探索 SharePoint 的替代方案：提升内容和工作协作
Microsoft SharePoint 一直是内容管理、文档处理和团队协作领域的佼佼者。但如今，随着技术的发展，市场上涌现出许多更具竞争力的替代方案。如果您正在寻求更优的选择，不妨考虑以下几个值得关注的 SharePoint 替代方案。
起初，SharePoint 主要被大型企业所采用，原因在于其高昂的成本，无论是经典的 SharePoint 版本还是 Office 365 订阅，都需要不小的投入。然而，云计算的普及和 SaaS 模式的兴起彻底改变了这一局面。现在，各种规模的企业都可以负担得起用于内容和工作管理的应用程序，SharePoint 不再是唯一的选择。
如果您正在寻找更出色的云内容管理和协作平台，以下是一些广受欢迎的 SharePoint 替代方案，供您参考。
为何要探索 SharePoint 的替代方案？
您可能正在考虑 SharePoint 替代方案的主要原因是，微软正积极推广现代 SharePoint，并可能逐步淘汰经典的 SharePoint 版本，如 2013、2016 和 2019。根据 微软的官方信息，这一转变可能在 2026 年之后发生。尽管如此，您仍然可以继续使用经典版本，但可能会面临缺乏更新和支持服务的问题。
如果微软最终停止对经典 SharePoint 的支持，您可能无法获得必要的更新和技术支持。即使您的 IT 团队是 SharePoint 方面的专家，在 2026 年预计的寿命结束后，继续使用该版本也可能存在风险。因此，在寻找团队协作和文档共享的替代工具时，提早行动是明智之举。
此外，更充裕的选择时间可以帮助您做出更明智的决策。毕竟，软件的目的是为了提高工作效率，尤其对于远程办公人员而言，选择一款合适的工具至关重要。
选择 SharePoint 替代方案的其他原因
#1. 您需要专业的 SharePoint 专家或机构来设置 SharePoint Intranet、内容管理系统和协作界面，这无疑会增加额外的开销。
#2. 虽然 SharePoint 可以作为 Microsoft 365 商业基本版的一部分免费使用，但即使是这个基本计划，每个用户每月也需要花费 6 美元。如果您是中小型企业，预算有限，那么寻找更经济实惠的解决方案是合理的选择。
＃3。 许多用户希望找到一款简单易用，无需漫长学习过程的工具。而 SharePoint 的复杂性常常让用户望而却步。
＃4。 浏览 SharePoint 的经典版和现代版都是一项具有挑战性的任务。许多用户需要仔细记录 SharePoint 文档、列表、设置和库的位置，这无疑增加了学习和使用的难度。
＃5。 尽管微软在将经典 SharePoint 升级为云端的现代版本方面取得了进展，但其用户界面仍然存在一些问题。有时，某些按钮、顶部面板或公司徽标可能需要多次刷新才能显示出来。
＃6。 SharePoint 虽然提供一些自定义功能，但这些功能仍然受到微软自身限制。如果您需要一个具有复杂自动化功能的独特内容协作应用程序，SharePoint 可能不是最佳选择。
#7. SharePoint 的自动化功能由 Power Automate 提供支持，而掌握 Power Automate 是一项高级技能。一些 SharePoint 替代方案则采用更易于学习和实施的 If-This-Then-That (IFTTT) 方法。
选择替代方案时要考虑的功能
在选择 SharePoint 替代方案之前，务必确保该工具具备以下功能组合：
#1. 基于角色的访问控制，实现文档、文件、工作流程和项目的轻松协作。
#2. 用于内部和外部协作的可共享链接。
＃3。 工作区、仪表板和视图的公共链接，无需在同一协作工具中创建账户。
＃4。 与各种第三方业务应用程序的低代码或无代码集成，扩展内容管理系统的功能。
＃5。 预先构建的内容和工作管理模板，加速部署过程。
＃6。 足够的灵活性，允许用户创建自定义内容库、工作流程自动化和项目看板。
#7. 基于元数据的内容搜索功能。
＃8。 创建知识库的功能，为用户提供自助服务支持。
了解了选择 SharePoint 替代方案的必要因素后，接下来我们将介绍一些更出色的内容和工作协作应用程序。
| 产品 | 显著特点 |
| Confluence | 内容协作、文档管理、远程办公替代方案 |
| Google Workspace | 具有多个应用程序的一体化商业办公套件 |
| MangoApps | 经济实惠，具有预构建功能的 SharePoint 替代品 |
| Box | 协作内容创建、广泛的应用场景、安全性 |
| Helpjuice | 构建知识库并与客户服务集成 |
| Jostle | 基于云的员工成功平台，具有用户友好的内联网 |
| Document360 | 创建在线自助知识库的平台 |
| Workplace | 业务沟通、协作和内联网平台 |
| OnlyOffice | 具有实时文档编辑功能的协作办公套件 |
Confluence
Confluence 是 Atlassian 的一款内容协作和文档管理软件。作为 SharePoint 的有力替代方案，Confluence 为智能团队提供了轻松远程办公的解决方案。其核心功能在于内容创建和管理。
使用 Confluence，您可以轻松地创建和组织各种文档，如会议记录、项目计划、软件代码和设计线框图。
此外，Confluence 的易用性使得员工可以轻松地在移动设备和计算机上使用它，无需经历陡峭的学习曲线。这款云端内容管理应用支持实时协作，方便团队成员共同编辑和审查内容。公开共享的页面、白板和空间可以像访问网页一样方便，无需注册帐户。
Confluence 还提供了与其他流行工具的广泛集成，进一步增强了其多功能性。常见的集成包括 Salesforce、Invision、Box、Slack 和 Teams 等。
除了内容和工作管理之外，Confluence 还支持版本控制，确保跟踪所有更改和修订。如果您对编辑后的内容不满意，可以随时回滚到之前的版本。
Confluence 定价：起价为 5.75 美元/用户/月 | 还提供免费计划
另请阅读：Confluence 与 SharePoint 的对比
Google Workspace
Google Workspace 是一套一体化的商业办公套件，提供了丰富的应用程序，帮助您轻松处理技术和创意项目。您常用的内容创建、共享和存储应用程序包括 Gmail、Meet、Drive、Docs、Sheets、Slides、Forms、Sites、Keep、Jamboard、Cloud Search 和 Apps Script。
为了扩展 Google Workspace 订阅的功能，您可以添加 Voice、Meet 硬件和 AppSheet。AppSheet 是 Google 的最新产品，它使您能够在无需学习编程的情况下创建内部和外部共享的网络应用程序。
出于工作场所安全和管理的目的，您的业务经理或 IT 管理员可以使用 Google 的 Admin、Endpoint、Work Insights 和 Vault 等应用。
几乎所有允许您创建文本、图像、网页和演示文稿的 Google 应用程序都带有版本控制系统，您可以随时恢复旧版本的内容。
Google Workspace 定价：起价为 6 美元/用户/月/年 | 提供免费计划
另请阅读：Google Workspace 个人版：您需要了解的一切
MangoApps
MangoApps 是一个经济实惠的 SharePoint 替代品。它提供了 SharePoint 的大部分功能，例如内部网站点、知识库、员工沟通门户、员工学习和发展系统 (LMS)、员工反馈门户、全组织参与网站、业务客户社区和客户自助服务门户。
这些只是预构建的功能。借助 MangoApps 的工具，如工作流、Wiki、待办事项列表、任务管理、项目工作区、页面和开放 API，您可以创建无限的自定义工作流，而无需任何额外费用。在注册该工具后的几个小时内，您和您的员工就可以开始在 MangoApps 上协作构建功能项目和内容库。与 SharePoint 相比，MangoApps 的学习曲线要短得多。
MangoApps 定价：起价为 12 美元/用户/月 | 提供 14 天免费试用
Box
Box 是一个内容云平台，适合各种需要使用数字白板（如 Box Canvas）进行协作内容创建的业务类型。此外，您可以使用 Box Relay 工作流程自动化工具创建内容审批和消费流程。Box 在金融、生命科学、政府、医疗保健、零售、非营利组织、媒体、娱乐、教育和专业服务等行业领域取得了广泛的成功，并获得了经过验证的应用案例。
您可以在人力资源、法务、销售、营销和财务等部门应用 Box 的内容管理和工作协作功能。Box 专注于网络安全和数据隐私，在数据存储方面拥有良好的政府和医疗保健合规性记录。Box Content Cloud 获得了 GxP 验证、GDPR、ITAR、PCI、HIPAA、ISMAP、FedRAMP、DSS 等国际法规的合规性认证。
Box 定价：起价为 20 美元/用户/月 | 提供免费计划
Helpjuice
Helpjuice 可帮助您构建与 Freshdesk 等客户服务软件无缝集成的在线知识库。该知识库软件套件基于内容创建和格式化、报告和分析、知识库站点定制、类似谷歌的搜索框以及与业务应用程序的广泛集成等功能。
Helpjuice 的内容创作工具提供了各种注释和文本编辑选项，如文本格式、图像、视频和交互式答案等。您可以在知识库中设置后端逻辑，以便门户可以根据用户输入显示帮助文章或故障排除步骤。
您还可以通过与其他编辑者或创建者共享链接，实时协作处理知识库内容。此外，Helpjuice 还提供了可靠的版本控制系统来恢复已删除的内容。知识库门户可以根据 SEO 实践进行自定义，以便用户可以在 Google 搜索上找到您的帮助文章。
Helpjuice 定价：起价为 30 美元/用户/月，最少 4 位用户 | 提供 14 天免费试用
Jostle
Jostle 是一个基于云的员工成功平台，旨在为组织中的每个成员提供用户友好的内联网体验。与被认为复杂的 SharePoint 相比，Jostle 拥有简单、可访问、精简且具有视觉吸引力的界面。
Jostle 的新闻源、员工认可工具和论坛等功能可以帮助员工通过沟通建立社区意识。员工还可以使用此应用程序的社交网络功能分享想法并与同事联系。
借助组织结构图和员工目录，用户可以轻松地找到并联系同事。您还可以将 Jostle 与 Google Workspace、Airtable、Asana、Dropbox、Evernote、Outlook、MS Teams、Salesforce、YouTube 和 WordPress 集成。
Jostle 定价：75 美元/人/月起 | 还提供免费计划
Document360
Document360 主要是一个平台，您可以在其中为员工创建在线自助服务知识库。它可以用于创建特定团队的 SOP，并为客户创建私人文档。您可以在这个用户友好且可搜索的平台上创建、组织和发布知识库文章和文档。即使是新手用户也可以使用直观的工具编写和编辑文章。Document360 的版本控制功能可用于跟踪更改和管理文档历史记录。
此外，Document360 还提供可自定义的模板和品牌、内置分析和报告、多语言功能和集成等。
Document360 定价：起价为 149 美元/项目/月 | 还提供免费计划
Workplace
Workplace by Meta 是一个业务通信和协作平台，已成为流行的 SharePoint 替代品，并具有类似 Intranet 的功能。其知识库允许您创建、存储和共享文件，以便其他人可以轻松地访问和发现。通过共享关键资源，您可以管理文件访问权限，确保只有授权人员才能访问敏感信息。 Workplace 还提供搜索功能，方便您快速找到所需的文件。
Workplace 的广泛集成包括 SharePoint、HubSpot、Asana、OneDrive、Box、Smartsheet 和 TaskList 等。它还提供群组、实时视频、新闻源、安全中心和数据分析等其他功能。
Workplace 定价：起价为 4 美元/人/月
OnlyOffice
如果您的初创公司认为 SharePoint 的订阅成本过高，不妨考虑 OnlyOffice。这款协作办公套件为初创公司提供了一个免费计划，您可以在其中创建、编辑和管理各种文件类型，如文档、电子表格和演示文稿。在 OnlyOffice 平台上，多个用户可以实时处理同一文档，所有更改都会立即对所有用户可见。
OnlyOffice 还具有实用的文档管理功能，如历史记录跟踪、版本控制和注释，使用户可以更轻松地组织和分类文件。得益于与 Box、Dropbox、OneDrive 和 Google Drive 等云存储服务的无缝集成，您可以轻松地存储和访问重要文件。其他集成包括 SharePoint、Jira、ChatGPT、Google Translate、Zoom 和 AWS。
此外，OnlyOffice 通过智能安全功能保护您组织的敏感数据，并允许管理员管理所有用户的访问权限。
OnlyOffice 定价：起价为 8 美元/用户/月
结论
以上介绍了可以轻松替换 SharePoint 项目和内容库的优秀内容和工作协作应用程序。这些软件即服务 (SaaS) 工具都提供了灵活的定价选项，您可以从小额投资开始，并根据业务增长逐步扩展。
如果您还没有内容、工作和项目管理工具，并且正在寻找合适的解决方案，那么在购买昂贵的 Microsoft 365 订阅之前，不妨先考虑上述任何一款 SharePoint 替代方案。
如果您已经订阅了 Microsoft 365，则无需立即停止业务运营并从 SharePoint 迁移到这些替代方案。您可以逐步地实现过渡，同时确保业务工作流程的顺畅进行。
接下来，我们将介绍一些用于应用程序开发的最佳开源无头 CMS。