企业和商业机构将工作指令视为一项关键文件，它记录了与项目相关的各项事务，包括预算和具体任务。
无论是线上还是线下，文件都是任何企业运营中不可或缺的一部分。在企业的运作过程中，你会接触到各种各样的商业文件，比如发票、标准操作程序(SOP)以及采购清单等等。
其中一种十分重要的文件就是服务工单。一旦服务工单被发出，企业的运作机制就开始启动，以交付产品或服务，并在订单完成后产生收益。
如果你不熟悉创建和管理这类文件的流程，那么无论是内部还是外部的工作指令都可能会让你感到困惑。不过，请不要担心，本文将为你提供足够的知识，帮助你理解这一关键的业务组成部分。我们这就开始深入了解吧！
什么是工作指令？
当企业收到来自客户的工作指令时，这代表着对维护、产品交付或服务提供等事项的正式请求。无论是复杂如建造发电厂，还是简单如配送电脑配件，工作指令在正规的商业活动中都扮演着至关重要的角色。
这种正式的文件在不同的行业中会有所差异。然而，它们通常包含的核心信息包括：主要交付成果、开始日期、结束日期、报告人、执行人和订购人。
此外，工作指令也是商业活动追踪的起点。当任务开始执行，文件在不同的人员之间流转时，它起到了相关各方之间正式沟通的媒介作用。
最后，在工作完成后，会计部门会使用这份文件进行应收账款或应付账款的结算。不仅如此，在对任何企业进行审计时，无论内部还是外部审计师都会首先审查工作指令。
除了“工作指令”之外，商务人士还可以使用以下这些词语来表达类似的概念：
- 服务工单
- 派工单
- 任务单
- 作业单
工作指令的用途
此类文件的主要目的是记录所有工作授权、服务提供商的详细信息、成本以及工作完成的时间。服务工单可以由外部客户（如消费者）或内部客户（如员工）创建。
然后，根据工作指令是外部订单还是内部订单，该文件会被发送给相应的团队。公司通常使用计算机软件来创建这些票据，并通过电子或纸质方式在不同的部门之间传递。
以下是工作指令的目标概要：
- 阐明货物的问题、维修需求以及安装/交付要求
- 提供完成工作或维护工作所需的资源和设备
- 为技术人员提供关于工作/任务/维护的详细说明
- 正式记录完成工作所消耗的材料、人工和资源
- 跟踪在每个授权上执行的所有维修和维护工作
- 包含货币数据，如成本、税费、征税等
工作指令管理术语
工作审批人
管理人员或团队成员负责处理设备维护需求的分配和审批。在某些情况下，客户关系的前台支持人员和仓库负责人也可以担任审批人的角色。
工作请求人
工作请求人是指要求完成特定工作的个人或团队。消费者可以通过在线或亲自在服务和商品行业购买行为来产生工作指令。
在B2B（企业对企业）场景中，商业客户可以提出工作请求，请求也可以来自内部团队，例如客户服务运营经理要求维修工作站。
现场技术人员
在维修工作指令中，现场技术人员指的是具备执行工作指令中提到的任务所需技能的工程师、技工或维修人员等。
工作指令的组成部分
企业可以使用工作指令文件来记录各种项目和相关数据。以下是一些你必须包含的示例项目：
强制性要素
#1. 资产是任何工作指令的主要组成部分。
#2. 工作请求人的姓名也是必不可少的。
#3. 工作范围是另一个重要的项目，因为它将决定所需的技能、工具和标准操作程序（SOP）。
#4. 工作请求人还应填写一个名为“问题描述”的字段。这可以帮助技术人员或服务人员快速了解问题。
#5. 机械零件更换或特殊工具的要求也应在文件中注明。
#6. 所有企业都可能存在某种健康危害。应在工作指令中提及。
#7. 日期和时间也是非常必要的。可能包括开始日期、开始时间、结束日期（预期）、结束时间（预期）、实际结束日期/时间等。
#8. 服务订单还应包括请求人、订单经理、技术人员等的联系方式。因此，你可以包括手机号码、电话号码、传真ID、电子邮件地址、网站、办公地址等。
自愿成分
#9. 工作指令可能包含客户、经理、技术人员、会计师等多个签名栏。
#10. 工作时间也应该记录在案，以便进行适当的计费和对账。
#11. 在服务订单表格中列出任务明细是一个好做法。它将使工作订单经理、服务人员和客户能够保持对已完成工作的同步了解。
#12. 现代的服务工单格式还带有一个专门用于说明订单重要性的字段。例如，根据优先级，经理可以安排服务订单。
#13. 你可能还需要包含工具、计算机应用程序、备件、消耗品等的清单，以便检查并返回到库存中。
#14. 你可以包括为未结成本订单交付的作业的估计成本。对于预定定价的一揽子订单，一些企业会注明实际成本。
#15. 最后，订单ID和职位名称应该包含在内，因为这有助于你记录工作指令。
工作指令类型
预防性维护
任何企业的制造或生产部门都会为设备维护签发工作指令。这有助于避免机械故障和生产损失。
一般用途
当公司需要第三方完成一次性任务时，例如移除未使用的设备或在笔记本电脑上安装防病毒软件，就会签发服务工单。
机械检查
公司会批准一次性的工作指令，让第三方专家进行检查，以评估设备、资产或工具的状况。
电气
内部或外部客户可以通过此类文件请求电源、照明和布线服务。
紧急情况
此类工作指令通常是为了应对意外事件而发出的。你可以发布此类指令，以保护员工的生命安全或避免昂贵的设备遭受永久性损坏。
特殊项目
有时，你需要在不更换现有机器的情况下升级生产单元。你可以使用此工作指令来特别要求进行设备或软件升级，以提高生产力。
使用工作指令的好处
#1. 你的企业可以通过必要的记录来跟踪所有工作指令。当进行任何审计以验证公司绩效时，审计机构都会要求提供这些记录。
#2. 通过为每个服务提供服务工单，你可以提高业务的透明度。客户喜欢与那些特别关注工作文件并与他们分享相关数据的机构打交道。
#3. 通过核对工作指令并确认满意度，可以快速支付内部或外部技术人员的费用。
#4. 帮助库存团队提前采购所有备件，确保机器维护不会遇到任何瓶颈。
#5. 分析工作指令记录并采取适当措施，以避免将来出现任何机器故障。
#6. 以服务和产品为中心的企业可以通过审查已完成并开票的服务订单文件，合理估计当年的收入。
#7. 最后，工作指令充当多个部门之间的沟通桥梁。因此，你的业务部门可以消除部门之间独立运作所产生的不良影响。
以下是一些你可以找到现成模板的平台：
可打印的工作指令模板：TemplateLab
TemplateLab 是最值得信赖的真实商业文件来源之一。你可以在这里找到高质量的工作/工作指令模板、表格和格式。其内容易于下载。
与某些竞争对手不同，你无需披露大量有关自己或公司的信息即可获得下载链接。
只需找到与你的商业或个人作品相关的表格，然后单击下载按钮即可获取文件。此外，你可以使用任何文字和电子表格处理应用程序（如Microsoft Word、Microsoft Excel、Google Docs和Google Sheets）轻松打开模板文件。
该网站展示了各种服务工单示例，例如：
- 汽车维修工程实例
- 维护工作模板
- IT工作表格
- 平面设计外包工作示例
此外，这些模板包含较少限制的格式，因此你可以按照自己的方式个性化表格和列。
免费工作指令模板：Smartsheet
Smartsheet 帮助你将工作指令集成到你的项目管理系统中。由于它是专有的项目管理软件提供商，如果你使用其免费下载模板并将文档导入Smartsheet，你无需投资，而是将接收和解决服务单的整个过程自动化。
你可以充分利用的一些值得注意的模板是：
- 维护工作指令
- 服务工作任务单
- 停工服务单
- 园林绿化工作指令
- 所有工作指令跟踪模板
它的托管模板有两种内容交付方式。首先，你可以下载PDF、Excel或Word格式的示例文件，并在支持这些文件类型的桌面应用程序中对其进行自定义。
或者，你可以将模板导入Smartsheet项目仪表板。第二种方法对于快速移动和复杂环境非常方便，服务单审批人和经理必须管理数百个工作指令。
工作指令模板：Jotform
如果你是自由职业者或小企业主，需要为需要正式工作指令文件的大型企业客户提供服务，你可以尝试以下模板：Jotform.它可以帮助你在以下几个方面省钱：
- 委托创作者从事专业业务
- 采购工作指令管理软件许可证
- 任命可以为你创建此类工作单的业务文档专家
相反，你只需使用易于自定义的模板并将它们导入Jotform专有的在线PDF编辑器。这两项服务均可免费用于商业用途。
你可以使用的值得注意的服务单模板有：
- 客户产品设置
- 车辆维修
- 自动修理
- 维护
- 网站设计
- 视频制作
- 宠物美容
- 自由网络开发
此外，你无需具备广泛的技术技能即可使用Jotform的编辑器。这是一个简单的拖放式PDF编辑器工具，任何知道如何操作Web浏览器的人都可以使用。
工作指令模板：Template.net
Template.net 是个人和商业用途文件的另一个热门选择。它有一个相对简单的搜索栏，你可以在其中输入你的要求，如文档、模板、图形设计等，该平台将检索一些高质量的示例。
它的业务部分可以让你访问一些非凡的工作指令示例，你可以在其编辑器上或使用文字处理应用程序对其进行自定义。但是，它的免费使用设施有些受限。
首先，你需要订阅免费或付费帐户。然后，你每天最多可以下载三个模板，这是一个免费帐户。或者，你可以使用编辑器。无论如何，都会有下载限制。
但是，它可以让你下载各种文件格式的工作指令，例如Apple Pages、Apple Numbers、Google Sheets、Google Docs、Microsoft Word和Excel。
结论
工作指令本质上是关于纸质记录的。跨行业企业的数字化转型现在使得工作指令能够以PDF、Google Docs或Microsoft Word文档的形式，出现在平板电脑、笔记本电脑或手机上。
简而言之，工作指令概述了要完成的工作、何时完成、由谁完成以及任务的成本。你的业务人员在生成工作指令后开始完成任务，而当收入根据标准会计条款在公司账簿上过账时，员工将休息。
现在你已经对服务工单和一些模板来源进行了深入了解，你应该能够创建此类文档的高性能副本。
成功的企业需要的不仅仅是工作指令。你必须通过从最佳专家网络获得建议，就接受或通过哪个任务做出明智的决定。