文档自动化：提升效率，节省时间
长期以来，文档在各行各业中都扮演着至关重要的角色。随着企业规模的扩张，商业文档的数量也随之大幅增长，复杂程度也日益提高。
为了有效利用这些文件，企业必须对其进行精确的分类和管理，否则可能会给员工带来诸多不便。
在当今快节奏的商业环境中，文档自动化软件的出现无疑是一个福音。
得益于先进技术，文档自动化已成为现实，它不仅改变了企业处理文档的方式，还简化了以往繁琐耗时的手动文档处理流程。
市面上的文档自动化工具种类繁多，要找到最适合自身企业需求的软件可能需要花费一些时间。不同的软件功能各异，有些是专门为特定用户群体量身定制的。
例如，销售团队的文档自动化需求与律师事务所截然不同，每个团队都需要能够满足其日常工作需求的解决方案。
本文将深入探讨优秀的文档自动化软件，并阐述其如何帮助您节省宝贵的时间。
什么是文档自动化？
文档自动化是指利用程序和软件，以更少的人力来创建电子文档的过程。
文档自动化有助于实现工作流程的自动化，包括扫描、存储、提取、数据采集和文档分类等环节。
用户可以在文档自动化软件中创建被称为“模板”的文档。这些模板定义了如何根据特定的输入数据来添加、修改或删除文档内容。
文档自动化可分为以下两种类型：
- 文档处理：从各种文档中提取相关信息，对其进行验证，并将其转化为最终用户所需的数据格式。文档处理涵盖了文档生命周期的各个阶段。
- 文档生成：使用已收集或检索的数据作为输入，生成提案、合同、商业信函、发票等文档。
企业为何需要文档自动化？
企业每天都要处理大量的文档，如果管理不善，可能会导致高昂的成本。
自动化使文档处理更易于访问和使用。以下是企业需要文档自动化的几个原因：
减少重复性文档工作
文档自动化减少了员工在重复性操作上花费的时间和精力。文档扫描、数据提取、分类、索引和存储对于任何企业的高效运营都至关重要。文档自动化可以完成所有这些工作，甚至更多。
更快速地处理文档
使用自定义模板可以减少在文书工作上花费的时间，并简化文档处理流程。这有助于建立所有员工都遵循的标准化文档流程，以最大限度地利用他们的时间和精力。
降低错误率
手动创建的文档可能需要复制粘贴，或者最近的文档可能包含需要多次更正的错误，这既耗费人力又会增加不必要的操作延误。
高级文档自动化的准确性可以消除或大大减少这些错误。利用预定义的数据采集模板和基于人工智能的技术可以更轻松地获取必要的信息，并在缺少数据时通知相关人员。
节省开支
采用文档自动化的企业无疑将从更低的成本中获益。自动化可以显著降低总成本，包括与打印文件、建立文件柜等相关的费用，并加强行政控制。
加强客户互动和商业合作关系
员工、供应商和客户之间的良好关系对于任何组织的成功都至关重要。如果手动创建的文档容易出错、延迟和不一致，那么维持积极的合作关系可能会受到影响。
访问在线文档使得与更多供应商的合作以及与更多客户的联系变得更加简单和安全。随时随地轻松查看文件可以促进更好的互动，并有助于打造个性化的客户体验。
增强安全性和隐私性
文档自动化系统具有内置的数字存储区域，并具有必要的访问权限，以避免文档丢失并提高数据安全性。
例如，法律和医疗保健等行业可以使用带有额外安全措施的文档自动化软件来保护敏感数据免受泄露和破坏。
文档自动化比手动处理更有效吗？
如果您经常需要制作相同类型的文件，例如合同、发票或月度报告，您可能会遇到以下问题：
- 手动从多个来源收集数据、执行复杂的计算以及生成可视化数据呈现，需要花费大量的时间和精力。
- 即使花费数小时甚至数天来查找错误，也难以保证文档完全无误。
这些问题可以通过文档自动化软件来解决。该软件可以自动从多个来源收集数据，并按照您的要求进行排列。
因此，您可以在几秒钟内创建任何报告，同时确信所有信息都是准确无误的。
主要功能
#1. 网络访问
在互联网高度普及的时代，用户必须能够从任何地点访问他们的文档。基于网络的文档自动化软件可以提供对文件和文件夹的快速便捷访问，这一点至关重要。主要功能包括：
- 通过移动设备查看或编辑文档。
- 使用云存储来保存文档。
- 通过文件共享与他人共享文件夹或单个文件。
#2. 拖放
拖放是任何文档自动化系统的基本功能。您可以将文件从一个位置拖放到另一个位置，甚至从一个应用程序拖放到另一个应用程序。
#3. 文件搜索
每个用户都会处理大量文件。因此，他们需要能够通过输入几个搜索词的字母来快速找到所需的文件。文档自动化软件可以帮助组织文档存储，以便在需要时轻松检索文件。
用户可以使用文档搜索功能轻松查找已存储的文件。
#4. 文档版本控制
版本控制是文档自动化系统的另一个重要功能。借助版本控制，用户可以访问文档的先前版本，进行比较，并在必要时回滚到之前的版本。
#5. 文件锁定
文件锁定是文档自动化软件的重要组成部分。在锁定文件的用户完成操作之前，其他用户无法对该文件进行更改。
#6. 集成查看器和编辑器
您可以使用内置的查看器查看和编辑文档，而无需下载或在新窗口中打开它们，无需在标签或程序之间切换，从而节省您的时间。
当软件检测到其他用户正在修改文档时，它会自动锁定该文档，并在修改完成后将其解锁。
#7. 评分和分享
用户应该能够使用优质的文档自动化软件安全便捷地共享文档。
它还可以包含一个评分系统，允许用户使用预定义的比例为每个文档分配一个数值。这种评分方法有助于跟踪哪些文件受到员工的欢迎，哪些文件需要修改。
#8. 文件和文件夹权限
任何文档自动化软件都必须包含文件和文件夹权限控制功能。您可以通过授予编辑权限来管理团队成员可以修改的文档内容。
#9. 文件链接
将文档、文件或其他数据源链接在一起以便可以从单个位置访问它们的过程，称为文件链接。
此功能允许您将文档与文档自动化软件中的任何其他相关记录链接，或访问另一个副本。
#10. 智能内容管理
优秀的系统应该能够在所有账户和数据源之间无缝更新、编辑模板、构建自定义工作流程，并执行确保准确性、合规性和品牌标准的规则。
此外，一些平台还提供批量自动化功能，允许用户同时生成数百上千份演示文稿、报告和其他类型的文档，使销售人员能够根据特定客户群的需求制作技术文件。
为了帮助您在各种可用的文档自动化软件中找到最适合您的选择，我们整理了一份最受欢迎的解决方案列表，并简要介绍了它们的主要功能。
DocuPilot
Docupilot 是一款用户友好且灵活的文档自动化程序。您可以使用现有的数据和创意模板来构建文档。内置的文档编辑器可以创建自定义模板。
您还可以将使用此自动化软件创建的文档通过电子邮件发送到 Dropbox、Zapier 和 Docusign 等服务。
主要功能：
- 预定义模板：Docupilot 包含企业可以用来创建报价单、协议、发票和其他文档的预定义模板。
- 集成：CRM、表格、在线数据库、调查和人力资源管理系统只是您可以将此软件链接到的部分数据源。
- 安全性：在 Docupilot 的帮助下，您可以对文档进行密码保护和加密。您可以始终保证客户的隐私，并建立客户的信任。
- 自动化工作流程：使用 Docupilot 可以简化企业中最复杂的文档工作流程。这样，您就不必每次撰写文档时都重复数据输入过程，从而简化了整个流程。
DocuPilot 以其相对较低的成本而脱颖而出，这使得它更易于使用。
AirSlate
从流程生成到流程分析，AirSlate 是一款一体化的云应用程序，可以管理文档自动化的各个阶段。它也是一款无需编码的实用程序。
如果您能充分利用该应用程序，您的文档处理人工可以减少一半。
主要功能：
- 流程创建器：流程创建器的拖放式用户界面允许您创建文档工作流的可视化描述。
- 电子签名：可以轻松地将具有法律约束力的电子签名添加到数字表格、调查、文档和内容中。
- 在线投票：使用在线调查功能，您可以进行公开调查、Beta 版应用测试文档和问卷调查。
- 机器人流程自动化：您可以使用 AirSlate 机器人自动化流程，而无需编写任何代码。
此外，AirSlate 还拥有一个庞大的库，其中包含适用于大多数行业的数千个文档自动化模板。
PandaDoc
使用 PandaDoc 可以在一个平台上完成文档创建、编辑和签名。
无论您需要电子签名软件、自动化提案、销售和营销工具，还是安全的文档处理功能，PandaDoc 都可以提供您需要的工具，以加速您的业务流程，并使文档快速签名。
为了提供跨越许多数字渠道的无缝文档管理体验，PandaDoc 可以轻松集成 30 多个应用程序，而且还在不断增加。
主要功能：
- 拖放：它为用户提供了默认选项，可以根据类别而不是模板功能，将其拖放到文档中。
- 数字签名：这是最重要的功能之一，它允许用户在不使用纸张的情况下对文档进行数字签名。
- 文档创建：用户可以在这里创建他们想要的任何文档并控制其他内容。如果您需要建立商业合同、提案、投标和其他文件，这是一个完美的选择。
- 记录归档：完成文档创建后，您可以对文档进行分类和归档。
客户喜欢 PandaDoc 模板的灵活性。另一个对消费者有用的功能是文档跟踪和分析。
Crove
您可以使用 Crove 来设计和自动化您所有的公司文件。凭借其强大的文档编辑器，它可以帮助您自动化所有文档。要自动化任何文档，您可以添加变量、逻辑条件、Excel 公式和电子签名。
通过在 Crove 中集中您的文档操作，您可以摆脱不必要的工具。凭借其内置的模板库，Crove 超越了简单的文档自动化。
主要功能：
- 计算：使用数学公式直接对文档中的字段执行计算。
- 表格：创建您的调查，包括隐藏或显示问题的逻辑，并允许任何人通过回答问题来创建文档。
- 快速预览：填写问卷，实时查看您的文档。
- 发布表格：在公共 URL 上发布您的表格；如果遵守您为链接设置的限制，任何人都可以使用它们创建文档。
如果您正在寻找免费的文档自动化软件，Crove 可能是您的理想选择。
Documate
Documate 是一款易于使用的无代码文档自动化软件，用于组装法律文件。
最初，一群律师和技术人员创建了 Documate，以帮助法律援助慈善机构创建面向客户的工作流程。
主要是律师使用此软件。但是，任何企业都可以使用 Documate 的简单功能来开发文档。
主要功能：
- Web 表单：用户可以设计独特的 Web 表单，将数据输入到 Word 或 PDF 文档中。
- 在线调查：用户构建调查，然后加载连接到调查表单字段的模板文档。
- 嵌入：在该程序的帮助下，用户可以根据输入生成文档、分发开发的工作流程，甚至将其嵌入到网站中。
该文档自动化平台适用于需要简单用户界面和无代码解决方案的专业人士和律师。
Templafy
大型企业可以通过 Templafy 这款文档自动化软件快速组织公司内容和资产。
该系统通过自动创建文档来提高最终用户的效率，同时确保文档的品牌和法律合规性。
该平台是一个常青树，可以适应当今企业和组织使用的不断发展的 IT 和应用程序基础架构。
主要功能：
- 基于权限的系统：它允许管理人员和合规团队管理对所有文档资产的质量控制，确保团队成员仅使用授权信息。
- 集成：借助 Templafy 的文档自动化工具，员工可以在其文字处理程序中简化合同、提案和销售材料的创建，该工具与 Microsoft Office 和 Google G Suite 应用程序相链接。
- 管理界面：员工可以通过集中分发的办公室模板文件访问标准的文档生成工具。
较大规模的企业可以使用 Templafy，因为它至少需要 50 个用户。
ExperLogix
借助 Experlogix 全面且用户友好的文档自动化软件，业务用户可以简化、改进和自动化关键文档流程。
主要功能：
- 文档流程：使用可视化界面，您可以快速创建使用条件逻辑而无需编码的文档流程。
- 设计模板：它提供了构建动态、数据驱动模板和设置复杂工作流所需的工具。
- 数字数据收集：Experlogix Smart Forms 是一款灵活、嵌入式和基于 Web 的数据收集表单，用户或客户可以使用该表单轻松地以电子方式输入和提交信息。
- 输出管理：文档服务为处理大量文档输出提供了极其灵活的自动化方法。
Experlogix 的内容管理器是一个安全且有条理的存储库，可以更轻松、更快速地管理、存储和检索数字资产，包括 PDF 表单和文档、徽标、图片和多媒体内容。
总结
文档自动化软件是一项非常实用的工具。通过自动创建类似的文档，您的公司可以减少错误、节省资金，并消除繁琐且令人不快的任务。
接下来，您可以了解优秀的文档协作工具。