高效邮件清理工具：提升工作效率
实践证明，邮件清理工具对员工和企业都大有裨益。这些工具能减少整理堆积如山的收件箱所耗费的时间，从而显著提升工作效率。
您是否知道？ 多项研究显示，员工平均每天花费约 28% 的时间在处理电子邮件上！
如果我们没有对电子邮件进行有效的组织和管理，那么查看和处理电子邮件可能会让人感到不知所措。本文将探讨如何实现“零收件箱”以及高效处理电子邮件的各种方法。以下列出了一些必备工具，可助您拥有一个整洁、清爽的收件箱！
| 标题 | 描述 | 探索 |
| SaneBox | 删除冗余邮件、智能创建文件夹和人工智能加速处理。 | |
| Clean Email | 组织性助手，拦截垃圾邮件，注重用户隐私。 | |
| Superhuman | 人工智能驱动的邮件管理，提供提醒和状态查看功能。 | |
| Mailstrom | 支持批量处理Google、Yahoo和Outlook邮箱。 |
清爽收件箱 = 更高生产力
有效的电子邮件管理对于提升工作效率至关重要。远程办公的持续普及推动了Gmail的使用，因为相比其他平台，它被认为是专业沟通的首选。
因此，对电子邮件进行优化组织是必要的，这有助于简化工作流程。电子邮件作为一种重要的沟通方式，需要每日或在固定时间进行管理，因为它包含了重要的组织文件。
#1. 时间效率
优化邮件管理可以提高时间效率，让我们专注于主要工作而非被其他邮件分散注意力。大量的邮件往往会分散我们访问Gmail时的目标，即使是处理小任务也可能耗费更多时间。 通过Gmail管理，我们可以更轻松地找到重要邮件，减少搜索时间，从而更快地找到关键信息。
另请参阅：自动化 Gmail 任务以提高效率的方法
#2. 更多利润
时间效率会直接影响企业的盈利能力，并减少劳动力成本。从每天整理数百封邮件到定期备份和分类重要邮件，都会增加企业的运营成本。通过有效的邮件管理，处理和分类邮件变得更加高效。这是一种低成本的解决方案，可以优先处理重要任务。
#3. 提高生产力
当软件能够轻松完成耗时的任务时，员工就可以专注于其他更重要的工作。这减轻了繁琐的工作负担，有助于提高其他生产流程的效率。良好的管理还可以阻止不必要的弹窗通知，防止干扰，从而有助于不间断地专注于当前工作。
#4. 工作与生活的平衡
邮件管理的诸多益处最终可以帮助企业实现更好的工作与生活平衡。工作中节省的时间、福利和生产力使我们能够在工作之余享受健康和专注的生活。个人邮件管理可以将个人邮件与工作邮件分开，减少家中不必要的工作负担。
什么是“零收件箱”及其好处？
“零收件箱”是一种邮件管理方法，旨在让您的Gmail邮箱始终保持几乎为空的状态。这个策略由效率专家Merlin Mann提出，他解释了收件箱与待办事项列表混淆会如何影响工作效率。
对于企业或员工而言，数千封塞满邮箱的邮件会分散他们对重要工作的注意力，并且可能让他们一整天都感到焦虑。 Merlin Mann提出了五个概念来解决这个问题：
- 并非所有邮件都同等重要：并非每封邮件都需要相同的方式处理。只有少数重要邮件需要回复，其余的应该删除。这一概念可以节省时间，但关键是要在处理时区分哪些是重要的，以及哪些是未来可能需要的。
- 时间是宝贵的：零收件箱是一种节省时间、提高工作效率的有效方法。我们需要考虑每天可以处理多少封邮件，并帮助跟踪每日的工作进展。这一概念确保只有重要且有价值的工作才能得到优先关注，从而保护我们的时间。
- 少即是多：零收件箱的概念表明，在邮件回复中使用更少的文字就足以表达意思。长篇大论是不必要的，我们不必在写作时感到有义务。
- 摆脱内疚感：太多的邮件会让人感到不知所措，但生活在内疚中并不是解决之道。Mann认为应该抛开愧疚，集中精力清理混乱，并尝试优先解决重要问题。
- 自欺欺人并不能清空收件箱：首先，我们必须对自己诚实，接受当前情况，并尝试解决问题。必须在有限的时间内回复数千封邮件，但回避问题只会导致无用邮件的堆积。
好处
邮件管理和零收件箱的概念有助于节省时间，已被证明对企业有效。 “零电子邮件”理念被认为是有益的，因为它使我们能够专注于重要任务而不受干扰。
- 零收件箱方法之所以节省时间，主要是因为它教我们如何及时处理邮件。当我们清楚了解需要处理的事情时，就更有可能专心致志地完成必要的工作。
- 它改善了与利益相关者的沟通，因为零收件箱允许立即回复收到的邮件。回复者可以在不用等待数小时的情况下获得反馈。
- “零收件箱”的概念可以防止错过重要任务，因为空邮箱会优先显示新收到的邮件。值得关注的邮件会得到优先处理，从而提高企业效率。
为什么要清理 Gmail 收件箱？
清理收件箱是提高工作效率的理想方式。一个人的Gmail邮箱每天会收到大量邮件，其中包含恶意软件、垃圾邮件，甚至促销邮件。这些不需要的文件需要被删除，因为它们会干扰Gmail的主要功能或占用存储空间。一个井井有条的收件箱是高效工作一天的关键，重点关注待办事项列表。
- 轻松查找重要邮件：一个井井有条的Gmail对于确保重要邮件的安全至关重要。这对于后续跟进非常重要，方便我们轻松找到所需的邮件。在繁忙的工作日程中，不必要的邮件或垃圾邮件会影响工作效率。当我们定期清理收件箱时，就可以专注于重要任务而不受干扰。
- 释放存储空间：Google提供15GB的免费存储空间，在云端硬盘、照片和其他Google应用之间共享。存储空间已满可能会导致延迟，并停止接收邮件。因此，有必要经常清理存储，以保持收件箱的健康运转，并确保邮件高效流动。
- 清除垃圾邮件：Gmail具有垃圾邮件文件夹，会自动将不需要的邮件存储在其中。 Google会在30天内自动删除垃圾邮件，但其中一些邮件可能是恶意的，并且带有商业目的。 清除和阻止这些邮件是必要的，因为发件人可能会尝试通过其他邮件进行联系。 我们强烈建议取消订阅或删除垃圾邮件，以避免任何干扰或损害。
- 保持专注：系统的秩序可以防止思维走神。当我们开始新的一天时，大量的邮件会给我们带来压力，让我们不知从何开始。电子邮件的系统结构为我们提供了采取行动的思路。
因此，一个清爽的收件箱是高效开启新一天的简单方法。
如何清理 Gmail 收件箱
删除电子邮件的方法有很多，必须根据类别、大小、发件人、已读或未读状态来筛选邮件。以下是一些批量删除电子邮件的步骤：
#1. 批量删除
删除是一种快速清理Gmail收件箱的简便方法，主要用于解决存储空间不足的问题。Google允许删除大量占用存储空间的邮件，如垃圾邮件、促销邮件等。这减少了单独删除邮件的负担，节省了时间。
批量删除邮件的步骤：
- 在移动设备、PC或笔记本电脑上登录Gmail。
- 单击“刷新”按钮左侧的复选框。
- 单击该复选框将选择所有邮件。
- 单击“删除”按钮，在同一行中显示为一个垃圾桶图标。
- 它还允许我们隐藏不想删除的邮件，但可以访问这些邮件。“存档”按钮可以实现此功能，位于复选框旁边。
搞定！现在，您收件箱中的大部分内容都已清理干净！
#2. 按类别删除
Google会根据邮件用途对邮件进行分类，例如社交、更新、主要或促销。这样可以删除特定类别的邮件，从而清除特定类别的邮件并保存其他类别的邮件。
删除类别邮件的步骤：
- 点击左侧的下拉菜单；在显示的列表底部有一个“类别”部分。
- 选择要删除的特定类别，例如社交、更新、论坛或促销。
- 像往常一样，选中左上角的复选框。
- 单击蓝色文本以选择所有邮件。
- 根据需要单击“删除”或“存档”。
这样，您就可以快速清除更新、垃圾邮件和促销邮件，而无需手动一一检查。
#3. 按时间段删除
谷歌允许根据特定日期删除电子邮件，从而减轻滚动查找的负担。我们可以查看特定日期之前或之后的电子邮件，并删除旧的不需要的邮件或将来无用的新邮件。
批量删除步骤：
- 在Gmail搜索面板中，输入 before:YYYY/MM/DD 以选择特定日期之前的邮件。
- 在搜索框中输入 after:YYYY/MM/DD 并按回车键以获取特定日期后的邮件。
- 屏幕上显示的邮件属于所选时间范围。
- 再次选中复选框并单击以选择所有对话。
- 单击“删除”或“存档”。
这对于清理多余且占用空间的旧邮件非常有效。
#4. 删除来自特定发件人的邮件
Gmail可以轻松删除来自单个发件人的邮件，从而有助于清除来自特定地址的数据。当收件箱中塞满了一个人的邮件（比如邮件营销人员）时，可以使用此功能。
删除来自特定发件人的邮件的步骤：
- 如果我们想删除所有邮件，请选中左侧的复选框，或者我们可以专门选择已读或未读的邮件。
- 点击删除或存档
唷！ 谁会想到一个干净的收件箱会如此令人满意，对吧？
#5. 删除已读/未读邮件
定期删除已读或未读邮件是清理邮件的好方法。这意味着我们可以删除所有已读邮件或清理收件箱，而无需查看它们。
删除已读或未读邮件的步骤：
- 要从邮件中删除已读或未读邮件，请分别键入 is:read 或 is:unread。
- 按回车键并选中左侧的复选框。
- 按照批量删除的步骤，选中复选框，然后选择所有对话。
- 此外，我们可以在删除或存档之间进行选择。
这对于那些您不想打开的烦人订阅邮件非常有用！
#6. 按大小删除
按大小删除邮件是释放Gmail有限存储空间的最佳方法。有些邮件包含附件或大文件，即使没有用处，也会占用不必要的存储空间。谷歌允许根据邮件的大小删除邮件，从而减轻平台的存储压力。
根据邮件大小删除邮件的步骤：
- 单击搜索栏右侧的“设置”。
- 这将显示选择附件大小的选项。
- 输入尺寸，然后选择“大于”或“小于”。
- 选择邮件并单击“删除”。
这样，您就可以通过删除占用最多存储空间的邮件来快速清理空间。
我认为以下这些工具对于帮助我们高效清理和管理邮件非常有帮助：
SaneBox
SaneBox 是一款带有自动邮件助手的邮件管理软件。该工具会将不需要的邮件从收件箱中删除，并放入特定的文件夹，从而节省管理时间。
关键特点
- 该工具将不需要的邮件从收件箱中删除并放入特定文件夹中。
- 它有一个 SaneBlackHole 文件夹，允许我们将特定发件人放入其中，我们将不会收到来自该发件人的任何邮件。
- SaneBox 允许为收据或家庭创建文件夹，从而降低Gmail的复杂性。
- 它提供了一个 SaneAttachment 文件夹，将所有邮件附件存储在云端，以释放存储空间。
- 我们可以通过修改其“请勿打扰功能”来安排邮件休息时间，或者暂停邮件以专注于工作。
它是经过训练的智能人工智能，可以加速邮件处理，使我们能够专注于核心工作。
Clean Email
Clean Email 是一款有组织的邮件助手，可以有效管理过载、不需要和未读的邮件。它是一款注重隐私的软件，可以完全控制我们的邮件。它可以过滤和分组邮件片段，帮助识别重要邮件和垃圾邮件。
主要特征
- 该软件使我们能够阻止不需要的邮件，包括取消订阅时事通讯。
- 它具有筛选功能，可以阻止来自不需要和新发件人的邮件。
- Clean Email 可以轻松删除大量邮件，并根据我们的使用习惯推荐清理建议。
- 该软件允许为邮件创建自定义规则，有助于以最少的工作量进行维护。这意味着用户可以设置每天存档或自动阅读社交邮件。
邮件助手可以轻松处理大量邮件，并为我们提供最佳的隐私保护。
Superhuman
Superhuman 是一款人工智能驱动的管理软件，可以帮助我们轻松管理Gmail和Outlook上的邮件。该软件具有内置片段，可帮助更快地撰写邮件，并根据需要编写最合适的短语、段落或完整的营销邮件。
主要特征
- 它允许为已发送的邮件设置提醒，帮助管理重要工作，无需委派。
- 它允许在特定时间段内暂停邮件，有助于摆脱负担，并根据需要专注于其他工作。
- 当收件人收到或阅读邮件时，我们可以看到邮件的状态。它还允许团队之间共享状态以提高效率。
- 人工智能可以实现书写自动更正，支持多余字符、缺失字符、字符调换、标点符号丢失和大小写错误。
支持人工智能的软件增强了邮件编写能力，从而节省了时间。它还会提醒我们有关邮件的信息，以便用户可以完成重要任务。
Mailstrom
Mailstrom 是一款支持Google、Yahoo和Outlook的邮件管理软件。该系统专为各种类型和规模的企业而设计，只需单击一下即可批量发送、删除或存档邮件。
主要特征
- 该工具由人类智能提供支持，可以轻松识别和分组数千封邮件。
- 它可以保护收件箱免受垃圾邮件的侵害，从而阻止不需要的发件人或主题。
- 它通过OAuth2加密使用业界领先的IMAP，这意味着该软件永远不会获取用户的密码。
- 该软件允许取消订阅时事通讯，而无需访问特定网站。
Mailstrom软件的人工智能使其与众不同，因为它从人类的角度处理电子邮件。
最后的话
清理Gmail对于每个商人、专业人士和个人来说都是一项重要的任务。我们的收件箱通常充满了重要的信息和任务，但处理混乱的邮件和垃圾邮件也是工作的一部分。
一个井井有条的收件箱可以让你在一天开始时感到愉悦，并对工作效率产生积极影响。当收件箱充斥着太多邮件时，我们需要明确要做什么或如何做。
因此，电子邮件应清晰且不含不必要的文件和消息，以确保获得最佳效果。互联网上的各种软件都为Gmail的最佳优化提供服务。
有些人使用人工智能来提供最佳效果，但其中，安全性是我们最关心的问题。 Gmail包含我们不想分享的电子邮件，因此在分析其安全性后，选择该软件尤为重要。
不使用Gmail？这里有一些也适用于Yahoo和Outlook的邮件清理应用！