Microsoft Excel：各行业数据管理的必备工具
Microsoft Excel 是一款经济高效的数据管理、追踪和分析软件，适用于各行各业。 它在全球范围内被广泛使用，是处理数据不可或缺的工具。
Excel 为何成为企业必备？
Microsoft Excel 是当今最流行的软件应用程序之一，以其多功能性而著称。 无论是商务人士、学生，还是仅仅需要管理个人财务或活动的人，Excel 都是一个强大的工具。
Excel 已成为小型和大型企业的必需品，这归因于它在数据管理、宏功能和工作簿处理方面的强大能力。 它不仅能记录数据、控制财务，还能生成报告，是创建图形和图表的理想平台。
Excel 的另一个优点是它不仅极其灵活且用户友好，价格也非常合理。 从预算规划到销售跟踪，它适用于各种任务。此外，它还集成了数据透视表、图形工具和 Visual Basic for Applications (VBA) 等宏编程语言。 Excel 广泛应用于 Microsoft Windows、Mac OS X、iOS 和 Android 等操作系统。
企业需要 Excel 的主要原因
- 帮助金融部门组织客户销售清单、预算和库存分析。
- 帮助电子商务企业识别模式并将数据分类为有意义的组。
- 用于执行人力资源任务，例如记录工作时间、管理员工档案和费用。
- 其他应用包括内容日历、消费者数据收集、发票、库存跟踪和管理等。
- Excel 与其他数据管道和自动化工具的快速集成能力使其与众不同，例如通过 Zapier 将 Excel 与数千个流行应用程序连接起来。
对于任何需要处理表格数据的行业从业人员，Excel 都是必不可少的工具。 掌握 Excel 的使用技巧，无论在商业、专业还是教育领域，都能让工作更加高效。
总而言之，Excel 是一项非常有用的技能，可用于数据管理、图表绘制、数据分析和预测。它对于提高公司所有者的效率和生产力至关重要，同时也是其他所有人的一项宝贵技能。
什么是 Excel 公式？
Microsoft Excel 公式用于执行计算、数学运算和其他数据处理任务。
在 Microsoft Excel 中，公式处理一组单元格数据以产生预期的结果。 即使结果不正确，公式仍会返回一个响应。 Excel 公式可以进行基本计算，也能处理复杂的数学运算。
Excel 还允许使用日期和时间变量，并执行其他许多操作，例如查找一组单元格的平均值和百分比。本文将介绍一些最常用的 Excel 公式和快捷方式，以帮助用户快速轻松地完成任务。
接下来，我们将详细介绍一些最常用的 Microsoft Excel 公式。
数组公式
Excel 中的数组公式 (ARRAY) 用于执行手动操作通常无法完成的复杂计算。 它有多种应用方式，但其基本功能是在整个 Excel 单元格范围内进行计算的输入。
数组公式主要分为两类：返回数值数组和返回单个值的数组。对于任何想要充分利用 Excel 的人来说，数组公式都是必不可少的工具，可用于执行各种不同的计算。
单单元格数组图
如下图所示，数组公式将 C3 单元格中的股票数量乘以 G3 单元格中的价格，以及将 C4 单元格中的股票数量乘以 G4 单元格中的价格。 最后，将这些结果相加以得出总价值 14400。
此公式是单单元格数组公式的一个示例，因为它只占用一个单元格。
Excel 允许使用等号 (=) 以标准语法开始公式，从而简化了该过程。 用户可以在数组公式中使用任何内置的 Excel 函数。 通过 Excel 工作簿的 ARRAY 函数，用户可以进行各种计算。如需更多有关使用数组的详细信息，请参阅 Microsoft 官方资料。
平均值
顾名思义，Excel 中的 AVERAGE 函数（算术平均值）用于计算数据的平均值。 通过将所有数值相加，然后将结果除以数值的数量，它可以提供一行或一列中特定数据的平均值。
以下示例可以帮助您理解这一点：
让我们看一下如何在下面的 Excel 表格中找到平均股价。
将光标放在要插入平均值的位置，然后转到 Excel 左上角的“自动求和”菜单，并选择“平均值”，如下面的 Excel 表所示。
这时，将添加整行平均值的公式，并将答案显示在相应的单元格中，如下所示：
Microsoft 视频也可能会帮助您理解平均值函数。
计数
在 Excel 中，COUNT 函数通常用于计算给定数组中的单元格数量。
换句话说，它用于确定在特定数字范围内存在多少个包含数值的单元格。 例如，您可以使用公式 =COUNT 来计算 D4 和 D8 之间的数字 (D4:D8)。 COUNT 函数将返回四，因为此范围包含四个带有数字的单元格，如下例所示：
COUNT 公式可用于量化数据。 如果要查找有关如何使用 COUNT 函数的更多信息，请访问 Microsoft 官方视频。
日期
Excel 的 DATE 函数可用于组合来自其他单元格的特定年份、月份和日期，从而创建日期。根据其他信息动态更改 Excel 工作表中的日期非常有用。
公式的默认语法为 =DATE(年, 月, 日)。下图显示了 DATE 公式在 Microsoft Excel 中的应用。
您可以使用“设置单元格格式”选项来更改日期格式，如下图所示。
除法
实际上，Excel 没有专门的 DIVISION 符号。 只需按正斜杠 (/) 即可使用除法功能。 它是 Excel 中最简单的公式之一。
以下示例说明 Excel 的 DIVISION 函数是如何工作的。
公式 =D/10 将用于将 D 列中的值除以 10，如下所示。 如果将单元格 E4 的角向下拖动到其他单元格，则可以将相同的公式应用于所有单元格。
除法公式为 =C4/D4，如下所示，即将单元格 C4 中的数字除以单元格 D4 中的数字。
只需拖动单元格的一角，就可以将结果复制到任意数量的单元格。
IF 条件
IF 命令是 Excel 中常用的函数。 它可以在值和返回输出之间进行逻辑比较。 文本和值都可以使用 IF 函数进行评估。
除了比较之外，IF 函数还可用于具有逻辑函数（如 AND 和 OR）的数学运算。 错误评估是它的另一个应用。此外，您可以嵌套多个 IF 函数以进行大量比较。
Excel 中的 IF 函数执行逻辑测试，并为 TRUE 和 FALSE 结果返回一个值或文本。它的默认语法是 IF(逻辑测试, 如果为 true 的值, 如果为 false 的值)。
以下 Excel 表格 pic1 可以帮助您理解 IF 函数：
任务是识别得分超过 50 的学生并标记为“通过”，而成绩低于 50 的学生则应记录为“不及格”。
IF 语句（如图 1 所示）以数字 50 检查 D 列中的学生成绩。如果分数高于 50，则标记为“Pass”；如果低于 50，则标记为“Fail”。 “通过”和“失败”将插入结果列中。
图片1
以下是另一个示例，说明如何将 IF 语句应用于项目管理或销售：
任务是在下面的 Excel 文件中查找预算内和超出预算的项目。
在 E 列中添加 IF 公式，通过比较 D 列中的实际成本与 C 列中的预算价格，来确定项目是否在预算范围内或超出预算。结果将放置在 E 列中。
许多企业使用 IF 函数来计算债务偿还计划、创建折旧计划、评估数据准确性、监控预算、组织数据等等。
左、中、右
要从 Excel 单元格中提取特定的字符、单词或数字，请使用 LEFT、MID 和 RIGHT 命令。
以下快速演示说明如何执行此操作。
练习 – 使用 LEFT 函数从全名中提取名字
LEFT 函数的语法是 =LEFT(text, num)
如下面的 Excel 电子表格所示，此示例使用 =LEFT(B4,3)。名字 Sam 被提取出来，并输入到 D4 单元格中。 “左边”最后一位的名字由数字 3 表示。
如果要使用 IF 函数提取名称和数字，则在指定开始和结束数字时必须非常小心； 不能简单地将公式复制到下面的单元格并期望得到正确的结果。
由于名字 Ricky 有五个字母，如果要从 B5 中提取名字，则公式将为 =LEFT(B5,5)。
现在让我们了解如何使用 MID 函数将第二个名称与全名分开。
MID 函数的语法是 =MID(text, start number, finish number)
在下面的 Excel 表格中，第二个名称是单元格 B4 中的 Derling，因此公式将为 =MID(B4,5,11)。
Derling 的 D 从计数 5 开始，而 Derling 的 G 在计数 11 结束。公式中使用了数字 5 和 11。 Derling 将被提取为第二个名称并输入到 E4 单元格中。
在此功能中，您在提及开始和结束数字时也必须小心。 您不能复制和粘贴公式以在其他单元格中复制公式。
最后，我们将提取“分机”。使用 RIGHT 函数从 C 列中获取数字。
RIGHT 函数的语法是 =RIGHT(text, end num)
请查看下面的 Excel 表格，了解 RIGHT 函数的工作原理。
公式为 =RIGHT(C4,2)。
数字 2 是分机的结束位置。 从右侧数起。 如下图所示，分机 88 将被移除并放置在 F4 单元格中。
此外，为了避免错误，位置编号必须完全匹配。
要从庞大的数据库中快速提取信息（如联系人、地址、列表等），请使用 LEFT、MID 和 RIGHT 函数。
乘法
另一个简单的 Excel 操作是使用星号 (*) 将数字相乘。
您已经知道，Excel 公式始终以等号 (=) 开头。 为了理解乘法公式，让我们来看一个示例。
例如，如果您输入公式 = 11*5 并按 Enter，单元格将显示答案为 55。
以下是另一个示例。
如果要将 C 列中的数字乘以 D 列中的数字，则公式将为 =C5*D5，如下面的 Excel 表格所示。
如果将 E5 单元格的角拖动到任何其他单元格，则公式将自动应用于所有单元格，并且结果将适当定位。
如果要将列中的特定数字相乘，则乘法公式将以 PRODUCT 开头，如下图所示。
PRODUCT 还可用于表示由冒号 (:) 分隔的连续单元格，如图 1 所示。
图片1
有几种方法可以使用 Excel 的乘法功能。
将单个常量整数乘以整列的公式为 =C5*$D$5，如下面的 Excel 表格所示。
下面的示例使用 D 列中的常量 8 将 C 列中的所有数字相乘。
美元 ($) 符号通知 Excel 对 D5 的引用是“绝对的”，这意味着当您将公式复制到另一个单元格时，引用将始终是 D5。
百分比
Excel 的 PERCENTAGE 函数用于确定各种数据的百分比，包括考试正确答案的百分比、基于百分比折扣的折扣定价、两个数字之间的百分比差异等。
百分比以数学程序中每百个比例计算。从这个意义上讲，分子和分母相除，得到的数字乘以 100。
Excel 通过使用键盘快捷键 Ctrl+Shift+% 或“开始”选项卡上的“数字”组中的百分号 (%) 来计算百分比，即通过将数据除以并转换为百分比，如下图所示。
以下示例可以帮助您更好地了解百分比的工作原理：
任务是确定拥有四门每门 100 分的科目的学生的百分比。
如下图所示，I 列包含学生获得的分数，总分（每科 100 分 x 4）显示在 J 列中。
现在让我们来看一下百分比计算过程。
百分比使用以下公式计算：
= I5/J5（获得的分数/总分数）
将此公式添加到 Excel 工作表中的 K 列，结果如下所示；但是，我们需要百分比而不是小数。
导航到“开始”选项卡，选择下图所示的“数字”组，然后单击百分号 (%) 或按 CTRL+SHIFT+%，将这些小数转换为百分比。 在上面的 Excel 图像中，L 列显示了计算结果。
要理解 PERCENTAGE 函数中的小数，必须熟悉单元格格式。 请访问 Microsoft 的官方页面以查看它的预览。
随机化
在 Microsoft Excel 中，没有用于随机化列表项的确切函数。
如果需要随机化任何内容，RAND 函数会生成随机数，作为根据升序和降序对列表进行随机化的基础。
将 RAND 函数放在要随机化的列表旁边的列中。 然后，按升序或降序对这些随机数进行排序，这将导致列表项的位置发生变化。
在随机化项目之后，就可以删除 RAND 函数列，因为不再需要它。
要进一步了解 RAND 函数的工作原理，请考虑以下示例。
将光标设置在列列表旁边，然后键入 =RAND()。
如下图所示，此函数会在单元格中插入一个随机数。如果移动单元格的角，它会反映出所有的随机数，直到列表底部。
转到“开始”选项卡，单击“排序和筛选”，然后选择“从最大到最小排序”或“从最小到最大排序”以随机化列表。
从下图可以看出，列表中的内容是随机的。 随机生成列表后，就可以消除 RAND 函数列。
减法
在 Microsoft Excel 中，最简单的任务是加减数字。
以下练习演示了如何从另一列中的值中减去一列中的值。
公式以等号 (=) 开头，选择要减去的单元格，输入负号 (-)，然后选择下一个单元格。
如果拖动 E4 单元格的角，减法公式将在所有单元格中重复。
您甚至可以从某个数字范围中减去一个数字。
让我们看下面的示例进行理解：
公式将是 =C5-$D$5，如下面的 Excel 表格中所示。 可以在相邻列中输入此公式。 通过移动 E5 单元格的角，可以将此公式复制到其他单元格。
求和
在 Excel 中，SUM 函数可以将多个数字组合在一起，将单个数字添加到数字范围内，以及将一列中的数字添加到另一列中等。
接下来，让我们了解如何从备用单元格中添加数字。
求和公式以等号 (=) 开头，如下面的 Excel 表格所示。
将光标放在要显示总数的位置，然后添加等号 (=)，选择要添加的单元格，然后添加加号 (+)。根据需要，可以多次执行此操作。 按回车键后，您将得到替代数字的总和，如下图所示。
接下来，让我们了解如何使用“自动求和”方法将一列中的所有数字相加。 这也是 Microsoft Excel 中最简单的公式之一。
让我们使用与之前相同的示例，并同时添加所有数字。
通过转到“开始”选项卡，切换到“编辑”区域并选择“自动求和”，即可自动添加所有选定的数字，如下图所示。
SUMIF 条件求和
在 Excel 中，SUMIF 函数将满足特定条件的数字相加。
例如，如果要从数字范围中添加大于 11 的数字，则使用 SUMIF 函数。
接下来，让我们看看如何进行此计算。
设置单元格范围和添加条件； 在这种情况下，我们只希望添加大于 11 的值。
从下面的示例中可以看出，执行此操作的公式为 =SUMIF(C4:C10, “>11”)。
您还可以根据文本条件使用 SUMIF 添加数字。 这是一个非常灵活的公式，可以根据实际情况将其集成到任何 Excel 页面中。
TRIM 修剪空格
使用 TRIM 可以消除额外的前导或尾随空格。
TRIM 公式通常以等号 (=) 开头，后跟单元格信息和回车。
=TRIM(C7)
如下图所示，TRIM 函数消除了 C7 单元格中的前导、多余和尾随空格。
当格式化巨大的 Excel 工作表时，TRIM 功能很有用，因为只需要指定单元格范围即可删除任何多余的空格。
VLOOKUP 查找
手动搜索将花费大量时间，尤其是在工作簿非常大的情况下，才能在大表格或单元格范围内查找内容。
在这种情况下，VLOOKUP 功能非常有用。 它用于在特定范围内定位项目的编号、文本等。
以下示例说明 VLOOKUP 的工作原理。
学生的姓名和有关其考试成绩的信息包含在以下 Excel 文件中。
任务是查找 Margaret Adleman 的成绩状态，其学号为 3。
执行此操作的公式是
=VLOOKUP(G5, B4:E9,4, FALSE)
- 让我们了解语法细节
- G5：此单元格包含要从大表格或工作簿中查找的搜索词或数字
- B4:E9：这是 VLOOKUP 搜索的表格范围。
- 4：表示 VLOOKUP 函数返回同一行表格中的第四列的值。
FALSE：如果没有找到匹配项，则返回错误。
从下面的工作表中可以看出，VLOOKUP 函数将 G6 单元格中 Margaret Adleman 的成绩状态识别为“失败”。
如果您的版本是 Excel 365 或 Excel 2021，则可以使用 VLOOKUP 的升级版本 XLOOKUP。XLOOKUP 功能的其他好处包括能够在任何方向上进行搜索，以及默认提供精确匹配。 此外，它更易于使用和方便。
什么是 Excel 快捷方式？
Excel 快捷方式可以简化您的工作，无需频繁浏览菜单即可快速高效地完成任务。
使用大型数据库时，Excel 快捷方式会很有用。 只需几次击键，您就可以快速获得所需的功能。
它们可以加快和简化您的数据分析。 您可以使用快捷方式快速确定工作簿中发生的情况。
让我们来看一些常用的 Excel 快捷方式。
快速选择行或列
单击列顶部的字母以快速选择整列，或选择任意单元格并按 Ctrl + 空格键选择整列。
单击工作表最左侧的序列号以快速选择整行，或选择任意单元格并按 Shift + 空格键选择整行。
当单击所需的行或列时，按住 Ctrl 键将选择随机的行或列。
格式化数字 [!] Ctrl+Shift+1
这是应用标准数字格式的快捷方式。
立即处理工作簿
您需要使用一些快捷方式来处理工作簿，如下所示：
Ctrl + N 打开一个新的工作表
Ctrl + O 打开一个现有工作表。
Ctrl + S 保存工作簿
Ctrl + W 关闭当前工作表。
Ctrl + PageDown 前进到下一张工作表。
Ctrl + PageUp 返回上一张工作表。
Alt + A 进入“数据”选项卡。
Alt + W 进入“查看”选项卡。
Alt + M 打开“公式”选项卡。
插入当前日期和时间
按 Ctrl+； （分号）添加当前日期。
按 Ctrl+Shift+； （分号）插入当前时间。
复制到相邻单元格
Ctrl+R 将值或公式复制到相邻列的单元格。
Ctrl+D 将值或公式复制到下一行单元格。
编辑时忽略空白单元格
忽略空白单元格有四种主要方法：
1. 使用 IF 函数忽略范围内的空白单元格。
2. 使用 Excel 的 ISBLANK 函数忽略区域中的空白单元格。
3. 使用 ISNUMBER 功能。
4. 使用 Excel 的 COUNT 函数忽略区域中的空白单元格。
复制和粘贴多个选择
按 Shift + 向下箭头键：可以选择多个单元格。
Ctrl+C 复制多个单元格。
Ctrl+V 用于粘贴多个单元格。
返回以前的位置
当您使用 F5 键或 Ctrl + G 时，将出现“转到”对话框，从中可以转到上一个位置。
将公式更改为值
将公式更改为值分为三个步骤：
第 1 步：突出显示要转换的单元格
第 2 步：按 Ctrl + C
第 3 步：Shift + F10 和 V 一起使用。
输入单元格和清除数据
第 1 步：将数据输入单元格
第 2 步：键入所需的文本或数字以输入数据，然后按 ENTER 或 TAB 键。
第 3 步：拉动填充柄（单元格的角）以在其他工作表单元格中自动填充数据。
第 4 步：通过按 ALT+ENTER 键输入换行符，在单元格中开始新的数据行。
步骤 5：要彻底清除 Excel 工作表的数据和信息，请转到“开始”选项卡中的“编辑”组，然后单击“清除”按钮并选择“全部清除”。
结语
任何公司都需要 Microsoft Excel 作为工具。 无论您从事哪个领域，包括销售、营销、会计或任何其他领域，掌握 Excel 的使用技巧都能让您受益。
上述 Excel 公式和快捷方式将帮助您更轻松地管理各种活动，包括但不限于跟踪销售数据、监控营销活动、管理帐户、组织活动等等。您可以从 Microsoft 获取 Excel 的免费试用版。
接下来，您还可以了解从初级到高级的在线 Excel 课程。