12 种文档生成软件可简化您的流程

在您的业务运营中,有一件事是一致的——文档生成的要求。

在技​​术驱动的时代,企业已经从基于纸质的文档过渡到基于云的电子文件,这不仅可以减少纸张消耗,还可以简化文档生成过程。

如果您在法律、保险或银行业工作,您的日常工作流程将更多地依赖于文档生成。

发票、建议书、合同、客户演示文稿、预算和内部政策声明是贵公司在运营和与客户、员工和供应商沟通时始终依赖的重要文件。

您需要快速准备和交付保单文件、账户披露、法庭文件和其他重要通信。

在本文中,我们将解释为什么文档生成是必不可少的,以及它如何帮助您提高公司的效率。 因此,让我们立即开始吧!

为什么需要文档生成软件

由于以下原因,使用文档生成软件对企业来说变得至关重要。

您的团队将从节省的时间中受益

设计、编辑、创建和导入文档只是优秀的自动化文档生成系统加速完成的几项任务。 这释放了关键的人力资源,并减少了强迫开发团队创建和排除过程故障的需要。

消除错误和遗漏

自动化包括大量手动数据输入步骤的任何程序会自动降低人为错误的可能性。 文档创建也是如此。

当销售平台内提供用户友好的创建高质量文档的解决方案时,员工可以更快地学习并定期制作更高质量的论文。

您的品牌变得一致

在所有企业传播中统一的外观和感觉对于有效的公司品牌塑造至关重要。 这适用于贵公司的硬拷贝和电子文档,而不仅仅是营销材料。

员工可以为特定客户生成高度可定制的输出,同时使用完善的文档生成系统保持一致的企业形象。

文档生成软件的特点

一个好的文档生成软件包括以下功能:

自动格式化和多重格式化

您可以快速修改任何文档以更改字体、大小或文档类型(PDF、Docx、CSV),并且不会损害文档的完整性。

由于许多客户对他们使用的文档格式有特定的偏好,因此这是一项至关重要的功能。 确保您选择的解决方案提供了广泛的格式选择。

简单集成

您可以快速合并来自许多不同应用程序的文档,包括 JSON 和 XML,并将它们与您经常使用的其他程序集成。

结果,数据路由变得更加肤浅和更快,并且在知道一切都已正确完成的情况下更容易生产成品。

动态内容

文档创建工具的关键要素之一是能够结合动态范围来创建文档。 要根据需要自定义消息并吸引正确的受众,您应该选择一种工具来收集正确的数据并将其包含在您的文档中。

合规性和安全性

最好的解决方案将根据需要或按文档提供安全和合规协议的选择。 确保您选择的解决方案采用安全的 SSL 连接和可靠、值得信赖的防火墙。

现在您知道复杂的文档生成软件是什么样子的,下面列出了一些公司广泛使用的文档生成平台。

智能文档

让我们从 SmartDocuments 开始,这是一个自动化文档创建平台,它允许实施能够创新文档工作流程的智能模板,从而提高生产力。

它可以轻松地与 Microsoft Teams 和 Sharepoint 集成并自动保存文档。

SmartDocuments 能够自动将来自 SAP 的客户和产品数据插入到文档中,从而减少大量时间。

使用方便的 SmartWizard 工具,您可以轻松创建和管理标准文档模板,插入来自外部系统的数据,并增强您的企业形象。

借助文档创建和模板管理功能,该平台可用于政府、法律和招聘等不同行业,以减少创建文档所涉及的时间和风险。

Docmosis

Docmosis 使用基于智能模板的方法提供快速、可靠和可扩展的文档生成过程。 您可以利用平台功能创建 PDF 和 Word 格式的个性化信件、发票、提案、合同、报表和报告。

它配备了一个自托管的文档生成引擎,成功地与定制的软件应用程序和第三方应用程序集成。 Docmosis 提供了一系列功能来简化创建复杂文档结构的过程。

  • 使用 Microsoft Word 或 LibreOffice Writer 作为文档模板。
  • 为所有动态内容键入或添加纯文本占位符。
  • 添加文本、图像和表格、条形码、二维码等。
  • 将可自定义的报告添加到模板。
  使用PNGoo在Windows上无损批量压缩PNG图像

快多克

Fastdok 是一款多功能文档创建软件,可用于各种领域,包括 IT、商业、教育、人力资源等,用于创建必要的文档。

这种基于云的文档生成软件既快速又简单,并且在为不同目的创建文档方面证明是有效的。

Fastdok 的独特之处在于它的自动化流程,它会根据您回答的问题列表为您提供即用型文档。

Fastdok 通过提供一组重点调查问卷、一组清晰的示例和解释来指导数字文档流程,旨在帮助您以最简单的方式生成文档。

爱多根

Edocgen 通过支持数据驱动的文档自动化并提供一系列从简单到复杂的模板来提高团队生产力,从而提供灵活的文档生成流程。

该文档生成软件是用户友好的,并保证改变文档创建过程,为客户提供更好的沟通和体验。

Edocgen的主要特点如下:

  • 它通过填充来自 JSON/XML/Excel、数据库等多个来源的数据,批量生成数千个文档。
  • 自动从模板生成 Web 表单以创建文档。
  • 支持使用 REST API 按需生成并实时下载报表。
  • 它可以轻松部署在本地或云中,以在 Azure、GCP 或 AWS 上运行。
  • 提供 PPTX、Microsoft Word、Fillable PDF 和 Excel 格式的文档模板。

复选框

Checkbox 深受 Deloitte、KPMG 和 BMW 等知名企业的信赖,是一款功能强大的一体化文档创建和管理软件,可有效减少手动起草和管理文档所花费的时间,从而简化繁琐的文档创建过程,使管理层能够专注于更重要的战略相关工作。

Checkbox 通过针对标准化模板进行验证来检查并消除文档中的错误(如果有)。 Checkbox 还允许您获得即时洞察、查看批准状态、获取电子签名并接收有关您刚刚创建的文档的自动结果。

该工具还有助于协商和登录过程,缩短文档的周转时间并帮助做出数据驱动的决策。

Docshifter

Docshifter 是一款集中式文档自动化软件,可帮助管理所有基于模板的文档并将其转换为 PDF 格式。

该工具快速、可扩展且合规,并且自动化过程消除了将数据复制粘贴到文档模板中的需要,并节省了您的宝贵资源。

Docshifter 不仅是一个文档创建平台; 它也是一个PDF转换软件,以企业的多种文件格式为输入,丰富文件,并将其转换为PDF。 Docshifter 的一些著名功能如下:

  • PDF 转换速度提高 10 倍,许可和基础设施成本降低
  • 可以使用本机连接器或 Rest API 与现有工具集成
  • 在 Microsoft Word 中设计模板以降低成本。

模板

Templafy 是您为管理企业的整个文档相关活动而需要部署的工具。 该平台提供了一组模块和模板,还可用于设计满足您企业需求的解决方案。

Templafy 为企业提供了一个强大的管理中心来管理业务文档创建过程的各个方面。 它有助于轻松管理和分发预先设计的模板、文档资产、字体和电子邮件签名。

通过与现有文档内容应用程序的安全集成,加强 IT 基础架构并提供更多价值。 Templafy 为公司提供以下功能集,以满足企业的个性化需求:

  • 文档应用程序中丰富的公司模板和资产库。
  • 智能自动化技术有助于动态和准确地创建文档。
  • 自动扫描文档和演示文稿以找出过时的内容并检查是否符合规则。
  • 共享、协作和访问可操作的见解以优化文档性能。

宁特克斯

切换到 Nintex 以直接从 Salesforce 或 Office 365 自动创建和共享所有与企业相关的文档,例如合同、工作订单和发票。这有助于消除复制粘贴数据的需要并最大限度地减少错误,从而将精确且合规的文档交付给预期的收件人。

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Nintex 通过提供以下功能帮助您自动化文档创建过程:

  • 无需编写代码即可自动创建文档以提高效率。
  • 使用不同语言的预设计模板创建 Word、Excel、PowerPoint 和 PDF 文件格式的文档。
  • 通过自动化文档路由来简化内部审核生成和文档签名流程。
  • 使用文档模板和云存储解决方案(例如 Salesforce、SharePoint 和 Box)动态关联来自任何来源的数据。

潘多克

Pandadoc 是您无需花费大量时间即可创建、发送和管理符合 HIPAA、FERPA 和 GDPR 的文档的软件。 这个 Do-It-Yourself 工具提供了大量的品牌模板和自定义主题,以加快创建重要文档的过程。

Pandadoc 努力简化文档生成过程,同时确保保留品牌的声音和风格。

它特别注重创意和细节,因此提供品牌模板和定制设计的主题,以及 Canva 集成,使您能够轻松拖放令人惊叹的设计元素。

Pandadoc 允许您嵌入令人眼花缭乱的视频、动画 GIF 和智能定价表,使客户能够选择他们想要注册的服务。

文档变得简单

由 Salesforce 提供支持,Docs Made Easy 使您能够制作强大、复杂和动态的文档,从而加速您组织中的文档创建过程。

该平台使您能够通过将数据从标准对象传输到预先格式化的模板来创建演示文稿、报告、报价、发票、联系人等等。

Docs Made Easy 通过赋予他们使用以下功能制作高效文档的能力来提高专业人员的工作效率。

  • 优雅地同步 salesforce 数据以自动生成文档。
  • 从 CRM 和自定义对象中提取数据并与预先格式化的模板合并。
  • 只需单击几下,即可快速轻松地传输和无缝交付具有专业外观的文档。
  • 当客户与您的文档进行交互时,立即获得通知。

表单堆栈

Formstack 是您为组织自动化文档生成过程的另一种选择。 该工具最大限度地减少了创建专业且美观的文档所需的文书工作,这些文档几乎可以轻松发送到任何地方。

由于支持拖放手势的简单文档创建器和编辑器,您可以在几分钟内创建无数文档,例如提案、申请、协议和联系人。 Formstack 使您能够访问以下功能:

  • 添加条件部分以显示或隐藏查看器的内容。
  • 从单个数据源生成多个文档。
  • 在任何地方共享文档或直接从 Formstack 界面将它们上传到不同的应用程序。
  • 使用库中预先设计的模板来快速设计业务文档。

SDocs

最后,在名单上,我们有 SDocs,这是一种基于 Salesforce 构建的极其快速和简单的文档生成软件,可为组织提供可靠的安全性。 该工具被多家企业用来提高效率、减少错误并消除繁琐的文档相关工作。

由于 SDocs 是 Salesforce 的本地文档创建解决方案,因此数据永远不会离开生态系统,从而确保更高的安全性和更快的服务交付。 还可以调整用户配置文件的文档可见性设置并过滤他们被允许创建的文档。

该平台功能强大,具有简化文档自动化流程所需的所有功能。 内置的文档编辑器用户友好且易于使用且易于使用,无需额外培训即可完成任务。

结论

这篇文章阐明了市场上一些强大的文档创建工具。 在为您的组织选择一个时,最好分析您的业务需求,然后比较这些文档自动化工具提供的工具和功能。

有趣的是,这里列出的大多数选项都提供免费试用,您可以利用它来了解它们是否实现了承诺。