8 款优化重复性任务的任务自动化软件

任务自动化软件减少了手动工作并提高了大多数使用数字或物理形式技术的企业的生产力!

当企业主和管理者需要在不影响生产力和产出的情况下降低间接成本时,自动化是唾手可得的成果。

从消费电器、商品和汽车制造到软件编码,所有行业都受益于任务和流程的自动化。

如果您是任务自动化的新手或已经在使用自动化但希望提高现有自动化方案的效率,那么您来对地方了!

本文将概述领先的 SMB、初创公司和企业使用的一些出色的任务自动化工具。 此外,您将了解有关任务自动化步骤和优势的更多信息。 那么,开始阅读吧!

什么是任务自动化? 👩‍💻

任务自动化是使用软件或编程算法,使用计算机、智能手机、平板电脑或单板计算机 (SBC)(如 Raspberry Pi)完成重复性和预测性手动任务。

它增强了工作流程的一致性和准确性。 更不用说,任务自动化为最复杂的任务带来了非凡的效率。 最明显的是,它最大限度地减少了产生特定结果所需的体力劳动,同时简化了整个业务或商业项目。

任务自动化并不能完全消除人类的参与。 它只是减少了业务员工手动干预的需要,同时他们可以将时间投入到增加销售额、改进营销指标并最终带来更多收入上。

自动化业务任务的步骤🏦

业务任务自动化在很大程度上依赖于条件语句,这是解决 IF Then Else(又名 If This Then That)问题的计算机编程的一部分。

但是,您不需要编写代码,因为有用于任务自动化的拖放工具。 您无需编写任何代码即可创建高度复杂的自动化配方。

以下是本文中提到的或在网络其他地方找到的大多数工具要遵循的步骤:

#1。 为重复性任务创建工作流

首先,您需要确定业务流程是否重复。 查看以下 Asana 项目管理工作流程。 这是自动化配方的一个很好的例子:

  • 项目经理在 Asana 上添加了一个任务。
  • 他们还在 Asana 上添加了一个受让人。
  • 受让人的 Google 日历应用程序会自动将此任务显示为任务计划。

您可以发挥您的想象力和创造力来创建这样的工作流程。

#2。 选择一个触发应用程序并添加触发事件

大多数任务自动化软件会要求您选择将启动自动化工作流程的触发应用程序和触发事件。 在上面的例子中:

  • 触发事件:添加新任务并分配团队成员

#3。 选择一个动作应用和动作事件

现在,您只需选择 Google Calendar 作为 Action App,并将 Add Calendar Event 作为 Action Event。

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#4。 发布自动化

自动化工具会在整个过程中进行各种测试和账户认证。 当您看到测试自动化按预期工作时,发布配方。

从现在开始,任务自动化应用程序将在您分配新任务时自动为您的团队成员预订日历时段。 无需追逐他们或发送提醒邮件!

任务自动化的好处 👍

您的企业从任务自动化中获得的优势因行业而异。 但以下是任何行业的共同利益:

  • 它加快了重复性任务。 如果您可以预测一项任务的确切步骤,该软件可以重现这些步骤,您可以在程序一个接一个地执行任务时放松。
  • 通过使用算法代码执行重复性任务,您可以使您的员工免于倦怠和疲劳。
  • 人们在重复执行任务的相同步骤时往往会犯错别字等小错误。 但是这样的错误对您的客户来说可能是致命的。 您可以使用任务自动化软件来执行重复性任务并使您的公司免于声誉损失。
  • 这些工具将您的员工从体力劳动中解放出来,这样您就可以提高他们的技能,并将他们任命到其他创收部门,如销售、营销、追加销售和客户服务。
  • 大多数消费品、电器和汽车制造行业都使用算法和机械臂的组合来实现整条生产线的自动化。 主要是降低生产成本。
  • 任务自动化可确保您的数字业务流程与公司政策保持一致,例如用于创建和批准业务文档的文档工作流程自动化。
  • 您可以更好地控制业务运营和生产线。 在紧急情况下,您可以轻松调用灾难恢复解决方案,例如将云应用程序转移到另一个云提供商或未受影响的工厂的制造需求。
  • 最后,最受欢迎的好处是在数字营销、电子邮件营销、在线客户入职、数字 KYC 验证等手动业务流程中获得更高的投资回报率。

现在您了解了任务自动化软件的定义、步骤和优势。 现在是探索一些流行工具的时候了,这些工具可以为任何企业或个人使用轻松且负担得起的任务自动化:

吹笛

在自动化您的任务或工作流程时,Pipefy 是您的不二之选。 除了自动化之外,您还可以在这个平台上创建和修改任何类型的工作流,并具有无限和轻松扩展的范围。 凭借其直观的可视化界面,自动化过程变得无缝。

结果,团队的效率提高了,他们可以充分利用他们的应用程序。 它还可以帮助您管理由于客户反馈或新的内部要求而对工作流程进行的快速更改。

现在,您不必再依赖电子邮件记录和电子表格,因为此自动化软件可让您通过消除重复的数据条目来避免错误。

Pipefy 允许您使用其可视化编辑器从头开始构建工作流,或选择其任何模板以根据您的需要进行自定义。 此外,此工具的可自定义仪表板和报告对于 KPI 跟踪、状态监控和识别新机会非常有用。

此应用程序使您能够合并、分类和路由传入的请求、接收和工单,无论其来源如何。 它通过将每个团队成员放在同一页面上并确定用户的可见性和协作权限来支持协作。

Zoho Flow

您是否厌倦了为您的团队单独管理多个应用程序? Zoho Flow 让您可以通过连接您使用的应用程序来自动化业务工作流和任务。 现在,使用该软件的智能集成功能摆脱任何信息孤岛。

该应用程序连接所有应用程序,以便所有电子邮件、记录和报告以不间断的方式流动。 您可以通过自定义预构建的流程集合来设计流程,以最大限度地提高工作效率并完成日常任务。

此外,无需为复杂的集成编码付出努力,因为它的动态构建器允许您通过无缝集成设置触发器和操作。 团队甚至可以创建跨部门连接的工作流,以实现更好的业务编排。

此外,组织可以跨不同的业务功能使用此工具创建自定义集成。 一些最受支持的应用程序是 Zoho CRM、Trello、Asana、Slack、Google Calendar、Zoho Desk、Calendly、Azure DevOps、Confluence、Dropbox 和 Salesforce。

如果您的团队厌倦了执行影响生产力的繁琐流程,那么是时候选择 Wrike 了。 其强大而高效的 Automation Engine 可以自动化日常工作流程,以便您可以处理对您的业务最重要的活动。

公司可以使用触发器和操作为重复性任务创建规则,以实现更快、更智能的工作流程。 此外,该工具会发出警报并自动更新,以加快扩展速度、简化流程并减少错误。

当您使用 Wrike 时,它​​会根据任务优先级、状态和风险自动将任务移至下一个工作流阶段。 由于所有团队成员都可以完全了解工作流程,因此将具有透明度。

该应用程序还具有@mentions、通知和提醒等功能,以实现更好的协作。

点击向上

借助 ClickUp Automations 功能,您可以轻松地自动执行日常任务并帮助您的团队专注于更重要的工作。

使用这个平台,可以通过 100 多种方式创建任务。 除了创建自定义自动化之外,它还允许您自动执行与受让人、状态、优先级、日期、创建和移动相关的任务。

此外,它还允许您分配任务、更改状态、发表评论以及执行许多其他活动。 用户可以选择在自动化触发期间将发生的操作,从而节省他们宝贵的时间。

ClickUp Automations 支持多种外部应用程序,包括 Slack、Google Sheets、Calendly、Dropbox、GitHub、Typeform 和 Airtable,用于创建单一但共享的工作流程。 最重要的是,它通过安全平台确保用户数据安全,并提供高水平的正常运行时间。

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吉拉自动化

您是否正在寻找可帮助您专注于重要任务的任务自动化解决方案? 选择 Jira Automation,只需单击几下即可自动执行您企业的任何任务或工作流。

有了这个平台,可能性是无限的——你可以用它来自动分配任务,跨部门同步任务。

它也不需要你写代码。 选择其 100 多个模板(DevOps、Slack、Business、Global 等)中的任何一个,并在几分钟内开始创建自动化规则。 此外,您可以使用其指南和视频来启动该过程。

公司可以将此软件与其他流行的商业工具结合使用,例如 MS Teams、Slack、GitHub、Bitbucket 等。

扎皮尔

Zapier 拥有 5,000 个应用程序和无限的自动化,是 Salesforce、Microsoft、Google、Typeform、Vocal、Airtable 等知名品牌任务自动化的首选解决方案。 它是一款无代码任务自动化软件,具有以下显着特点:

  • 可包含多达 100 个应用程序的多步自动化
  • 可视化工作区中条件编程的简单 if/then 逻辑
  • 完全拖放式自动化配方构建
  • 多个过滤器,以便您可以制作复杂的自动化配方
  • 使用 Formatter 函数在自动化公式中格式化数据

在撰写本文时,应用程序集成平台适用于销售、信息技术 (IT)、小型企业主和在线营销人员等业务角色。

在谈到业务工作流时,您可以使用 Zapier 的应用程序集成或 Zaps 进行客户通信、数据管理、潜在客户管理和业务流程。

理货

Tallyfy 非常适合拥有大量文档、文件和数据的企业。 自动化平台开发商本身强调了在线表单、业务工作流、流程、任务、文档审批等的任务自动化。

它具有适用于各种商业和专业应用程序的集成和 webhook,例如 Google 电子邮件 (Gmail)、Slack、Microsoft Outlook、Microsoft Teams、Power BI、Tableau 等。

此外,任务自动化软件支持第三方自动化工具,如 Zapier Connector 和 Power Automate。 因此,如果您在 Tallyfy 上没有找到适合您的业务应用程序的集成,您可以将该应用程序与 Power Automate 或 Zapier 集成,然后在 Tallyfly 上运行它。

宁德士

在使用完整的自动化平台时,Nintex 是企业的理想选择。 该工具允许用户自动执行手动和日常任务,并通过机器人流程自动化来管理业务工作流程。

您所要做的就是找出需要自动化的流程,然后点击几下鼠标就可以开始自动化——完全不需要代码。 无需使用纸质表格,因为公司可以通过表格和智能手机以数字方式收集信息。

此外,Nintex 在您的文档中启用电子签名,并允许您在需要时自动生成文档。 您还可以成为其全球合作伙伴网络的一部分,以实现快速成功的自动化。

最后的话

任务自动化是提高企业生产力、效率和盈利能力的秘诀。 它可以帮助您避免因错误而受到惩罚,并更快地完成物理或数字任务。 然而,自动化的成功取决于您用来编写自动化流程或任务配方的软件。

试用上面的任务自动化软件并选择适合您的业务领域和自动化风格需求的软件。

接下来,您可以查看应付账款自动化工具。