既然仅仅使用数字签名就已足够，为何还要耗费时间和资源进行纸质文件的打印、扫描以及传真？
随着远程工作模式的日益普及，数字签名已然成为跨国公司开展业务的关键推动因素。数字签名不仅安全且具备法律效力，更使得企业能够快速且以虚拟方式签署各类新合同。
在电子签名技术出现之前，世界各地的企业都需花费大量时间和资金来处理繁琐的纸质文件。然而，纸质文件的问题不仅限于此，它们的安全性也难以保障，极易丢失、损坏、伪造或被篡改。
此外，在数字时代，企业的业务需求也在不断演变。以高效、精简的数字化解决方案取代传统纸质文件，似乎已成为必然趋势。
何为电子签名？
电子签名是手写签名的数字化替代品。尽管在当今快节奏的世界中，节省时间是电子签名最显著的优势之一，但它绝非唯一的优点。
电子签名便捷、安全，并且具有法律约束力。事实上，它们所提供的安全性甚至高于传统签名，从而能最大程度地降低风险，并保护个人和企业的利益。
数字签名的运作原理
当您使用数字签名解决方案提供商签署文件时，他们会依据公钥基础设施（PKI）协议中的数学算法，生成两个密钥：私钥和公钥。
当您通过键入或绘图方式签署文件时，数字签名会使用您的私钥创建。那么，私钥又是如何生成的呢？
数学算法开始运作，提取您的数据，并创建一个被称为哈希值的字符串。它会对该数据进行加密，由此产生的产物即为您的私钥，它本质上就是您的电子签名。
当您的收件人收到文件时，他们会收到您的公钥副本。但是，他们如何验证签名是否确实来自您？公钥帮助他们匹配哈希值并解密数据，以此来验证电子签名的真实性。如果值不匹配，则表示电子签名无效。
数字签名还由电子证书提供支持，其中包含个人详细信息，例如姓名、电子邮件地址和位置，以验证并确认电子签名确实是您的。
数字签名如何符合法律法规
电子签名解决方案提供商使用PKI协议和数据加密技术来确保隐私安全。为了确保符合法律法规，他们会遵守全球和国家商业法电子签名中所规定的电子签名法律。
此外，他们还会遵守多项行业标准，例如通用数据保护条例（GDPR）、国际信息安全标准（ISO 27001）以及美国注册会计师协会（AICPA）下的系统和组织控制（SOC）。
这些规章制度使得数字签名具有法律约束力。不过，请注意，监管要求因国家/地区而异。
电子签名的应用场景
数字签名采用多层加密技术，以最大限度地减少数据丢失的风险，并杜绝文件丢失、篡改或伪造的可能性。鉴于这些优点，以下列举一些电子签名有助于提高团队效率的用例：
| 团队 | 用途 |
| 人力资源 | 入职培训、绩效评估、保密协议等 |
| 销售和营销 | 税务表格、采购协议、承包商/授权书协议等 |
| 法律 | 保密协议、合同、合规性、弃权书等 |
| 会计 | 税务表格、采购协议、承包商/授权书协议等 |
| IT | 发票、费用报告、政策管理批准等 |
| 财务 | 合同、提案、订单、报价、特别优惠、发布表格和公关签核等 |
| 采购 | 资产转移、审批签核、系统更改请求等 |
虽然数字签名适用于所有行业以及各种规模和类型的企业，但让我们快速浏览一下基于行业的电子签名用例：
- 保险
- 房地产
- 制造业
- 医疗保健
- 高等教育
- 非营利组织
- 零售
- 信息技术/科技
- 广告
- 政府部门
上述所有行业都可以利用电子签名来辅助他们进行入职、员工和政策管理、供应链分配、发票、报价、提案、保密协议和合同等业务流程。
使用PandaDoc的数字签名
市面上有众多电子签名服务提供商，您应该如何选择？特别是在您选择不合规的提供商时，可能会使您和您的企业面临法律风险。
以PandaDoc为例，它是超过50,000名用户所信赖的顶级数字签名服务提供商之一。通过AICPE的SOC、GDPR和PKI合规性认证，它能确保您的签名安全且具有法律约束力。
此外，它还可以帮助您处理从数字签名到合同生命周期管理（CLM）的所有文档管理流程，并具备不同于其他基本工具的高级功能。
借助其一体化文档自动化软件，您可以在与客户建立有效关系的同时，减少时间和成本。
PandaDoc：核心功能
除了直观的界面、出色的客户支持和广泛的集成之外，PandaDoc还因以下原因而备受青睐：
提供无限的免费签名
PandaDoc允许您随时随地对文档进行电子签名！您只需轻点几下即可完成重要交易，同时确保您的数据安全。他们还提供一个移动应用程序，使您能随时掌握合同生命周期管理的进展情况。
值得一提的是，PandaDoc宣称是唯一允许用户在其免费计划中上传和签署无限数量文件的电子签名平台！
优先考虑隐私并确保法律合规
PandaDoc符合UETA、ESIGN和HIPAA标准。这意味着，使用PandaDoc签署的文件不仅符合您所在国家/地区强制执行的法律要求，还能保护您的个人隐私权。
此外，PandaDoc还通过了AICPA SOC 2 Type II认证，表明它符合美国注册会计师协会（AICPA）制定的服务标准。这为什么如此重要？
当公司处理大量敏感或可识别个人身份的机密信息时，他们需要满足一套特定的标准，以维护客户数据的机密性、完整性和安全性。
然而，PandaDoc提供的远不止这些！
保证高级安全
当您使用PandaDoc签署文档时，它会为您提供一份电子证书，以验证该文档的合法性。电子证书将帮助您获取收件人的姓名、签名、经过验证的电子邮件地址以及IP地址。此外，它还将包含已签名文档的日期和时间戳。
对于PDF文件，PandaDoc通过提供私有加密密钥来验证文档的真实性，从而确保更高级别的安全性。
支持不同的文件类型
如果每种需要签名的文件类型都需要选择不同的平台，您将浪费大量时间，而且这也不合理！
使用PandaDoc，您可以签署PDF、JPG或DOCX格式的文件，并将它们整合到一个统一的工作流程中。PandaDoc支持以下文件类型：Word、Excel、PowerPoint、PDF、JPG和PNG。
帮助自动跟踪电子签名
PandaDoc将数据安全放在首位，这也是他们具有自动电子签名跟踪功能的原因。对于每个已签名的文档，都会有一个嵌入式的审计跟踪，可帮助您查看谁查看、访问或签署了文档以及时间。
当您同时处理多个文档签名时，这一功能尤其有用。自动跟踪功能可以帮助您掌控全局，并对正在发生的一切拥有360度的全方位视角。
借助PandaDoc的版本历史功能，您将能够在文档的不同版本之间进行切换。您将始终了解谁在何处进行了更改。
PandaDoc的主要功能
对于希望简化文档工作流程、缩短交易完成时间并提高投资回报率的企业来说，PandaDoc不仅仅是一个简单的电子签名平台。原因如下：
#1. 签名和跟踪
- 启用签名顺序：如果您的合同或提案需要多个签名，此功能将非常有用。您可以选择收件人、分配角色（发件人、客户、签名者），按照正确的顺序排列他们，并自动执行整个分发过程。当轮到某人签名时，PandaDoc会自动发送电子邮件通知。您无需手动干预此过程。
- 发送签名请求：想要公司或客户的某个人签名吗？PandaDoc允许您发送请求，并且您只需点击几下即可实现自动化。
- 跟踪文件：想知道是否有人签署了文件？当他们这样做时，您会收到通知。此外，审计跟踪将帮助您跟踪谁查看或签署了您发送的文档。
#2. 自动化内容
- 添加智能内容占位符：通过使用智能内容，您可以最大限度地减少错误，并节省创建文档的时间。设置占位符项目，以提醒您或您的团队需要添加的内容。并为您的队友选择预选项目，以便在特定文档/提案中添加。
- 个性化您的内容：通过选择条件内容，将您的工作流程提升到一个新的水平。您可以在此处创建具有规则的模板，这些规则可以帮助您的发件人生成符合客户需求的内容。
- 设置规则以改进数据收集：您还可以设置条件字段，以帮助收件人浏览您的文档，并轻松找到他们正在寻找的内容。这极大地提高了数据收集或客户个性化的质量。
#3. 高级报价
- 为您的客户量身定制报价：让您的团队为客户构建个性化报价，而不会遗漏报价生成器的重要信息。
- 设置特定定价：您可以选择固定、循环或基于数量的定价策略，并且我们将协助您通过ACH网络接收付款。
- 嵌入产品目录：创建一个产品目录，并在您需要时将其嵌入您的报价中。
- 将产品组合成一个套餐：您还可以创建产品套餐，以简化销售并使其易于共享。
您还可以使用PandaDoc创建一个工作区，以便跨团队分配任务并管理您的团队成员以及他们所拥有的权限。此外，您可以查看文档的版本历史记录以更好地跟踪它们，并使用特定的过滤器搜索它们。
所有这些PandaDoc功能都适用于商业版或企业版计划。它们有助于转变您的业务运营，并淘汰劳动密集型的旧有做法。
定价和计划
PandaDoc的确提供了一个免费计划，允许您上传和电子签名无限数量的文档。
然而，智能内容或高级报价生成器等高级功能仅作为其高级计划的一部分提供。让我们来看看PandaDoc提供的定价计划：
- Essentials：每用户每月19美元，按年计费，允许拖放编辑器、审计跟踪、750多个模板、全天候支持等优秀功能
- 商业版：每年每用户每月49美元，允许CRM和Zapier集成、审批工作流程、内容库和自定义品牌
- 企业版：自定义定价，包括续订、锁定、无限工作空间、自定义角色以及对QES（最安全的电子签名形式）的访问
智能内容或高级报价生成器可以作为计划的付费附加组件使用。
PandaDoc使用起来有多容易？
您可以开始14天的免费试用，看看PandaDoc是否适合您和您的业务需求。注册后，系统会提示您尝试电子签名服务或自动化您的工作流程。
顾名思义，第一种服务允许您上传文件（PNG、JPG、DOCX等）并对其进行签名。第二种服务可以帮助您进行合同生命周期管理、文档创建、发票、报价等等！
触手可及的一切所需
凭借极其易于使用的界面，PandaDoc通过其左侧导航菜单进一步简化了操作。在这里，您将找到您需要查看的几乎所有内容——文档、模板、表单、内容库、联系人、加载项和报告。
在“文档”选项卡下，您可以查看即将续签的合同以及即将到期的合同，或者只是创建一个新文档。
接下来是模板库，其中包含750多个不同类别的模板，涵盖从表单到发票再到提案等各种内容。无论您的企业属于哪种行业，PandaDoc的模板库中一定有您可以使用的特定模板。
您还会找到表单，您可以在休闲、现代和简洁之间选择适合您的类型！创建表单就像使用PandaDoc的拖放式编辑器创建文档一样简单，让您可以快速且富有创意地完成此操作。
在“表单”下方，除了收件箱、附加商店和联系人之外，您还可以找到内容库、目录和报告。“内容库”包含有助于您创建自己的模板并快速创建文档的内容块。
至于“目录”，您可以通过简单的步骤在此处构建产品目录。您还可以使用PandaDoc的高级报告工具，例如版本历史记录和审计跟踪，来掌握您的文档动态。
在几分钟内发送完美的提案
在主屏幕上，您还可以随时了解您的活动以及工作区中正在进行的活动！如果您想快速发送提案/文件/合同/发票，只需选择一个模板、对其进行自定义、添加收件人即可。这就是PandaDoc的易用性所在。
您可以添加其他内容块（如右侧所示），从文本到表格再到富媒体。您还可以在下方勾勒出收件人的可填写字段。如果您想了解如何最好地利用PandaDoc来发挥自己的优势，您还可以向PandaDoc团队申请演示。
结论
凭借其一站式方法、简单的界面和实时聊天支持，PandaDoc确实展现出了一些亮点。拖放式编辑器是一项创新优势，再加上专门的订单签署和定制工具，PandaDoc将交易完成时间缩短了28%。
如果您仍然有所疑虑，我们建议您试用永久免费的电子签名功能，此功能非常适合初创公司、小型企业和个人。如果您喜欢自己所使用的产品，您可以随时试用14天，然后切换到更适合您的计划。
接下来，您还可以探索一些适用于个人和企业文档的顶级电子签名解决方案。