無論企業規模大小，都無法脫離協議的約束。合約的效力在於它能建立、定義並管理雙方之間的權利與義務，確保各方皆在法律的框架下運作。
事實上，合約的使用歷史遠早於工業化和資本主義經濟的出現。在帝王統治的時代，協議就已經決定了交易的條款，而各方都必須嚴格遵守這些條款。
儘管時代變遷，世界經歷了翻天覆地的變化，合約背後的基本原則卻始終如一。合約管理，指的是對合約進行全面管理的過程，涵蓋了從合約的初始擬定到簽署執行，再到最終終止的整個生命週期。
由於合約本身涉及多個層面，合約管理也因此引入了不同的階段，以處理協議的各個方面。合約管理的重要環節包括績效分析，旨在最大化營運和財務績效，同時識別並減輕因不遵守合約條款而帶來的財務和聲譽風險。
合約管理基礎
為了有效地管理工作和參與合約的人員，團隊必須對所需的工作、資源和時間有清晰的了解。明確掌握這些方面是合約管理的基石。
合約管理的好處
- 維持工作品質：整個合約管理流程旨在確保執行工作的品質。 它確保工作在適當的時間內高效完成，並以最具成本效益的方式利用資源。它能確保公司從每份簽訂的合約中獲得最大的價值，通過識別和減輕財務與聲譽風險來實現此目標。
- 更佳的專案控制：專案管理在專案的啟動階段至關重要，確保專案能正確地展開。
- 增加收入：有效的合約管理能帶來更高的收入。這可以透過兩種方式實現：首先，公司可以保持市場競爭力，贏得更多的合約；其次，公司所做的工作品質更高，能創造更高價值的成果，讓企業可以收取更高的費用。
合約管理 vs. 合約行政
合約管理的範圍涵蓋了從合約創建到終止的整個生命週期。 然而，合約行政則側重於雙方之間合約設計的流程。 合約行政週期在合約達成一致並簽署時結束。 而合約管理則從合約簽署後開始，到協議終止時結束。
合約行政人員負責確保雙方對共同制定的合約感到滿意。另一方面，合約經理則負責確保協議中的所有各方都遵守所有條款。
合約管理階段
如前所述，合約管理不僅僅是簽署協議。 它涉及一系列操作，指導和開發處理協議中每個環節的流程。 通過在合約中保持一切清晰和徹底，這成為可能。
建立階段
我們都知道，規劃對於任何策略的成功都至關重要。優秀的經理總是會為他們的專案做好充分的計畫。合約管理的建立階段涉及建立一個彈性的路線圖，以應對可能發生的突發事件。
建立階段是合約管理漫長而徹底的第一步。在這個階段，您需要評估公司的需求和資源，並集思廣益地討論合約策略的關鍵要素。這能確保所有後續步驟都能正確地定位和執行，並為應對緊急情況做好準備。在規劃階段應考慮的功能包括：
- 需要管理的合約類型
- 協議中使用的標準
- 每個階段的責任歸屬
- 最佳工作績效的要求
- 每個步驟的問題/瓶頸以及相應的解決方案
- 實施合約策略所需的資源
建立階段為後續的階段奠定了堅實的基礎。
協作階段
協作階段是在建立階段之後，它鞏固了合約管理的基礎。此階段主要協助實施新合約和已建立的基礎，並為日常或重複性的情況制定新的標準協議。合約經理在此階段面臨的主要挑戰是找到一個方程式，在降低風險的同時，交付所需的結果。
這個階段主要處理日常情境，經理需要找到正確的合約類型，並填寫相關資訊，盡可能避免修改或僅做少許修改合約文件。然而，當討論更複雜的情況時，任務將變得棘手。在這種情況下，需要從頭開始準備新的記錄，以符合法規、標準和權利。電子簽名在此階段中，在契約前狀態後簽署完成合約。
簽署階段
簽署階段是合約管理中另一個至關重要的步驟。在這個階段，您將嘗試執行先前階段所規劃的策略。這也是您部署合約管理軟體，以協助執行合約相關任務的階段。該軟體以使用集中儲存庫遷移合約而聞名。
合約管理軟體是一種數位工具，能讓使用者在其生命週期的各個階段追蹤和管理合約。該軟體還能協助企業更新通知、管理合規性、擷取數位簽名和管理合約範本。
實施階段的另一個重要特點是入職。 確保合約的每一方都了解合約和合約經理的願景與目標，並且對所使用的工具感到滿意。
實施階段完成後，接下來是雙方的電子簽署，然後進入交接階段，以確保合約沒有錯誤或缺陷。每一個角色、責任、里程碑和目標都會被確認。
追蹤階段
當合約中描述的所有目標開始實現時，就進入了追蹤階段。在這個階段，您應該密切關注協議中規定的所有條款，並定期監控，以確保一切按計畫進行。
經理在合約階段的角色是確保一切都在正軌上，並按照合約中的條款進行。他們負責發現問題，並建立早期預警系統。
經理可以從規劃階段獲得靈感。您可以設計一個有條理的清單，列出所有需要驗證和檢查的合約要素。這不僅能確保合約的任何部分都不會被忽略，還能快速發現約定要素與實際執行工作之間的偏差。
續約階段
續約階段在本質上並不是一個獨立的階段，而是在合約執行階段之後需要注意的一個環節。然而，續約階段的原則應適用於所有情況。
在合約管理中，續約階段主要是合約生命週期中的一個轉捩點，您可以在此決定是續簽合約還是終止合約。在不遵守協議的情況下，考量到可能存在的罰則或違約行為條款，在您的其他合約決策中主動考慮合約的終止變得尤為重要。
續約涉及評估合約的績效以及多項決策，包括是否續約以及是否需要變更合約內容。利益相關者應了解終止和續約的日期，並確保雙方有足夠的時間在決定被鎖定在另一份合約之前收集資訊。
合約後階段
合約後階段是合約的結束階段，在合約終止後進行。在這個階段，內部部門會確保一切都正確完成，開立或支付最終發票，並將合約歸檔。
此外，許多合約經理會對他們的合約進行事後分析，以了解下一份合約的重點。這種事後分析提供了有價值的信息和學習經驗，肯定能改善未來合約的結果。
結論
合約的價值取決於管理它的人。無論合約中的條款多麼完善，如果沒有得到充分的執行，合約的任何一方都無法獲得應有的權益。因此，以有條不紊的方式遵循指導方針，充分利用您的合約至關重要。
您也可以查看從何處獲取合約的法律文件範本。