居家辦公模式的興起，使得團隊協作的線上文檔工具成為一種新的工作常態。透過線上協作，即使團隊成員分散各地，也能夠順利進行專案。
團隊合作對於有效執行大型專案至關重要，然而在早期，這通常需要團隊成員親自到工作場所才能有效協作。隨著在家工作的員工數量激增，各行各業不得不調整作業方式，尋找替代方案，而線上協作文檔就應運而生。
想像一下，當你的團隊正在為一個專案努力趕工時，其中一名成員因故無法上班。若團隊沒有使用協作文檔軟體，專案進度很可能會因此延遲。但如果使用協作文檔軟體，就可以邀請缺席的成員加入，專案就能如常進行。
接下來，我們將介紹一些優秀的團隊協作線上文檔工具及其優點。
Monday
提到星期一，人們可能會聯想到單調、乏味等詞彙，但Monday旨在改變這種刻板印象。Monday專為從事團隊專案的員工量身打造，讓團隊能夠建立個人化的工作流程，並能智慧地自我調整以符合團隊的需求。
Monday非常適合各種規模的企業，並具備多項功能：
- 它允許你靈活地將任務分配給團隊成員，並追蹤每個成員的進度。此功能消除了處理線上專案時，工作量分配不清的問題。
- 其使用者介面簡潔明瞭，直觀友善的設計讓使用者能夠輕鬆掌握全局。
- 透過@標記團隊成員，大幅簡化溝通。團隊成員不再需要透過冗長的電子郵件來處理瑣碎的需求。
- 整合所有應用程式，使其成為團隊專案的一站式平台。你可以使用Monday從Google Drive、Dropbox等導入檔案。
- 不受單一平台的限制，確保你可以在所有主流平台上存取你的專案。目前，Monday可在網頁、Android、iPhone和iPad上使用。
ClickUp
ClickUp是一款多合一的應用程式，旨在透過其專門的功能集簡化團隊協作專案。其完全可客製化的獨特功能，使其成為各種規模企業的必備工具。你可以使用ClickUp輕鬆管理群組任務、文件、提醒、目標、日曆等等。
你還可以獲得訊息傳遞功能，在同一個平台上發送個人或群組訊息。
使用此平台的一些優點包括：
- 你能夠獲得八種不同的檢視選項，來管理團隊協作專案。
- 有時團隊成員會同時處理多個專案。ClickUp允許你為每個獨立專案建立客製化的可編輯狀態。
- 它是管理員的理想工具，因為他們可以同時將任務分配給多位成員。管理員可以使用表格檢視和多工功能來追蹤每個分配的任務。
- ClickUp使用SCRUM方法，為跨平台的不同參數提供資訊豐富且直接的洞察力。
- 第三方整合順暢，該平台允許你從所有熱門應用程式導入檔案。
試用ClickUp，看看它能帶來什麼幫助。
Document360
Document360是一個讓團隊能夠在一個地方擷取並儲存重要資訊的平台。它提供了協作文檔工具所需的一切：輕鬆分享、工作流程、版本歷史記錄、評論、標記、審閱提醒等。
它提供了一個無障礙的使用者介面，讓產生和發佈內容以供審閱變得簡單。其內建可搜尋性，讓你的使用者能夠快速找到他們在文件中尋找的資訊。
使用其強大的開箱即用文檔功能，來建立和管理你的文章，例如：
- 建立操作指南、標準操作程序、員工手冊、參考文件、系統文件和發行說明。
- Document360具有豐富的文本編輯器，例如所見即所得和Markdown編輯器。此外，支援多種版本控制和文章評論，以便與你的團隊成員進行內部協作。
- 類別管理員可幫助你建立類別和子類別，將可比較的檔案組合在一起，並為你所有資訊建立結構良好的層次結構。
- 它會自動儲存內容，你可以隨時恢復你刪除內容的先前版本。
- Document360允許你為使用者提供多種角色，從而允許你管理誰可以存取哪些內容。
- 讓你的員工或客戶可以透過無縫登入，輕鬆存取你的文件。
Document360與各種不同的軟體應用程式連接，包括Microsoft Teams、Slack、Chrome、Zapier和Integrately，以提供順暢的團隊協作。
Zoho Writer
Zoho是另一個功能豐富的雲端文字處理工具，可以即時同步你的文件。Zoho確保將你的MS Word文件導入平台時，不會出現任何格式錯誤。此外，Zoho允許你使用其實時分享功能，在團隊專案上進行協作。當你與其他團隊成員共享文件時，你可以看到他們的光標移動和他們所做的編輯。
使用Zoho Writer的一些優點包括：
- Zoho的雲端特性使團隊協作高效快捷。
- 你在Zoho上建立的文件不會佔用本機系統儲存空間，而是儲存在雲端。
- 即時同步功能可確保你的文件在發生災難時永遠不會被篡改。
- Zoho具有全新的UI，可輕鬆導覽至所有重要的文字處理選項。
- 管理員可以控制團隊專案中每個成員的存取權限，也可以授予特定功能的權限。
Dropbox Paper
Dropbox Paper是科技巨頭Dropbox推出的團隊協作線上文檔工具。如果你的團隊在很大程度上依賴Dropbox來儲存檔案，那麼Dropbox Paper會帶來更多好處，這是不言而喻的。團隊可以輕鬆組織文件、分配任務、建立系統化的工作流程，以及就專案進行協作。
此外，Dropbox Paper中的任務管理工具，極大地簡化了線上場景中原本會變得複雜的功能。該平台可讓你提及其他成員、將任務分配給其他人，並有效地管理你的待辦事項。該平台的一些令人興奮的功能包括：
- 你可以在Dropbox Paper上交換各種多媒體，例如YouTube連結、GIF、Pinterest版面、Google地圖上的位置、來自SoundCloud的音訊等等。
- Paper支援Invision和Sketch檔案的嵌入式預覽。此外，你可以在不使用第三方應用程式的情況下，將文件轉換為PPT。
- 你可以從Dropbox Paper上龐大的模板庫中，為你的專案選擇一個模板。有許多用於腦力激盪、產品發佈、產品規格、錯誤追蹤專案等的模板。
- Dropbox Paper附帶將你的日曆連接到平台的選項。你的整個工作日程都會同步到平台上。然後，Paper會自行調整，直接透過應用程式提供對議程、背景文件、任務分配和會議活動的存取。
- 行動應用程式為你提供使用相機捕捉圖像並提供回饋的功能。
Google 文件
Google 文件是來自Google的文字處理軟體，它採用不同的文字處理方法。大多數文字處理器（如Word和Open Office）仍然是離線工具，是儲存在PC中的本機程式。另一方面，Google 文件是基於雲端的文字處理器，需要線上連線才能運作。
選擇線上模式為像團隊協作這樣的文字處理器，開啟了一個創新的新世界。文件允許你與其他成員共享文件，使其成為基本團隊協作的首選平台。請注意，文件主要是一個文字處理器，你不會像文章中的其他列表那樣，獲得量身打造的功能。也就是說，文件仍然是團隊協作的絕佳選擇，主要是如果你將其用作主要的文字處理器。
使用Google 文件的一些好處：
- 當文件與你共享時，Google 文件會以電子郵件的形式發送通知。
- 成員無需註冊，尤其文件；擁有Google帳戶就足以使用該平台。
- 你可以查看文件的最新修訂，以及進行調整的成員。
- 你可以在文件上無縫導入所有重要格式的Word文件。
- 即時同步功能可確保你在網路中斷期間不會遺失任何資料。
如果你最終將Google Workspace用於你的業務，你可能需要檢查此軟體，以便將電子郵件變成一個強大的幫助台。
Bit
Bit不是普通的文字處理器；相反地，它主要迎合團隊協作專案。你可以使用Bit上強大的管理工具，建立快速的動態筆記、文件、wiki、知識庫、專案、客戶交付物、技術文件等。此外，你可以為所有專案建立獨立的工作區。
在Bit上進行協作非常高效，可以幫助你保持不同團隊成員之間的透明度。
使用Bit的一些好處：
- Bit上的Workspace功能可讓你組織你的專案、客戶和團隊。你還可以在不同工作區之間移動文件，免去多次上傳同一個文件的麻煩。
- 在團隊協作中，使用「@」的提及功能可以極大地提高效率。
- Bit帶有一個簡約而創新的編輯器，可讓你輕鬆建立文件。透過結合編輯器和即時協作功能，進一步提高了效率。
- 你可以直接在編輯器中添加視覺網路連結、富媒體、影片、圖形、設計、嵌入、社群媒體貼文、調查等。
- Bit還為你提供了追蹤你共享文件的參與度的功能。這些見解是改進文件並獲得更多吸引力的好方法。
- 你可以將所有重要文件保存在Bit上，以增強解決方案的跨平台可用性。
Confluence
Confluence是一個共享工作區，可讓團隊高效協作、組織和發布。它是開放和協作的，可幫助你的團隊一起發揮他們最好的作品。通常很難追蹤其他團隊成員所做的編輯、評論或回饋，但這個平台解決了這個問題。你將獲得一個通用搜尋選項，可讓你搜尋整個工作區並查找匹配資訊。
使用此平台的一些好處包括：
- Confluence允許你整合來自Atlassian Marketplace的應用程式。Atlassian Marketplace擁有3,000多個可以添加到平台的應用程式。
- 該平台可在多個平台上使用，例如Android、iOS和Web。
- 它提供一流的Jira直接整合到平台中。
- 你將獲得出色的組織功能，而通用搜尋選項是一個主要的破壞因素。
- 模板庫中有大量精美的行銷、產品、人力資源等模板。
- 你可以與Trello、Slack、Microsoft Office、Invision、Dropbox、Google Drive等熱門平台無縫整合。
- Confluence站點遵循隱私控制和行業驗證的資料加密標準。
Microsoft Word
Microsoft Word很長一段時間以來，它一直是文字處理軟體的代名詞。Word一直是提供簡化但功能強大的文字處理解決方案的行業領導者。儘管如此，Microsoft還是透過引入團隊協作功能將該軟體提升到了更高的水平。最新版本的Word帶來了許多功能，例如：
- 你無需使用任何第三方應用程式，即可獲得將文件轉換為網頁的功能。
- 你可以使用Word中的即時分享功能，輕鬆與團隊成員共享文件。
- Word帶有一個內建的翻譯器，在與來自不同文化背景的成員一起工作時特別有用。
- 你可以使用Word將3D模型直接添加到你的文件中。
- 即時同步功能可確保你永遠不會遺失你的文件。
- Word現在可在Android、iOS、Web和Windows上使用，簡化跨平台工作流程。
Notion
這是你預料到的，不是嗎？
Notion是此列表中功能最豐富且易於使用的團隊協作平台。該平台允許企業透過一個集中式工具，簡化其運營以設定目標、追蹤工作流狀態、潛在客戶管理等。它帶有一個拖放介面，可幫助你組織、重新排列和開發新的想法或計畫。
Notion為團隊協作帶來了顯著的好處，例如：
- Notion讓企業可以為專案指南、編碼說明、人力資源工作流程等眾多任務，建立和維護知識庫。
- 該平台帶有一個內建日曆和看板，團隊成員可以使用它們來建立快速筆記並追蹤他們的進度。
- 團隊成員可以添加對任務和專案的評論，以實現更好的溝通和透明度。
- 你可以使用Notion的API，將他們的系統與各種第三方應用程式整合，例如Slack、Figma和Invision。
- 使用統一平台建立待辦事項列表、準備會議記錄和設定每週議程變得非常容易。
你還可以在自訂網域上使用Notion。但是，如果你因故不滿意，你可以嘗試使用上面列出的線上文檔軟體，作為Notion的替代方案進行協作。
最後提醒👩💻
線上團隊協作有效地建立專案，同時避免傳統開發的缺點，如辦公室出差時間和固定工作時間。使用線上文檔來組織你的工作流程、設定議程等等是必要的。
Notion、Monday和Paper等平台，透過其專門的功能集專門迎合與團隊相關的專案。這些平台也非常適合各種企業和個人。
Google 文件、Word和Zoho是允許即時協作的文字處理軟體。也就是說，這些應用程式不像此列表中的其他工具那樣，具有組織功能。
接下來，探索一些最適合你業務的線上試算表。