我们推荐采用 OHIO 方法（即“只处理一次”）来整理您的电子邮件。其中，至关重要的一环是将需要保留的邮件进行存档，使其脱离收件箱。这正是存档的必要性所在，同时也是为何不应纠结于创建文件夹的原因。
为何需要存档邮件
简要回顾一下 OHIO 方法：您的收件箱并非文件存储、垃圾站、文件柜或废品堆。它仅仅是一个接收邮件的地方！
当收件箱堆积成百上千封邮件时，它们会很快被淹没。眼不见心不烦，查找特定邮件变得异常困难。这不仅会拖慢您的邮件客户端运行速度（即使您通过浏览器如 Gmail 访问邮件），如果是在手机上使用 Outlook 或 Apple Mail，还可能耗尽存储空间。
结论：将所有邮件都堆积在收件箱中毫无意义，并且有充分的理由不这样做。
考虑到这点，您应该处理每封邮件（回复/转发、将其转换为任务、安排会议），然后将其删除或存档。以下是具体操作方法。
电子邮件应该存放在哪里？
您的电子邮件应归档至一个存档文件夹，而不是分散在数百个精心设计的文件夹中。只需一个存档文件夹即可。
这似乎有些武断，需要稍加解释。
首先，构建和维护文件夹层次结构需要投入大量时间，而这些时间本可以用来处理邮件。其次，决定一封邮件的归属需要费力思考：一封同事发来的关于错过项目截止日期的邮件应该归入项目文件夹？个人文件夹？还是经验教训文件夹？决策过程既耗时又费力。最后，当邮件可能散落在多个文件夹时，日后查找会更加困难，而且每个文件夹都可能包含数百封邮件。
单个存档文件夹让您可以轻松地将邮件移出收件箱，无需过多思考或决策。您只需处理邮件，然后将其移动到存档。这个过程非常简单，当您试图应对永无止境的邮件流时，简化操作流程至关重要。任何细微的阻碍或不便都会被放大，对于一封邮件来说，看似微不足道的烦恼或耗时，对于数百封邮件来说则会变成巨大的麻烦。
对于一些人来说，这无疑是从文件夹结构中解脱出来的良方，但另一些人一想到要放弃他们精心设计、逻辑严密且美观的文件夹结构，就会感到难以接受。如果您是后者，那么可能很难接受这个建议。我们理解您的痛苦，但我们确信，长期来看，单个存档的优势将远远超过更换系统带来的短期不适。
如何批量存档邮件
很明显，要存档邮件，您只需将其移动到存档文件夹，这没错。但是，如果您的收件箱中有成百上千封邮件，单独移动它们似乎令人望而却步。理想情况下，您需要找到批量移动邮件的方法。
如果您使用 Microsoft Outlook 或 Apple Mail 等客户端，可以轻松地批量选择邮件。在收件箱中单击一封邮件，向下滚动，按住键盘上的 SHIFT 键并选择另一封邮件。这样，第一封和第二封邮件之间的所有邮件都会被选中。您可以将它们拖放到存档文件夹，或使用存档按钮。就像用来表示保存的软盘图标一样，存档图标通常是一个传统的硬纸板存档盒。这在 Outlook 和 Apple Mail 的存档按钮中都有体现（包括客户端应用程序和移动应用程序）。
如果您使用 Outlook 客户端，还可以创建一个快速步骤操作，将所有选定的邮件标记为已读，然后单击按钮（或键盘快捷键）即可将其移动到存档文件夹。
如果您决定重新开始，可以使用 Ctrl + A 键盘快捷键（在 Mac 上为 Command + A）选中收件箱中的所有邮件并存档。我们无法断言这样做是否正确，但您肯定会迅速得到一个空的收件箱。
在 Gmail 等网络界面中，您可以单击页面顶部的复选框，一次选择一页邮件。
选中邮件后，单击存档将其移动。
Gmail 收件箱中没有键盘快捷键可以选择所有邮件（虽然 * + a 可以选择页面上的所有邮件），但是当您选择页面上的所有邮件时，邮件上方会出现一个消息栏，让您可以选择收件箱中的所有邮件。
单击此链接以选择收件箱中的所有邮件。消息栏会更改，以便您取消选择。
应该存档多少封邮件？
您一次性存档的邮件数量完全取决于您自身。如前所述，拥有一个空的收件箱充其量只是暂时的，最坏的情况几乎是不可能的。您无法控制收件箱中的内容，任何知道您地址的人都可以向您发送邮件。因此，即使您设法清空了收件箱，它也不会永远保持空闲状态。也就是说，这并非一个坏目标，因为一个空收件箱，即使是很短的一段时间，也肯定会减轻您的压力。但是，它不会一直空着，这就是为什么管理邮件是一个持续的过程，而不是一个最终目标。当然，如果您不需要保留邮件，也不必存档，可以将其直接删除——这是节省空间的绝佳方式。
因此，与其将所有精力集中在存档（或删除）收件箱中的每封邮件上，不如专注于一些可以减少邮件压力的可实现目标。只有您知道什么可以减轻您的邮件压力，以下是一些目标示例：
一天结束时，没有未处理的高优先级邮件；
收件箱中没有超过两个工作日的邮件；
周末没有来自员工/经理/客户的邮件（根据情况删除）。
找出那些给您带来最大压力的邮件，优先处理并存档（或删除）它们。