2022 年 7 款适用于 SMB 的最佳文档管理软件

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高效的文档管理系统能够通过精细地组织文件，并实现轻松的文件检索，从而为您节省宝贵的时间。

对于员工人数相对较少的公司而言，管理大量的文档和业务记录往往是一项挑战。如果他们选择采用功能强大的文档管理系统（DMS），将更容易保持文档的有序性。

此外，这些工具还能使团队成员迅速获取所需数据，从而显著提升团队的整体工作效率。

文档管理指的是以数字化的方式管理、存储和追踪文档，包括但不限于Word文档、PDF或其他格式的文件。通过该系统，公司可以安全地存储所有文档，并集中管理整个流程。

生产力是公司成功的关键因素。一套完善的文件管理系统可以有效且安全地组织公司的各类文件。因此，团队成员可以将精力从繁琐的文档维护中解放出来，专注于更重要的任务。当您知道所有文件都被妥善保管时，便能更安心地投入工作，从而提高整体工作效率。

每家公司都非常重视保护其关键和核心数据。您可以将敏感文档存储在文档管理系统中，并通过权限控制来限制对这些文件的访问。这样，文档管理过程变得高度可追溯，并在必要时可以通过审计跟踪进行回溯。

您不再需要使用文件柜、储物箱和其他实体存储设备。借助DMS，您可以实现无纸化办公，并以数字化的方式管理文档，从而节省大量的物理空间。

搜索和检索文档通常是一项耗时的任务。然而，通过使用文档管理系统，您可以迅速找到所需的文件，从而节省宝贵的时间。DMS允许您利用先进技术，根据文件名、元数据和文档内容进行快速搜索。

大多数文档管理解决方案支持团队成员之间的协同工作。它可以集中存储来自不同来源的文件，并且允许员工从远程位置访问这些文件。部分工具还支持外部用户通过授权方式进行访问。

接下来，我们将为您介绍一些适合中小企业使用的优秀文档管理应用。

iManage

iManage 是一款文档管理系统，旨在通过连接文档，帮助用户将数据转化为高价值的知识。它将所有文档保存在一个集中的文件夹中，并可以根据项目或客户进行分类整理。

用户可以在iManage平台上快速、高效地创建、搜索和共享数据。它还能让用户轻松地找到任何文档，从而提高工作效率。

该工具可以与Office 365和Google Workspace的各种生产力工具集成，以进一步简化文档管理流程。

借助Box，无论使用何种设备，企业都可以安全地存储、管理和协作处理内容。其文档生命周期管理功能能够确保内容管理流程符合法规、数据保留政策和发现请求。

您可以为每个文档设置适当的用户权限，以确保只有授权人员才能访问。它还支持审计用户活动，以便您获得完整的可见性和控制权。

Box还能与开放API和各种企业应用程序无缝集成。凭借版本历史记录、共享链接和评论等特性，团队成员之间的协作变得更加便捷。此外，它还可以使用自定义元数据对文档进行分类和组织。

如果您正在寻找一款能够为您提供可持续的数字文档存储和管理系统的文档管理解决方案，那么Folderit将是不错的选择。它是一款基于云的文档管理系统，可以帮助您以用户友好的方式实现无纸化办公。

它可以安全地存储文档的元数据和旧版本。用户可以通过文件名、元数据、关键字和文档内容来快速搜索所需的文件。它还支持审批工作流、文件链接、自动保留、提醒、文档编号、审计跟踪和本地备份等功能。

您可以无缝地控制对不同权限的数字文档的访问。此外，您还可以将Office 365应用和DocuSign与此工具集成。

OpenKM 是一款企业级文档管理解决方案，可以让您有效地控制数字文档的创建、存储和分发。通过使用该系统，您可以更好地管理文档流，并提高团队的工作效率。

该应用提供了多种管理工具，例如用户角色定义、高级搜索、访问控制、文档安全级别、详细使用日志、自动化设置和用户配额等。

您可以创建内容中心，以支持快速决策和知识创造。此外，通过此DMS，您可以从任何数字来源收集数据，并与团队成员协作。

eFileCabinet 是一款功能强大的文档管理系统，旨在帮助中小企业有效组织在线数据，而无需考虑文档数量的多少。

要存储文件，只需将其上传到该平台即可。用户可以使用文件名或文件夹模板快速找到任何文件。此外，eFileCabinet还支持快速访问常用文档。

在促进团队成员之间的协作的同时，该工具还允许您为受控访问设置不同的安全级别。此外，它还支持与第三方工具的集成，例如MS Office、DocuSign和Salesforce等。

其他功能包括自动化工作流程、双重身份验证、加密文件共享、基于位置或IP的身份验证以及基于角色的权限管理等。

DocuWare 是一个数字化文档管理平台，您可以随时随地通过任何设备安全地访问文档。此外，它还支持发票处理和员工管理等功能。对于依赖远程团队或拥有分散劳动力的公司而言，DocuWare尤为有用。

DocuWare为您的所有关键业务文档（例如合同、员工信息和财务记录）提供了一个安全的存储库。文件存储到平台后，您和您的同事可以直接在该平台上编辑或注释该文档。

此外，它还具备智能生产力工具，使用户可以轻松地搜索、追踪和协作。该应用程序还使用索引数据来整齐地组织您的所有文档。

Alfresco 提供了一系列功能，包括文档管理、Web内容管理、记录管理、图像管理以及内容存储库等，旨在简化组织的工作流程。

这款开源工具兼容Windows和Unix操作系统。尽管易于定制，但新用户可能需要一些时间来熟悉其操作方法。

拥有一个高效的文件管理解决方案后，您无需为了寻找必要的文件而在无数个文件柜中翻找。本文讨论了一些可以帮助您的组织构建文档管理系统的最佳工具。