将促进您职业生涯的项目管理技能

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项目管理必备技能与实用软件：从入门到精通

项目管理，是指规划、组织、执行并监控各项新举措或组织变革实施的流程与指导。它与日常业务活动管理有所不同，后者是一个持续开发新产品以满足既定商业目标的过程。

项目管理涵盖规划、人员配置、监督和控制项目的各个方面，以及激励参与者达成项目目标。

为了帮助您高效且有效地管理项目，除了项目管理技能外，以下还列出了一些流行的工具供您参考。

名称	描述	链接
主动协作 (ActiveCollab)	集成时间管理、协作和项目跟踪。	探索
时间医生 (Time Doctor)	基于云的时间跟踪、生产力分析和薪资功能。	探索
松弛 (Slack)	用于无缝团队沟通的生产力平台等。	探索
米罗 (Miro)	具有协作、可视化等功能的在线创新工作区。	探索
nTask	具有增强评估和任务组织功能的风险管理软件。	探索
罗迪欧大道 (Rodeo Drive)	用于时间跟踪、预算管理和实时协作的项目助理。	探索
精细报告 (FineReport)	用户友好的 Java 报告工具，具有拖放界面和可视化监控。	探索
1000颗心 (1000minds)	用于任务评估等的决策和营销研究软件。	探索
办公氛围 (Officevibe)	通过调查、认可等进行员工关系管理。	探索
工作探戈 (WorkTango)	用于目标设定、反馈等的员工体验软件。	探索

现在，让我们详细了解项目管理技能和工具；但首先，让我们了解一下项目管理的重要性以及其中包含的职业选择。

项目管理的重要性

聚焦目标

多数项目都是为实现企业的长期目标而预先规划的，可能需要数月甚至数年才能完成，对企业来说通常难以管理。项目经理会衡量项目参数，确保每个任务或目标都能在截止日期前完成。

在确定范围和截止日期后，公司和团队成员便可专注于目标和组织愿景。结构化的、以目标为导向的项目管理流程能保证正确规划，从而有效执行。

优化资源配置

资源分配可以有效利用时间和资金以及人力资源，并提高人们对如何使用资源、在何处使用资源以及应优先考虑哪些内容的认知。

项目经理作为专家，评估项目需求并确保资源得到适当分配，从而降低成本并提高生产力。

保证质量

项目管理以最佳方式确定项目质量，确保项目范围和时间表符合业务需求。在当今的商业环境中，客户的期望至关重要。

因此，在激烈的竞争中，以客户为中心，提供最优质的项目交付至关重要。项目管理保证项目质量、进度和范围符合客户期望，从而提高品牌声誉和客户保留率。

风险管理

现代商业环境中的风险多种多样，从技术方面到市场营销方面。风险评估方法通过快速识别潜在问题来减少项目失败的可能性。

明确的项目管理包括评估项目的所有潜在风险、量化风险、制定缓解这些风险的计划，以及在风险发生时制定后备方案。即使在不断变化的环境中，它也能确保项目按计划进行，从而有助于交付成功的项目。

项目管理领域的职业前景

项目管理技能为我们打开了一系列职业选择的大门。以下是一些职业方向：

营销项目经理：营销行业的项目经理通常会设计方案来增强品牌形象、提升品牌知名度或扩大市场份额。除了营销规划和指导广告策略外，营销项目经理还负责协调设计师、文案和社交媒体专家。
医疗保健经理：医疗领域的项目经理负责帮助医院、诊所和医学实验室成为更好的工作场所。他们的职责包括应急响应程序、设施扩建、运营预算和就业政策。
财务项目经理：财务项目管理涉及商业企业的收入相关工作。他们负责确保预算和预测的准确性，并监督组织的投资、财务报告和长期规划。
建筑项目经理：住宅、商业、工业、医疗和教育用途的规划和建筑结构都是建筑项目的一部分。建筑项目经理协助创建设计、采购和分配原材料，并为特定目标制定总体时间表和截止日期。
工程项目经理：工程项目管理是利用科学原理开发、设计和建造各种物体、建筑物和机械。工程行业规模庞大，有许多分支，每个分支都有不同的专业领域。经理将工程师的创造力和其他能力（例如数学素养）与其特定工程领域的知识结合起来。

由此可见，项目管理是一项在各行各业都有需求的技能。

现在，让我们来看看您需要的项目管理技能。您知道最棒的是什么吗？即使您不是天生就拥有这些技能，您也完全可以学习它们，同时磨练您现有的能力！

项目管理技能

时间管理

时间是有限的，按时实现目标是项目管理的关键组成部分，也是一项关键的技术能力。项目的顺利程度取决于其时间表，因为它必须在特定时间内完成。

时间管理不善可能会导致延误甚至更严重的问题。因此，管理者需要为每个工作目标投入足够和适当的时间，并按时分析目标的效率。他们还必须提前解决项目问题，以使工作流程更加顺畅。

让我们看看如何最大限度地提高工作效率的时间盒技术以及如何提高工作效率的番茄工作法。

工具

#1. 主动协作

主动协作是一款集成的时间管理软件和协作工具，可在处理单个任务和项目时跟踪组织中的一切。带有时间报告的时间表清楚地总结了所有保存的时间数据，包括项目预算和员工工资。

主要特征

工作管理功能支持项目开发系统地完成。
它有一个集成秒表，可以为项目中的每个特定任务进行设置，这有助于按小时向客户收费。
该软件通过电子表格提供人力资源概览，允许经理根据可用性分配和计划项目工作。

该平台还允许将跟踪时间与估计时间分开。

#2. 时间医生

时间医生是一种基于云的时间跟踪和管理工具，可跟踪员工的生产力。它允许输入每个项目所花费的时间，并确定哪些工作时间是可计费的，哪些是不可计费的。它通过了解团队的优势和需要帮助的地方来提高个人和团队的绩效。

主要特征

时间衡量工具可帮助经理评估每个项目的参与度，并洞察识别团队表现出色的人员。
员工了解自己的优势和劣势，从而提高工作效率、责任心和自我导向。
时间医生可以在任何地方透明地工作，促进商业环境的幸福感。

企业可以使用工资单功能跟踪员工的工作时间，并每周和每月准备工资单。

沟通与协作

有效的沟通对于明确项目和团队的需求至关重要。在项目进行期间，需要与各方进行沟通，包括客户、供应商、团队成员以及组织内外的其他经理。项目可以快速组织并取得成功，因此有效的沟通对于帮助管理者交流想法和解决出现的问题也至关重要。

团队成员之间的沟通和协作有助于分享想法、获得关于项目目标的知识和理解。协调可以通过共享知识来改进决策、创新解决方案并改善项目成果。

它还解决了整个项目生命周期中的挑战，因为问题可以公开讨论、集思广益和解决。

工具

#1. 松弛

松弛是一个生产力平台，可实现无缝知识共享，并使团队保持联系和参与。商务消息传递应用程序将整个组织的人员连接为一个统一的团队，以进行有效的沟通。

主要特征

它提供消息传递功能、共享文件和媒体、发起语音和视频通话、项目规划以及允许项目无缝运行的集成工具。
它有助于外部设备的顺利集成，减少切换应用程序或选项卡期间的时间浪费。
该软件提供了一个工作流程构建器，可以自动执行重复任务、简化工作流程、增强知识共享并促进项目信息的共享。

该平台还为每个人提供无代码自动化和人工智能。

#2. 米罗

Miro 是一个在线创新工作空间，可以与各种规模的团队协作，创建一个有影响力的工作场所。它具有项目管理功能，允许视频聊天、演示和共享。

主要特征

它还可以加速复杂项目的交付，因为它使用 Miro 卡、看板和流程图等动态视觉辅助工具，并与 Smartsheet、monday.com、Asana、ClickUp、Jira 等流行的任务管理工具集成。
该平台具有设计文档、调查结果、视频和实时数据；您可以轻松将从技术堆栈同步的信息聚合到 Miro 板上。
它通过自动化复杂的任务来专注于分析、调整和执行，并在构思和创造时扩展思维。

该平台上的协作和创新工具可实现实时执行，促进跨职能团队合作以及规划会议和研讨会。

您还可以查看一些最佳的 Miro 替代品，以增强视觉协作。

风险管理

尽快确定风险显现的时间范围至关重要。根据所涉及的风险仔细考虑预算、进度、范围和质量也很重要。因此，风险会对项目产生重大影响，并可能导致与利益相关者的妥协。

风险管理可识别内部和外部威胁，从而增强项目的成功。项目经理可以与利益相关者共享计划，以确保项目顺利进行。

差距分析：差距分析方法用于找出组织目标与正在进行的运营之间的差距。主要是找出运营中需要纠正的薄弱环节。
战略评估：战略评估是分析过程的评估工具，定期评估业务的持续运营情况。该方法使公司的目标保持一致，并将其与流程进行概述，以确保长期目标取得成功。
SWOT 分析：SWOT 代表优势、劣势、机会和威胁。它是最常见且被广泛接受的内部分析方法，其执行方式正如其名称所示。组织在战略过程中确定其业务的优势，并分析需要克服的弱点。寻找内部机会至关重要，因为它能够促进组织的发展；相反，必须实时发现并减少威胁。您可以查看适合您企业的 SWOT 分析模板和风险评估模板。

工具

#1. nTask

nTask 是一款风险管理软件，可识别项目风险、分配风险责任人、创建缓解计划、使用风险指标进行分析以及缓解风险。

主要特征

它增强了风险评估和记录，有助于更好地识别风险。
该软件允许风险分析、评估图表和风险指标，定义自定义风险驱动因素，并通过指标或进度图表可视化您的进度。

它组织、简化并优先考虑实现目标或完成项目所需的任务。

预算编制

预算编制有以下三种方法：

类比预算：类比预算是一种预算估算方法，用于检查与当前项目范围相当的已完成项目。修改预算计算以考虑项目范围、质量、执行持续时间或任何其他相关因素的变化。当有关即将进行的项目的信息很少并且需要快速估算时，它会很有帮助。
参数估算：该方法使用历史数据和其他相关变量，可以确定项目范围和持续时间并估算总成本。其主要目标是找出与当前项目共享的不同方面的单位成本，然后修改百分比以匹配新项目的范围。这种方法的准确性一般与其所使用的历史数据的容量和适用性有关。
自上而下的方法：自上而下的方法检查总项目预算并确定每个所需过程的成本。方法中描述了整个项目的每个组成部分，然后与每个组成部分的原始估计进行比较。根据结果，项目经理可以确定每个流程的成本效益如何，并且他们可以选择减少特定组件以使项目保持在总体预算限制内。

另请阅读：关于项目成本估算您不知道的事情

创建高效预算的技巧

充足的项目管理预算需要对所有直接和间接费用、资本支出和运营费用进行成本估算。由于项目的实际预算主要与基本费用存在差异，因此需要确定各项单项费用。

随着时间的推移监控预算活动和预计预算，这将揭示预算是否需要改进，或一切是否运作良好。项目规划将涉及一些停机时间，因此初始预算计划必须包括已经到位的紧急资金。它确保一些预期的问题能够得到快速解决。

您可以查看最佳的业务预算模板以进行有效的资金管理。

工具

#1. 罗迪欧大道

罗迪欧大道是一款项目助理软件，可实现时间跟踪、预算管理、实时协作和客户发票——这是一款旨在提高中小型企业生产力和盈利能力的一体化项目管理解决方案。

主要特征

该软件为项目创建不同的阶段，并根据实际、保留或完成百分比单独开具发票，以便更好地规划。
它追踪项目的细节，使资源和费用能够从预算中分配。
Rodeo Drive 实时比较项目活动和分配的预算，帮助识别超支情况并避免利润风险。

该软件为多个用例提供可定制的仪表板，包括营销团队、自由职业者、创意机构等。

解决问题

问题解决方法有助于处理项目管理过程中的复杂问题。它是在不断变化的环境中评估和实施创新解决方案的系统且灵活的过程。人们可以从不同的可能性来定义项目问题，从而生成针对该项目提出的所有问题的解决方案。

培养解决问题的能力的策略

理解目标：清楚地理解项目目标是作为项目经理解决问题的第一步。项目经理必须评估项目的风险和机会，并了解团队和利益相关者的期望和关注点。它将帮助项目经理识别可能出现的潜在问题并制定缓解或解决这些问题的策略。
解决问题的心态：解决问题的心态使人变得灵活、乐于改变并接受新观点。通过培养解决问题的思维方式，项目经理可以激励团队成员达成共同愿景，促进协作和分享想法。
培训团队成员：项目经理需要投资于团队成员的培训，使他们能够做出决策、有效沟通并在处理困难情况时提供建议。项目经理可以通过提供指导和培训在团队内培养解决问题的文化，使团队更加积极主动并以结果为导向。
实施解决方案：项目经理负责实施所选解决方案并监督其开发。团队必须协作以确保解决方案成功实施，并快速解决任何问题。为了确定解决方案是否实现了项目目的和目标，项目经理还必须评估解决方案的影响。

解决冲突

利益相关者之间可能会因多种原因而发生项目冲突，例如意见冲突、项目压力、意外要求、财务限制、缺乏承诺或个人冲突。冲突管理也是一个机遇，因为每个人在冲突中都有不同的观点和想法。

因此，通过更积极的态度来实现创造力和创新。如果这些问题不能及时解决，可能会影响项目开发的有效性和员工的工作效率，导致交付延迟和质量下降。

提高冲突解决技能的策略：

设定指导方针：冲突解决技术有助于减少冲突，因为团队成员确切地知道他们可以对行为做什么。
积极倾听：项目经理负责通过积极倾听冲突各方的意见来优化他们的方法。所涉及的利益相关者也有各种影响他们工作方式的问题和考虑因素。因此，有必要找出他们冲突情绪的根本原因，以客观地解决问题。
避免强迫：项目负责人采取的僵化方法有时可能只会产生适得其反的效果。没有必要强迫团队成员遵守严格的规则，他们可能需要帮助来与领导者互动。愤怒和沮丧等未表达的情绪可能会反复出现并爆发。

另请阅读：使您成为专业人士的项目管理技术

决策

决策是项目管理的重要组成部分，因为它对项目的结果具有重大影响。由于它可以决定成功与失败，因此必须仔细考虑所有可用选项以选择最佳方案。决策过程也会影响项目的预算和进度。

因此，快速有效地做出决策至关重要，同时确保项目保持正轨并在预算范围内按时完成。它还会影响沟通，因为项目的关键方面是向团队和利益相关者清晰、简洁地传达决策。它确保每个人都同意并知道为什么每个决定都更容易理解。

好处：

它识别潜在风险并评估项目选项，以便在项目期间采取最佳行动方案。
结构良好的决策流程使管理者能够战略性地分配资源，在正确的时间为正确的任务提供正确的资源。
决策过程将项目的基本目标放在首位，并在恐慌中消除不必要的步骤。

决策的最佳实践

涉及利益相关者的权利：利益相关者拥有可以改善决策结果的必要知识、经验和观点。确定并让与项目有利害关系或相关专业知识的人员参与是必要的。
寻求多元化的观点：项目经理可以允许多元化的知识进入项目，包括不同的背景、经验和专业知识。它减少了盲点的可能性并提供了对决策的更好理解。
鼓励开放式沟通：当团队成员感到受到重视和赞赏时，他们会为决策提供最好的想法。它的做法包括创造一种欢迎反馈、鼓励健康辩论和促进积极倾听的文化。

您可以查看最适合企业的决策平台以及决策树的完整指南和免费模板。

工具

#1. 精细报告

精细报告是一款用户友好且以企业为中心的 Java 报告工具，具有直观的拖放界面，允许创建复杂的报告。

主要特征

根据企业的组织结构对报告进行分类，并为人员分配权限，帮助决策者和业务人员快速获得想要的报告。
用户可以定期（每天、每周或每月）获取报告，这有助于快速有效地发现问题。
它允许对可用于分析过程的数据和统计数据进行可视化监控。

该软件类似Excel的设计将使用户无需编写任何代码即可获取、集成、可视化、分析、查询和输入数据。

#2. 1000颗心

1000颗心是一款决策和营销研究软件。它是一个在线工具包和流程，旨在帮助个人和团体做出决策、设定优先级、分析资金价值以及了解利益相关者的优先级。

主要特征

它对项目工作进行评估和排名，从而更好地理解所有任务并深入了解应优先考虑的事项。
该软件在整个项目中分配预算和资源，以便开发最佳的基础设施。

质量管理

项目质量控制非常重要，因为它是项目成功的重要组成部分。它涉及旨在始终满足客户期望的各种方法、流程和结构。项目经理可以通过确保交付成果符合既定的质量标准来提高利益相关者的参与度、降低风险、优化成本并提高客户满意度。

项目质量管理是一个系统过程，决定如何继续项目以产生适当水平的可交付成果。这也是一项持续的评估，评估构成项目的流程和活动的效率。在项目质量管理中，可交付成果按照预定标准进行衡量，并在项目过程中进行改进。

以下是确保项目可交付成果符合质量标准的一些提示：

质量管理规划：项目质量管理是满足要求以取得成功的过程。高层管理人员负责组织收集项目记录和信息，从而实现从项目规划到实施的有效质量管理。质量管理计划有助于在竞争中领先，并为公司建立独特的品牌。通过遵循质量管理原则，公司和品牌可以相对于市场竞争对手提高其品牌资产和价值。
质量控制：质量控制过程是通过监控已交付项目的质量来进行的，如果不符合既定要求则进行更换。它涉及牢记项目的目标、要实现的目标以及事情是否按计划进行。同行评审和测试是预测和控制项目质量的两种方法。
质量保证：质量保证是确保产品质量符合规定要求的系统过程。它的建立是为了满足项目可交付成果的标准，并在整个项目过程中并行运行。项目检查表和审核是实现质量保证目标的两种方法。该流程能够为项目指明方向，使质量战略顺利进行，并在目标未实现时采取必要的步骤。

为了更好的质量控制，还可以使用纠正和预防措施软件。

团队建设

团队建设涉及将一群具有不同需求、背景和专业水平的人聚集起来，并利用各种技术将他们转变为一个富有成效的工作单位。它融合了每个贡献者的目的，并汇集能量来支持团队的目标。

任何项目成功的基石都是项目团队。有效的项目团队通过鼓励跨职能沟通并围绕项目目标最大限度地协调团队成员，促进创新、合作和高影响力的工作。

团队建设的一些策略：

团队内部的平衡：团队之间的平衡需要不同的技能；然而，如果成员有技能但不能作为团队成员工作，项目运作可能会很缓慢。技术技能和个性对于建立有效的团队至关重要，但个人还必须具备强大的人际交往能力。此外，每个项目都需要一定的特定技能；包括这些技能至关重要，保持适当的平衡也很重要。
明确的目标：有效的团队建设需要项目成员了解自己的角色；目标必须明确表述并可量化。一个疑虑可能会对团队产生连锁效应，并可能完全关闭项目。
沟通：沟通是确保有效团队建设的重要组成部分。沿着通信渠道扭曲原始消息意味着接收者收到的信息是不完整且不清晰的。它还将使团队成员能够分享他们对该项目的反馈和想法。

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