您的線上軟體是否經常收到重複的問題與諮詢？
如果答案是肯定的，這可能代表您的使用者尚未完全熟悉您的產品，也沒有充分發掘其全部潛能。
不斷湧入關於軟體的問題，會大幅耗損您的支援資源，導致客服人員疲於奔命。為了減輕支援團隊的負擔，您可以考慮建立一套完善的線上軟體文件。
什麼是線上文件？
線上文件就像一份使用手冊，它可以幫助使用者了解產品的用途，並逐步說明其各項功能。它甚至可以協助使用者了解如何最大化產品的效益。
您可以在文件中加入圖片、影片、產品GIF等視覺元素，具體展示如何啟用和操作各種產品功能。線上軟體文件的詳細程度，可能因產品的複雜性而異。 對某些人而言，文件可能像是一個常見問題解答（FAQ），而對另一些人而言，則可能像是對產品的深入導覽。
線上文件如何運作？
線上文件工具的運作方式有很多種。以下是一個快速列表，可以協助您評估實施後帶來的幫助：
- 作為中央儲存系統：您可以將所有與產品相關的資訊集中保存，並為客戶和支援團隊建立統一的存取管道。當他們對某項功能或其運作方式有疑問時，可以參考這些資訊。
- 節省時間和精力：透過建立產品資訊的中央儲存庫，您可以幫助客戶和支援人員節省尋找正確解決方案的時間和精力。 您甚至可以減少頻繁的倦怠感，讓支援團隊能夠專注於更緊急的支援問題。
- 促進參與和留存：軟體文件工具還可以幫助您在客戶的整個旅程中，維持與品牌的互動。客戶無需在網路上搜尋關於產品或其功能的解答，他們會回到您建立的資源，並與品牌保持聯繫。 這是鼓勵他們與品牌互動，同時提高客戶留存率的好方法。
- 提供深入的產品知識：從初始設定到所有功能，您都可以在線上文件中找到相關資訊。您甚至可以找到新版本的發佈時間，以及它與舊版本的差異。這對潛在客戶在決策過程中很有幫助，因為其中還包含來自不同行業的用例和案例研究。
- 改善客戶支援體驗：為您的企業提供線上文件，最大好處之一就是改善客戶服務體驗。您可以幫助您的團隊節省時間，並將客戶引導至能夠解答他們問題的資源，而無需排隊等待或期待回覆電子郵件。
如何選擇適合的線上文件解決方案？
僅僅了解線上文件及其對組織的益處，並不足以幫助您選擇最佳工具。 但以下列出的標準可以提供參考。 這是企業在選擇線上文件工具時應該考慮的快速檢查清單：
#1。 直觀的編輯器
在選擇軟體文件工具時，一個簡單但功能豐富的編輯器是必不可少的。請理解，可能會有很多人同時編輯同一篇文章，因此重要的是，每個人都能看到誰對文章進行了哪些修改。
#2。 智能搜尋
搜尋功能是任何文件平台的突出特色。最糟糕的情況莫過於，訪客在幾分鐘後，因為找不到正確的資訊或產品，而沮喪地離開您的線上文件。 智能搜尋功能可以為使用者節省時間，並幫助他們快速找到答案。搜尋功能應支援標籤、相關關鍵字等。
#3。 深入分析
任何企業都必須了解，他們的線上文件在客戶/潛在客戶中的表現如何。 因此，檢查您的知識庫軟體是否可以幫助您追蹤以下指標非常重要：
- 頁面瀏覽量
- 熱門瀏覽文章
- 搜尋失敗次數
- 每篇文章的回饋意見
- 跳出率
- 使用者在文章上的平均停留時間
- 新客戶與回頭客
指標項目還有很多，但如果軟體解決方案確實提供了這些指標，請不要猶豫將其列入考慮。
#4。 安全性
添加到知識庫中的資產，例如產品資訊、影片和圖片，對任何組織都至關重要。因此，在為您的企業尋找最佳線上文件軟體時，保護這些資產應該是優先事項之一。在最終確定產品之前，您可以向服務提供商提出以下問題：
- 你們針對未經授權的存取有哪些保護措施？
- 你們是否使用任何防火牆或雙重驗證來保護數據？
- 你們如何確保資料的機密性？
這些問題將幫助您了解服務提供商如何為其使用者提供數據安全保障。
#5。 版本控制
該平台是否支援版本控制？
身為產品企業，您必須確保記錄產品的演變過程。 使用者可能會在不同的開發階段接觸您的產品。 他們可能需要重新瀏覽舊版文件，以更深入了解產品功能。 這不僅對最終使用者有幫助，對產品開發團隊而言也是必要的。
因此，該平台應支援帶有時間戳記的版本控制功能。
#6。 工作流程管理
您的知識庫必須提供完整的存取控制，以實現成功的工作流程管理。 例如，如果您是管理員，您應該可以將角色分配給將存取該軟體進行撰寫和編輯的人員。 撰寫文章的人員應獲得有限的存取權限，而編輯文章的人員則應擁有不同的控制權限。
#7。 客製化
眾所周知，客製化服務可以提高使用者滿意度以及對品牌的信任。 這也適用於您的文件網站。 如果使用者進入您的文件網站，他應該感覺到這也是您品牌的一部分。 該平台應該允許您自由客製化您的線上文件網站，而不僅僅是使用徽標和圖示，還可以自訂網域、自訂 URL，以及設計您的文件網站。
以下是一些最有效的線上文件工具。
雖然了解如何選擇線上文件軟體的提示很有幫助，但如果您有一些選項可以開始搜尋業界最佳工具，那會更好。 本節探討可以幫助您輕鬆建立完整線上軟體文件的頂級解決方案。
讓我們開始吧！
Document360®
Document360為您提供完整的線上文件解決方案，其中包括但不限於簡單搜尋、類別管理、標籤管理、文章範本等。 其拖放式使用者介面可以幫助您按照所需的順序排列所有類別及其子類別。
不僅如此，它還具有人工智慧驅動的搜尋、私有託管、版本控制功能、備份和還原等功能。豐富的編輯器是您必須體驗的功能，您可以在Markdown和WYSIWYG編輯器之間做選擇。
它允許完全自訂文件網站，且文章描述可以讓您添加文章要點，這有助於快速搜尋和SEO。 它支援編輯、貢獻者和發佈者團隊的更高層次的協作。 您還可以設定通知，以便刪除或更新過時的文章。
它整合了廣泛的服務台、聊天機器人和CRO技術，例如Zendesk、Intercom、Freshdesk、Drift、Zapier、Microsoft Teams、Slack等等。 此外，您可以使用JavaScript片段與任何其他平台進行整合。
方案的起價為每月99美元。
ClickHelp
ClickHelp 是一種輔助創作工具，可幫助您輕鬆建立軟體文件。 這種基於雲端的解決方案以協助其用戶簡化文件團隊之間的協作而聞名。 這表示它將幫助他們追蹤變更，並在確認文件撰寫和編輯者後進一步改進。
它甚至可以透過提供文章效能的詳細數據，來協助您改進內容。那些擔心從MS Word、HTML、CHM等平台遷移資料的人可以放心，ClickHelp專注於從這些平台和其他平台遷移數據，更重要的是，其簡單的UI讓設定變得非常容易。
方案的起價為每月55美元。
Confluence
與其他線上文件解決方案一樣，Confluence可以協助使用者建立可分類組織的軟體文件。此頁面樹狀結構使進階搜尋成為可能，從而幫助客戶更快地找到相關的文章。
除此之外，您還可以與內部其他團隊合作，以簡化內容的正確性和品質。它簡化了內部協作，並保護內容資產和使用者權限。這將協助您與參與撰寫和編輯流程的團隊共享帳戶存取權限。
付費方案的起價為每月55美元。
Nuclino
Nuclino是您的組織在尋找市場上最佳解決方案時可以考慮的另一種軟體文件工具。該服務提供商聲稱透過圖片、影片等創意資產，協助其使用者將內容視覺化。它甚至支援自動儲存等功能，可以協助您在建立軟體文件時儲存內容進度。
最重要的是，您還可以找到即時搜尋之類的功能，以協助客戶有效地尋找相關的文章。您還會發現它的40多個整合非常有用，因為它們可以簡化您的工作，並輕鬆規劃未來的產品更新和功能升級文章。
方案的起價為每月每位使用者5美元。
DocuWare
DocuWare因其突出的功能而廣受歡迎，例如光學字符識別（OCR），可協助使用者將圖片文字轉換為數據。這可協助他們的使用者更快地新增相關資料，並讓客戶可以存取。
您還可以追蹤現有文件的版本。這可協助您監控初始版本中發佈的實際內容，以及產品中每次新更新所做的變更。
Read the Docs
Read the Docs 是一種技術文件解決方案，可以免費建立和託管關於該軟體的支援文章。沒錯，服務提供商聲稱免費提供其文件服務。您可以有效地管理文件的多個版本。
您也不必擔心按使用者付費。您可以擁有盡可能多的使用者來管理您的軟體文件。該產品唯一要注意的地方是廣告。為了免費運作，他們使用廣告作為支援其營運的來源。選擇免費版本的用戶可能會遇到多個廣告，因為他們的帳戶不是無廣告的。但是，那些想要無廣告體驗的用戶需要為每個專案支付5美元。
GitHub
GitHub以其協助開發人員在個人資料中記錄程式碼編寫日誌的能力而廣為人知。 如果個人資料大部分顯示為綠色，則表示開發人員一直頻繁地編碼並更新其進度。 但很少有人知道同一個平台也提供文件軟體。
顯然，他們提供GitHub Pages，甚至是一個wiki平台來建立您的中央儲存庫。但如果您將其與Jekyll等平台整合，GitHub Pages將協助您輕鬆建立完整產品文件。但請注意，它主要以公開而非私有的形式存在。更重要的是，您需要良好的開發技能才能維持文件的正常運作。
付費方案的起價為每月19美元。
Whatfix
Whatfix可以協助您建立產品的完整數位導覽。您可以使用此解決方案，以最互動的方式提供關於產品運作方式的指南。您可以使用適當的軟體建立完整的文件、常見問題解答等。
它還提供詳細的分析平台。這將協助您衡量每位讀者如何與儲存庫中的每篇文章互動，從而為您提供更大的空間來改進它們，以獲得更好的結果，甚至轉化率。
Dropbox Paper
如果您認為Dropbox僅限於儲存功能，那您可要三思了。 他們的文件工具Dropbox Paper作為協同編輯工具非常受歡迎。 它承諾將創造和協調結合在一起。 它非常適合為內部和外部目的建立儲存庫。
有趣的是，它可以在文章中容納圖片、音訊檔案、影片和其他類型的創意內容。 唯一讓很多人難以選擇此工具的原因是其有限的資料夾功能。 此外，對於已經擁有Dropbox帳戶的使用者，它也是免費的。 但如果您想要單獨訂閱，建議與他們的團隊聯繫。
HelpDocs
HelpDocs也是我們的首選之一。 這是因為，與此列表中的其他工具一樣，HelpDocs也為您提供建立文件、將其託管在他們服務下的功能，甚至監控您建立的所有文章的效能。
該軟體還提供拖放功能，可協助您根據文章在產品中的重要性或順序對文章進行排名。它甚至可以協助您在編輯器中為作者或產品團隊個別標記幾篇文章。這些標記將協助他們識別需要更新的文章，以獲得更好的效能和客戶體驗。
此工具的方案起價為每月46美元。
您準備好選擇最佳線上文件工具了嗎？
擔心客戶不了解您的產品？該如何建立可以幫助他們理解其用途、功能和特性的軟體文件？
透過建立完整的軟體文件，您可以確保客戶在一處找到所有與您的產品相關的答案。他們還可以避免聯繫支援團隊，並節省時間和精力。從頭開始建立文件可能是一項繁瑣的任務，並且最終需要更多資源。 在這種情況下，最好使用線上文件軟體來為客戶建立幫助文件。
為了幫助您入門，我們列出了啟動您為您的業務選擇最佳線上文件工具之旅的最佳選項。我們希望這會有所幫助！
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