚴重影響。
以下是影子IT背後的一些常見原因：
不熟悉的流程
有時，公司獲取新工具的官方管道可能非常複雜且耗時。注重效率的員工可能會感到沮喪，這是可以理解的。
因此，他們可能會轉向影子IT，並開始使用不同的工具來達到目的，即使未經官方批准。他們使用這種捷徑來解決問題並提高生產力，即便這會帶來潛在的安全風險。
特殊需求
公司的不同部門有不同的需求，而批准的軟體解決方案可能無法完全滿足。這就像試圖穿上不合身的衣服一樣。
當員工面臨這種情況時，可能會感到沮喪和生產力下降。因此，他們可能會自行尋找能夠完美滿足其需求的工具。最終，他們可能會秘密使用公司未正式認可或批准的軟體。
使用方便
假設你找到了一個超級易於使用的工具，例如智慧型手機應用程式。如果它可以在線上取得，員工可能在第一次有機會時就使用它，即使它沒有得到官方批准。
這是因為它使用起來快速方便地完成任務——有點像走捷徑通過後門，而不是走主路。
生產力差距
有時，員工會發現有更好或更快的工作方式，但公司批准的工具可能無法完全解決問題。這就是影子IT出現的原因。
他們可能會開始使用自己找到的其他工具，認為這會幫助他們更好地完成工作。問題是這些工具可能不安全。
對政策的不了解
即使是最優秀的員工，也可能忽略公司的規則和指導方針。此外，一些員工可能不了解某些IT政策，因此他們會自行尋找解決方案。這就像在不先閱讀說明手冊的情況下，試圖在家裡修理東西一樣。
偏好熟悉的工具
考慮一下在工作中，使用你最喜歡的、你真正習慣的工具。一些員工可能會將過去工作或個人生活中使用的系統或工具帶入當前的工作，但沒有意識到這些工具可能不安全。這在使用BYOD策略的組織中尤為常見。
交付壓力
當緊迫的最後期限迫在眉睫時，員工可能會迫切希望盡快完成任務。這種壓力可能會導致他們尋找並使用他們認為可以幫助他們更快實現目標的工具，即使這些工具未經官方允許。
缺乏培訓
如果一家公司推出了新工具，但沒有向員工展示如何正確使用它們，就像給某人一個新設備卻沒有使用說明書一樣。在這種情況下，員工可能會求助於他們已經熟悉的工具，即使這些工具未經官方批准。
影子IT的風險和影響
使用影子IT乍看之下似乎很方便，但它伴隨著固有的風險和影響，可能對你的組織產生重大衝擊。
數據洩露
當員工使用未經批准的工具時，數據洩露的風險就會增加。此類工具可能缺乏保護敏感資訊所需的安全措施。
缺乏控制
影子IT通常在IT部門不知情的情況下運行。這種缺乏可見性意味著組織對所使用的軟體的控制和監督有限。
不幸的是，這可能會帶來各種挑戰，例如數據管理不一致、合規性問題，甚至與組織的整體IT策略發生衝突。
相容性問題
通過影子IT採用的不同工具可能彼此不相容，或與組織現有的系統不相容。這可能會導致整合問題，阻礙協作和生產力。這就像使用不同組的拼圖一樣，它們無法拼在一起。
違規行為
許多行業在數據隱私和安全方面都有嚴格的規則和準則。當員工在IT部門不知情的情況下採用工具時，他們可能會無意中違反這些規定。其結果可能是巨額罰款和聲譽受損。
成本增加
免費或低成本應用程式的吸引力可能很誘人，但隱性成本可能會增加。IT部門可能需要分配資源來修復相容性問題、提供支援，並確保他們甚至不知道的工具的安全性。這就像購買一件便宜的商品，但最終會花費更多維修和保養費用。
生產力損失
諷刺的是，旨在提高生產力的工具最終可能會適得其反。當工具不受官方支援時，員工會花時間解決問題，而不是專注於實際任務。這就像在偏離主路行駛時，花費的時間比走主路更長。
名譽受損
想像一下，由於影子IT導致漏洞，並且該事件的消息傳開。該組織的聲譽可能會受到打擊。客戶、合作夥伴和利益相關者可能會失去信任，從而影響業務關係和未來的機會。
故障排除和支援中的問題
當員工在IT部門不知情的情況下使用各種工具時，可能會在故障排除和提供高品質支援方面產生問題。如果出現問題，IT部門可能沒有專業知識或資源來為這些未經授權的工具提供有效支援。這可能會導致停機時間延長、員工沮喪和項目延遲。
失去集中數據治理
在官方IT設置中，數據治理和管理是集中的，可確保一致性、安全性和準確性。借助影子IT，數據可能分散在不同的工具、平台和設備中。如果不保留準確的記錄，這種集中控制的喪失可能會導致混亂、錯誤，甚至法律責任。
影子IT檢測方法
檢測組織內的影子IT對於維護數據安全和營運控制至關重要。以下是一些識別影子IT實例的有效方法：
#1. 定期稽核
為了確保組織的技術環境與批准的工具保持一致，你必須進行定期稽核。
通過將當前軟體列表與官方批准的軟體列表進行比較，你可以識別差異或未經批准的應用程式。這些稽核是一種主動措施，可保持對技術環境的控制，並防止採用可能損害安全性和合規性的未經授權的工具。
#2. 使用者調查
使用者調查是讓員工了解他們日常使用的技術解決方案的直接方式。這些調查提供了寶貴的資訊來識別影子IT的實例，即員工採用IT部門不認可的軟體。
＃3. 網路監控
網路監控是指密切觀察組織網路基礎設施內的數據流。IT團隊可以通過密切關注網路流量中任何不規則或意外的模式，來識別各種未經授權的軟體或工具。
＃4. 端點監控
端點監控是一個在員工設備上安裝專門監控軟體的過程。該軟體可以輕鬆追蹤和記錄員工設備上安裝的所有工具和服務。
通過將記錄的應用程式與組織的批准列表進行比較，你可以發現偏差。
＃5. 存取日誌分析
分析存取日誌需要仔細檢查記錄，例如未經授權的工具、使用它們的個人以及每次存取的時間。
＃6. 雲端服務監控
如今，雲端技術可以幫助員工輕鬆存取各種工具，這些工具由於簡單和方便，可能會受到員工的青睞。這就是雲端服務監控至關重要的原因。它涉及通過使用基於雲端的服務和工具來執行追蹤和檢測等監控活動。
#7. IT 和人力資源協作
IT部門和人力資源（HR）之間的協作至關重要，尤其是在新員工入職流程中。
通過共同管理技術採用，兩個部門可以確保新員工配備公司批准的應用程式、設備、服務和策略。
＃8. 檢測行為異常
行為異常是指偏離典型的技術使用模式。通過利用人工智慧驅動的工具，組織可以分析這些異常情況，以識別可能表明影子IT存在的任何異常行為。
如何降低影子IT風險？
減輕影子IT風險需要採取積極主動的措施，以重新獲得對組織技術環境的控制。
以下是一些需要考慮的有效策略：
明確的IT政策
制定清晰、全面的IT策略是管理影子IT風險的基石。這些策略應明確列出經正式批准在組織內使用的軟體和應用程式。
確保使用公司內部網路或共享資料庫等平台的每位員工都可以輕鬆存取這些政策。
通過提供這些指南，你可以讓員工了解哪些工具受到認可，以及哪些工具屬於影子IT領域。
影子IT研討會
影子IT研討會是內容豐富的會議，旨在告知員工使用未經授權的工具可能帶來的風險及其影響。
這些研討會提供了有關影子IT的安全性、合規性和營運後果的寶貴見解，使員工能夠做出明智的決策，同時防止發生事故。
教育和培訓
為了提高對影子IT風險的認識，定期為員工舉辦培訓課程至關重要。
通過對員工進行有關使用未經授權的工具可能導致的安全漏洞、數據洩露和違規行為的教育，他們可以更好地理解現實生活中的後果。有必要提供具體的例子來說明這些含義。
此外，重要的是要促進採用經批准的工具，並強調它們對維護數據完整性、安全性和整體組織技術生態系統健康的貢獻。
協作方式
採用協作方法至關重要，IT部門與各個部門密切合作。這意味著讓員工積極參與技術討論，全面了解他們的需求，並將他們的意見納入決策過程。
讓員工參與可以培養對技術領域的主人翁意識，確保批准的工具滿足其功能要求。這種方法不僅減少了依賴影子IT的誘惑，而且還培養了技術使用中的責任文化。
批准的軟體儲存庫
創建一個集中儲存庫，其中包含官方批准的軟體工具和應用程式，以滿足組織的各種需求。該儲存庫應該可供員工輕鬆存取，當他們需要特定工具來完成任務時，可以作為可靠的來源。
通過提供一系列預先篩選的工具，員工不太可能尋求未經授權的替代品。
及時的IT支援
確保員工可以輕鬆獲得IT支援，並能夠回應他們與技術相關的問題。當員工遇到挑戰或需要授權工具的幫助時，IT部門快速有效的解決方案至關重要。
及時的支援可以降低員工因沮喪而尋求替代的、未經批准的解決方案的可能性。通過及時滿足他們的需求，你可以創建一個讓員工感到受到支援，並且不太願意使用影子IT的環境。
擁抱雲端解決方案
通過採用和推廣經過批准、先進且能很好地服務其目的的雲端解決方案，你可以更好地控制你的技術生態系統，同時滿足使用者偏好。
當員工發現官方的雲端服務使用者友善且適合他們的任務時，他們就不太可能探索任何未經批准的雲端應用程式。
回饋機制
通過創建回饋系統，鼓勵員工和IT部門之間的開放式溝通。讓員工有機會提出可以改進其工作流程的新工具或技術。這有助於你深入了解員工的需求和偏好。
這種互動式方法促進創新，同時減少使用未經授權的軟體（影子IT）的誘惑。
結論
為了保護組織的數據、營運和聲譽，了解並解決與影子IT相關的風險至關重要。
為此，需要通過定期稽核、開展調查、使用監控工具和分析日誌，來定期檢測影子IT的發生情況。此外，還應實施緩解策略，例如定義明確的IT政策、為員工提供教育，以及維護已批准軟體的儲存庫。
通過實施這些策略，你不僅可以預防安全和合規風險，還可以培養以技術為導向的文化，並在授權工具的範圍內推動創新。這最終有助於構建更具彈性和安全的組織IT環境。
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