每天处理数百封邮件时，要抓住重点并非易事。回复、转发、整理、存档、删除、设置提醒等常见操作，虽然每次只需几分钟，但累积起来可能会耗费数小时。
幸运的是，您可以使用 Gmail 的内置功能和第三方应用来实现许多此类任务的自动化。当然，这确实需要花费一些时间来设置过滤器，但每周节省的时间是绝对值得的。
本文将列举一系列在 Gmail 中实现常见任务自动化的方法，以节省时间，并可能避免一些麻烦。
自动为邮件添加签名
在邮件中添加品牌签名是提高品牌知名度的有效方式。 如果您是手动添加签名，最好将此过程自动化，让您的签名自动添加到所有新邮件甚至自动回复中。 具体操作如下：
点击齿轮图标，然后选择“查看所有设置”选项。
在“常规”选项卡下，向下滚动至“签名”部分。 在“签名默认值”标题下，在“用于新邮件”和/或“用于回复/转发”选项中选择您的签名。
这样，您的签名就会自动添加到您撰写或回复的每封邮件中。 如果您还没有签名，可以在同一“签名”部分创建。
设置邮件过滤器
Gmail 的过滤功能可以帮助您自动对收到的邮件应用不同的操作。 您可以将邮件移动到特定文件夹、存档、删除、转发以及执行其他操作，无需手动干预。 操作方法如下：
点击顶部搜索栏末尾的“显示搜索选项”按钮。
在这里，您可以指定多种过滤邮件的方式，包括发件人姓名、邮件中的关键词、排除的关键词、主题、附件和时间段。 根据需要填写这些信息，然后点击“创建过滤器”按钮。
现在，您会看到可以应用于传入邮件和已存储邮件的所有操作（可选）。 您可以选择多个操作，如果一个操作与另一个操作冲突，它会自动禁用。 选择完毕后，点击“创建过滤器”完成设置。
您可以在“Gmail设置”中的“过滤器和屏蔽的地址”选项卡下编辑或删除已创建的过滤器。
启用发送并存档
为了保持收件箱的整洁，您可以将已回复的邮件存档，避免它们占用收件箱空间。 您可以通过启用 Gmail 设置中的“发送并存档”选项来简化此操作，该选项可以在您回复邮件后自动存档邮件。
要启用此功能，请转到 Gmail 设置，在“常规”选项卡下找到“在回复中显示‘发送并存档’按钮”选项并启用它。
这样，当您回复邮件时，会出现一个新的“发送”按钮。 只需点击此按钮或按下 Ctrl+Enter 键，即可发送回复并自动存档邮件。
使用预设回复
通过创建邮件模板并在收到相关邮件时使用它们，可以大幅提高处理邮件的效率。 这确实需要预先设置，但可以显著提高邮件处理效率，因为您可以选择模板，无需每次都重新撰写邮件即可发送。
首先，需要启用此功能。 转到 Gmail 设置，在“高级”选项卡下启用“模板”选项。
要创建模板，先撰写一封草稿，然后点击“更多选项”菜单，并将鼠标悬停在“模板”上。 在这里，您可以看到已创建的模板和将草稿另存为模板的选项。
下次需要使用模板时，只需从列表中选择一个即可。它会自动添加到邮件中。您还可以使用 Canned Responses Ultimate Gmail 插件，它具有更好的自定义和管理功能。
使用定时发送
如果需要在特定时间发送邮件，但时间不方便，或者担心会忘记发送，您可以安排邮件稍后自动发送。 您只需撰写邮件，然后点击“发送”按钮旁边的箭头，选择“安排发送”。
现在，您可以选择建议的时间，或点击“选择日期和时间”选项，打开日历并选择稍后自动发送邮件的具体日期和时间。
您还可以尝试使用 Right Inbox 扩展程序，它具有更全面的日程安排和提醒功能。
自动转发邮件
如果您有多个 Gmail 帐户，可以通过自动将一个帐户的收件转发到另一个帐户，以便在一个地方查看所有邮件，从而更轻松地管理它们。 具体操作如下：
在 Gmail 设置中，转到“转发和 POP/IMAP”选项卡，点击“添加转发地址”按钮。
在此处输入另一个帐户的地址，然后点击“下一步”并确认提示。
系统会将一个验证码发送到另一个帐户。 您可以从那里复制验证码并将其粘贴到验证窗口中，以开始转发。
验证完成后，您还可以自定义该帐户中的邮件发送到转发地址后的处理方式。
设置休假回复
如果您无法回复邮件，可以设置休假回复，自动回复告知他人您无法回复以及何时可以恢复工作。
要设置休假回复，请打开 Gmail 设置，并转到“常规”选项卡下的“休假回复”部分。
您可以在此处撰写回复消息，并选择回复的开始和结束日期。 您还可以选择是自动发送给所有发件人还是仅发送给您的联系人。
完成所需的更改后，点击“保存更改”按钮以激活休假回复。
自动整理邮件
借助 SaneBox 在线工具，您可以使用特殊的标签和预设规则自动整理所有邮件。 该工具会自动创建特殊标签来组织所有现有和新的邮件，让您可以专注于重要的事项。
一些标签包括：新闻、稍后、稍后删除、无垃圾邮件、无回复、附件和用于暂停邮件的文件夹。 使用此功能，您可以执行基本操作，如自动推迟不太重要的邮件，稍后处理，或获取提醒来跟进未回复的邮件。
您还可以通过手动将邮件移动到特定文件夹来“训练”该工具，它会记住下次将这些邮件发送到该特定文件夹。
要设置，您必须授权 SaneBox 管理您的 Gmail 帐户，然后完成分步设置过程。 设置完成后，它会自动将更改应用于您的收件箱，无需下载或安装任何软件。
您可以获得 15 天的免费试用期来试用该服务，然后您需要升级到专业订阅才能继续使用。
从收到的邮件中提取数据对于企业管理发票、费用、订单和支持工单非常有用。 我相信普通用户也可以利用它来提取订阅、收据/发票和活动计划等信息。
为此，Mailparser 是一个很棒的工具，可以根据用户设置的规则提取信息。 该工具为您提供一个唯一的邮件地址，您可以在其中转发邮件。它会根据您设置的规则自动从这些邮件中提取特定信息。
您可以使用关键字、位置、模式、标题数据、附件等规则来确保它只提取所需的数据。 提取后，可以将数据转移到电子表格或支持的 CRM 软件中。
它有一个免费版本，每月可从 30 封邮件中提取数据。 如果需要处理更多邮件，需要选择相应的 专业订阅 以满足需求。
为了获得终极的自动化体验，您需要一个专门的 Gmail 自动化解决方案。 我推荐 Zapier，主要是因为其他自动化工具大多仅限于计划和筛选。 虽然 Zapier 的主要重点是自动化与5000多个不同应用之间的任务，这里我将重点介绍其 Gmail 自动化。
通过简单的“如果…那么…”规则，您可以创建无限的规则来自动执行 Gmail 任务。 以下列出一些可能用于自动化 Gmail 任务的方法：
- 自动将附件保存到您最喜欢的云存储中。
- 从新邮件创建任务，并自动将其发送到 Trello 等受支持的应用。
- 将符合特定条件的新邮件发送到 Slack 等团队消息应用，以自动通知团队成员。
- 将特定类型邮件的数据保存在 Google 表格中。 非常适合表单提交或调查。
- 通过手动将邮件标记为已读或加星标来触发对邮件的自动操作。
- 根据不同应用中的触发器发送邮件，例如在 Slack 中收到文件或在 Google 日历上启动事件。
- 如果有新人与您联系，请在您的 CRM 软件中自动添加他们的详细信息。
- 从新邮件（如预订和邀请）创建 Google 日历事件。
- 从新邮件创建待办事项列表，并将其发送到受支持的应用（如 Todoist）。
- 将休假回复发送给来自特定人员或包含特定信息的邮件。
Zapier 提供 15 天的免费全功能试用期，之后您必须升级到其中一个付费计划。
结语 🖋️
Gmail 的所有自动化功能都非常有用，我尤其喜欢过滤功能，因为它可以以意想不到的独特方式用于提高效率。 例如，发送带有特定标签或附件的邮件，或自动回复特定邮件。
我还建议您尝试一下 Zapier，15 天的免费试用足以找到节省时间的方法。
接下来，您可以探索一些 Gmail 设置，以获得最佳使用体验。