在商业运作中，文档的生成需求是始终存在的。
随着科技的进步，企业已经从纸质文档转向了云端电子文档，这不仅减少了纸张的使用，也简化了文档生成流程。
如果您从事法律、保险或银行业等行业，您的日常工作流程将更加依赖文档的生成。
发票、提案、合同、客户演示文稿、预算以及内部政策声明等重要文件，是公司在运营和与客户、员工、供应商沟通时必不可少的。
您需要快速准备并交付保单文件、账户披露、法庭文件以及其他重要通讯。
本文将阐述文档生成至关重要的原因，以及它如何帮助您提高公司的效率。 让我们立即开始吧！
为什么企业需要文档生成软件
以下是企业采用文档生成软件的关键原因：
团队节省时间
自动化文档生成系统可以加速完成文档的设计、编辑、创建和导入等任务，从而释放了关键的人力资源，并减少了开发团队创建和排除故障的需求。
消除错误和遗漏
任何涉及大量手动数据输入的自动化程序，都会自动降低人为错误的可能性。 文档创建也是如此。
当员工在销售平台中使用用户友好的解决方案来创建高质量文档时，他们能更快地学习并定期制作更高质量的文档。
品牌形象一致
在所有企业传播中保持统一的外观和风格，对于有效的公司品牌塑造至关重要。 这不仅适用于营销材料，也适用于公司的纸质和电子文档。
借助完善的文档生成系统，员工可以在保持一致的企业形象的同时，为特定客户生成高度定制的输出。
文档生成软件的功能特点
一个优秀的文档生成软件应具备以下功能：
自动格式化和多重格式支持
您可以快速修改任何文档的字体、大小或文档类型（PDF、Docx、CSV），而不会损害文档的完整性。
鉴于许多客户对文档格式有特定的偏好，这是一项至关重要的功能。 务必确保您选择的解决方案提供广泛的格式选项。
轻松集成
您可以快速合并来自不同应用程序（包括 JSON 和 XML）的文档，并将它们与常用的其他程序集成。
这使得数据传输更加便捷快捷，且在确保一切都正确执行的情况下，更容易完成成品。
动态内容
文档创建工具的关键要素之一是能够结合动态范围来创建文档。 为了根据需要定制消息并吸引正确的受众，您应该选择一种工具来收集正确的数据并将其包含在您的文档中。
合规性和安全性
最优秀的解决方案将根据需要或按文档提供安全和合规协议的选项。 确保您选择的解决方案采用安全的 SSL 连接和可靠的防火墙。
既然您已经了解了复杂的文档生成软件的特点，下面列出了一些公司广泛使用的文档生成平台。
智能文档
首先介绍 SmartDocuments，这是一个自动化文档创建平台，允许实施智能模板，从而提高文档工作流程的创新能力，最终提升生产力。
它能够轻松地与 Microsoft Teams 和 Sharepoint 集成并自动保存文档。
SmartDocuments 能够自动将来自 SAP 的客户和产品数据插入文档，从而节省大量时间。
借助易于使用的 SmartWizard 工具，您可以轻松创建和管理标准文档模板，插入来自外部系统的数据，并提升您的企业形象。
该平台具备文档创建和模板管理功能，可以应用于政府、法律和招聘等不同行业，以减少文档创建的时间和风险。
Docmosis
Docmosis 采用基于智能模板的方法，提供快速、可靠和可扩展的文档生成流程。 您可以利用该平台功能创建个性化的 PDF 和 Word 格式的信件、发票、提案、合同和报告。
它配备了自托管的文档生成引擎，成功地与定制的软件应用程序和第三方应用程序集成。 Docmosis 提供了一系列功能来简化复杂文档结构的创建过程。
- 使用 Microsoft Word 或 LibreOffice Writer 作为文档模板。
- 为所有动态内容键入或添加纯文本占位符。
- 添加文本、图像和表格、条形码、二维码等。
- 将可自定义的报告添加到模板。
快多克
Fastdok 是一款多功能文档创建软件，适用于 IT、商业、教育、人力资源等多个领域，用于创建必要的文档。
这款基于云的文档生成软件既快速又简单，并且在创建用于不同目的的文档方面非常有效。
Fastdok 的独特之处在于其自动化流程，该流程会根据您回答的问题列表提供即用型文档。
通过提供一组重点调查问卷、清晰的示例和解释，Fastdok 旨在帮助您以最简单的方式生成文档，指导您完成数字化文档流程。
爱多根
Edocgen 通过支持数据驱动的文档自动化，并提供一系列从简单到复杂的模板，从而提高团队生产力，提供灵活的文档生成流程。
这款文档生成软件用户友好，并致力于改变文档创建流程，为客户提供更好的沟通和体验。
Edocgen 的主要特点如下：
- 它通过填充来自 JSON/XML/Excel、数据库等多个来源的数据，批量生成数千个文档。
- 自动从模板生成 Web 表单以创建文档。
- 支持使用 REST API 按需生成并实时下载报表。
- 它可以轻松部署在本地或云中，以便在 Azure、GCP 或 AWS 上运行。
- 提供 PPTX、Microsoft Word、可填写 PDF 和 Excel 格式的文档模板。
复选框
Checkbox 备受德勤、毕马威和宝马等知名企业的信赖，是一款功能强大的一体化文档创建和管理软件，可有效减少手动起草和管理文档所花费的时间。它能够简化繁琐的文档创建过程，使管理层可以专注于更重要的战略相关工作。
通过针对标准化模板进行验证，Checkbox 可以检查并消除文档中的错误（如果有）。Checkbox 还允许您获得即时洞察、查看批准状态、获取电子签名并接收有关您刚刚创建的文档的自动结果。
该工具还有助于协商和登录流程，从而缩短文档的周转时间并帮助做出数据驱动的决策。
Docshifter
Docshifter 是一款集中式文档自动化软件，可帮助管理所有基于模板的文档，并将其转换为 PDF 格式。
该工具快速、可扩展且合规，自动化流程消除了将数据复制粘贴到文档模板的需要，从而节省您的宝贵资源。
Docshifter 不仅是一个文档创建平台，还是一个 PDF 转换软件。它接收企业多种文件格式的输入，丰富文件，并将其转换为 PDF 格式。Docshifter 的一些著名功能如下：
- PDF 转换速度提高 10 倍，许可证和基础设施成本降低。
- 可以使用本机连接器或 Rest API 与现有工具集成。
- 在 Microsoft Word 中设计模板以降低成本。
模板
Templafy 是您为管理企业整个文档相关活动而需要部署的工具。该平台提供了一组模块和模板，还可用于设计满足您业务需求的解决方案。
Templafy 为企业提供了一个强大的管理中心，来管理业务文档创建过程的各个方面。它有助于轻松管理和分发预先设计的模板、文档资产、字体和电子邮件签名。
通过与现有文档内容应用程序的安全集成，加强 IT 基础设施并提供更多价值。 Templafy 为公司提供以下功能集，以满足企业的个性化需求：
- 文档应用程序中丰富的公司模板和资产库。
- 智能自动化技术有助于动态和准确地创建文档。
- 自动扫描文档和演示文稿以找出过时的内容并检查是否符合规则。
- 共享、协作和访问可操作的见解，以优化文档性能。
宁特克斯
使用 Nintex 直接从 Salesforce 或 Office 365 自动创建和共享所有与企业相关的文档，例如合同、工作订单和发票。这有助于消除复制粘贴数据的需要，并最大限度地减少错误，从而将精确且合规的文档交付给预期的接收者。
Nintex 通过提供以下功能来帮助您自动化文档创建流程：
- 无需编写代码即可自动创建文档，以提高效率。
- 使用不同语言的预设计模板创建 Word、Excel、PowerPoint 和 PDF 文件格式的文档。
- 通过自动化文档路由来简化内部审核生成和文档签名流程。
- 使用文档模板和云存储解决方案（例如 Salesforce、SharePoint 和 Box）动态关联来自任何来源的数据。
潘多克
Pandadoc 是一款软件，您可以使用它来创建、发送和管理符合 HIPAA、FERPA 和 GDPR 要求的文档，而无需花费大量时间。这个自助工具提供了大量品牌模板和自定义主题，以加速重要文档的创建过程。
Pandadoc 致力于简化文档生成流程，同时确保保留品牌的声音和风格。
它特别注重创意和细节，因此提供品牌模板和定制设计的主题，以及 Canva 集成，让您能够轻松拖放令人惊叹的设计元素。
Pandadoc 允许您嵌入引人注目的视频、动画 GIF 和智能定价表，让客户能够选择他们想要注册的服务。
文档变得简单
由 Salesforce 提供支持的 Docs Made Easy 使您能够制作强大、复杂和动态的文档，从而加快组织中的文档创建过程。
该平台使您能够通过将数据从标准对象传输到预先格式化的模板，来创建演示文稿、报告、报价、发票、联系人等。
Docs Made Easy 通过赋予专业人员使用以下功能制作高效文档的能力，来提高他们的工作效率。
- 优雅地同步 salesforce 数据以自动生成文档。
- 从 CRM 和自定义对象中提取数据，并与预先格式化的模板合并。
- 只需单击几下，即可快速轻松地传输和无缝交付具有专业外观的文档。
- 当客户与您的文档交互时，立即获得通知。
表单堆栈
Formstack 是您为组织自动化文档生成流程的另一个选择。该工具最大限度地减少了创建专业且美观的文档所需的文书工作，并且这些文档几乎可以轻松发送到任何地方。
由于其支持拖放手势的简单文档创建器和编辑器，您可以在几分钟内创建无数文档，例如提案、申请、协议和联系人。Formstack 使您能够访问以下功能：
- 添加条件部分以显示或隐藏查看者的内容。
- 从单个数据源生成多个文档。
- 在任何地方共享文档或直接从 Formstack 界面将它们上传到不同的应用程序。
- 使用库中预先设计的模板，快速设计业务文档。
SDocs
最后，我们介绍的是 SDocs，这是一款基于 Salesforce 构建的快速且简单的文档生成软件，可为组织提供可靠的安全性。该工具被多家企业用来提高效率、减少错误并消除繁琐的文档相关工作。
由于 SDocs 是 Salesforce 的本地文档创建解决方案，因此数据永远不会离开生态系统，从而确保更高的安全性和更快的服务交付。 还可以调整用户配置文件的文档可见性设置，并过滤他们允许创建的文档。
该平台功能强大，具备简化文档自动化流程所需的所有功能。 内置的文档编辑器用户友好、易于使用，无需额外培训即可完成任务。
结论
本文阐明了市场上一些功能强大的文档创建工具。在为您的组织选择工具时，最好先分析您的业务需求，然后比较这些文档自动化工具提供的工具和功能。
值得一提的是，这里列出的大多数选项都提供免费试用，您可以利用这些试用期来了解它们是否符合承诺。