2022 年 7 款适用于 SMB 的最佳文档管理软件

文档管理系统通过有效地组织文档和轻松搜索文件来节省您宝贵的时间。

劳动力相对较少的公司经常发现难以管理大量文件和业务记录。 如果他们选择强大的文档管理系统 (DMS),他们将更容易保持文档的组织性。

此外,这些工具还可以让团队快速访问所需的数据,从而提高团队效率。

什么是文档管理?

文档管理意味着以数字格式管理、存储和跟踪文档(word 文档、PDF 或任何其他格式)。 使用该系统,公司可以安全地存储文档并集中整个过程。

文档管理系统的好处

提高生产力

生产力是公司成功的关键。 一个文件管理系统可以有效、安全地组织公司的文件。 因此,团队可以减少维护文档的担忧,并专注于最重要的任务。 当您知道所有文件都已安全存储时,高枕无忧就可以提高工作效率。

提高安全性

每家公司都希望保护其关键和关键任务数据。 您可以将敏感文档存储在文档管理系统中并控制对这些文件的访问。 因此,文档管​​理变得高度可追溯,并且如有必要,可以在以后使用其审计跟踪。

减少存储空间

您不再需要维护文件柜、储物箱和盒子。 使用 DMS,您可以无纸化并以数字方式管理您的文档,而无需占用任何物理空间。

快速文档检索

文档搜索和文件检索可能是一个耗时的过程。 使用文档管理系统,您可以快速找到您想要的文件并节省宝贵的时间。 DMS 允许您使用高端技术根据名称、元数据和内容搜索文件。

最佳团队协作

大多数文档管理解决方案可让您与团队成员协作。 它可以存储从各种资源中收集的文件,人们可以从远程位置访问这些文件。 一些工具还允许外部用户通过授权访问。

继续阅读以了解 SMB 可以使用的顶级文档管理应用程序。

我管理

我管理 是一个文档管理系统,通过连接文档,帮助您将数据转化为高价值的知识。 它将所有文档保存在一个文件夹中,并根据项目或客户对其进行分类。

用户可以在 iManage 上快速高效地创建、搜索和共享数据。 它还可以让您轻松找到任何文档,从而提高工作效率。

该工具可以与 Office 365 和 Google Workspace 的不同生产力工具集成,以简化文档管理。

盒子

使用 盒子,无论设备类型如何,公司都可以安全地存储、管理和协作内容。 其文档生命周期管理功能可确保内容管理流程符合法规、数据保留策略和发现请求。

您可以为每个文档设置适当的用户权限,这样只有合适的人才能访问。 它还可以帮助您审核用户活动以获得完整的可见性和控制。

Box 还可以与开放 API 和企业应用程序无缝集成。 凭借其版本历史记录、共享链接和评论等属性,团队成员之间的协作变得毫不费力。 此外,它使用自定义元数据对文档进行分类和组织。

文件夹

您是否正在寻找能够为您提供相对可持续的数字文档存储和管理系统的文档管理解决方案? 在这种情况下,去 文件夹. 它是一个基于云的文档管理系统,可帮助您以用户友好的方式实现无纸化。

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它安全地存储文件或文档的元数据和旧版本。 用户可以使用文件名、元数据、关键字和文档内容来搜索他们喜欢的文件。 它还支持审批工作流、文件链接、自动保留、提醒、文档编号、审计跟踪和本地备份。

您可以无缝控制对具有不同权限的数字文档的访问。 您可以将 Office 365 应用程序和 DocuSign 与此工具集成。

开放知识管理

开放知识管理 是一种业务文档管理解决方案,可让您控制数字文档的制作、存储和分发。 有了它,您可以更好地控制文档流并提高团队工作的效率。

该应用程序提供了多种管理工具,例如用户角色定义、高级搜索、访问控制、文档安全级别、详细使用日志、自动化设置和用户配额。

在这里,您可以创建内容呼吸,以进行快速决策和知识创造。 此外,使用此 DMS,您可以从任何数字源收集数据并与队友协作。

电子文件柜

电子文件柜 是一个功能强大的文档管理系统,中小型企业无论拥有多少文档,都可以利用它进行在线数据组织。

要存储文件,只需将其上传到此平台。 用户可以使用文件名或文件夹模板找到任何文件。 此外,eFileCabinet 允许您快速访问常用文档。

在促进团队成员之间的协作的同时,此工具还允许您为受控访问添加不同的安全级别。 它还支持与第三方工具的集成,例如 MS Office、DocuSign 和 Salesforce。

它的其他一些功能包括自动化工作流程、双重身份验证、加密文件共享、基于位置或 IP 的身份验证以及基于角色的权限。

文档软件

文档软件 是一个平台,您可以在其中数字化您的文档并随时随地保护它们不受任何设备的影响。 此外,它还可以帮助您进行发票处理和员工管理。 它对于依赖远程团队或拥有分散劳动力的公司特别有用。

DocuWare 为您的所有关键业务文档(例如合同、员工信息和财务记录)提供了一个安全的存储库。 在此工具上存储文件后,您或您的同事可以在同一平台上直接编辑或注释该文档。

此外,它具有智能生产力工具,使用户可以轻松搜索、跟踪和协作。 这个应用程序还使用索引数据来整齐地组织您的所有文档。

露天

露天 是一个平台,提供文档管理、Web 内容管理、记录和图像管理以及内容存储库等功能,以简化组织工作流程。

这个开源工具与 Windows 和 Unix 操作系统兼容。 尽管易于定制,但新用户需要一些时间来学习如何运行它。

最后的话📃

有了一个有效的文件管理解决方案,就不需要为了必要的文件而翻遍无数柜子。 本文讨论了一些可帮助您为组织构建文档管理系统的最佳工具。

这些工具具有满足不同行业需求的功能。 同样,您可以了解数字资产管理工具。