人力资源信息系统 (HRIS) 详解
当一个工作场所拥有众多员工时，人力资源部门必须妥善管理所有员工的相关信息，以便做出明智且准确的决策。
这项任务的难度很高，会占用人力资源部门大量时间，从而减少他们处理其他重要职责的时间。
在这种情况下，投资一个合适的人力资源信息系统（HRIS）可能是一个明智的选择，它有助于更好地管理员工信息，并最大限度地提高工作效率。
本文将深入探讨 HRIS 软件的定义、类型，并介绍八款可用于处理人力资源相关活动的 HRIS 软件。
让我们从基础开始。
什么是 HRIS 软件？
人力资源信息系统，简称 HRIS，是一种将人力资源活动和流程数字化的系统。
简而言之，HRIS 是一种专门处理人力资源活动的软件，例如员工信息管理、财务核算、工资发放等。
由于 HRIS 能够承担这些繁杂的任务，人力资源部门可以更专注于数据分析而非数据收集和整理，从而做出更准确的决策。此外，整个组织的工作效率和流畅性都将得到提升。
大多数 HRIS 软件都具备端到端的人力资源管理所需的功能。
HRIS 软件的优势
自动化流程，加快任务完成速度
诸如休假天数跟踪、出勤记录、工资单等常规人力资源职责都可以通过 HRIS 实现自动化。 如果您的团队规模庞大，这将大大节省时间。
简化招聘、候选人评估和入职流程
HRIS 可以一次性收集和扫描多份简历，从而帮助您快速找到最适合职位的人选。 这些功能大大减轻了人力资源部门的工作负担，无需人工逐一筛选简历。
即使在确定最终人选后，HRIS 也可以协助处理大量的入职任务。
加强协作和内部沟通
HRIS 还可以促进员工与人力资源部门之间的沟通。员工可以通过 HRIS 查询考勤数据、工资单、绩效评估，以及申请休假或晋升。
员工报告和分析
HRIS 可以跟踪为员工设置的所有绩效指标，并生成每周、每月、每季度和每年的报告，以便进行详细分析。
更快更准确的决策
通过分析所有报告和 HRIS 数据库中的员工信息，可以更有效地制定有关员工管理的决策。
与其他工具集成
HRIS 可以与贵公司用于其他各项任务的工具集成。 最常见的集成方式之一是将项目管理系统与 HRIS 相结合。
这使得人力资源部门能够了解哪些员工完成了哪些工作，并以此为基础为每位员工生成评分。
了解了 HRIS 软件的优势后，接下来我们将探讨在投资 HRIS 软件时需要注意的事项。
如何选择合适的 HRIS 软件？
了解自身需求
在做出购买决策之前，最重要的事情是了解您希望通过 HRIS 实现什么目标。
市面上有不同类型的 HRIS 软件（稍后将详细介绍）。 首先，根据这些类型缩小您的选择范围。
然后，列出您希望通过 HRIS 实现自动化和管理的任务，并评估您需要管理的员工总数。
咨询其他部门
在购买 HRIS 之前，还需要咨询所有部门经理、IT 支持人员以及整个人力资源团队。
这将帮助您深入了解所有需要关注的细节。
此外，咨询公司内部其他人员可能会为您提供在购买 HRIS 时可以使用的建议。
设定预算
不同类型的 HRIS 和供应商会根据其功能提供不同的软件包。
如果根据您的需求和预期的投资回报设定预算，您可以将候选软件列表缩小到几个选项。
您还应该考虑是购买一次性使用的软件，还是选择提供折扣的长期套餐。
与供应商沟通并了解软件
一旦您列出了几个您认为可以满足您需求的 HRIS 软件，请与供应商联系。
安排会议，讨论系统的工作原理，并全面了解其所有功能。
这将帮助您了解供应商承诺的功能在实际操作中的表现。 此外，您还可以将这些软件进行比较，以便做出正确的决定。
参加演示会议
如果有您选择的 HRIS 软件的免费演示，请不要错过。 亲身体验软件的功能和复杂性可能会带来意想不到的收获。
如果牢记以上这些因素，您就可以选择到一款合适的 HRIS 软件。
以下是我们发现的一些最佳 HRIS 软件列表，您可以查看一下哪一款最适合您和您的组织。
Freshteam
Freshteam HRIS 是一款出色的员工管理软件，可以处理入职、离职、管理员工信息和考勤跟踪等任务。
功能特点
- 配置入职系统，在平台上高效收集和存储员工文档。
- 候选人管理流程和劳动力变化的分析数据呈现以及简单的报告。
- 自助服务门户允许员工添加出勤时间、休假等。
Freshteam HRIS 是一款优秀的员工信息和劳动力管理工具。 您可以免费试用该软件 21 天，看看它是否适合您的需求。
Rippling
Rippling 是一款全面的 HRIS，提供广泛的功能，可以帮助人力资源部门处理几乎所有事务。
功能特点
- 与 Slack、Zoom、Google Workspace 等工具集成。
- 轻松管理员工变更、入职和离职任务。
- 处理薪酬任务，如管理工资单、自动扣税等。
- 管理其他员工福利，如健康保险。
- 员工考勤管理和跟踪。
- 内置学习管理系统，用于产品培训、行为准则培训等。
Rippling 可能是人力资源管理的最佳解决方案之一，但价格相对较高。
Zoho People
Zoho People 是一款员工数据和绩效跟踪 HRIS，具有 LMS、分析和自定义功能以及核心 HR 功能。
功能特点
- 员工管理功能，如人事信息收集和存储、劳动力分类等。
- 考勤跟踪功能和休假管理。
- 新员工入职时管理文档。
- 具有各种培训系统的企业 LMS。
- 为所有员工定制的工作流程和自助服务系统。
- 与 Zoho Payroll 轻松集成，为您的员工管理薪酬和福利。
标准的 Zoho People HRIS 仅适用于员工管理和其他一些人力资源任务。 如果您需要工资单功能，则必须将 Zoho Payroll 与此 HRIS 一起购买，这也会增加成本。
ADP
ADP 是一款 HRIS，提供员工时间管理、工资单、福利和保险、合规服务和人力资源外包等功能。
功能特点
- 出色的工资单处理，支持快速存款和与业务软件集成。
- 通过时间跟踪和考勤解决方案实现高效和自动化的劳动力管理。
- 通过筛选服务简化招聘和入职流程，确保聘请到合适的人才。
- 获得所有主要人力资源任务的人力资源外包服务。
- 提供税收和员工验证等合规服务。
对于没有大型人力资源团队来管理所有任务的小型企业来说，ADP 是一款理想的 HRIS。 对于希望尽快启动业务的初创公司而言，人力资源外包服务也极其便捷。
Bamboo HR
Bamboo HR 是一款 HRIS，可用于简化人力资源信息系统并安全地组织所有数据。 它还提供报告和分析、视图自定义等功能。
功能特点
- 进行数据收集和管理，以实现实时查看和修改。
- 收集的数据还可以以富有表现力的报告形式呈现，以便进行深入分析。
- 自定义您的信息系统，以便轻松灵活地访问文档。
Bamboo HR 是一款功能有限的 HRIS，专注于数据文档、报告、分析和安全存储。 这使其成为需要人力资源数据管理的小型企业的理想解决方案。
Zenefits
Zenefits 是一款 HRIS，专门为简化入职、管理员工、PTO 跟踪和绩效评估而设计。
功能特点
- 简化管理和提供员工福利（如医疗保健和通勤补贴）的流程。
- 为所有员工提供快速便捷的工资单处理，具有许多高级功能。
- 通过简单的文档和其他员工可以自己完成的活动，实现新员工的有效自我入职。
- 符合法规要求，并轻松跟踪重要的截止日期，以实现出色的日程安排。
Zenefits HRIS 提供三种不同的套餐，您可以根据组织的需求购买。
Natural HR
Natural HR 是一款适用于中型组织的一体化 HRIS 解决方案，可轻松简化所有 HR 任务。
功能特点
- 通过准确的数据收集和存储，轻松管理员工。
- 时间跟踪功能，包括出勤、休假、加班等。
- 出色的自动化工资管理，支持及时支付和薪资调整。
- 详尽的绩效分析和报告。
- 深入了解工作流程管理和变更。
- 轻松处理员工福利。
Natural HR 是满足中型或企业级组织所有 HR 需求的一站式解决方案。
Paycor
Paycor 是一款用于劳动力管理和员工信息系统的 HRIS。
功能特点
- 方便的移动打卡系统，供员工签到和签退。
- 跟踪和衡量员工绩效，人力资源部门可以在其中创建绩效评估、管理调动和晋升。
- 员工可以快速申请休假或离职。
- 新员工甚至可以在入职流程开始之前上传他们的个人信息。
- 使用总薪酬趋势、当前劳动力实力、部门差异等获得深刻见解。
Paycor 是一款功能有限的 HRIS，专门为高效劳动力管理和员工信息跟踪而设计。
HRIS 软件与其他 HR 软件有何不同？
区分各种不同的人力资源软件是让我们感到困惑的地方。
人力资源软件变得日益复杂和全面，以至于它们之间变得有些难以区分，只有极少数的差异化因素。
人力资源软件主要分为三种类型：
#1. HRIS – 人力资源信息系统
HRIS 是这三者中最常见的，几乎是入门级的人力资源软件。 您可以将它定义为管理员工、包含政策并帮助进行不同流程的系统。
HRIS 的一些共同特征包括招聘、维护考勤系统、工作流程、人员跟踪、管理、培训、开发等。
#2. HCM – 人力资本管理
HCM 不仅具备 HRIS 的所有功能，还添加了一些额外的功能。
更全面的软件解决方案包括薪酬、学习和发展、继任计划和职业规划等人才管理功能。
HCM 还具有入职流程管理、绩效跟踪、职位控制等功能。
#3. HRMS – 人力资源管理系统
HRMS 被认为是所有三个系统中最全面的，具备 HRIS 和 HCM 提供的所有功能。 HRMS 和 HRIS 的许多功能重叠，但前者为员工管理增加了不同的层面。
人力资源管理系统包括自动税款计算、处理、扣除和工资存入等功能。 它还具有时间和劳动力管理功能，非常适合跟踪项目时间以提高生产力和利润。
而且很难反驳这种观点，因为大多数提供这些软件的公司都在不断地为这些复杂的工具添加越来越多的功能。
这导致可以互换使用所有 HR 工具。
回到 HRIS，让我们讨论一下您可以使用的 HRIS 软件类型。
HRIS 软件的类型
从本质上讲，所有 5 种类型的 HRIS 都具有提供员工管理、自动化、自助服务和集中式数据库的基本功能。
这些都是基本功能，除此之外，所有不同的 HRIS 软件都有一组独特的功能。
以下是这些类型的含义：
#1. 运营 HRIS
运营 HRIS 非常适合数据和资源收集以及报告。 它可以维护员工记录、职位详细信息和绩效评估信息。
人力资源经理可以使用可操作的 HRIS 来管理绩效、晋升、招聘、内部人事变动和评估。
这些都是标准的人力资源职能，可以通过消除这些任务的重复性和提高效率来帮助组织。
#2. 战术 HRIS
战术 HRIS 主要关注可能对组织产生重大影响的重大决策制定。
除了培训、职位空缺、招聘和薪酬等一般功能外，它还有助于资源分配、开发和工作分析。
战术 HRIS 可以处理外部数据，如竞争对手分析报告、工会信息、政府通知和要求等。
#3. 战略性 HRIS
战略 HRIS 帮助公司进行分析，以制定战略并做出相应的决策。
这些软件有助于劳动力规划，并规划未来有大量空缺和需求的区域和部门。 它们还可以通过分析预算和市场趋势来帮助制定与劳动力相关的目标。
战略 HRIS 专为希望进一步发展和扩大员工队伍的中型组织而设计。
#4. 综合人力资源信息系统
顾名思义，综合 HRIS 包括上述类型的所有内容。 需要运营、战术和战略 HRIS 功能的组织可以使用该软件来简化其管理。
全面的 HRIS 包括员工信息管理和职位空缺计算等功能，有助于招聘，并有助于绩效跟踪和分析。
综合 HRIS 也更昂贵，并为人力资源主管所需的一切提供标准平台。
#5. 有限功能 HRIS
这种类型与综合 HRIS 完全相反。 功能有限的 HRIS 是高度定制的，并且针对非常具体的 HR 任务。 通常，这种 HRIS 只有一个功能，并且为此有一个详尽的系统。
对于没有太多要求或只需要完成一项任务的小型组织来说，功能有限的 HRIS 可能是一个理想的解决方案。
它们非常易于学习和操作，可以由一位人力资源主管处理，而且价格非常实惠。
总结
HRIS 可以改变组织管理员工的方式。
借助更好的工具和功能，人力资源部门可以提高员工的满意度，同时为组织取得最佳成果。
但要记住的重要一点是，只有在您了解自己的需求时，HRIS 才会真正发挥作用。
因此，在做出重大购买决定之前，请务必仔细考虑您在本文中阅读的所有信息。