中小企业如何通过专业服务自动化软件降低成本
对于中小型企业而言，日常业务的管理和组织往往是一项艰巨的任务。作为小型企业主，您深知提高效率和削减开支的重要性。令人欣慰的是，专业服务自动化 (PSA) 软件为实现这些目标提供了一个有效的途径。
PSA 软件通过自动化许多与专业服务相关的手动操作，简化流程、增强可见性并降低企业运营成本。然而，市场上可选择的方案众多，对于中小型企业而言，挑选合适的 PSA 软件并非易事。
本文将探讨一些优秀的 PSA 软件解决方案，它们的主要优势以及如何帮助企业降低运营费用。
PSA 软件的优势
专业服务自动化 (PSA) 软件为那些寻求降低成本并提高生产力的企业提供了诸多好处。 除了提供追踪关键绩效指标的工具之外，PSA 软件还能帮助企业更智能地分配资源，最终降低运营成本。
接下来，让我们深入了解一下专业服务自动化软件如何帮助企业削减开支：
- 减少管理负担：通过自动化诸如项目规划、日程安排、财务报告和工作流管理等耗时流程，企业可以节省大量时间，从而将精力投入到更有成效的活动中。
- 提高结果可预测性：借助人工智能驱动的 PSA 工具，企业可以根据现有资源预测项目何时能够交付。这有助于企业更有效地进行规划，降低延迟或成本超支的风险。
- 改善财务表现：PSA 软件可以追踪计划支出与实际支出之间的差异，识别无法计费的时间以及可能影响预算的领域，从而帮助企业减少预算漏洞。通过及早发现超支情况，企业可以采取措施堵住漏洞并提高整体财务绩效。
- 提升项目利润率：PSA 软件通过提供关于哪些客户和项目对投资组合最有利可图的关键数据，帮助企业提升项目利润率。这些信息可以为未来的项目决策以及资源分配提供参考。
实施 PSA 软件的最佳实践
专业服务自动化 (PSA) 软件的实施可能具有挑战性，需要周密的计划和执行。以下是一些在使用 PSA 软件时需要牢记的建议：
- 明确需求：在选择 PSA 解决方案之前，确定您的需求至关重要。 贵公司的目标是什么？ 实现这些目标需要哪些功能？ 通过明确需求，您可以选择最适合的 PSA 软件，并建立明确的期望。
- 让关键利益相关者参与：在实施过程中，应包括项目、销售和财务经理。他们的意见对于选择满足需求的软件至关重要。
- 设定明确目标：为实施过程设定明确目标，例如提高生产力、增强项目可见性或减少手动流程。明确的目标有助于衡量实施的成功，并确保每个人都朝着正确的方向前进。
- 制定项目计划：制定项目计划，概述实施过程和时间表。该计划应包括任务、职责、截止日期和里程碑。
- 培训员工：确保您的团队成员接受充分的培训，熟悉新软件并知道如何有效利用它。
- 跟进实施进度：持续监控实施进度。这有助于您发现任何问题或障碍，并及时采取措施以确保按计划实施。
- 执行软件测试：在部署之前对软件进行彻底测试，确保所有功能和集成正常运行。
遵循这些最佳实践，您可以提高成功实施 PSA 软件的可能性，从而满足您的业务需求并帮助您实现目标。
请继续阅读，探索市场上最佳的 PSA 软件，以简化您的业务运营。
管理引擎 (ManageEngine)
ManageEngine PSA 能够帮助企业识别需要改进的领域，并简化其服务交付流程。 借助该软件内置的实时洞察和分析，您可以全面了解业务流程及其结果。
该软件为管理项目管理的所有元素提供了一套完整的解决方案。它还能够与其他程序和工具（如 CRM 系统、会计软件和帮助台软件）进行高效的交互。 ManageEngine 的主要功能包括：
- 账户管理，用于管理多个组织的预算。
- 自定义自助服务门户的外观。
- 自动计费，节省创建发票所需的时间和精力。
- 与多个本机和第三方 IT 和业务相关软件的集成。
- 通过创建里程碑和任务高效管理项目。
超级行动 (SuperOps)
SuperOps 包含一个全面的服务台模块，可以帮助管理人员满足业务团队的需求，并正确组织团队任务。
每个员工都会收到一个仪表板，其中显示任务列表、每个任务的状态以及待办事项。还可以指定服务级别协议并跟踪执行情况。
SuperOps 配备以下模块：
- 客户管理模块，维护客户联系人、交互日志和合同数据库。
- 自动计费，自定义和自动创建合同和发票。
- 项目管理，无缝可视化、协作和执行项目。
- 报价管理，为现金流带来可预测性。
- 任务自动化，设置重复性任务并减少单调工作。
阿泰拉 (Atera)
Atera 是一种基于云的专业服务自动化 (PSA) 解决方案，旨在帮助 IT 服务提供商。它有助于管理客户支持请求、自动化收入管理和监控 IT 基础设施。
由于其配备了所有必需的功能，因此该软件特别适合初创企业和中小型企业，它可以帮助他们节省在市场上寻找其他软件模块的时间。 Atera 为用户提供以下功能：
- 帮助台和票务，可随时随地管理工单。
- 用于培训员工和客户的客户门户。
- 计费集成，可为按小时、定期和第三方产品创建发票。
- 报告和分析，有助于做出明智的决策。
- 网络发现，进行全面的安全扫描。
同步器 (Syncro)
Syncro 提供了一套工具和功能，可以帮助 MSP 简化日常运营，并为客户提供更好的服务。
此 PSA 软件为中小型企业提供了许多有益的功能，包括：
- 该软件提供了一个集中式的票务平台，用于管理客户请求，包括创建、分配和优先处理工单的功能。
- 内置的时间跟踪功能，允许 MSP 为客户服务收费，并准确监控员工的工作效率。
- 自动计费，节省处理重复性发票和计算员工、资产或政策的时间。
- 报告和分析，以跟踪投资回报率，并将数据转化为可操作的见解。
北极星 (Polaris)
Replicon 的 Polaris PSA 可以实时收集 100% 准确的业务数据，进行深入分析，并为主动决策提供建议。
由于其开放的 API，Polaris PSA 还可以与您现有的生态系统进行良好集成。该软件会发送基于异常的主动通知，让您及时了解需要关注的异常情况。这种自动化 PSA 解决方案可以简化您公司复杂的业务决策。
功能丰富的 PSA 软件提供以下功能：
- 分析功能，提供实时洞察。
- 执行标准策略、格式、数据和工作流程的框架。
- 优化服务、收入和定价，实现利润最大化的财务建模。
- 客户特定项目的集中视图，用于管理绩效和提高透明度。
火箭队 (Rocketlane)
Rocketlane 是一个专业的服务自动化、部署和客户引导平台。它是现代企业用来改善客户体验、缩短价值实现时间以及提高项目可预测性和盈利能力的强大工具。
项目管理、文档协作和沟通都无缝集成到 Rocketlane 中，从而提供独特的流畅体验。内置的资源管理、时间跟踪、项目组合管理和预算编制等模块可帮助您在预算和时间内完成项目。
Rocketlane 可帮助您执行以下任务：
- 跟踪预算、分析团队带宽并预测需求，从而提高利润率。
- 从中心位置实时规划项目、管理文档和协作。
- 高级项目模板。记录工作流程自动化，提高生产力。
- 一个自助服务门户，用于与客户互动并自动更新状态。
- 优化团队带宽，充分利用现有资源。
斯科罗 (Scoro)
全球顶级的机构和咨询公司都青睐 Scoro，它是一个屡获殊荣的端到端 PSA 系统。
从最初的客户接洽到最终发票，Scoro 允许您通过一个集中式平台管理您的工作流程。您可以简化和自动化重复性活动，并确保业务尽可能顺利高效地运作。 Scoro 的一系列模块包括：
- 资源管理，根据技能和可用性分配任务。
- 项目管理，简化工作流程、提高生产力并跟踪实时进度。
- 客户管理，用于管理客户、财务、账单和发票。
- 报告和洞察，用于在实时仪表板上分析关键绩效指标 (KPI)。
打 (Wrike)
Wrike 是一种基于云的项目管理工具，具有实时更新、甘特图、日历、用于资源管理的工作负载视图和自定义仪表板。
它支持文件夹、项目、任务和基于任务状态的自动分配。
Wrike for Marketers 是一款独立的产品，具有自定义模板、校对工具和 Adobe 扩展。该工具集成了多个工具，包括 SalesForce、Dropbox、Slack 和 Adobe Creative Cloud，并提供了一个开放的 API。 Wrike 适用于营销、运营、创意和大中型 IT 团队。
Wrike 包含以下强大功能以及更多：
- 集中式仪表板，用于查看任务、流程和分析。
- 自动化，创建自动化工作流程并消除手动工作。
- 看板，可视化项目进度。
- 甘特图，进行交互式项目调度。
- 资源管理，提前分配资源。
坎塔塔 (Kantata)
借助 Kantata PSA 软件，企业可以轻松管理整个项目生命周期，从项目创建和规划到跟踪进度和开具发票。
Kantata 的设计直观且用户友好，使中小型企业能够轻松快速地采用该平台。它提供了一系列基本功能，包括：
- 根据员工的技能管理资源，以改善客户成果。
- 财务管理，自动化财务和项目会计。
- 分析和报告，以提高商业智能并做出数据驱动的决策。
- 团队协作，通过与团队成员和客户密切合作，最大限度地提高生产力。
- 与 Slack、Hubspot、Jira、Quickbooks 等工具集成。
结论
对于中小型企业而言，使用 PSA 软件是降低成本的一种绝佳方式。PSA 软件通过自动化流程和简化操作，可以帮助公司节省时间和资金，同时提高效率。
此外，PSA 软件还可以提供有关客户数据和趋势的宝贵见解，使公司能够改进其决策过程和财务结果。所有这些优势都有助于中小型企业在当今竞争激烈的市场中保持竞争力。
您还可以探索一些适用于中小型企业的最佳业务流程管理 (BPM) 软件。