無論您是企業主還是忙碌的專業人士，每天接收和發送重要的電子郵件是很常見的。
然而，這些重要的電子郵件有時可能會遺失。它們可能被意外刪除，或者惡意地從收件匣中移除。當您每天收到大量電子郵件時，一些關鍵的郵件也可能被埋沒在收件匣中。
在您每天收到的眾多電子郵件中，有一些重要的郵件您可能希望稍後再次查閱。這就是電子郵件歸檔的用途。通過歸檔特定的電子郵件，您可以保護不想因為超載或其他原因而丟失的重要數據。
儘管電子郵件歸檔非常有用，但令人驚訝的是，很多人並未利用這個強大的功能。在本文中，我們將深入了解更多關於電子郵件歸檔的資訊，並探討一些絕對值得您使用的最佳電子郵件歸檔軟體。
電子郵件歸檔的優勢
通過歸檔電子郵件，您可以將它們儲存起來以便將來參考。許多商業專業人士使用歸檔來保護他們的數據，或者在將來回溯重要的郵件。以下是電子郵件歸檔能為您帶來的具體好處：
#1. 儲存📦
您收到的每封電子郵件都存儲在即時伺服器上。大量電子郵件湧入可能會導致伺服器性能下降。為了提高性能，您可能需要刪除電子郵件。但如果裡面包含重要資料怎麼辦？這時電子郵件歸檔就能派上用場。
它允許您將重要的電子郵件數據遷移到安全的場外伺服器或雲端，您可以從那裡輕鬆訪問。
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#2. 安全🔒
當您的電子郵件被歸檔後，它們會在安全的環境中受到保護，並且會定期備份數據。
某些電子郵件歸檔工具提供卓越的災難復原功能，但這只有在您選擇正確的軟體時才能實現。一個優秀的電子郵件歸檔軟體的關鍵指標是保證99.9%的正常運行時間。
＃3。生產力👨💻
滿載的收件匣會使搜索特定電子郵件變得困難。如果您的工作需要您查找特定郵件，您首先需要篩選大量的郵件。
通過歸檔電子郵件，您可以輕鬆地從歸檔和電子郵件數據備份中訪問您需要的郵件。此外，為了讓您的團隊保持同步，使用共享收件匣工具來管理團隊郵件也是有意義的。
＃4。合規⚖️
許多行業的組織為了官方目的需要保留電子郵件通信記錄。這些記錄可能在審計或調查期間被查閱。如果您想遵守法律，不想與當局發生衝突，刪除所有電子郵件可能不是最好的做法。
您可以將重要的電子郵件歸檔並儲存在檔案中，以確保安全。總體而言，電子郵件歸檔可以在個人和組織層面帶來多種好處。
電子郵件歸檔軟體簡介
電子郵件歸檔軟體專為災難復原而設計，它可以幫助您儲存重要的電子郵件，並在需要時檢索它們。這些工具還有助於刪除不需要的電子郵件，釋放伺服器儲存空間，並加快電子郵件操作。同時，您也可以使用電子郵件安全解決方案來防範垃圾郵件和網路釣魚攻擊。
電子郵件歸檔軟體在許多情況下都非常有用，無論是個人用途還是專業用途。
如果您經營一家公司，您需要有一個電子郵件歸檔解決方案，以確保遵守行業法規，以便在進行官方調查或審計時，可以保留組織內的所有電子郵件通信。
電子郵件歸檔軟體如何運作
當您歸檔特定電子郵件時，實際上是將它們從主收件匣遷移到一個獨立的歸檔資料夾。這樣做可以保留電子郵件供將來參考，並順利地存取它們。
借助有效的電子郵件歸檔解決方案，您可以將重要電子郵件移動到更安全的位置，從而實現災難復原。
使用電子郵件歸檔軟體的主要好處是，它可以滿足組織的合規性要求，但這因軟體而異。企業還可以根據自己的需求設定歸檔工具。例如，公司可以在必要時歸檔所有傳入的電子郵件，從而減少頻繁清理電子郵件收件匣的需求。
在尋找電子郵件歸檔解決方案之前，最好先了解其功能和合規性規則，並做出相應的決定。
電子郵件歸檔軟體的主要功能
在採用電子郵件歸檔解決方案之前，您不應忽略一些關鍵功能。
如果您想要功能良好且高效的軟體，以便無縫儲存和備份重要的電子郵件，那麼以下是一些基本要求。以下是電子郵件歸檔軟體必備的功能：
- 快速直觀的搜索功能，可以存取軟體中儲存的電子郵件數據
- 無縫管理大量重要的電子郵件數據
- 符合規定
- 經濟高效
如果您能找到一款滿足所有上述要求的工具，那麼您就找到了完美的选择。
現在我們已經了解了電子郵件歸檔軟體，讓我們深入了解一些能夠滿足您需求的最佳選項。
Mimecast
Mimecast 為那些電子郵件歸檔需求似乎永無止境的組織，提供了一個基於雲的解決方案。它讓您能夠通過強大的功能擺脫電子郵件歸檔的困擾，這些功能旨在讓事情變得比以往更容易。
與普通的電子郵件歸檔軟體不同，Mimecast 非常適合那些想要選擇更具成本效益解決方案的成長型公司。
由於維護電子郵件歸檔軟體有時既昂貴又複雜，Mimecast 的電子郵件歸檔管理功能非常實用。如果您希望將重要的電子郵件保存在安全、可靠且易於存取的地方，那麼選擇 Mimecast 是一個明智的選擇。
Mailstore Home
如果您正在尋找一個來自多個電腦、系統和程式的電子郵件的一站式管理中心，Mailstore Home 是一個令人驚豔的選擇，而且它還是免費的。它將通過電子郵件進行的重要通信儲存在安全可靠的中央檔案中。
得益於此電子郵件歸檔解決方案的高級功能，您不再會因為 PST 檔案損壞、數據備份不完整或任何其他問題而遺失電子郵件。
通過其智能搜索功能，MailStore Home 使搜索特定電子郵件變得更加容易，即使是從大型歸檔數據中搜索。您可以將電子郵件遷移回主收件匣，並隨時從歸檔中還原它們。
Email Archive Pro
Email Archive Pro 使歸檔變得盡可能簡單。只需單擊一下，您就可以歸檔多個電子郵件帳戶和資料夾，並將它們儲存在安全位置以供將來參考。您還可以將它們轉換為可搜索的 PDF，以便快速輕鬆地檢索。
這個電子郵件歸檔解決方案還通過與 Gmail API 集成來提供原生的 G-suite 支援。借助 Gmail OAuth，您可以享受增強的安全性和唯讀電子郵件存取權限。
為了獲得無縫的電子郵件歸檔體驗，Email Archive Pro 確實是專家級別的選擇。
Barracuda
您的公司是否希望最大限度地減少電子郵件儲存需求並提高用戶的工作效率？Barracuda 就是為您提供這種服務的理想解決方案。使用此工具，您可以安全地將重要資訊移動到雲端，將其作為輔助儲存層，以提供額外的電子郵件數據保護。
由於數據儲存在可操作的電子郵件環境之外，因此可以安全地保留數據，而不必擔心被刪除或損壞。通過管理電子郵件伺服器上的數據量，您可以顯著降低成本，同時保持理想的運營效率水平。
Barracuda 還能確保符合政府和監管要求，並簡化電子取證。
Jatheon
Jatheon 提供強大的本地電子郵件歸檔解決方案，可幫助您儲存、檢索、管理和審核大量的電子郵件數據和非結構化企業資訊。
Jatheon 的高級歸檔套件允許您分析歸檔數據，並獲得可以在所有部門使用的見解。它允許管理和保護數據的訪問，同時提供特定的搜尋功能，使查找和檢索數據變得容易，從而簡化了電子取證。
對於一體化的電子郵件歸檔解決方案，Jatheon 是一個絕佳的選擇。它可以通過在問題升級之前發現問題，並防止員工的不當行為，來改善數據治理。
Quest
Quest 是一種電子郵件歸檔解決方案，它使儲存、管理和檢索電子郵件數據變得比以往更加容易，並且可以非常順暢地部署。
借助此解決方案，您可以通過與伺服器分開儲存單一實例的電子郵件附件，來減少長期數據儲存需求，以及管理電子郵件伺服器性能的需求。
Quest 還能通過遵守監管合規政策來展示有效的保留能力。此外，您可以建立分類標籤，使您能夠僅遷移和檢索您選擇的數據。
Libraesva
Libraesva 是領先的電子郵件歸檔解決方案之一，用於保護重要的業務資訊、提高員工效率並簡化合規性。
如果您正在尋找簡單而有效的電子郵件治理、風險管理和合規性解決方案，那麼 Libraesva 就是您的最佳選擇。
無論您是在本地還是在雲端使用電子郵件伺服器，Libraesva 都能提供最佳的電子郵件歸檔解決方案。它與 Office 365 和 Microsoft Exchange 原生集成，並且該軟體獨有的 Outlook 外掛程式使您能夠輕鬆訪問歸檔的電子郵件，無論是在 Windows 還是 Mac 上。
ArcTitan
ArcTitan 是一款 Office 365 的集成自動化工具，它可以讓您以超快的速度在歸檔中搜索已儲存的數據。您會喜歡這個軟體的簡單設定和經濟高效的部署。它將重要的電子郵件數據儲存在歸檔中，將其轉變為一個儲存庫。
無論您的企業、教育機構還是 MSP 需要電子郵件歸檔解決方案，Arctitan 都是滿足動態歸檔需求的絕佳選擇。更不用說，遠程訪問電子郵件使得這筆交易更加划算。
N-able
如果您更喜歡基於雲的解決方案來儲存和保護電子郵件數據，您會發現 N-able 是業界最好的解決方案之一。它是一個強大且加密的雲端電子郵件歸檔解決方案，可確保您的數據安全無虞。
您可以通過它保護您的數據，並滿足行業相關監管機構（例如 HIPAA、FRCP 和 SOX）規定的合規性要求。
MSP 可以像專業人士一樣使用 N-able 來管理入站和出站電子郵件的儲存需求，同時降低本地基礎設施的儲存成本。
Smarsh
Smarsh 是一款記錄重要電子郵件通信的有效工具，它可以儲存包含附件的電子郵件，同時使您的組織能夠遵守政府法規和記錄保存規則。
該軟體最好的功能之一是，它支援以原生格式直接來源擷取，以確保保留數據的完整上下文。
它可以幫助隔離內部、外部、入站和出站消息。此外，它還提供個人歸檔訪問權限，允許您的員工訪問他們的電子郵件歷史記錄。
毫無疑問，Smarsh 是一個非常適合電子郵件歸檔的軟體包。
MailMeter
MailMeter 彙集了您所期望一款優秀電子郵件歸檔軟體的所有功能。從收件匣導航到執行電子取證和 DSAR 搜索，再到提供雲端和本地電子郵件管理，它是滿足您電子郵件歸檔需求的一站式解決方案。
該工具的高級介面使您可以使用定義的條件更輕鬆地縮小電子郵件搜索範圍，無論是出於何種原因。
如果您經營一家企業，MailMeter 可能會非常有用，因為您必須處理大量的電子郵件數據。投資此軟體可以輕鬆防止數據遺失並保護您的電子郵件數據。
Arcserve
Arcserve 通過簡化跨多個地點、部門和終端用戶的電子郵件捕獲和儲存，使電子郵件管理盡可能地順暢。
該軟體可以與各種第三方平台集成，包括 Gmail、Microsoft Office 365、Microsoft Exchange 和 IBM Domino。因此，無論您使用哪種服務，您只需要 Arcserve 將它們連結在一起。
Cryoserve
為了更輕鬆地捕獲、儲存和搜索電子郵件，Cryoserve 是一個很好的解決方案。該軟體的普及歸功於其多功能性。它可以作為電子郵件歸檔解決方案、基於雲端的 SaaS、硬體設備，以及適合您 IT 基礎設施的混合解決方案。
通過儲存所有接收和發送的電子郵件副本，Cryoserve 將數據轉化為日常使用的資源。您可以高枕無憂，因為您知道所有關鍵的業務數據都在安全的手中，並且可以在需要時輕鬆檢索。
Intradyn
您是否想保護您的電子郵件數據，以防未來發生任何訴訟、知情權查詢或電子取證請求？Intradyn 可以幫助您輕鬆做到這一點。它保存傳入和傳出的電子郵件，以確保您擁有所有通信的記錄，同時保護您的數據以供將來參考。
Intradyn 允許您導入 RFC822 格式的原始電子郵件，並遷移歷史電子郵件。此外，它還適用於所有頂級電子郵件服務，包括 MS Exchange、Gmail、Office 365 等。
Microfocus
Microfocus 通過一個歸檔和多個平台，靈活地滿足您的所有電子郵件歸檔需求。該工具簡化了通過電子郵件、社交媒體和簡訊捕獲、儲存、保留、搜尋和發現所有內部和外部通信的流程。
如果您正在尋找一種解決方案來密切關注您的企業使用的所有平台之間的通信，那麼 Microfocus 就是實現這一目標的工具。
可以肯定地說，這是一種一站式的電子郵件歸檔解決方案。
總結
電子郵件歸檔解決方案簡化了電子郵件的儲存和保護，同時確保快速、順暢的訪問。它還有助於遵守為了官方目的記錄電子郵件通信的行業規則。由於該過程是自動化的，因此減少了電子郵件管理的行政任務。為了進一步提高工作效率，您也可以使用電子郵件範本產生器軟體。
最終，這一切都取決於您選擇的軟體。這篇文章中列出的這些都是經過精心挑選的，在速度、成本效益和可靠性方面都表現得非常出色。
接下來，請查看最佳的電子郵件垃圾郵件過濾和保護解決方案。