8 种适用于中小企业的最佳采购软件工具

使用这些顶级采购软件应用程序简化您的 SMB 采购流程。

采购流程管理复杂,涉及采购、库存、订单、发票、供应商、付款等。 但与此同时,它对公司的成功至关重要。 这就是企业需要使用应用程序自动化和管理此流程的原因。

如果你等到最后一刻才在你的公司部署采购软件,就会有人工处理的后果。 因此,明智的做法是在您注意到低效手动流程的摩擦后立即开始实施这些工具。

让我们深入了解采购软件的基础知识,了解该领域的最佳工具。

什么是采购软件?

采购意味着寻找和获取企业所需的商品和服务。 因此,采购软件是指一种业务解决方案,可自动执行采购流程的不同阶段。

无论是分析费用、管理合同还是付款,此类工具都可以帮助您全面控制每个流程操作。 这些还可以与各种 ERP 平台集成,使流程更加顺畅。

此外,一些工具还允许所有员工在获得 Pepper 用户许可的情况下从中央单元访问和执行任务。

这些工具有什么作用?

采购软件应用程序可以执行多项任务,让您的团队轻松完成采购流程。 员工可以从任何地方订购商品并与团队成员交流。 以下是该软件可以执行的主要任务:

  • 生成采购订单并验证
  • 自动化电子采购订单传输
  • 提醒您最近的采购订单和取消
  • 将待处理的采购订单发送给适当的人员以采取进一步行动
  • 订单到达后执行财务和库存交易
  • 通过保持库存避免现货短缺
  • 收集数据并分析趋势以获得最大利润
  • 简化跨不同平台的标准化流程

现在,让我们讨论一下何时使用采购软件工具。

谁使用采购软件?

当您全年大量购买原材料、计算机硬件、办公用品等时,您将需要采购软件。 因此,任何经常从第三方供应商采购物资并希望使采购系统透明的企业。

您将主要发现以下企业使用采购工具:

  • 消费品和电器制造商
  • 车辆制造商
  • 电子商务和零售业务

但是,有一个专门的业务也在使用这个软件,那就是采购顾问或代理机构。

为了方便和负担得起,大多数品牌将采购业务外包给这些机构。 Capgemini、Bain & Company、GEP Worldwide、Accenture 等企业是采购咨询领域的领导者。

采购软件如何帮助企业?

#1。 采购自动化

业务流程自动化在每个领域都很明显,包括采购。 您可以使用采购软件成功地自动化整个采购操作。

从供应商发现到注册,从产品选择到质量检查,再到最后的交易签署,一切都在一个软件下完成。

在大多数情况下,该工具会自动处理内部供应采购请求。 它只需要在发送购买订单之前获得经理的批准。

#2。 采购透明度

经理和首席财务官等业务利益相关者可以从中央软件查看购买趋势。 无需费力地获取采购报告。

此外,该工具会跟踪交易完成前的每一步,确保高水平的企业透明度以避免腐败。

#3。 审批优化

这些工具带有智能算法,可以将真正的购买订单与浪费分开。 因此,审批经理在大多数情况下只会收到真实的购买请求。 随后,经理可以快速批准采购订单。

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#4。 支出的可见性

工具仪表板会立即向您显示公司在耗材采购方面的总体支出、您的供应商是谁、您向他们支付了多少费用等等。 它可以帮助您预算项目,节省不必要的购买等。

选择采购软件时要寻找的功能

大多数采购工具都提供一套标准的功能。 但是,在购买之前,请确保它们至少提供以下功能:

  • 该工具应带有供应商管理仪表板,您可以在其中加入新供应商或审查与现有供应商的合同。
  • 如果该软件还提供供应商发现功能,将会很方便。
  • 必须有一个风险管理实用程序来阻止不必要的支出或错误的购买订单。
  • 您的采购工具必须具有审计功能,以便您可以审计采购订单、供应商付款等。
  • 最好的采购工具还将提供预算功能,您可以在其中输入每月或每季度的预算,并将采购保持在该数字范围内。
  • 还应该有一个通信功能,可以通知软件用户新的购买订单、发票、到期订单等。
  • 如果该应用程序提供用于支出跟踪、订单批准、交易完成等的移动版本,那就太好了。
  • 可靠的采购软件应该允许您制定公司的采购政策。
  • 最后,如果软件缺少某些采购场景的模板,该工具必须允许采购代表创建自定义采购工作流程。

现在您已经了解了该工具的概念及其可以执行的任务,接下来看看 SMB 可以使用的最佳采购软件应用程序。

Precoro

如果您属于中小型团队,Precoro 可以帮助您简化采购流程并消除手工工作。 它可以为您节省宝贵的时间和金钱,让您可以专注于更紧迫的事情。

这种创新且速度极快的软件可以优化您组织的采购到付款系统,以提高工作效率。 它有效地处理采购流程中涉及的任务,例如申请、订购和开票。

此外,Precoro 通过改进您的审批工作流程来改进您的采购系统。 请求流程、采购订单、批准、计费和发票管理等工作流程阶段可以使用此工具以电子方式完成。

该应用程序还使过程控制、审批和费用分析变得更加容易。

使用这个可靠的解决方案,公司可以有定期的报告和数据分析。 详细而全面的报告涵盖了所有流程图流程和采购数据。

此外,这些报告允许您跟踪和解决错误,为利益相关者定制报告格式,以及实时导出数据用于会计和财务分析。

吻流

您想控制采购到付款流程,但又要有足够的灵活性吗? Kissflow 通过其简单且可定制的解决方案让您拥有它。 对于采购申请,它提供了流畅的表格,以便您可以收集、批准和跟踪采购申请。

请求获得批准后,它会自动生成订单并发布 PO。 对于供应商管理,该工具为供应商的入职、管理和维护提供了一个高效的门户。

当您使用此应用程序时,可以随时随地批准发票。 它还支持自动三向匹配,检查发票与合同、采购订单和服务条目表。

Kissflow 还可以生成有关采购趋势、支出和供应商绩效的数据驱动和可操作的见解。 使用该软件,用户还可以生成包含可自定义参数的即时报告。

它还支持与各种第三方工具的无缝集成。 通过将其与各种 ERP 和财务应用程序(包括 Microsoft Dynamics、Quickbooks、Xero、SAP 和 NetSuite)一起使用,消除任何冗余。 该解决方案还允许您使用功能强大的插件和 API。

团队采购

作为 SMB,是时候使用 Team Procure 简化采购流程了。 但是,该软件也可以满足企业在国际层面处理复杂采购业务的需求。

这个基于云的单一平台可以处理您的所有审批、采购订单和库存。 当涉及采购请求时,该解决方案可以根据预算、部门和严重程度对这些请求进行排序。 根据这些请求,用户还可以生成 PO 并监控交付计划。

Team Procure 还提供定价矩阵功能,公司可以使用该功能管理从最低出价者那里购买的多个供应商的出价。 由于不同的组织有不同的需求,它允许组织创建自定义审批工作流程。

在这里,加入供应商和供应商很容易。 此外,它还具有用于性能跟踪的内置 KPI。 即使您在多个地点设有仓库,此工具也可帮助您拥有一个集成的仓库管理系统。 您甚至可以通过个性化 API 将其服务集成到您现有的系统中。

采购快递

ProcurementExpress 是一个理想的采购软件,可以简化所有相关的工作流程。 它还可以帮助您消除冗长的手动流程、书面记录和可能的欺诈事件。

其创新的审批系统可让您设置最大费用并确定审批链。 公司还可以为不同的员工分配预定的批准级别。 此外,组织可以自定义和自动化批准链的所有步骤以优化效率。

该应用程序允许您根据与各个供应商的关系快速创建准确的 PO。 您可以包括必要的字段和下拉菜单以创建专业的和上下文相关的采购订单。

根据贵公司的财务结构,您可以将成本分配到不同的地点,以避免超支。 使用应用程序内报告功能,用户还可以分析费用的综合细目。 此外,该解决方案可以为不同的项目和部门创建预算。

采购

使用 Procurify 告别纸质流程、缓慢的审批和复杂的解决方案。 这种主动支出管理软件提供了对公司支出的完全可见性和控制。

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当您使用此工具时,可以从一个地方批准所有采购订单。 在这里,您还可以根据预算查看实时支出。 它还提供实体和虚拟消费卡以实现无缝消费。

Procurify 还支持创建用于自动化和跟踪每个购买过程步骤的工作流。 您还可以根据部门和位置设置采购权限。 为供应商排序所有订单的能力是该工具的另一个突出特点。

该应用程序可以执行供应商绩效分析,以便您做出明智的采购和业务决策。 在这里,您可以导入目录项和详细信息,包括图像。

该解决方案直接与您最喜欢的业务应用程序集成,例如 Amazon Business、Oracle、Quickbooks 和 Slack。

库帕

Coupa 是一个平台,可为您提供管理采购流程所需的可见性和支出控制。 为您的公司选择此解决方案意味着您可以轻松地进行消费者购物,同时为您的员工节省宝贵的时间。

此应用程序的主要功能是:

  • 简化采购申请和订单流程
  • 实时采购订单跟踪
  • 折扣价和其他优惠提醒
  • 为基于 SOW 的服务输入数据的灵活表格
  • 用于实时预算管理的仪表板

此外,该工具还支持通过电子邮件和手机进行审批。 此外,公司还可以将其用于库存和合同管理。

领头羊

借助 Bellwether,您可以使采购流程变得透明和快速。 它可以帮助您避免通过电子邮件和电话进行口头批准和冗长的沟通。

该软件可让您用最少的时间和精力设置请购单、采购订单和发票。 高级工作流程和预算编制等功能可确保更好的可见性和对支出的控制。

这种基于云的工具为您的需求提供了必要的灵活性和定制化。 如果您的公司需要多种语言或自定义字段,Bellwether 可以为您提供。 此外,它允许您在异地访问应用程序。

配对软件

PairSoft 是一种用户友好的软件,企业可以使用它来自动化 P2P 流程中的工作流程。 它还有助于获得支出可见性并与供应商和供应商建立良好的关系。

该软件可以在您的系统或现有 ERP 上快速部署并轻松使用。 它可以让您通过简化整个流程来管理采购订单。 您还可以获得跨类别的完整支出洞察。

PairSoft 还可以促进公司和供应商之间的实时通信。 发票处理和验证是您可以使用此软件完成的其他任务自动化。 它还支持分析和报告。

最后的话

在这个数字化时代,公司很难在没有任何软件或自动化解决方案的情况下管理采购流程。 这些工具可以在此过程的每个阶段打开几个新的机会。

此外,即使您扩大业务规模,这些应用程序也能确保最佳效率。 查看最佳采购软件列表,选择最适合您需求的软件。 此外,您还可以查看强大的自动化采购工具应具备的基本功能。

作为 SMB,您可能还想了解最好的文档管理工具。