云协作已成为一种关键方式，能将团队成员聚集起来，实现项目、文档、设计以及其他各类文件的无缝处理。
如今，众多企业选择允许员工远程办公，这不仅拓展了他们的全球人才招聘渠道，也为员工提供了更大的工作灵活性。
然而，在不同地点工作时，如何有效地协作、管理沟通和文件成为了一个挑战。
将工作转移到云端是解决此问题的有效方案。对于员工分散的企业而言，云协作不再是一种选择，而是一种必然趋势。
云协作不仅经济高效、易于扩展，还为团队提供了互动、协作和管理工作负载的平台。借助合适的工具，云协作的效能将得到显著提升。
本文将深入探讨云协作的含义，以及它如何变革企业运营模式，并介绍一些最佳云协作工具。
让我们开始吧！
什么是云协作？
云协作是一种让员工协同工作，并能轻松访问存储在云端的文件的模式，同时确保适当的权限控制。
借助云协作工具，企业允许员工随时随地查看、编辑文档，并同时进行处理。完成编辑并同步更改后，所有团队成员都能轻松查看更新，并访问项目文件的最新版本。
此外，云协作工具提供了直观的文档查看者识别功能。在项目处理过程中，团队成员可以通过聊天或评论功能进行交流。这有助于团队协同工作，达成共同目标，无需在同一地点办公。因此，云协作对混合型和远程办公模式都具有显著的优势。
云协作与传统协作
| 特点 | 云协作 | 传统协作 |
| 工作地点 | 可以远程工作，无需亲自到场 | 需要团队成员亲自会面 |
| 生产效率 | 显著提高生产力和效率 | 可能提高生产力，但效率可能较低 |
| 办公费用 | 较低的运营成本 | 较高的基础设施、维护等成本 |
| 管理成本 | 更灵活 | 不太灵活 |
| 工作空间 | 可扩展 | 固定 |
| 版本控制 | 集中管理，记录更改历史 | 版本控制困难 |
云协作的核心组件
云协作系统通常包含以下关键组成部分：
- 文档共享与存储：云协作支持通过协作编辑功能，使用任何设备存储和共享文档。您可以授权团队成员访问，以便他们可以随时随地进行修改和更新。
- 项目与任务管理：云协作解决方案使项目和任务的管理变得更加灵活便捷。您可以审查各项任务，跟踪目标，确保项目按时完成。
- 通信与消息：云协作提供了多种沟通方式，包括视频会议、即时消息、群聊、电话系统等，从而实现更有效的协作。
云协作的优势
#1. 增强团队协作
将所有项目相关文件存储在中心位置，可以更容易地查找、访问和编辑。团队成员无需通过电子邮件反复发送文件更新版本，从而提升沟通效率。
当团队成员可以访问最新的文件版本时，讨论会更加顺畅，确保团队中的每个人都步调一致，从而促进更好的团队协作。这为所有团队成员提供了平等参与项目的机会。
#2. 支持远程办公
云协作使企业能够雇佣来自世界各地的远程人才，也使得远程团队可以更轻松地随时随地协作，提高了工作灵活性、生产力和效率。
＃3. 更快的数据访问
传统的电子邮件服务器通常难以处理大于20-25MB的大型文件，而云协作可以让团队快速共享大型文件，无需任何延迟。在线上传文档后，您可以与团队成员共享链接，并允许他们访问。
＃4. 简化的工作流程
云协作通过简化工作流程，帮助团队更高效、更快速地工作。它支持在不同时区，具有不同偏好工作时间的协作者之间灵活安排工作和共享文件。借助云平台，每个人都可以访问文档，并且能从任何地点共享文件。
＃5. 实时更新
当团队中的任何成员在云端编辑或更新文档时，更改会实时显示，其他成员可以访问和查看。云协作工具还提供了警报系统，可在文档更新时及时提醒用户。
云协作最佳实践
- 定期审查工作流程，与团队协作，进行必要的调整。
- 由于安全是关键问题，与安全团队在线讨论访问和权限问题非常重要。
- 制定可扩展的培训和入职策略至关重要。
接下来，让我们更深入地了解一些云协作工具，以及它们如何帮助您的业务。
会议协作
Doodle
Doodle 会议协作工具让您的会议安排更加轻松快捷。它可以帮助您更快地与团队成员预定各种客户或工作会议。
无论是招聘、销售、教育、非营利组织还是自由职业者，Doodle 都可以通过消除重复预订来简化小组会议，只需点击几下鼠标即可重塑您的业务。
Calendly
Calendly 通过其自动化平台，让您能够比以往更快地安排会议，从而避免了反复检查电子邮件中会议安排的繁琐步骤。
您可以提高收入，达成更多交易，加快销售速度，与合适的人建立联系，并获得真正的成果。此外，您可以分享您的空闲时间，以便潜在客户和应聘者安排与您的会议。
知识协作
Coda
Coda 将您的工具和团队联系起来，从而实现更高效的工作。它融合了电子表格的结构、应用程序的功能、文档的灵活性以及人工智能的智能。
Coda 允许每个人使用自动化、按钮和公式来设计应用程序。您可以将繁琐的电子表格转换为表格、编辑和视图。此外，它为您的团队提供一个集中的场所来制定策略和安排任务。
Coda 还使您的团队能够快速处理文档或应用程序、有效协作并更快地做出决策。
Cofluence
Cofluence 让合适的人员参与到战略对话中，专注于获得良好的成果。它使您的团队能够协作，开放地参与创建和共同设计路线图和新方法。
此外，Cofluence 通过了解近期的未来背景和当前情况，帮助您设计交互式会话，即使在不确定、复杂、模糊和不稳定的时期。
Notion
通过 Notion 体验互联的工作空间，您可以结合使用人工智能功能，更快、更好地工作。它在一个中心位置提供所有工作内容。 您可以使用其下一代、简单且功能强大的文档进行轻松沟通。
此外，您无需使用任何单独的系统即可管理任何项目。Notion AI 为您提供无限的力量，让您思考得更大、工作得更快、写得更好。您可以根据紧急程度或优先级对任何任务或项目进行可视化、排序和过滤。
文件共享
谷歌云端硬盘
谷歌云端硬盘 允许您存储和共享计算机、平板电脑或移动设备中的文档或文件。它还允许您安全地协作处理文件和文件夹。我们会主动扫描您共享的文件，以删除垃圾邮件、恶意软件和勒索软件。
通过将云端硬盘与文档、幻灯片和工作表集成，您可以轻松创建内容并更有效地与团队成员协作。Google 强大的搜索功能嵌入在提供可靠性、速度和协作的驱动力中。
Sync
使用 Sync 为您的所有最佳工作提供安全的空间，并在云中保持连接和安全。它是文件和文档的存储和协作平台。Sync 允许您从任何设备远程访问文件，并管理权限以保护您的重要工作。
您可以使用 Sync 轻松与内部团队、客户、文档、客户和外部合作伙伴建立联系。它还允许您连接到计算机、移动设备和文件，以便每个人都在同一页面上并始终了解最新的更改。
微软 365 OneDrive
将您的文件和照片保存到 微软 365 OneDrive，从任何地方、任何设备上访问它们。 即使您丢失了设备，OneDrive 中的照片和文件也不会丢失。
OneDrive 提供 1TB 云存储、勒索软件恢复、文档共享等。 使用移动设备，您可以扫描和存储名片、收据、笔记、文档等。该工具为您的重要照片和文件提供了额外的保护。
Dropbox
获取全套工具 Dropbox 以更有效地创建、管理、共享和跟踪文件。它为您提供所需的存储以及密码保护、查看器历史记录、水印和文件恢复等安全功能。
您可以共享可跟踪链接来跟踪某人何时访问给定的共享文件。此外，您可以删除任何人的访问权限，而不会影响其他人的权限。Dropbox 可帮助您使用不同的工具协作工作并管理业务。
创意协作
Whimsical
Whimsical 是创意和视觉协作的中心，您可以在其中结合白板、图表等。 它带来了四种强大的协作格式——流程图、线框图、思维导图和文档。
您可以获得各种构建块和模板，将您的想法变为现实。 消除设计师、工程师和项目经理之间的摩擦，更快地构建产品。
此外，您可以将图表与详细文档结合起来，以便每个人都与开发过程保持一致。
Miro
使用可视化工作空间更快地构建和设计 – Miro 用于创新。 它为每个人提供了一个共同创作的场所，无论身在何处。 它可以帮助您捕获数据驱动的见解，使用表格和图表构建它们，并在集中的位置共享它们。
您可以通过定义计划和目标、可视化依赖性和优先级以及密切关注计划来确保持续参与公司战略和客户需求。
Lucidchart
体验智能图表应用程序 – Lucidchart，它可以将您的团队聚集在一起进行协作并做出明智的决策。它有助于理清复杂性，调整见解，并将您的业务推向新的高度。
Lucidchart 的智能图表使您能够清晰、更快、更具协作性地可视化复杂的想法。您还可以可视化团队的系统、流程和组织结构。此外，您可以让每个人达成共识，将计划变为现实，并利用下一代智能。
文档协作
谷歌工作区
Google Workspace 为组织提供了创新、灵活的解决方案来实现其目标。它可以让您及时了解最新事件、最新故事等。
您甚至可以发现有关您未来工作的新见解。在 Duet AI 的帮助下，您可以更顺利地协作并提高工作效率，确保组织的每个成员都能控制自己的信息。
微软365
使用 Microsoft Excel、Word、Teams、PowerPoint 等提高您的工作效率。Microsoft 365 可让您使用 AI 支持的图形设计应用程序制作社交帖子、设计、邀请函等。
无论您是想远程学习、与家人和朋友联系还是与组织协作，Microsoft 365 都能满足您的需求。此外，您还可以使用 Microsoft 应用程序在设备上与同学、家庭成员或队友分享想法。
沟通协作
谷歌Meet
谷歌 Meet 为每个人在任何设备上提供高质量、安全的视频会议和通话的单一服务。
您可以让您的整个团队加入 Meet，在这里您可以协作完成任务、提出商业提案、澄清疑虑，或者只是进行面对面的对话。
Zoom
使用 Zoom 通过团队聊天、电话、白板、会议等与您的团队成员或学生进行有意义的协作。它可以让您在教室、会议室、手术室等场所进行协作、联系人员并巩固通信。
Dialpad
通过一款由人工智能驱动的一体化、美观的应用程序来推动销售、支持客户并与团队协作 – Dialpad。它提供：
- 面向客户和团队的最先进的参与平台
- 对外销售以及现场指导
- 适合您企业的世界上最智能的电话系统
- 具有内置转录功能的视频会议
Slack
立即联系您的团队 Slack 并开始协作、聊天、发送视频和音频以及执行更多操作。它为您所需的一切和每个人提供井然有序的空间，以实现轻松的协作工作。
项目合作
monday.com
通过 monday.com 获取一个为您的团队在不同项目上进行协作而构建的平台。它通过定制工作流程来满足您的工作需求，从而提高您团队的效率、生产力和一致性。
此外，您可以使用高级仪表板做出数据驱动的决策，并允许团队提高影响力。
Smartsheet
Smartsheet 是一个可以管理可扩展的项目、流程和计划的地方。 它可以帮助您捕获计划、日程安排和资源。
您将获得广泛的工作流程、仪表板、报告和视图，以满足您从项目启动到完成的需求。
Asana
为您的团队体验简单灵活的项目协作平台，以便他们能够高效工作。Asana 提供列表视图、时间表、看板等，让您能够灵活地管理复杂的项目。
秘密和密码协作
Passwork
利用 Passwork 实现高效的团队合作，并让您的员工在安全的环境中快速访问其密码。 它还使您的系统管理员能够监督所有操作和访问权限，以保护安全和隐私。
此外，您可以邀请同事管理用户权限和共享文件夹并获取每项活动的报告。
Keeper
Keeper 为您提供控制、可见性和安全功能，以便您可以加强组织的网络安全态势。您可以快速设置和删除用户、创建角色、实施策略、监控数据安全以及维护活动报告和用户日志。
设计协作
Figma
携手合作，让您的设计师能够使用 Figma 更高效地创建工作流程。该工具可让您设计原型以快速迭代状态和流程。
开发人员可以通过其开发模式使他们的设计更加清晰。此外，您还可以利用可重用资产保持一致性并节省时间。
Adobe 创意云
Adobe Creative Cloud 允许您和您的设计师大规模创建品牌和高质量内容。它使您可以在互联的工作流程中与团队更好地协作，确保品牌一致性。
结论
云协作工具使项目团队、学生、设计师、开发人员和其他人能够随时随地有效协作，以实现他们的目标并提高生产力。
我讨论了一些适合不同目的的最佳云协作工具，可以帮助您转移业务或机构。
接下来，查看适合远程团队的最佳文档协作工具。
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