访客管理系统的兴起及其重要性
随着健康、安全和合规风险的日益增加，各组织都在积极寻求提升其管理水平的方法。访客管理系统（VMS）正是在这种背景下变得越来越受欢迎。
市场研究报告显示，全球访客管理系统市场规模预计将从2021年的11亿美元增长到2026年的23亿美元。据预测，未来几年该市场将持续扩张。
这一增长的背后有多种因素驱动，包括安全意识的提高、对无纸化办公的需求以及遵守法规的要求。特别是在新冠疫情爆发后，各行业的工作模式发生了重大转变，进一步突显了访客管理系统的重要性。
技术和安全系统不断进步，以适应数字化劳动力和后疫情时代的新常态。访客管理系统能够帮助组织平稳地适应这些变化，同时确保最佳的服务、产品和访客体验。
接下来，我们将深入探讨访客管理系统及其如何为您的组织带来益处。
什么是访客管理？
访客管理指的是对进入您组织场所的访客进行跟踪和管理的过程。无论您的组织是否配备接待人员，访客管理对于保障员工和公司的安全都至关重要。即使您提供卓越的产品、服务和客户服务，有效的访客管理也能为访客留下良好的第一印象，从而提升您的品牌声誉和知名度，并鼓励他们再次光临。
那么，我们所指的“访客”具体包括哪些人呢？访客可能包括：
- 供应商和承包商
- 商务会议的参会者
- 监管或审计专业人员
- 求职面试的候选人
- 快递员
- 前来咨询信息的人员
- 送货人员
此外，一些员工（尤其是那些在家办公的员工）也可能被视为访客。有时，也可能出现一些意料之外的访客。
什么是访客管理系统？
访客管理系统（VMS）是一种用于跟踪和管理进出企业场所人员的工具。它涵盖了从访客到达到着陆的整个流程，旨在提供最佳体验，同时确保安全性和业务合规性。
各种规模的企业都可以采用访客管理软件，而不仅仅是大型公司。VMS适用于众多垂直行业，包括国防和航空航天、汽车、化工、商业服务、消费品、分销、医疗保健、IT、电子、工程等。
市面上有多种类型的VMS可供选择：
- 自助访客管理：访客通过自助服务终端办理登记手续，排队等候、填写信息并提交必要文件以获取访客凭证。
- 员工管理的VMS：由组织员工使用该软件来监视和控制访客。
- 基于计算机的VMS：采用单窗口计算机系统，允许公司监视和控制访客。该系统能够实时收集数据，并自动执行手动任务，从而改善访客体验。
- 基于SaaS的VMS：由第三方提供的软件，用于监控不同规模企业的访客。组织无需管理基础设施或花费时间进行维护，服务提供商会负责这些事项，且成本相对较低。
访客管理系统的必要性
访客管理系统对于组织监控和管理访客至关重要，尤其是在像新冠疫情这样的全球危机期间及之后。它可以帮助您适应新的挑战，并确保员工和访客的安全。即使在网络研讨会和视频会议盛行的时代，面对面的商务会议仍然是不可或缺的。许多企业已经重新开放并允许访客进入，因此，在确保安全的同时，管理所有访客变得尤为重要；访客管理系统在这种情况下发挥着关键作用。
让我们深入了解VMS的一些主要优势：
提升访客体验
提供良好的访客体验有助于建立您的品牌声誉，并吸引更多访客。如果您能够确保访客愉快地离开您的场所，他们更有可能选择您而不是竞争对手。VMS可以通过简化管理流程，避免给访客带来不便，从而帮助您实现这一目标。
简化接待流程
借助出色的VMS，从接待访客到他们离开的整个过程都将得到有效管理。该软件可以帮助您的员工根据访客的目的来接待他们。此外，它还能帮助您管理会议，确保会议准时开始，避免访客因在大厅等候而感到不悦。
安全和非接触式跟踪
VMS软件可以帮助您以非接触的方式跟踪和管理访客。这可以确保您场所内所有人员的安全，从而更好地应对新冠疫情或其他传染病等健康问题。此外，该软件还能帮助您保护组织免受与知识产权、工作场所安全等相关的风险。
合规性
使用VMS，您可以记录从访客那里收集的重要数据，包括个人信息、身份证件、医疗记录等。它可以帮助您轻松管理这些数据，并保持记录，从而避免违反GDPR、HIPAA等法规的风险。
跟踪员工活动
除了管理访客，VMS还可以帮助您跟踪员工的活动，从而提高他们的工作效率，并帮助他们专注于关键领域。由于风险可能来自内部和外部，密切关注内部员工也有助于降低风险。
如果您希望享受这些好处，以下是一些市场上优秀的VMS提供商。
业界领先的访客管理系统
iLobby
iLobby 是企业访客管理领域的全球领导者，受到国际机场、主要银行、财富 500 强公司和政府机构的信任，用于管理、监控和跟踪访客。
它使用专用扫描仪或内置摄像头扫描身份证件以提取信息，确保正确识别访客身份。通过第三方或内部监控列表数据库，实时检查并标记或拒绝不受欢迎的访客。
在紧急情况下，该系统会向每位员工发出警报，并提供现场人员名单，以便进行人员清点。它可以自动执行复杂的验证、监控和筛选过程，满足合规性、安全性和隐私要求。
您可以筛选访客、承包商、员工、回头客、自定义类型、面试、会议、活动和交付。通过检查建筑物内的人员、简化访客登录流程、自动化合规性和安全性以及控制物理访问来保护您的业务。
让访客了解法律文件，例如责任免除书、弃权书和保密协议，并收集他们的数字签名。此外，将所有法律文件安全地存储在一个地方，以便在需要时下载。您还可以轻松创建自定义报告，并查看仪表板报告或导出信息。
通过维护已签署文件和其他数据的列表，为审计做好充分准备。它还可与您的业务工具集成，例如Skype for Business、Google Hangouts、Slack、语音通话、用户目录（例如Azure Active Directory、Cisco、Google 身份等）、单点登录Okta、Onelogin、CRM、电子邮件和日历、驱动器、访问控制等。
您可以选择免费试用版或每月199美元起的付费计划。
Envoy
Envoy 为您和每一位来访者提供全新的体验。借助Envoy的访客管理系统，您可以确保工作场所的安全并节省时间。您可以跟踪访客的身份、来访原因和时间，并限制不符合条件的访客进入。
此外，通过非接触式登录选项，让您的工作场所更加健康。无需再跟踪员工，也不必再管理手写徽章。您可以在一个仪表板上获取所有信息，并通过下载文档来跟踪您需要的一切。
在访客到达时给他们留下好印象，您可以向他们发送前往您工作场所的路线，并通过调查来了解他们的体验，让他们通过iPad登录。您还可以安全地捕获和存储所有信息，以符合法规要求。
在审计期间，您可以快速导出必要的数据以便于审计。此外，还可以创建多种登录选项，询问各种问题以了解每位访客的来访目的。当访客到达时，您的员工会立即自动收到通知。
您可以设置一些标准来筛选每位访客，并检查他们是否在第三方或内部监控列表中。只需点击几下，即可获得访客数量的报告和分析，并快速导出数据。您还可以让访客在iPad上签署法律文件，如免责书和保密协议。
此外，您可以创建自定义徽章，或允许Envoy在访客登录时自动打印徽章。您可以让访客拍照，以便他们的接待者可以自信地迎接他们。您还可以创建一个健康安全的工作场所，密切关注办公室，获取数据以更智能地工作，并让您的员工保持专注。
您可以选择免费计划，或者选择最适合您业务需求的计划，起价为每月每个地点99美元。
Greetly
Greetly是一个简单易用的平台，使用访客管理系统来确保工作场所的安全。您可以使用这个用户友好且完全可定制的平台，集成知名的CRM和消息传递应用程序，取代传统的接待员。
该工具可以确保在访客完成登录过程后立即通知相关的员工。无论您身在何处，都会立即收到有关访客到达的提醒，以便您能够迅速采取行动。
Greetly旨在使界面更易于访客理解，并且方便您在前台使用。您可以在几分钟内完成设置过程，并立即投入使用。
该工具可以通过完全可定制的签到工作流程来代表您的业务，并按您希望的方式运行。它收集来自访客的所有数据并进行简化，以便访客获得最佳体验。您可以根据您的需求和客户定制欢迎界面，让Greetly为您提供帮助。
安全是任何前台的重要组成部分，Greetly可以立即打印带有访客照片、详细信息和其他相关信息的徽章。它提供免费演示，并提供分步指南欢迎您开始使用。
付费计划的起价为每个地点每月79美元。
SignIn App
SignIn App 专为现代工作场所打造，提供安全智能的签到体验。您可以使用此软件进行访客管理、承包商和员工签到以及办公桌房间预订。它还具有Spaces功能，这是一个灵活、智能的会议室和办公桌预订附加组件。
该平台可以帮助您最大限度地利用劳动力，并有效管理产能。您还可以让访客使用他们的智能手机通过二维码扫描仪登录。您的访客无需安装任何单独的应用程序；非接触式登录安全且完全可针对行业进行定制。
此外，您可以通过创建多项选择题来为每个访问者群体构建问卷，从而满足公司的健康、隐私或安全要求。它还将提供对数据的完全控制权。
SignIn App平衡了必要和关键信息的存储，以确保安全和报告，同时维护访客的隐私。它旨在通过新的功能和特性进行自我发展，并为访客提供更好的体验。您可以获得高级功能，例如预注册访客、员工登录、承包商管理、配套应用程序、消息、政策、保密协议和自定义数据字段等。
您还将获得疏散列表、多个站点、语言、事件、交付、欢迎屏幕、集成、每个访客的自定义徽章、通知等优势。您可以自定义您需要的软件包，或者选择15天免费试用。如果您觉得有用，可以随时切换到付费订阅。
Proxyclick
使用Proxyclick，您可以使您的访客、承包商和员工安全返回，同时尊重隐私并在全球范围内符合法规。Proxyclick的办公桌预订功能是一种简单、安全且轻松的方式，欢迎员工回到工作场所。
它可以让您的员工选择他们在预定义空间内的位置、与谁以及何时就座。您可以全面了解谁在工作，以及每个人都坐在哪里。这有助于您组织一个安全、温馨且高效的工作场所。
此外，您还可以探索该系统各种功能的可能性和深度。通过集成您和您的团队熟悉的工具，可以实现无缝实施。Proxyclick是唯一具有完整ISAE 3000 Type 1隐私认证的VMS，因此您完全可以信赖它。
Proxyclick支持7000个地点的3000万次访问，可以帮助您更加信赖您的团队。您还可以使用VMS进行扩展，该VMS提供无限的主机、信息亭和访客。它可以提供一系列强大的功能，以增强每位访客的体验、简化前台并保护资产。
它的功能包括办公桌和员工预订、访客流、强大的仪表板、访客和员工的智能流、高级集成、高级安全性、企业服务和客户成功等。此外，您还可以通过COVID-19预防计划来确保您的员工和访客的安全。
在访客和员工到达之前对其进行筛查，共享安全说明，使用二维码授予他们访问权限，保持安全和灵活，并限制健康风险。您可以选择最适合您需求的计划，起价为每月每个地点100美元。
WhosOnLocation
使用WhosOnLocation，在场外和现场工作时，通过健康检查、接触者追踪和非接触式登录等方式来确保您的承包商、访客和员工的安全。它是一个全面的解决方案，可以管理预注册、访客身份、接触者追踪和安全警报，并创建访客政策意识。
您可以管理承包商的危险通知合规性、跨各种设施的入职管理和出勤。您还可以管理员工权限和状态以支持站点安全和配置文件。此外，一切都以强大的洞察力和报告为后盾。
该工具提供了一种非接触且易于登录的方式，可以跟踪每位单独工作的员工。此外，还可以获得自我验证、疏散和集结报告、洞察力和协作以及手动点名等紧急功能。限制合格和授权的员工、承包商和访客的访问，以保护您的设施。
WhosOnLocation可以帮助您筛选访客、承包商和员工，以降低入侵者或未经授权的访客的风险。此外，您可以确保哪些人被允许进入现场，并完成健康检查。
它为所有公司规模提供不同的计划，您可以以每个地点每年599美元的起价来管理所有内容。
Traction Guest
通过 Traction Guest来增强您场所的安全性。Traction Guest确保您的场所安全、流程合规和员工安全，确保每一次互动都能带来最大的生产力。
它可以帮助访客和员工找到正确的入口和位置，验证或扫描他们的身份，会见他们的接待者，并选择他们的语言。此外，您还可以跟踪现场人员，以维护紧急情况和安全规程。您还可以收集必要的数据以满足合规标准。
在您欢迎访客、建立体验和创造视觉冲击力时，代表您的品牌，使每一次访问都令人难忘且富有成效。在一个可配置系统的帮助下，满足您对全球位置的要求，例如权限、语言和数据。
您可以制定适合您组织的计划，起价为每月每个iPad 115美元。
Pronestor Visitor
Pronestor Visitor提供一个安全的平台来管理访客。这是一种创新的管理解决方案，您可以全面了解过去、现在或未来的访客。它还允许您通过提供自动通知来跟踪每次会议和预订。
Pronestor Visitor可以帮助您向访客发送路线指示，并提供登机牌供他们使用手机扫描以办理登机手续。通过适当的报告，您可以知道谁在何处以及要会见谁。该工具还可以同时处理多个位置的多个入口点。此外，您可以在注册时或会议前将指南告知访客。
该平台可以向您展示组织活动的360度全方位视图。您可以开始结合反馈和数据来提高设施的可用性，这对于生产力至关重要。此外，该平台可以使您的访客和组织轻松地保持健康和安全。
SwipedOn
使用SwipedOn构建最易于访问的员工和访客登录系统，该系统安全、简单且精简。它能让您体验具有完整工作场所管理的灵活工作环境。
SwipedOn通过使用简单、现代、时尚的访客管理解决方案取代旧的访客簿，帮助您改变工作场所。您可以从这个单一平台获得许多好处，例如执行非接触式员工和访客登录。
您将获得接触者追踪工具、即时通知、ID徽章打印、数字协议、员工进出板、疏散管理和带有警报的筛选问题等功能。访客可以使用手机摄像头扫描二维码直接登录，无需身体接触。这将防止您的企业和员工接触传染病。
此外，您可以轻松处理安全和健康登记、COVID-19政策和保密协议等。许多行业都在使用SwipedOn，例如建筑、物流、非营利组织、公用事业、教育、老年护理、制造、体育、海洋、旅游、联合办公等。最棒的是，SwipedOn会为每位新客户植树。
您可以体验更多附加服务，例如餐饮、送货和无限短信，更好地使用该平台。为了为您的员工和访客提供更好的管理选项，您可以将SwipedOn与业务工具连接起来，以顺利运行您的工作，例如Microsoft Active Directory或Azure Active Directory。
您还将发现每个计划中都包含零设置成本、简单的接触者追踪、访客筛选工具和非接触式登录。您可以以每月49美元的价格为一个地点实现访客前台现代化。
总结
如今，不同行业和规模的企业都需要访客管理系统。该软件可以帮助您提供出色的访客体验，同时确保组织的安全、保障和合规性要求。
接下来，您可以探索一些最适合团队的时间跟踪软件。