收據掃描儀：您需要了解的一切
無論您是否正在為企業財務管理而苦惱，清楚了解資金流向至關重要。收據掃描儀是您在這方面值得考慮的最佳選擇之一。
從商店購買的任何商品或服務的紙質收據，很容易在成堆的文件中或凌亂的環境中遺失。此外，實體紙張也容易損壞或毀壞。
將紙本收據和文件轉換為數位格式，可以有效解決這些問題。收據掃描儀正是執行此任務的理想工具。部分收據掃描儀還提供網路服務，讓您可以從任何地點整理和檢索您的收據。
本文將深入探討有關收據掃描儀的相關知識，讓您充分了解它們的功能和優勢。那麼，讓我們開始吧！
什麼是收據掃描應用程式？
收據掃描應用程式讓您能夠拍攝實體收據的照片，並將其轉換為數位副本，方便從共享雲端儲存空間存取。在我們繼續之前，先來了解一下收據掃描儀的實際作用。
收據掃描應用程式是一款智慧型手機應用程式，員工可以使用手機拍攝收據。為了減少文書作業，許多企業開始採用收據掃描儀和OCR（光學字元辨識）軟體，來計算業務支出。
您的企業需要收據掃描軟體嗎？
您必須審視貴公司處理收據的現狀。判斷您的企業是否應採用收據掃描應用程式，最直接的方法是評估您組織的報銷系統的頻率和複雜程度。
仔細檢視過去有關業務支出和員工參與度的數據。同時，詢問員工他們的想法，看是否認為此工具能幫助他們。
最重要的是，與財務人員溝通，因為他們每天都直接處理報銷和費用相關問題。收據掃描應用程式可以減少報銷和成本數據管理所需的人工文件量，這將使所有公司人員都受益。
使用收據掃描應用程式的優勢
傳統的報銷流程往往耗費員工和財務人員的時間，而且容易出錯。如果員工遺失收據，他們將難以獲得費用報銷。
這正是收據掃描應用程式的用武之地。它可以讓員工快速以數位格式提交收據。應用程式中的光學字元辨識演算法，可以消除直接從收據手動輸入數據時可能發生的人為錯誤。
收據掃描儀還能幫助您企業的財務部門。有了數位收據，他們不必再要求員工提交收據正本。
收據掃描儀的配置多樣，從實體掃描儀（電腦和行動掃描儀）到數位形式（例如應用程式和線上軟體）。由於此工具是一項投資，您應該在購買之前，先了解最好用的工具所提供的基本功能。
以下是收據掃描儀的主要功能列表。您可能不需要所有這些功能，但請根據這些建議，選擇最適合您需求的工具。
收據掃描儀的功能
每家公司在追蹤業務收據方面，都有獨特的需求。在選擇應用程式時，請確保它符合貴公司的要求。現今市面上有許多替代方案，選擇起來可能會有些困難。
以下是選擇收據管理應用程式時，需要考慮的幾個關鍵事項的簡要概述。
適應性
當您需要追蹤員工或承包商的支出報告和收據時，您可能需要便攜式收據掃描儀。便攜式掃描儀是個不錯的選擇。
掃描儀的尺寸，對於便攜性也很重要。選擇輕巧、小巧的工具，方便放入公事包或手提包中。
線上可用性
可以線上存取的收據掃描儀（例如行動應用程式）非常方便。它可以快速與會計軟體連結，加快您的作業流程。此外，您還可以隨時隨地從任何地點檢索您的收據。
儲存空間和安全性
無論您選擇實體或數位雲端儲存，都應該考慮收據掃描儀的儲存容量限制。您會每天或每週掃描收據嗎？您只會在極少數情況下使用它，還是一整年都會使用？這些問題可以協助您判斷收據掃描軟體或外部硬碟需要多少儲存空間。
請勿忽略您所選擇的儲存設施的安全性。您需要確保所有收據和文件都受到多層保護。
傳統的收據和文件可能會受到實體損壞或毀壞，但如果沒有採取適當的安全預防措施，數位紀錄也可能落入不法之徒手中。
速度
對於企業來說，最不討喜的工作之一，就是掃描收據以製作支出報表。通常人們都希望盡快完成這項工作，而速度快的收據掃描儀能有所幫助。有些掃描儀可以在短短7.5秒內，捕獲文件的圖像，這對於一次掃描多張收據非常有用。
檔案格式
您的收據可能需要根據用途，以特定的格式儲存。稅務會計師可能會要求您掃描或上傳PDF格式的所有收據，但您的工作費用計畫可能只接受JPEG照片。請檢查收據掃描儀接受哪些檔案格式，以免在手動掃描後還需要更改它們。
可匯出性
最後，請確保您的掃描儀在掃描收據後，能涵蓋您的所有日常工作流程。您會將它們儲存在雲端嗎？您會將它們寄給其他人嗎？您的收據掃描儀必須能夠輕鬆傳輸掃描的文件。
既然您已了解收據掃描儀的基本功能，接下來就可以在市場上尋找最好的收據掃描應用程式。以下為我們精心挑選的最佳應用程式清單。
Neat Receipts
Neat Receipts是一款智慧整理工具和便攜式掃描儀。您可以使用Neat Receipts行動掃描儀隨時隨地掃描收據、名片和文件，因為該軟體會偵測、擷取和整理相關資料。
功能：
- NeatReceipts便攜式掃描儀輕巧緊湊，足以放入公事包、背包或隨身攜帶。它也不需要交流電源。只要通過USB將其連接到電腦，即可開始使用。
- 您的電腦可以透過USB為其供電。
- Neat會掃描並從您掃描的所有內容中擷取數據，並產生數位資源。
- 透過收據數據，您可以更快地建立稅務或支出報告、匯出至Excel，或使用Outlook或通訊錄同步聯絡人。
- 它提供NeatCloud的30天免費試用，讓您可以同步和備份Neat文件，並從任何瀏覽器或行動裝置檢視它們。
此外，只要您是NeatCloud的訂閱者，您就會收到NeatCare，它會為您的NeatDesk提供額外的協助和意外損壞保險。
Dext
Dext以99%的準確度準備和收集您的文件，然後立即將其處理到您的會計軟體中。這讓您可以將更多時間投入到創造價值的活動上。
功能：
- Dext Prepare是一款非常簡單的解決方案，可以整理和數位化您的所有文件。
- 提交收據、帳單或銀行對帳單，Dext會收集您想要的資訊，並將其傳送到您的會計系統。您將獲得所需的精確數字，而無需親自輸入。
Dext Prepare會在發佈到您的會計系統之前，擷取並處理市場領先的數據。您的團隊可以將時間騰出，處理更重要的工作，而且您也可以確保自己正在處理最好的東西。
ShoeBoxed
如果您正在尋找數位稅務收據的可靠儲存方式，那麼ShoeBoxed將是理想的收據掃描應用程式，它可以讓您更輕鬆地處理收據。
功能：
- 簡化每天的簿記任務。
- 探索為小型企業、會計師和簿記員建構的功能和工具。
- 您可以將收據轉換為擷取的、人工驗證的、分類的、有組織的、可搜尋的和可編輯的資料，並且可以隨時隨地存取。
此外，您還可以建立包含收據圖像的綜合費用報告，並匯出、共享或列印您的數據，以便於報稅或報銷。
Easy Expense
Easy Expense採用強大的影像處理和AI技術，擷取供應商、部門、稅金、金額和付款類型等基本資訊。
此外，這款收據掃描儀可以輕鬆監控信用卡和銀行帳戶支出。Easy Expense與您的銀行帳戶整合，可以掃描長達18個月的交易，以獲取成本和稅收沖銷。
功能：
- 離線工作，非常適合在旅途中使用。
- 捕獲、裁剪和追蹤收據的最快方式。
- 透過自動雲端同步，永遠不會遺失收據。
- 智慧自動分類，最大限度減少扣款。
- 批量審核交易。
使用Easy Expense，您可以使用使用者權限，在使用者之間即時同步。您可以輕鬆限制誰可以查看相關資訊。
費用管理
從無限制的收據掃描和里程監控，到次日報銷，費用管理等成本追蹤工具可以幫助您管理會計系統。
功能：
- 在旅行或遠端工作時追蹤和整理收據可能很困難，有時甚至導致收據遺失。
- 您可以不受限制地掃描收據、記錄里程、透過電子郵件傳送核准，以及執行其他操作。
與SmartScan功能結合使用時，您的收據會立即被掃描和檢索，節省您的時間和精力。
Smart Receipts
Smart Receipts將您的手機變成收據掃描儀和支出報告產生器！它可以收集收據資訊，並讓您建立可以傳送到電子郵件帳戶的PDF和CSV報告。
功能：
- 使用完全可配置的PDF、CSV和ZIP報告，您可以為預算監控和工作需求建構專業報告。
- Smart Receipts讓您可以從20多種不同的預設資料類型中進行選擇（例如日期、價格、稅金、收據類別、備註、付款選項等）。
此功能可協助您建立理想的文件，為您節省無數工時，並讓您專注於對您更重要的事項。
Foreceipts
Foreceipts應用程式是理想的收據管理解決方案，全球有超過500,000名的公司所有人、個體經營者、代理機構和自由工作者正在使用它。
功能：
- 拍攝紙本收據的圖片，或將數位收據傳送給自己。Foreceipts應用程式會立即掃描您收據上的數據，並將其輸入您的帳簿。您還可以透過掃描發票來增加收入。
- 與您的會計師共享您的Excel或PDF支出報告，或使用它們來報稅。您的每張收據圖片都已儲存，因此您在審核時受到保護。
他們已為美國和加拿大建立了業務支出類別，因此您的年終支出報告將能適當地滿足報稅要求。您也可以根據需要更改類別。
Veryfi
Veryfi是一款世界上最快、最安全的收據、帳單和發票OCR擷取和數據提取應用程式。擺脫數據輸入和簿記的麻煩，每週節省數小時的時間。Veryfi可以在幾秒鐘內擷取供應商、付款、總額、稅金，甚至是明細項目。
功能：
- Veryfi的OCR API可以大規模擷取、分類和增強從未經整理的消費者購買記錄、發票和帳單到訂單項目（SKU級別的購買數據）的所有資訊，無需腳本或人工參與。
- Veryfi OCR API為您提供現今最有效且最複雜的OCR（光學字元辨識）和ICR（智慧字元辨識）資料擷取API平台之一。
這些功能將使您能夠超越競爭對手，並為您的使用者提供整個市場上最好的服務。
如何選擇最合適的收據應用程式？
妥善整理收據，是避免稅季壓力的最簡單方法之一。我們所介紹的工具，讓您可以輕鬆存取收據，而無需保存數百張小紙條。
請根據您身為自由工作者或企業主的個人需求來考量。請考慮以下幾點：
- 您監督多少人？
- 您服務多少客戶？
- 您每個月進行多少商業採購？
- 您出差的頻率和地點為何？
根據您的情況，您可能需要多種工具來自訂收據追蹤系統。
結論
您需要有條不紊地追蹤辦公費用，才不會失去獲得退款的權利。如果您沒有妥善追蹤，這筆錢可能會在下一個付款週期之前就用光。
因此，市面上有多種不同的軟體，可以用作收據掃描儀。每一種軟體都透過提供更好的功能和服務來簡化此流程。所以，讓我們總結一下。上面列出的頂級收據掃描應用程式，都值得您嘗試。如果您還沒使用，現在就開始吧！
您還可以探索一些適合中小型企業主的最佳費用追蹤/管理軟體。