利用这些顶级的采购软件应用，简化您中小企业的采购流程。
采购流程的管理错综复杂，涵盖了采购、库存、订单、发票、供应商和付款等诸多环节。但同时，它对公司的成功至关重要。这正是企业需要利用应用程序实现自动化并有效管理该流程的原因所在。
如果等到最后一刻才在公司内部署采购软件，将会承担人工操作带来的后果。因此，明智之举是在您注意到低效的手动流程导致摩擦时，立即着手实施这些工具。
让我们深入了解采购软件的基础知识，并探讨该领域的最佳工具。
什么是采购软件？
采购指的是寻找并获取企业所需的商品和服务。因此，采购软件指的是一种商业解决方案，它可以自动化采购流程的不同阶段。
无论是分析费用、管理合同还是处理付款，此类工具都可以帮助您全面掌控每个流程的操作。它们还可以与各种企业资源计划 (ERP) 平台集成，使流程更加顺畅。
此外，部分工具还允许所有员工在获得授权的情况下，从中央系统访问并执行任务。
这些工具有什么作用？
采购软件应用程序可以执行多项任务，使您的团队能够轻松完成采购流程。员工可以从任何地点订购商品并与团队成员沟通。以下是该软件可以执行的主要任务：
- 生成并验证采购订单
- 自动化电子采购订单的传输
- 提醒您最新的采购订单和取消情况
- 将待处理的采购订单发送给相关人员以采取进一步行动
- 在订单送达后执行财务和库存交易
- 通过维持库存避免现货短缺
- 收集数据并分析趋势以实现利润最大化
- 简化跨不同平台的标准化流程
现在，让我们来探讨何时应该使用采购软件工具。
谁在使用采购软件？
当您全年大量购买原材料、计算机硬件和办公用品等物资时，您就需要使用采购软件。因此，任何经常从第三方供应商采购物资并希望提高采购系统透明度的企业，都需要此类软件。
您主要会发现以下类型的企业正在使用采购工具：
- 消费品和电器制造商
- 汽车制造商
- 电子商务和零售企业
此外，还有一种特定类型的企业也在使用该软件，那就是采购顾问或代理机构。
为了方便和降低成本，大多数品牌会将采购业务外包给这些机构。Capgemini、Bain & Company、GEP Worldwide 和 Accenture 等企业都是采购咨询领域的领导者。
采购软件如何帮助企业？
#1. 采购自动化
业务流程自动化在各个领域都日趋明显，包括采购领域。您可以通过采购软件成功实现整个采购操作的自动化。
从供应商发现到注册，从产品选择到质量检查，再到最终的交易签署，一切都可以在一个软件平台下完成。
在大多数情况下，该工具会自动处理内部的供应采购请求。它只需要在发送采购订单之前获得经理的批准。
#2. 采购透明度
包括经理和首席财务官在内的企业利益相关者可以从中央软件查看采购趋势，无需费力获取采购报告。
此外，该工具会追踪交易完成前的每一步，确保高水平的企业透明度，从而避免腐败。
#3. 审批优化
这些工具配备了智能算法，可以将真正的采购订单与浪费区分开来。因此，审批经理在大多数情况下只会收到真实的采购请求。随后，经理可以快速批准采购订单。
#4. 支出的可见性
工具仪表板会立即向您显示公司在耗材采购方面的总体支出、您的供应商以及您向他们支付的费用等信息。它可以帮助您预算项目，避免不必要的购买等。
选择采购软件时需要关注的功能
大多数采购工具都提供一套标准的功能。但是，在购买之前，请确保它们至少提供以下功能：
- 该工具应带有供应商管理仪表板，您可以在其中添加新的供应商或审核与现有供应商的合同。
- 如果该软件还提供供应商发现功能，将会非常方便。
- 必须具备风险管理实用工具，以避免不必要的支出或错误的采购订单。
- 您的采购工具必须具有审计功能，以便您可以审计采购订单和供应商付款等。
- 最好的采购工具还将提供预算功能，您可以在其中输入每月或每季度的预算，并将采购控制在预算范围内。
- 还应该具备通信功能，可以通知软件用户有关新的采购订单、发票和到期订单等。
- 如果该应用程序提供用于支出跟踪、订单审批和交易完成等的移动版本，那就更好了。
- 可靠的采购软件应该允许您制定公司的采购政策。
- 最后，如果该软件缺少某些采购场景的模板，该工具必须允许采购代表创建自定义的采购工作流程。
现在您已经了解了该工具的概念及其能够执行的任务，接下来让我们看看中小企业可以使用的最佳采购软件应用程序。
Precoro
如果您属于中小型团队，Precoro 可以帮助您简化采购流程并消除手动操作。它可以为您节省宝贵的时间和金钱，使您可以专注于更紧迫的事项。
这款创新且速度极快的软件可以优化您组织的采购到付款系统，从而提高工作效率。它可以有效地处理采购流程中涉及的各项任务，例如申请、订购和开票。
此外，Precoro 通过改进您的审批工作流程来完善您的采购系统。请求流程、采购订单、审批、计费和发票管理等工作流程阶段可以使用此工具以电子方式完成。
该应用程序还使流程控制、审批和费用分析变得更加轻松便捷。
通过使用这种可靠的解决方案，公司可以获取定期的报告和数据分析。详细且全面的报告涵盖了所有流程图流程和采购数据。
此外，这些报告允许您追踪和解决错误，为利益相关者定制报告格式，并实时导出数据用于会计和财务分析。
Kissflow
您是否希望掌控采购到付款流程，但又希望保持足够的灵活性？Kissflow 通过其简单且可定制的解决方案，让您可以实现这一目标。对于采购申请，它提供了流畅的表格，以便您可以收集、批准和跟踪采购申请。
在请求获得批准后，它会自动生成订单并发布采购订单。对于供应商管理，该工具为供应商的入职、管理和维护提供了一个高效的门户。
当您使用此应用程序时，可以随时随地批准发票。它还支持自动三向匹配，从而检查发票与合同、采购订单和服务条目表的一致性。
Kissflow 还可以生成有关采购趋势、支出和供应商绩效的数据驱动型和可操作的见解。使用该软件，用户还可以生成包含可自定义参数的即时报告。
它还支持与各种第三方工具的无缝集成。通过将其与包括 Microsoft Dynamics、Quickbooks、Xero、SAP 和 NetSuite 在内的各种 ERP 和财务应用程序结合使用，消除任何冗余。该解决方案还允许您使用功能强大的插件和应用程序编程接口 (API)。
Team Procure
作为中小企业，现在是时候使用 Team Procure 来简化您的采购流程了。此外，该软件还可以满足企业在国际层面处理复杂采购业务的需求。
这个基于云的单一平台可以处理您的所有审批、采购订单和库存。当涉及到采购请求时，该解决方案可以根据预算、部门和紧急程度对这些请求进行排序。根据这些请求，用户还可以生成采购订单并监控交付计划。
Team Procure 还提供了定价矩阵功能，公司可以使用该功能管理从最低报价供应商那里购买的多个供应商的出价。由于不同的组织具有不同的需求，它允许组织创建自定义审批工作流程。
在这里，添加供应商和供应商信息非常简单。此外，它还具有用于性能跟踪的内置关键绩效指标 (KPI)。即使您在多个地点设有仓库，此工具也可以帮助您拥有一个集成的仓库管理系统。您甚至可以通过个性化的 API 将其服务集成到您现有的系统中。
ProcurementExpress
ProcurementExpress 是一款理想的采购软件，可以简化所有相关的工作流程。它还可以帮助您消除冗长的人工流程、书面记录和可能的欺诈事件。
其创新的审批系统允许您设置最大费用并确定审批链。公司还可以为不同的员工分配预定的审批级别。此外，组织可以自定义并自动化审批链的所有步骤，从而优化效率。
该应用程序允许您根据与各个供应商的关系，快速创建准确的采购订单。您可以包括必要的字段和下拉菜单，从而创建专业且具有上下文相关性的采购订单。
根据贵公司的财务结构，您可以将成本分配到不同的地点，以避免超支。通过使用应用程序内置的报告功能，用户还可以分析费用的综合细目。此外，该解决方案可以为不同的项目和部门创建预算。
Procurify
使用 Procurify，告别纸质流程、缓慢的审批和复杂的解决方案。这种主动的支出管理软件可以让您全面了解和控制公司的支出情况。
当您使用此工具时，可以从一个地方批准所有采购订单。在这里，您还可以根据预算查看实时支出。它还提供实体和虚拟消费卡，以实现无缝消费。
Procurify 还支持创建工作流程，以实现自动化并跟踪每个购买过程的步骤。您还可以根据部门和地点设置采购权限。此外，该工具的另一个突出特点是能够为供应商排序所有订单。
该应用程序可以执行供应商绩效分析，从而帮助您做出明智的采购和业务决策。在这里，您可以导入目录项目和详细信息，包括图像。
该解决方案可与您最喜爱的业务应用程序直接集成，例如 Amazon Business、Oracle、Quickbooks 和 Slack。
Coupa
Coupa 是一个平台，它可以为您提供管理采购流程所需的可见性和支出控制。为您的公司选择此解决方案，意味着您可以轻松地进行消费者购物，同时为您的员工节省宝贵的时间。
此应用程序的主要功能包括：
- 简化采购申请和订单流程
- 实时采购订单跟踪
- 折扣价和其他优惠提醒
- 用于基于工作说明书 (SOW) 的服务输入数据的灵活表格
- 用于实时预算管理的仪表板
此外，该工具还支持通过电子邮件和手机进行审批。此外，公司还可以将其用于库存和合同管理。
Bellwether
借助 Bellwether，您可以使采购流程变得透明且快速。它可以帮助您避免通过电子邮件和电话进行口头审批以及冗长的沟通。
该软件可让您以最少的时间和精力设置请购单、采购订单和发票。高级工作流程和预算编制等功能可确保更好的可见性和对支出的控制。
这种基于云的工具为您的需求提供了必要的灵活性和定制化。如果您的公司需要多种语言或自定义字段，Bellwether 可以为您提供。此外，它还允许您在异地访问应用程序。
PairSoft
PairSoft 是一种用户友好的软件，企业可以使用它来自动化 P2P 流程中的工作流程。它还有助于提高支出的可见性并与供应商和供应商建立良好的关系。
该软件可以在您的系统或现有 ERP 上快速部署并轻松使用。它可以通过简化整个流程来管理采购订单。您还可以获得跨类别的完整支出洞察。
PairSoft 还可以促进公司和供应商之间的实时通信。发票处理和验证是您可以使用此软件完成的其他自动化任务。它还支持分析和报告。
总结
在这个数字化时代，公司很难在没有任何软件或自动化解决方案的情况下管理采购流程。这些工具可以在此过程的每个阶段开启多个新的机遇。
此外，即使您扩大业务规模，这些应用程序也能确保最佳效率。请查看最佳采购软件列表，选择最适合您需求的软件。此外，您还可以了解强大的自动化采购工具应具备的基本功能。
作为中小企业，您可能还需要了解最佳的文档管理工具。