电子签名：Dropbox Sign 和 DocuSign 的深度比较
在当今的商业环境中，电子签名（eSignature）对于与合作伙伴、远程工作者以及全球客户进行高效协作至关重要。 你还记得上次使用纸笔签名是什么时候吗？ 传统的纸笔签名过程通常需要扫描、打印、亲自预约、邮寄甚至是传真，这个过程不仅繁琐，而且耗时。 幸运的是，电子签名技术的出现彻底改变了这一现状。
Dropbox Sign 和 DocuSign 是当前市场上两种备受推崇的电子签名工具。 为了帮助您选择最适合您需求的平台，本文将深入对比这两个工具的特点和功能。
什么是电子签名？
电子签名是一种通过电子方式快速签署文件的合法且有效的方法。 它在全球范围内被广泛认可，并因其安全性而受到高度信任。 电子签名可以有效地替代传统的手写签名，应用于各种商业流程中。简而言之，电子签名就是签名的电子版本。 您可以使用计算机或移动设备来验证签署人的身份，并确保文件的安全性。
我们可以将电子签名定义为一个人打算接受文档或一组数据的条款，并通过电子方式确认这些数据的行为。 电子签名通常分为以下三种类型：
- 简单电子签名
- 高级电子签名
- 合格电子签名
电子签名可以应用于各种场景，如交易、合同和行政程序。 电子签名在全球范围内具有法律效力，并能显著加快签名流程，节省时间。 采用电子签名是开展业务的新趋势，选择一个值得信赖的电子签名应用程序至关重要。
借助电子签名工具，您可以高效快捷地解决签名问题，确保客户安全，并方便地收发文件。 这不仅是一种环保的方式，可以减少纸张浪费，还有助于文档的有序管理，使其更清晰易懂且易于访问。 此外，使用电子签名还能节省大量时间和金钱，简化业务流程，并提升效率。 电子签名广泛应用于销售、人力资源、金融服务、IT、生命科学和政府等各个行业。
接下来，我们将从 Dropbox Sign 开始，详细比较 Dropbox Sign 和 DocuSign。
Dropbox Sign：强大的电子签名工具
Dropbox Sign (原名 HelloSign) 是一款全面的电子签名和数字交易管理应用程序，提供签名跟踪、签名历史记录、文档签名以及合规性等功能。 它允许您请求电子签名，并在文档上添加具有法律约束力的签名。 作为 Dropbox 的一部分，Dropbox Sign 致力于帮助用户更快速地完成交易，及时处理紧急文件，并高效地完成新员工的入职流程。
Dropbox Sign 对于自由职业者来说是一个非常实用的解决方案。 他们可以轻松地向客户发送文档，并接收协议等需要电子签名的文件。 该平台功能强大且易于使用，支持多种集成，并提供自定义品牌功能。无论是个人用户还是大型企业，都可以轻松地使用这个平台。Dropbox Sign 的应用程序支持所有设备，包括移动设备和台式机，确保您可以随时随地使用它。 此外，Dropbox Sign 支持 20 多种语言，并能与 Salesforce、Slack 和 HubSpot 等常用工具集成，从而简化工作流程，促进客户、供应商和同事之间的沟通。
使用 Dropbox Sign，您可以：
- 通过数据加密安全可靠地收集电子签名
- 通过提案和合同签署的自动化流程快速完成交易
- 在其人工智能功能的帮助下，自动执行任务，加强合规性并管理风险
- 将文档传送给您指定的工作人员，以便管理内部工作流程
- 使用可重复使用和可自定义的模板创建和编辑合同
- 告别繁琐的纸质工作，实现无纸化办公
Dropbox Sign 提供免费套餐，包括基本功能和每月三个签名请求，对于签名需求量较小的用户来说，这是一个不错的选择。
Dropbox Sign 的主要功能
Dropbox Sign 拥有一系列独特的功能，使其成为许多用户的理想选择。 其核心理念是简化用户和组织的流程。 以下是 Dropbox Sign 的一些主要功能：
#1. 模板功能
您可以将常用的文档转换为 Dropbox Sign 模板，从而简化每个签名请求的过程。 只需要几分钟即可格式化文档，使每次发送都变得简单快捷。
格式化文档时，只需遵循以下四个步骤：
- 上传文件：选择您重复发送的文件，例如保密协议或 W2 表格。
- 指定签名人：为签名人分配角色，例如客户、企业主、雇员或承租人等。
- 放置字段：为每个角色，将签名、填写信息的字段拖放到指定的位置。
- 保存、发送和重复使用：创建模板后，您可以轻松快速地发送文档，而无需重复操作。
通过此功能，您可以自动执行繁琐的工作，使用多签名人功能简化批量发送，并快速准备好文档以供签名。
#2. 文档编辑
文档编辑功能在每个应用程序中都非常常见。 使用此工具，您可以在文档中添加字段，以便签名人填写必要的信息。 Dropbox Sign 还具有导航功能，这是它的一项独特优势。
Dropbox Sign 允许您添加自定义品牌和自定义应用程序的语言，有助于公司提升品牌形象，并加强与利益相关者的沟通。 在添加电子邮件元素时，您可以上传公司徽标，添加公司标语，并编辑发件人姓名和电子邮件签名。
#3. 文件发送
您可以通过多种方式发送文件。 Dropbox Sign 支持上传生成签名链接的 CSV 文件，或者用于批量签名和当面签名的 CSV 文件。
通过电子邮件发送文档时，您可以自定义文档标题、添加附件、为签名人自定义消息，并指定抄送收件人。
#4. 文档签名和存储
Dropbox Sign 提供一些有价值的功能，例如“下一步”按钮，引导收件人直接跳到空白字段进行签名。
文档签署完成后，必须能够轻松高效地访问它们。 Dropbox Sign 是一个基于云的文档存储平台，可以存储您的所有文档，并允许您随时访问。
#5. 安全性
电子签名软件必须具备严格的安全性和法律合规性。 Dropbox Sign 提供 SSL 加密、双因素身份验证、符合国际法律法规、符合 HIPAA 标准、符合 ESIGN 标准，并提供安全的文档存储。 该工具还提供审计报告，以跟踪每个文档的关键更改和活动，这些报告会自动附加到已签名的文档中。
#6. 集成和 API
Dropbox Sign 具有多种集成和一个 API，可帮助简化文档工作流程。 您可以将自己常用的工具与 Dropbox Sign 集成，并利用 Dropbox Sign 的功能构建自定义应用程序。
#7. 客户支持
Dropbox Sign 提供优质的客户支持，通过实时聊天和电子邮件渠道与客户沟通。 他们的支持团队全天候 24/7 在线，您还可以获取应用程序状态页面、支持资源和平台更新通知。
DocuSign：业界领先的电子签名平台
DocuSign 成立于 2003 年，是最早的电子签名应用程序之一，拥有超过 100 万客户、44 种语言和 400 种集成。它是业界公认的领导者。
DocuSign 电子签名工具可以有效地从任何地点或设备收集和管理文档，提供审计跟踪，并简化工作流程。 使用 DocuSign，您可以轻松地发送、公证和签署数字文档。 此外，您可以方便地将文档传送给指定的工作人员，以便组织内部工作流程。 其合同生命周期管理和动态人工智能功能有助于自动化任务，加强合规性并管理风险。 借助可自定义和可重复使用的模板，您可以创建各种类型的合同，并根据需要进行编辑。
DocuSign 专为多个行业和业务部门量身定制。 如果您需要定期签署文件，并且不介意为此付费，那么 DocuSign 绝对是您的理想选择。 通过强大的可选集成，您可以将 DocuSign 与其他业务工具集成，从而简化业务流程。 此外，无限模板功能非常实用，因为它允许您保存各种文档以供签名，并在类似模板上进行无限更改，而无需重新配置。 DocuSign 提供 99.99% 的正常运行时间，在全球超过 180 个国家/地区被广泛用于签署协议。如果您需要查看和签署合同，DocuSign 凭借其出色的移动应用程序和浏览器内支持，可以满足您的所有需求。
是时候使用 DocuSign 来简化发送、签名和管理文档的流程，从而减少手动操作，成为公司的效率英雄。
DocuSign 的主要功能
DocuSign 提供灵活的功能，可以帮助大中型公司立即存储和编辑文档。 其模板、审计报告、当面签名、多方签名和具有法律约束力的签名等功能可以帮助您从繁琐的手动工作中解放出来。 让我们详细了解一下 DocuSign 的一些主要功能：
#1. 文档创建
DocuSign 在全球拥有数百万用户，每天处理超过一百万份文档。 它确保文档具有广泛的兼容性和可访问性。 DocuSign 提供：
- 广泛的文件类型支持：DocuSign 支持任何类型的文件，如 Microsoft Excel、Word 和 PowerPoint，以便您可以发送文档进行签名。 它还支持 .pdf、.doc、.xls、.txt、.xlsx 和 .docx 等格式。
- PDF 格式转换：使用 PDF 格式转换可以立即准备文档。 上传 PDF 文件时，DocuSign 会自动识别文件，并将其转换为签名人可以使用的字段。
- 20 多个标准和自定义标签和字段：通过此功能，您可以引导客户或专业人员轻松地填写正确的位置。 此外，您还可以发送标准标签以获取签名、标题、首字母缩写、公司名称、文本、数字和姓名等信息。
- 绘图功能：此字段允许签名人和发件人直接将签名和图像上传到文档。
DocuSign 还提供云存储集成、自动标签放置、PowerForms 和补充文档等功能。
#2. 数据字段
DocuSign 的高级字段验证功能可以自动执行业务逻辑，并简化签名人的流程。 您可以将 DocuSign 与其他应用程序无缝集成，以预填充表单。
- 完整表单功能：使用强大的表单功能，您可以按照所需的方式设计表单，包括复选框、下拉标签、文本、货币字段、数字字段和单选按钮等。
- 第三方数据字段：您可以将字段链接到第三方服务的数据。 数据会自动从第三方系统更新到文档，反之亦然，从而减少手动操作。
- 数据验证：限制输入到所选字段的数据类型，以最大程度地减少错误。 这将避免重新发送文档和数据输入错误，DocuSign 支持电子邮件、电话号码、9 位邮政编码、文本、日期、5 位邮政编码、正则表达式掩码和社会安全号码等数据类型。
- 字段格式和逻辑：您可以使用条件字段来隐藏数据，并在需要时显示它。 根据其他字段的输入，使用计算字段动态计算值。 此外，锁定字段可以保护数据，而链接字段则确保所有更改都反映在相似字段中。
- 字段和文档标记：DocuSign 允许对某些字段进行编辑。 它可以管理请求，并修改首字母缩写。 通过交易历史记录，您可以跟踪所有更改。
#3. 签署工作流程
DocuSign 允许您指定和排序签名人的数量。 您可以为收件人分配不同的角色和访问权限，并控制每个步骤。 DocuSign 提供串行、并行、混合路由、批量发送、收件人权限、正确的文档、提醒和通知、文档可见性和模板等功能。
#4. 签名人身份验证
通过多级身份验证，您可以确保签名人的真实身份。 这增加了签名人在获得对文件的任何访问权限之前，需要确认其身份的门槛。 DocuSign 支持基于电子邮件、访问码、短信、电话、基于知识的身份验证、身份验证和第三方身份验证等多种方式。
#5. 发送和签名体验
使用 DocuSign 可以轻松地发送文档，让您的客户可以在几分钟内签署并发送回文档。 DocuSign 使发送和签名过程快速而简单。 它提供响应式签名、短信通知、离线签名和发送、移动应用程序、共享访问、弹性签名和品牌化等功能。
#6. 报告
强大的产品报告功能让您的工作变得非常轻松。 它使帐户管理员和 DocuSign 用户可以清楚地了解帐户的使用情况。 通过实时访问和可扩展的计划报告，业务统计数据始终可用。 DocuSign 提供实时状态、签名见解、数据导出、文档和帐户报告等功能。 此外，DocuSign 还提供合规性、附加服务、存档和文档保留、可用性、安全性、国际管理和密码策略等一系列功能。
Dropbox Sign 与 DocuSign 的对比
这两种电子签名工具都能提供类似的结果，最终目的都是发送文档并让客户签署。 Dropbox Sign 和 DocuSign 的主要区别在于它们的功能、定价和支持。 下面我们将对比两者的具体差异：
| 特点 | Dropbox Sign | DocuSign |
| 集成 | 更高级别的计划提供集成功能 | 每个计划都提供集成功能 |
| 功能 | 提供标准功能 | 提供高级功能 |
| 适用性 | 更适合小型企业 | 更适合中型和大型企业 |
| 定价 | 价格更实惠 | 价格更高 |
| 模板 | 模板数量有限 | 在选定计划中提供可重复使用的模板 |
| 联系人管理 | 不提供联系人管理 | 提供联系人管理 |
| 文件比较 | 不提供文件比较 | 提供文件比较 |
| 文件发送 | 不能安排文件共享时间 | 可以安排文件发送时间 |
| 语言支持 | 用户和发送者可以使用 22 种不同的语言发送和签署文件 | 可以使用 14 种不同的语言发送文件，收件人可以使用 44 种不同的语言登录 |
| 批量发送 | 只需单击一下，即可将文档发送给高层计划中的大量收件人 | 导入收件人列表后，会自动发送电子邮件和唯一的文档 |
| 客户支持 | 提供电子邮件和网络支持 | 提供电子邮件、电话和网络支持 |
总结
Dropbox Sign 和 DocuSign 都是出色的电子签名工具，可以使不同类型的企业受益。 Dropbox Sign 对于小型企业来说是一个绝佳的选择，因为它价格更实惠，并且具有您可能需要的标准功能。 但如果您需要更多功能，并且拥有更大的业务，那么 DocuSign 可能是更好的选择。
如果您想了解这些工具如何帮助您的业务，最好的方法是亲自试用它们。 通过测试这些工具，您可以确定哪个更适合您的用例。 这两款工具都提供免费试用选项，您可以快速入门并决定哪个更适合您。
接下来，您可以了解如何在 Word 文档中添加签名。