8个最好的收据扫描仪应用程序/工具来跟踪费用

无论您是否正在努力管理您的企业财务,您都必须了解您的资金流向。 因此,拥有收据扫描仪是人们可以选择的最佳选择。

您从商店购买的任何商品或产品的收据很容易被放错地方,无论是在文件的海洋中还是在杂乱无章的文件中。 另一方面,实物纸张更容易损坏或毁坏。

将打印的收据和文件转换为数字文件可能会解决这些问题,收据扫描仪是完成这项任务的理想工具。 一些收据扫描仪提供互联网服务,使您能够从任何地方组织和检索您的收据。

本文将讨论您需要了解的有关收据扫描仪的知识。 所以,事不宜迟,让我们开始吧。

什么是收据扫描仪应用程序?

收据扫描仪应用程序可让您拍摄实体收据的照片,并将其转换为可以从共享云存储轻松获取的数字副本。 在我们继续之前,让我们了解收据扫描仪的作用。

收据扫描仪应用程序是一款智能手机应用程序,可让您的员工使用手机获取收据。 为了节省文书工作,企业已开始使用收据扫描仪以及 OCR(光学字符识别)软件来计算业务成本。

您的企业需要收据扫描软件吗?

您必须检查贵公司的阅读收据的价值。 决定您的企业是否应该拥有收据扫描仪应用程序的最明显方法是查看您组织的报销系统的频率和复杂程度。

检查过去有关业务支出和员工敬业度的数据。 询问您的员工是否认为这会帮助他们。

最重要的是,与财务人员交谈,因为他们是每天处理报销和费用相关问题的人。 收据扫描仪应用程序可以减少报销和成本数据管理所需的手动文档数量,从而使所有公司人员受益。

使用收据扫描应用程序的优势

支付报销的旧技术对员工和您的财务人员都需要时间。 该过程也容易出现一些错误。 如果员工丢失收据,他们将很难获得费用报销。

这是使用收据扫描应用程序可以帮助您的地方。 它使您的员工能够以数字格式快速提交收据。 应用程序中的光学字符识别算法消除了直接从收据输入数据时可能出现的人为错误。

您的业​​务的收据扫描仪也可以帮助您的财务部门。 有了数字收据,他们就不必强迫员工提交收据索赔。

收据扫描仪有多种配置,从物理(计算机和移动扫描仪)到数字(例如,应用程序和在线软件)。 但是,由于此工具是一项投资,因此您应该在购买之前了解最好的工具提供的基本方面。

以下是收据扫描仪的主要功能列表。 您可能不需要所有这些,但请按照此建议选择最适合您的。

收据扫描仪的功能

众所周知,每家公司对跟踪业务收据都有独特的要求。 选择应用程序时,请确保它适合您公司的需求。 当今市场上有许多替代品,选择起来可能具有挑战性。

以下是选择收据管理应用程序时要考虑的关键事项的简要概述。

适应性

当您需要监控工人或承包商的支出报告和收据时,您可能需要便携式收据扫描仪。 这可以采取便携式扫描仪的形式。

扫描仪的尺寸对于便携性也很重要。 选择轻巧小巧的小工具,可以舒适地放入公文包或包中。

在线可用性

可以在线提供的收据扫描仪(例如移动性)很方便。 您将能够非常快速地与会计软件链接,从而加快您的流程。 因此,您将能够随时随地从任何位置检索您的收据。

存储空间和安全

无论您选择物理还是数字云存储,您都应该考虑收据扫描仪的局限性。 您会每天或每周扫描收据吗? 你会只在极少数情况下使用它,还是会全年使用它? 这可能会帮助您确定收据扫描仪软件或外部驱动器需要多少存储空间。

不要忽视您选择的存储设施的安全性。 您需要确保所有收据和文件都受到不止一个级别的保护。

传统的收据和文件可能会受到物理损坏或毁坏,但如果不采取适当的安全预防措施,数字记录可能最终落入坏人之手。

速度

企业可以承担的最不愉快的家务之一是扫描收据以获取支出报表。 通常,人们喜欢尽快完成这项工作,而闪电般的收据扫描仪可能会有所帮助。 一些扫描仪可以在短短 7.5 秒内捕获您的文档图片。 这对于一次扫描多张收据很有用。

文件格式

您的收据可能会根据您的用途以特定格式格式化。 税务会计师可能会要求您扫描或上传 PDF 格式的所有收据,但您的工作费用计划只接受 JPEG 照片。 检查收据扫描仪接受哪些文件格式,因此您无需在手动扫描后更改它们。

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可出口性

最后,确保您的扫描仪在扫描收据后覆盖您的整个日常工作。 你会把它们放在云端吗? 你会把它们寄给别人吗? 您的收据扫描仪必须能够轻松传输扫描的文件。

既然您知道收据扫描仪的基本功能,请在市场上寻找最好的收据扫描仪应用程序。 在这里,我们列出了最好的列表。

整洁的收据

Neat Receipts 是一款智能整理工具和便携式扫描仪。 您可以使用 Neat Receipts 移动扫描仪随时随地扫描收据、名片和文书工作,因为该软件会检测、检索和组织相关数据。

特征

  • NeatReceipts 便携式扫描仪轻巧紧凑,足以放入公文包、背包或随身携带。 它也不需要交流电源。 通过 USB 将其连接到您的计算机,您就可以开始使用了。
  • 您的计算机可以通过 USB 为其供电。
  • Neat 扫描并从您扫描的所有内容中提取数据,从而产生数字资源。
  • 使用收据数据,您可以更快地创建税务或支出报告、导出到 Excel 或使用 Outlook 或通讯簿同步联系人。
  • 它提供 NeatCloud 的 30 天免费试用,允许您同步和备份 Neat 文件并从任何浏览器或移动设备查看它们。

此外,只要您是 NeatCloud 订阅者,您就会收到 NeatCare,它为您的 NeatDesk 提供额外的帮助和意外损坏保险。

右旋

Dext 以 99% 的精度准备和收集您的文档,然后立即将其处理到您的会计软件中。 它使您可以将更多时间投入到产生价值的活动中。

特征

  • Dext Prepare 是一个非常简单的解决方案,用于组织和数字化您的所有文档。
  • 提交收据、账单或银行对账单,Dext 将收集您想要的信息并将其传送到您的会计系统。 您将获得所需的精确数字,而无需坐下来亲自输入它们。

Dext Prepare 在将其发布到您的会计系统之前捕获并处理市场领先的数据。 您团队的日程安排可以腾出时间来处理更重要的工作,并且您会得到保证,您正在处理最好的事情。

鞋盒装

如果您正在寻找数字税收收据的可靠存储,那么 ShoeBoxed 将是一个理想的收据扫描仪应用程序。 它将帮助您更轻松地处理收据。

特征

  • 简化每天的簿记任务。
  • 探索为小型企业、会计师和簿记员构建的功能和工具。
  • 您可以将收据变成提取的、人工验证的、分类的、有组织的、可搜索的和可编辑的数据,您可以随时随地访问这些数据。

除此之外,您还可以创建包含收据图像的综合费用报告,并导出、共享或打印您的数据,以便于报税或报销。

简单的费用

Easy Expense 使用强大的图像处理和 AI 提取基本信息,例如供应商、部门、税收、金额和付款类型。

此外,这款收据扫描仪可轻松监控信用卡和银行账户支出。 Easy Expense 与您的银行账户集成,可扫描长达 18 个月的交易以获取成本和税收冲销。

特征

  • 离线工作,非常适合在旅途中使用。
  • 捕获、裁剪和跟踪收据的最快方法
  • 使用自动云同步永远不会丢失收据。
  • 智能自动分类,最大限度减少扣款
  • 批量审核交易

使用 Easy Expense,您可以通过用户权限在用户之间实时同步。 您可以轻松限制谁可以看到相关信息。

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费用管理

从无限制的收据扫描和里程监控到次日报销,费用管理等成本跟踪工具可以帮助您管理会计系统。

特征

  • 在旅行或远程工作时跟踪和整理收据可能很困难,有时会导致收据丢失。
  • 您可以不受限制地扫描收据,记录您的里程,通过电子邮件发送批准,以及做其他事情。

与 SmartScan 功能结合使用时,您的收据会立即被扫描和检索,从而节省您的时间和精力。

智能收据

智能收据将您的手机变成收据扫描仪和支出报告生成器! 它收集收据信息并让您创建可以发送到您的电子邮件帐户的 PDF 和 CSV 报告。

特征

  • 使用完全可配置的 PDF、CSV 和 ZIP 报告,可以为您的预算监控和工作需求构建专业报告。
  • Smart Receipts 使您可以从 20 多种不同的默认数据类型中进行选择(例如日期、价格、税金、收据类别、备注、付款选项等)。

此功能可帮助您创建理想的文档,为您节省无数小时的劳动,并让您专注于对您来说更重要的事情。

收据

Foreceipts 应用程序是理想的收据管理解决方案,全球有超过 500,000 名公司所有者、个体经营者、代理机构和自由职业者使用它。

特征

  • 拍摄纸质收据的图像或将数字收据发送给自己。 Foreceipts 应用程序将立即扫描您收据上的数据并将其输入您的账簿。 您还可以通过扫描发票来增加收入。
  • 与您的会计师共享您的 Excel 或 PDF 支出报告或使用它们来报税。 您的每张收据图片都已存储,因此您在审核时受到保护。

他们已经为美国和加拿大建立了商业支出类别,因此您的年终支出报告将适当地满足报税要求。 您也可以根据需要更改类别。

非常菲

世界上最快、最安全的用于收据、账单和发票的 OCR 捕获和数据提取应用程序就在这里。 摆脱数据输入和簿记; 每周节省几个小时。 Veryfi 可以在几秒钟内检索供应商、付款、总计、税金,甚至行项目。

特征

  • Veryfi 的 OCR API 可以大规模提取、分类和增强从无组织的消费者购买记录、发票和账单到订单项(SKU 级别的购买数据)的所有信息,从而无需脚本或人工参与。
  • Veryfi OCR API 为您提供当今最有影响力和最复杂的 OCR(光学字符识别)和 ICR(智能字符识别)数据提取 API 平台之一。

这些功能将使您能够超越竞争对手,并为您的用户提供整个市场上最好的服务。

如何选择最合适的收据应用程序?

妥善整理收据是避免税收季节压力的最简单方法之一。 我们提到的工具使其无需保存数百个小纸条即可访问。

只要您同意,请考虑您作为自由职业者或企业主的个人需求。 考虑以下几点:

  • 你监督多少人?
  • 你照顾了多少客户?
  • 您每个月进行多少商业采购?
  • 您出差的频率和地点是多少?

根据您的情况,您可能需要多种工具来自定义收据跟踪系统。

结论

您需要有条不紊地跟踪您的办公费用,这样您就不会失去获得回报的权利。 如果您不这样做,这笔钱将在下一个付款周期之前可用。

因此,许多不同类型的软件都可以用作收据扫描仪。 每一个都通过提供更好的功能和服务来简化这个过程。 所以,让我们总结一下。 上面列出的顶级收据扫描应用程序值得使用。 如果你还没有,你应该得到一个!

您还可以探索一些适合中小型企业主的最佳费用跟踪/管理软件。