如果您曾使用过电子邮件整理工具，可能会注意到“自动存档”按钮，但您或许对其运作方式和功能感到好奇。 本文将详细解释其作用以及如何正确使用。
点击“自动存档”按钮后，程序会扫描 Outlook 中的所有文件夹，并应用您预设的任何自动存档规则。 请放心，默认情况下，自动存档规则不做任何操作，因此点击按钮不会造成任何负面影响。 然而，如果您希望将旧项目移动到便于整理的存档位置，自动存档功能可以帮助您自动化这一过程。 接下来，我们将介绍如何设置和运行此功能。
如何启用自动存档功能
首先，您需要启用自动存档功能并配置其设置。 请依次点击“文件”>“选项”>“高级”，然后点击“自动存档设置”按钮。
只要“每次运行自动存档”选项处于关闭状态（这是默认设置），自动存档就不会运行。
一旦您启用“运行自动存档”选项，所有相关设置都将变为可用。
与文件夹清理功能不同，自动存档在文件选项中拥有独立的设置窗口，允许您将这些设置作为手动任务应用到任何您需要的文件夹。 此处显示的自动存档设置是默认设置，每个启用了自动存档的文件夹都可以使用这些默认设置，或者您可以根据具体需求为不同文件夹设置不同的规则。 我们将在稍后介绍如何进行此操作，现在，让我们先来看看默认设置。
如何配置自动存档设置
首先需要注意的是，一旦启用自动存档功能，它将每 14 天运行一次。 您可以通过向上和向下箭头或手动输入数字来更改此值，范围在 1 到 60 天之间。 如果您输入超过 60 的两位数，Outlook 将在您点击“确定”时显示错误消息，提示您修改该值才能保存。
下一个选项“自动存档运行前提示”允许您设置在自动存档执行前是否需要 Outlook 显示提示。 此提示可以让您查看当前的设置，或者根据需要取消此次自动存档操作。
其余设置与需要存档的项目以及存档过程中的操作有关。 第一个选项——“删除过期项目（仅限电子邮件文件夹）”——专门针对添加了过期日期的电子邮件。 即使您为这些文件夹启用了自动存档，该选项也不会影响任务或日历事件。
其余设置适用于所有类型的项目，不仅限于电子邮件，还包括日历事件、任务、笔记和日记条目。
如果您启用“存档或删除旧项目”选项，Outlook 默认会将超过 6 个月的项目移动到一个新的、独立的名为“存档”的 .pst 文件（默认情况下），并在导航窗格中显示此文件，以便您可以随时访问已存档的项目。 您可以将“清除早于的项目”的值更改为 1 天到 60 个月之间的任何值，选择不同的 .pst 文件用于存档，或者选择“永久删除旧项目”。
请注意，此删除操作会跳过“已删除邮件”文件夹，您的项目将从 Outlook 中彻底移除。 根据您的服务器设置，您或许仍然可以在邮件服务器上找到它们，但最好不要依赖这种方式。 只有当您确定要永久删除项目时才应选择此选项。
当您点击“确定”时，自动存档功能将被启用。 从那天起，它将按照您设置的“运行自动存档时间间隔”运行（默认情况下为每 14 天）。 因此，一旦您启用它，您应该预期它会很快开始运行。 在我们的测试中，从启用到收到提示告知我们自动存档即将开始的时间不到十分钟。 默认情况下，自动存档仅在少数文件夹上运行。 因此，如果您希望它在特定文件夹上运行，或者您希望自定义它在不同文件夹上的运行方式，请继续阅读。
如何为不同文件夹启用和自定义自动存档
启用自动存档后，默认情况下它仅在以下文件夹中运行：
已发送邮件
已删除邮件
日历
任务
如果您希望在任何其他文件夹上启用自动存档，您需要为每个文件夹单独启用此功能（或在您不希望自动存档运行的上述四个文件夹中的任何一个上关闭它）。 请右键点击导航窗格中的文件夹，然后点击“属性”来进行操作。
您也可以通过在功能区中选择“文件夹”>“文件夹属性”来访问文件夹属性。（对于未在导航窗格中显示的日历和任务等文件夹，这是访问文件夹属性的唯一方法。）您也可以直接在文件夹属性中找到自动存档设置。
在“文件夹属性”窗口中，点击“自动存档”选项卡以访问该文件夹的设置。
对于大多数文件夹，“不归档此文件夹中的项目”设置默认情况下处于启用状态。 这意味着当自动存档进程运行时，该文件夹将被忽略，其中的任何项目都不会被存档。 如果您希望包含该文件夹，请启用“使用默认设置存档此文件夹中的项目”选项。
或者，如果您希望此文件夹的自动存档设置与默认设置不同，请启用“使用这些设置存档此文件夹”并根据您的偏好修改设置。
如果您想在任何时候恢复所有文件夹以使用默认设置，您可以返回“文件”>“选项”>“高级”>“自动存档设置”，然后点击“立即将这些设置应用于所有文件夹”按钮。 这会将所有启用了“使用这些设置存档此文件夹”的文件夹更改为启用“使用默认设置存档此文件夹中的项目”。
一旦您了解了自动存档的默认设置和每个文件夹的设置，并按照您的需求进行了配置，该过程就可以在后台安静地运行，为您节省空间并防止您的文件夹变得过于臃肿。